OBS/Kostenpflichtige Module/Fleet Management

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OBS bietet kostenpflichtige Module für das Einlesen von Geräteverbrauchsdaten und stellt diese für die Weiterverarbeitung bereit.

Übersicht MPS-Module
Modul beinhaltet Kosten pro Monat[1]
MPS - Managed Print Service 25,00
MPS - FM-Audit 25,00
MPS - MPS Monitor REST API 25,00
MPS - SimpleClicks 10,00
MPS - Brother PPPB 10,00
MPS - MPS Pro Erweiterung[2] 45,00[3]
  1. ↑ Die Preise richten sich an Geschäftskunden und sind daher der Nettobetrag in Euro. Stand: 12.02.2025. Aktuelle Preise können abweichen.
  2. ↑ MPS Pro erweitert andere MPS-Module im Funktionsumfang um die Verwaltung von Verbrauchsmeldungen. Es handelt sich hierbei um kein eigenständiges Import-Modul. MPS Pro erfordert daher eines der Import-Module, um die gewünschte Funktionalität zur Verfügung zu stellen.
  3. ↑ Der monatliche Mietpreis gilt nur für die Erweiterung MPS Pro. Bedenken Sie, dass hier noch der Mietpreis für mindestens eines der Import-Module anfällt.


Stammdaten/Einstellungen

Die Einrichtung neuer Schnittstellen und Einstellung vorhandener Schnittstellen kann in der Stammdatenverwaltung für Fleet-Management Schnittstellen vorgenommen werden. Diese finden Sie über das Menü Stammdaten unter den I Schnittstellen und dem folgenden Schnittstellen-Menü unter N ‑ Fleet‑Management Stammdaten.

Liste

Die Liste zeigt eine Übersicht aller bisher eingerichteten Schnittstellen. Sie können über die verschiednen Tasten unter adnerem Einstellungen ändern oder importierte Daten einsehen.

Tasten und Funktionen

Funktionstasten
Beschreibung
F3 Druck Druckt den Inhalt der Liste aus.
F4 Sort Sortierung der Liste verändern
F6 Pro Einstellungen für MPS Pro öffnen
F7 Protokoll öffnet das Schnittstellen-Protokoll. Hier sehen Sie z. B. wenn beim Import zu einer Seriennummer keine Gerätenummer gefunden wurde.
F8 Daten Öffnet eine Liste der importierten Geräte. Hier können Sie sich über weitere Funktionstasten Informationen zu jedem Gerät wie z. B. Zählerstände anzeigen lassen.
F9 Import Manueller Start für die Import-Fnktion der Schnittstelle (identisch mit der Automatik).
F10 Weitere Öffnet die Auswahl der weiteren Funktionen
F11 Aktua. Aktualisiert die Liste (wird automatisch alle 30 Sekunden ausgeführt)
Ret Ändern Öffnet die Eingabemaske mit den Einstellungen des aktuellen Datensatzes
Einfg Einf. Öffnet die Eingabemaske für die Anlage einer neuen Schnittstelle
Entf Lösch. Löscht die Schnittstelle
ESC Ende Schließt die Liste
Weitere Funktionen F10
Beschreibung
A Typenzuordnung Verbrauchsmaterial Öffnet die schnittstellenbezogene Verwaltung für Verbrauchsmaterial-Typen

Eingabemaske/Einstellungen

Kopf

Feld Beschreibung
Nummer dreitstellige Schnittstellennummer wird von OBS automatisch vergeben
Typ Auswahl des Schnittstellen-Typs
HINWEIS: Pro Schnittstellen-Typ ist nur eine Schnittstellen-Definition erlaubt. Ist z. B. bereits eine Schnittselle vom Typ "FM-Audit XML" eingerichtet, kann keine weitere Schnittstelle mit diesem Typ angelegt werden. Sie können jedoch mehrere Schnittstelle unterschiedlicher Typen einrichten!
ACHTUNG: Die Typen fallen unter verschiedene Module. Sollten Sie für einen gewünschten Typ die Meldung "Dieser Typ is nicht freigegeben!" erhalten, erbitten Sie per Ticket die Freigabe des Moduls. Beachten Sie, dass dies die monatlichen Vertragskosten erhöht (Bereich 10 bis 25 Euro pro Modul)!

Definition Daten

Feld Beschreibung
Nur Vertragsgeräte Es werden nur Daten zu Geräten auf einem Vertrag übernommen.
Gerätestamm FM‑Stammnummer setzen Das setzen dieses Häkchen für dazu, dass beim Import für ein über die Seriennummer identifiziertes Gerät im Gerätestamm (Reiter 3 FM-Stammdaten) das Häkchen FM-Gerät und trägt die Schnittstellennummer der Import-Schnittstelle dahinter ein. Das führt dazu, dass Gerätdate zu dem Gerät anschließend nur noch über diese Schnittstelle importiert werden. Dies kann interessant sein, wenn Sie mehrere Schnittstellen eingerichtet haben und es Geräte gibt, welche über mehrere Schnittstellen Daten liefern.
erweiterte Gerätesuche Standardmäßig werden Geräte gesucht, deren Seriennummer identisch mit der Angabe in den zu importierenden Daten ist. Bei manchen Herstellern ist jedoch nur ein Teil der Seriennummer zur Identifikation relevant und es werden zu einem Gerät verschiedene Formen/Varianten der Seriennummer (z. B. Sharp mit und ohne zwei nullen am Ende) übertragen und Geräte werden dadurch über die Standardsuche möglicherweise nicht mehr gefunden. Bei Aktivierung dieser Option werden Geräte auch identifiziert, wenn entweder die Seriennummer im Gerätestamm oder in Import-Daten vollständig im jeweils anderen Datensatz als Teil enthalten ist (z. B. AB0123456 ist Teil von AB012345600).
HINWEIS: Sollten mehrere Geräte(nummern) auf diese Weise gefunden werden, so erfolgt keine Datenübernahme. Das Ergebnis muss für die Übernahme eindeutig sein.
Zählerstände einlesen Aktiviert das Einlesen der Zählerstände
Füllstandsinfo Toner als Meldung Liegen Füllstandsinformationen zu Tonern vor und die Übernahme von Warnungsmeldungen ist aktiviert, so können auch zu Tonern ohne Verbrauchsalarm Meldungen vom Typ "Füllstandsinfo" erstellt werden. Diese können in MPS Pro mit angezeigt werden und dienen der Übersicht zum Status anderer Toner eines Geräts. Auch können Sie so bei Erstellung eines Auftrags für einen Toner mit Verbrauchsalarm ebenfalls niedrige Toner übernehmen statt wenige Tage später einen neuen Auftrag für diese anzulegen.
HINWEIS: Aktiviert auch die Übernahme für Verbrauchsmeldungen, selbst wenn das Häkchen in Warnungsmeldungen einlesen nicht gesetzt ist.
Warnungsmeldungen einlesen Aktiviert die Übernahme/Erstellung von Verbauchsalamen für MPS Pro.
HINWEIS: FM-Audit sendet explizite Angaben zu Alarmen und die Meldungen werden für FM-Audit XML aus diesen Angaben erstellt. Andere Schnittstellen beziehen sich auf gelieferte Tonerfüllstände und gleichen diese mit den Einstellungen in Schwellwert Tonerstand ab.
HINWEIS: Aktiviert auch die Übernahme/Generierung von Betriebmittelinformationen, selbst wenn das Häkchen in Betriebsmittel (Toner etc.) einlesen nicht gesetzt ist.
Meldungen automatisch erledigen aktuell nur FM-Audit
Setzt beim Import einen Verbrauchsalarm auf erledigt, wenn der Alarm nicht mehr in den Daten vorhadnen ist.
Farbabdeckung einlesen aktuell nur FM-Audit
Aktiviert die Übernahme von Informationen zur Farbabdeckung.
Betriebsmittel (Toner etc.) einlesen Übernimmt oder generiert Informationen zum Betriebsmittel/Verbrauchsmaterial.
Schwellwert Tonerstand Schwarz / Farbe Werden Füllstände für Toner geliefert, können von OBS Verbrauchsmeldungen für MPS Pro erstellt werden. Tragen Sie hier Schwellwerte ein, ab denen OBS einen Verbrauchsalarm generieren soll. Die Werte in diesen Feldern sind der Standardwert für diese Schnittstelle. Im Gerät können Sie bei Bedarf abweichende Werte hinterlegen.

Typspezifische Einstellungen

In diesem Reiter finden Sie Einstellungen, welche spezifisch für eine Schnittstelle sind.

FM-Audit XML
Feld Beschreibung
Account Wenn gefüllt, dann erfolgt eine Prüfung des Werts in ParentDealerAccountName (Element in der XML-Datei) beim Import einer Datei. Datei wird nicht importiert, wenn der Name in der Datei nicht identisch mit den Einstellungen ist. Account-ID muss ebenfalls gefüllt sein!
Account‑ID Wenn gefüllt, dann erfolgt eine Prüfung des Werts in ParentAccountID (Element in der XML-Datei) beim Import einer Datei. Datei wird nicht importiert, wenn der Name in der Datei nicht identisch mit den Einstellungen ist. Account muss ebenfalls gefüllt sein!
UTAX E-Mail
Feld Beschreibung
E‑Mail‑Adresse E-Mail-Konto für den Import von E-Mails. Das Konto muss im OBS eingerichtet sein und die E-Mails empfangen.
E‑Mail Betreff Beachtet beim Import nur E-Mails, welche im Betreff den hier definierten Text enthalten.
Konica Minolta E-Mail
Feld Beschreibung
E‑Mail‑Adresse E-Mail-Konto für den Import von E-Mails. Das Konto muss im OBS eingerichtet sein und die E-Mails empfangen.
E‑Mail Betreff Beachtet beim Import nur E-Mails, welche im Betreff den hier definierten Text enthalten.
SimpleClicks XML
Feld Beschreibung
abw. Datei‑Verzeichnis Angabe eines abweichenden Import-Verzeichnisses. Standardmäßig erwartet OBS die Dateien unter ..\data\FMIMPORT\SimpleClicks\. Sollten Sie aber den SimpleClicks-Client auf Ihrem Server laufen haben, können Sie dessen Exporte aus dem Export-Verzeichnis des SimpleClicks-Client übernehmen, indem Sie den Verzeichnispfad hier angeben.
Sharp E-Mail
Feld Beschreibung
E‑Mail‑Adresse E-Mail-Konto für den Import von E-Mails. Das Konto muss im OBS eingerichtet sein und die E-Mails empfangen.
E‑Mail Betreff Beachtet beim Import nur E-Mails, welche im Betreff den hier definierten Text enthalten.
Brother PPPB xlsx
HINWEIS: Spaltenangaben erfolgen unter der Buchstabenkombination, wie Sie in Excel und vergleichbaren Tabellenprogrammen angezeigt wird!
Beispiel: Öffnen Sie eine Datei und die Seriennummer befindet sich in der Spalte AC, so geben Sie im Feld Seriennummer die Spalte AC an.
Feld Beschreibung (Hinweis oberhalb der Tabelle beachten!)
Tabellenblatt Tragen Sie hier als Zahl das Tabellenblatt ein, aus dem die Daten übernommen werden sollen. Das erste Tabellenblatt ist 0, das zweite Tabellenblatt ist 1 usw.
Seriennummer Pflichtangabe
Tragen Sie hier die Spalte mit der Buchstabenkombination aus Excel ein, in welcher die Seriennummer zu finden ist. Diese dient zur Identifikation des Geräts beim Import.
Zählerdatum Pflichtangabe
Tragen Sie hier die Spalte mit der Buchstabenkombination aus Excel ein, in welcher das Zählerdatum zu finden ist. Diese ist wichtig für die spätere Übernahme aus den Fleet-Management-Zählern in die Zählerstandserfassung.
Modell Tragen Sie hier die Spalte mit der Buchstabenkombination aus Excel ein, in welcher das Modell zu finden ist. Dient nur zur Info innerhalb der Fleet-Management-Daten.
Standort Tragen Sie hier die Spalte mit der Buchstabenkombination aus Excel ein, in welcher der Standort zu finden ist. Dient nur zur Info innerhalb der Fleet-Management-Daten.
Abbruch Um beim Import die Zeit einzusparen leere Zeilen bis zur maximal möglichen Zeile zu durchlaufen, können Sie hier eine Spalte definieren, welche OBS beim durchlaufen auf Inhalt prüft. Diese Spalte sollte idealerweise bei allen Zeilen mit Gerätedaten auch gefüllt sein. Der Import einer Datei wird abgebrochen, sobald für 100 Zeilen keine Daten mehr erkannt wurden.
ACHTUNG: Ohne Angabe wird die Spaltenangabe in Seriennummer zur Prüfung angewendet. Uns sind Fälle bekannt, in denen eine Datei über viele Zeilen Datensätze ohne gefüllte Seriennummer aufweist. Es ist daher anzuraten eine alternative Spalte als Abbruchbedingung zu definieren.
MPS Monitor REST API
Feld Beschreibung
Endpunkt (API/Daten) Tragen Sie hier die URL für den API-Endpunkt ein, um die Daten aus dem MPS Monitor per REST API abfragen zu können.
Endpunkt (Auth) Tragen Sie hier die URL zum Authentifizierungs-Endpunkt ein.
Client‑ID Tragen Sie hier Ihre Client-ID für die API-Authentifizierung ein.
Client Secret Tragen Sie hier Ihren Client Secret (Key/Schlüssel/Passwort) für die API-Authentifizierung ein. Dies wird sehr wahrscheinlich eine längere Zeichenkette mit Zahlen und Buchstaben sein.
Benutzer Tragen Sie hier den gesonderten API-Benutzer für die Datenabfrage ein.
Passwort Tragen Sie hier das Passwort für den gesonderten API-Benutzer ein.

Modul MPS

HINWEIS: Verfügbar bei Import-Schnittstellen basierend auf E-Mail-Texten!

Wird das Häkchen gesetzt, so ließt OBS nicht die Daten aus den eigenen E-Mail-Daten sondern aus txt-Dateien, welche im OBS-Verzeichnis unter ..\data\MPS\ abgelegt wurden. Um beim Import verschiedene Schnittstellen-Typen unterscheiden zu können, müssen die txt-Dateien mit der Nummer der Schnittstelle beginnen.
Beispiel für Schnittstelle 001: 001_Zaehlerdaten_H571X04255_241031.txt

Wünschen Sie diese Funktionalität für E-Mails von E-Mail-Konto, welche durch OBS bereits abgeholt werden, kann die Anlage der Datei über die Verwaltung der E-Mail-Konten per Makro automatisiert werden werden. Sollten Sie Fragen dazu haben, wenden Sie sich bitte per Ticket an den Support. Die Einrichtung kann auch durch den Support kostenpflichtig übernommen werden.

Warnungsmeldungen

HINWEIS: Aktuell nur aktiv unter docuFORM!

Dient der Filterung nach Verbrauchstyp beim Import von Verbrauchsmeldungen. Setzen Sie das Häkchen für den gewünschten Verbrauchstypen.

Feld Beschreibung
Toner/Tintenpatrone Aktiviert den Import der Verbrauchsinformationen für Toner und Tinte.
Resttonerbehälter Aktiviert den Import der Verbrauchsinformationen für Resttonerbehälter.
Entwickler Aktiviert den Import der Verbrauchsinformationen für Entwickler.
Trommel Aktiviert den Import der Verbrauchsinformationen für Trommeln.
Wartungsset Aktiviert den Import der Verbrauchsinformationen für Wartungssets.

Felder für Zählerstandsimport

Tragen Sie hier für die Datenübernahme zu jedem Zählerstands-Typ in Felder ein, aus welchen Feldern der jeweiligen Datentruktur ein Zähler übernommen werden soll. Es lassen sich auch mehrere Felder addieren. Werden verschiedene Formate mit unterschiedlichen Feldbezeichner eingelesen, können Sie entsprechend unterschiedliche Feldbezeichner eintragen. Sind eingetrageneFeldbezeichnis in einem Datensatz/einer datei nicht vorhanden, so werden diese ignoriert.

Typ Besonderheiten
FM‑Audit XML Tragen Sie den Wert aus dem Element <Name> aus dem jeweiligen Zähler-Element <FMAMeter> ein. Sollen mehrere Werte addiert werden, tragen Sie diese mit Kommatrennung hintereinander in Felder ein.
UTAX E‑Mail Befüllen Sie die Felder so, dass nach Möglichkeit alle Geräte-E-Mails verarbeitet werden können, da sich dies je nach Gerät unterscheinden kann. In den Feldern muss explizit angegeben sein, aus welchen Ebenen, welche Daten gezogen werden sollen. Die erste Ebene steht ganz am linken Rand . Ebene zwei ist mit einem Leerzeichen und Ebene 3 mit zwei Leerzeichen eingerückt. Die Ebenen sind mit Semikolon zu trennen. Trennen Sie bei mehreren Angaben pro Ebene auf der ersten und dritten Ebene mit Komma. Die zweite Ebene ist hier etwas speziell. Es können Fragezeichen und Pipes zur Trennung verwendet werden. Mit Fragezeichen lassen sich die Angaben in Gruppen zusammenfassen. Es werden dann nur die Zähler der Gruppe importiert, die als erstes einen Treffer Import erzielte. Die Werte werden dabei addiert!

Bei einigen Geräte, welche nur einen Schwarztoner besitzen kann es vorkommen, dass in Ebene 2 keine Angabe erfolgt. Tragen Sie für diesen Fall einen Leer-Bereich ein.
Eine mögliche Definition für Schwarzzähler könnte wie folgt aussehen: Counters by Paper Size;Black & White|Monochrome|;A4,A3
Beispielstruktur für "Counters by Function" 

 Counters by Function:
  Printed Pages:
   Copier:               135613 
   Printer:              259898 
   FAX:                  3690   
   Total:                399201 
  Scanned Pages:
   Copier:               106502 
   FAX:                  8357   
   Other:                11057  
   Total:                125916
UTAX Smart CSV Tragen Sie die jeweilige Spaltenbezeichnung aus der Datei ein. Sollen mehrere Spalten addiert werden, tragen Sie diese mit Kommatrennung hintereinander in Felder ein.
Brother XML Geben Sie die Namen der XML-Elemente aus der XML-Datei hierachisch getrennt mit Komma und Semikolon in Felder an.

Beispiel: PageCounterByFunction,FaxList,Total;PageCounterByFunction,Copy,Total;PageCounterByFunction,PCPrint,Total
Da die Elemente alle mit "bpsdm:" beginnen, ist diese Angabe zu unterlassen. Sie wird beim Import automatisch ergänzt.

XML ist eine hierarchische Struktur. In der XML-Datei von Brother finden Sie unter verschiendenen Elementen Ihre Zählerstände. Nehmen wir uns folgenden Ausschnitt aus einer Beispieldatei einmal vor: 

 <bpsdm:PageCounterByFunction>
   <bpsdm:FaxList>
     <bpsdm:Total>0</bpsdm:Total>
     <bpsdm:Color>0</bpsdm:Color>
     <bpsdm:Monochrome>0</bpsdm:Monochrome>
   </bpsdm:FaxList>
   <bpsdm:Copy>
     <bpsdm:Total>29</bpsdm:Total>
     <bpsdm:Color>0</bpsdm:Color>
     <bpsdm:Monochrome>29</bpsdm:Monochrome>
   </bpsdm:Copy>
   <bpsdm:PCPrint>
     <bpsdm:Total>286</bpsdm:Total>
     <bpsdm:Color>43</bpsdm:Color>
     <bpsdm:Monochrome>243</bpsdm:Monochrome>
   </bpsdm:PCPrint>
 </bpsdm:PageCounterByFunction>

Um den Zähler bpsdm:Total aus bpsdm:PageCounterByFunction für bpsdm:Copy zu bekommen, muss der Struktur entsprechend folgendes im OBS eingetragen werden: "PageCounterByFunction,Copy,Total". Beachten Sie dabei, dass die Elementname mit Komma getrennt werden. Sie können auch mehrere Werte addieren lassen, indem Sie die Angaben für jeden einzelnen Zähler mit Semikolon getrennt eingeben. Dies kann dann so aussehen: "PageCounterByFunction,FaxList,Total;PageCounterByFunction,Copy,Total".

Konica Minolta E‑Mail Tragen Sie den Bezeichner (z. B. Total Color Counter) aus der E-Mail ohne die eckigen Klammern ein. Für die Addition mehrerer Werte können diese kommagetrennt eingetragen werden.

Beispiel für Zählerangabe in der E-Mail

 [Total Counter],00405981
 [Total Color Counter],00160912
 [Total Black Counter],00245069
 [Total Scan/Fax Counter],00019399
docuFORM XML Die Angaben für den Import der Zählerstände erfolgt mit der vollständigen Bezeichnung eines XML-Elements. Der Zähler "Schwarz" könnte z. B. aus dem Element <CounterBW> ausgelesen werden. Geben Sie dafür "CounterBW" im Feld für den Schwarzzähler an. Für die Addition mehrerer Werte können diese kommagetrennt eingetragen werden.
HINWEIS: Feldangaben sind pro OBS-Zählertyp (Vertragszähler/Gerätezähler) in ihrer Funktion identisch. Die Definition kann sich jedoch anhand des Import-Typs ändern.

Eine Mögliche Einstellung wäre:

  • Reiter 1 "Schwarz/Weiß": CounterBW
  • Reiter 2 "Farbe": CounterColor
  • Reiter 3 "Scan": CounterScan
Kyocera Fleet Services XML Tragen Sie den Namen des jeweiligen XML-Elements aus der Datei ein. Sollen mehrere Spalten addiert werden, tragen Sie diese mit Kommatrennung hintereinander in Felder ein.

Beispiel: Wert aus den Elementen <copier_black_white> und <printer_black_white> sollen als Schwarzzähler übernommen werden. Im entsprechenden Reiter ist dann folgendes einzutragen: copier_black_white,printer_black_white

SimpleClicks XML Tragen Sie den Namen des jeweiligen XML-Elements aus der Datei ein. Sollen mehrere Spalten addiert werden, tragen Sie diese mit Kommatrennung hintereinander in Felder ein.

Beispiel: Wert aus den Elementen <pagesMonoA3> und <pagesMonoA4> sollen als Schwarzzähler übernommen werden. Im entsprechenden Reiter ist dann folgendes einzutragen: pagesMonoA3,pagesMonoA4

Sharp E‑Mail Die Angaben für den Import der Zählerstände erfolgt mit der vollständigen Bezeichnung der Gerätezähler-Information (siehe Beispiel-E-Mail). Der Zähler "Schwarz" könnte z. B. aus dem Wert "Gesamtzähler Schwarz-Weiß-Druck" ausgelesen werden. Geben Sie dafür "Gesamtzähler Schwarz-Weiß-Druck" im Feld für den Schwarzzähler an. Sollen mehrere Werte genommen werden, können diese mit Kommatrennung angegeben werden. Die Werte werden beim Import addiert.
HINWEIS: Feldangaben sind pro OBS-Zählertyp (Vertragszähler/Gerätezähler) in ihrer Funktion identisch. Die Definition kann sich jedoch anhand des Import-Typs ändern.

Eine Mögliche Einstellung wäre:

  • Reiter 1 "Schwarz/Weiß": Gesamtzähler Schwarz-Weiß-Druck
  • Reiter 2 "Farbe": Gesamtzähler Farbdruck
  • Reiter 3 "Scan": Zähler Schwarz-Weiß-Scan,Zähler Vollfarbscan
HINWEIS: Befüllen Sie die Felder so, dass nach Möglichkeit alle Geräte-E-Mails verarbeitet werden können. Die "Felder" der E-Mail sind mit Komma zu trennen. Bei mehreren Werten werden diese addiert!
Brother PPPB xlsx Tragen Sie die Spalte, aus welcher der Zählerstand übernommen werden soll, wie in Excel zu sehen ein. Beispiel: AO
MPS‑Monitor REST API Tragen Sie die jeweilige json-Feldbezeichnung ein. Sollen mehrere Felder addiert werden, tragen Sie diese mit Kommatrennung hintereinander in Felder ein. Falls Sie sich nicht sicher sind, welche Felder zur Verfügung stehen, können Sie im Schnittstellenverzeichnis zu jeden Gerät das Ergebnis der letzten Datenabfrage als json-Datei finden. Pfad zu den json-Dateien aus dem OBS-Installationsverzeichnis: ..\data\FMIMPORT\MPS-Monitor\archiv\Device\Get\
UTAX Fleet Manager XML Tragen Sie den Namen des jeweiligen XML-Elements aus der Datei ein. Sollen mehrere Spalten addiert werden, tragen Sie diese mit Kommatrennung hintereinander in Felder ein.

Fleet-Management Verbrauchsmaterial

HINWEIS: Verwendet im Schnittstellen-Typ docuFORM XML!

Im Import werden gefundene Verbrauchsmaterial-Typen von docuFORM in dieser Liste hinterlegt. Für eine korrekte Anlage von Alarmmeldungen muss hier eine Zuordnung zum korrekten OBS-Typ erfolgen. Für die Zuordnung stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

  1. Pro Datensatz per Ret Ändern den Datensatz öffnen, anschließend den Typen setzen und abschließend mit F2 Speich. speichern.
  2. Mit F5 Mark mehrere Datensätze markieren und anschließend mit F6 OBS-Typ die Typ-Auswahl aufrufen. Wählen Sie nun den gewünschten Typen per  ↩ Enter aus. OBS setzt danach für alle ausgewählten Datensätze den gewählten Typen.

Einrichtung einer Schnittstelle

HINWEIS: Sollte die Schnittstelle bei Ihnen nicht freigegeben sein, wenden Sie sich für die Freischaltung per Ticket an den Support. Beachten Sie bitte, dass diese verschiedenen Module kostenpflichtig sind und sich Ihre monatliche Miete entsprechend erhöht.

Neue Schnittstelle hinzufügen

HINWEIS: Es können zwar mehrere Schnittstellen eingepflegt werden, aber jeder Schnittstellen-Typ kann nur einmal eingetragen werden!
  1. Die Einrichtung neuer Schnittstellen öffnen Sie zunächst die Stammdatenverwaltung für Fleet-Management Schnittstellen. Diese finden Sie über das Menü Stammdaten unter den I Schnittstellen und dem folgenden Schnittstellen-Menü unter N ‑ Fleet‑Management Stammdaten.
  2. Legen Sie mit Einfg einen neuen Datensatz an. Es öffnet sich die Maske mit dem Schnittstellen-Typ "FM-Audit XML". Ändern Sie den Typen entsprechend ab.
    ACHTUNG: Die Typen fallen unter verschiedene Module. Sollten Sie für einen gewünschten Typ die Meldung "Dieser Typ is nicht freigegeben!" erhalten, erbitten Sie per Ticket die Freigabe des Moduls. Beachten Sie, dass dies die monatlichen Vertragskosten erhöht (Bereich 10 bis 25 Euro pro Modul)!
  3. Pflegen Sie Einstellungen entsprechend Ihrere Bedürfnisse.

Wenn Sie die Einstellungen gespeichert haben, können Sie für die autoamtische Verarbeitung noch die Import-Automatik und je nach Bedürfnis den Datenempfang einrichten.

Import

Datenempfang

Die Daten können auf unterschiedliche Art empfangen werden. Für die Typen UTAX E-Mail und Konica Minolta E-Mail muss im OBS das E-Mail-Konto eingerichtet sein, an das die Geräte die E-Mails verschicken. Die Typen FM-Audit XML und Brother XML lesen die Daten aus XML-Dateien aus. Die XML-Dateien müssen für die Verarbeitung in den für die Schnittstelle vorgesehenen Order innerhalb der OBS-Orderstruktur Ihrer OBS-Installation abgelegt werden. Die vorgesehenen Ordner FMAUDIT (FM-Audit XML) und BROTHER (Brother XML) finden Sie im OBS-Verzeichnis unter ..\data\FMIMPORT. Je nach Art der Datenübertragung der XML-Dateien muss für eine automatisierte Verarbeitung ein E-Mail-Konto (bei Empfang als E-Mail-Anhang) und ein Speicherpfad für die Anhänge oder ein FTP-Job (Abholung von einem FTP-Server) eingerichtet werden.

HINWEIS: FM-Audit
Der deutsche Vertieb von FM-Audit läuft über die Märkische Hard & Software GmbH & Co. KG (kurz MHS). Der Export und Versand der XML-Dateien wird auf Anfrage kostenpflichtig(!) eingerichtet. Auch wenn FTP theoretisch möglich ist, wird von MHS der Verwand per E-Mail bevorzugt. Empfohlen wird also die Einrichtung per Mail mit automatischer Speicherung des XML-Anhangs über den Regelassistenten. Die E-Mails sollen auf gelesen und erledigt gesetzt werden. Der Anhang ist zu speichern unter data/fmimport/fmaudit.

Import-Automatik

Um den automatisierten Prozess einzurichten, gehen Sie auf den Menüpunkt Stammdaten und danach auf Q‑Automatische Vorgänge.
Wenn Sie dort einen neuen Vorgang mit der Taste Einfg registrieren, achten Sie auf folgende Details auf Reiter 1 Standard.

Beispiel für UTAX E-Mail
Feld Beschreibung
Nummer Wird automatisch vorbelegt
Bemerkung Bemerkung für die Liste für die einfachere Identifikation in der Liste.
Beispiel: FM Import UTAX E-Mail
Macro Typ einzutragende Macro-Funktion
FM‑Audit XML FMImport_StartAuditXML();
UTAX E‑Mail FMImport_StartUTAXMail();
UTAX Smart CSV FMImport_StartUTAXsmartCSV();
Brother XML FMImport_StartBrotherXML();
Konica Minolta E‑Mail FMImport_StartKoMiMail();
docuFORM XML FMImport_StartDocuFORM();
Kyocera Fleet Services XML FMImport_StartKFSXML();
SimpleClicks XML FMImport_StartSimpleClicksXML();
Sharp E‑Mail FMImport_StartSharpMail();
Brother PPPB xlsx FMImport_StartPPPB();
MPS‑Monitor REST API FMImport_StartMpsMonitor();
UTAX Fleet Manager XML FMImport_StartUTAXfmXML();
Status nicht veränderbar
Lieferant leer lassen
Ausführung auf PC Für die Ausführung in einem OBS Dienst, muss eine der folgenden dreistelligen Nummer eingetragen sein:
  • 999 = Dienste OBS und Shop
  • 998 = nur Dienst Shop
  • 996 = nur Dienst OBS
Ausführungs‑Typ Auswahl "MACRO"
nächster Start am Datum und Uhrzeit für die nächste Ausführung definieren
Uhrzeit von kann auf Standard "00:00" gelassen werden. Dient zur Eingrenzung der Ausführung. Automatiken werden nur innerhalb des in Uhrzeit von und Uhrzeit bis definierten Zeitraums ausgeführt
Uhrzeit bis kann auf Standard "23:59" gelassen werden. Dient zur Eingrenzung der Ausführung. Automatiken werden nur innerhalb des in Uhrzeit von und Uhrzeit bis definierten Zeitraums ausgeführt
Intervall Monat Verändert bei Ausführung den nächsten Start (Feld "nächster Start am") und rechnet die angegebene Anzahl an Monaten drauf.
Bei monatlichen Importen können Sie hier 1 eintragen. Empfohlen wird jedoch die Verwendung von Intervallen in Tage oder Stunden. Sollten Daten z. B. am Abend des letzten Tages eines Monats erwartet werden und die Ausführung steht dann auf dem 1. eines Monats um 07:00, würden bei einer Verzögerung der Datenlieferung auf den nächsten Abend die Daten erst im Folgemonat importiert werden.
Intervall Wochen Verändert bei Ausführung den nächsten Start (Feld "nächster Start am") und rechnet die angegebene Anzahl an Wochen drauf. Empfohlen wird jedoch die Verwendung von Intervallen in Tage oder Stunden.
Intervall Tage Verändert bei Ausführung den nächsten Start (Feld "nächster Start am") und rechnet die angegebene Anzahl an Tage drauf.
Emphohlene Einstellung ist 1, wenn Sie die Daten nicht häufiger als einmal täglich empfangen.
Intervall Stunden Verändert bei Ausführung den nächsten Start (Feld "nächster Start am") und rechnet die angegebene Anzahl an Stunden drauf.
Emphohlene Einstellung ist 1, wenn Sie Daten mehrmals täglich empfangen. Dies ist besonders in Verbindung mit Verbrauchsmeldungen bei Verwendung des Moduls "MPS Pro" interessant.
Intervall Minuten Verändert bei Ausführung den nächsten Start (Feld nächster Start am) und rechnet die angegebene Anzahl an Minuten drauf. Der Intervall von Stunden sollte in der Regel ausreichen. Für den Import aus E-Mail-Konten kann es aber interessant sein, wenn es Sammelkonten sind mit relativ vielen E-Mail-Eingängen pro Stunde. Dann kann hier ein Wert zwischen 10 und 30 Minuten gewählt werden.
Priorität bestimmt die Priorisierung bei der Ausführung offener Automatiken. Der Standardwert von 50 sollte hier jedoch vollkommen ausreichen.
Ausführung am Setzen Sie das Häkchen für jeden Tag, außer es ist explizit nur an bestimmten Tagen gewünscht.
Ausführungs‑Typ Auswahl "EXCLUSIVE"
Job‑Art Auswahl "" (leer)
Auto‑Meldung Auswahl "Ja" legt einen Eintrag im Automatik-Protokoll an. Falls Sie dies nicht wünschen, können Sie dies auf "Nein" ändern
Repeat Job Auswahl "Ja"
Dies bestimmt, ob die Automatik wiederholt wird!
Job aktiviert Auswahl "Ja"
Dies bestimmt, ob die Automatik überhaupt aktiv ist und muss daher auf "Ja" stehen, um ausgeführt zu werden.

Geräte-Einstellung

Im Gerätestamm können Sie auf Reiter 3 FM‑Stammdaten noch gerätebezogene Einstellungen mit Relevanz für den Import einstellen.

Felder im Gerätestamm
Feld Beschreibung
FM‑Gerät Das Häkchen bestimmt für die Zählerstandsabfrage, ob für ein Gerät Abfragen "per MPS" erstellt werden oder entsprechend der gewählten Abfrage z. B. eine E-Mail oder ein Fax generiert wird. Das Eingabefeld gibt Ihnen die Möglichkeit bei der Verwendung mehrerer Schnittstellen die Import-Schnittstelle für die Daten festzulegen, sollten über mehrere Schnittstellen für ein Gerät Daten geliefert werden.
HINWEIS: Diese beiden Felder können vom Import gesetzt werden! Ist in den Einstellungen einer Schnittstelle das Häkchen Gerätestamm FM‑Stammnummer setzen gesetzt, so werden alle Geräte, zu denen Daten über die Schnittstelle importiert werden, das Häkchen gesetzt und die Schnittstelle eingetragen.
Felder Zählerstände Tragen Sie hier abweichende Felddefinitionen zur Vorgabe in den Schnittstelleneinstellungen ein.
ACHTUNG: Füllen Sie bei Bedarf alle Felder aus. OBS beachtet die gerätebezogene Einstellung nur, wenn etwas im Feld steht. Andernfalls gilt die Standardvorgabe der Schnittstelle.
Beispiel:
In der Schnittstelle ist eine Übernahem für Frei 1 definiert. Im Gerät ist dies aber nicht gewünscht. Tragen Sie entsprechend im Gerät unter Frei 1 einen Feldnamen ein, welcher nicht in den Daten vorkommt wie "keinZählerImport"
Schwellenwert Tonerstand Definieren Sie für das Gerät abweichende Schwellenwerte für die Generierung von Verbrauchsalarmen für Toner/Tinte.

Importierte Daten

Die importierten Daten können Sie über die Geräteverwaltung oder die Liste Zählerstandserfassung (nur Zählerstände) einsehen.

In der Geräteverwaltung unter den weiteren Funktionen (F10) finden Sie den Punkt N1 - Fleet-Management Gerätedaten. Dies öffnet eine Liste aller Geräte, zu denen Daten per Fleet-Management-Schnittstelle importiert wurden. Von hier aus können Sie auch weitere übertragene Daten zu den Geräten einsehen, wie z. B. Zählerstände oder Verbrauchsmeldungen. Der Umfang der Daten ist dabei abhängig von der Schnittstelle.
Die Liste rufen Sie über die Vetragsliste (Menü: Stammdaten) auf. Den Aufruf finden Sie dort unter den weiteren Funktionen (F10) Punkt E - Zählerstandsabfrage. Die Zählerstände aus den Daten der Fleet-Management-Schnittstellen können hier mit F6 eingesehen werden.

Zählerstandsübernahme

Die Zählerstände der FM-Schnittstellen können in der Zählerstandserfassung über F6 (FM-Daten) eingesehen werden. Um diese zu übernehmen muss zuerst wie gewohnt eine Zählerstandsabfrage erzeugt werden. Als "FM-Gerät" markierte Geräte (Gerätestamm Reiter 3 "FM-Stammdaten") werden zwar selektiert, aber nicht vom Kunden abgefragt. Stattdessen werden die Datensätze zur Erfassung mit dem Typen "FMS" direkt hinzugefügt. Diese leeren "FMS"-Einträge können mit F7 Import aus den importierten FM-Daten gefüllt werden. Sollten für ein Gerät mehrere Zählerstände vorhanden sein, wird nur der Aktuellste übernommen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie ordnet OBS die importierten Daten einem Gerät zu?
Für die Zurordnung wird die Seriennummer verwendet. Sollten Sie mehrere Geräte mit der gleichen Seriennummer haben (Folge-Geräte), wird automatisch der aktuellste Datensatz zur Seriennummer gezogen.
Was muss bei der Zählerstandsabfrage beachtet werden?
Stellen Sie sicher, dass in den Geräten (Gerätestammdaten), die Sie automatisiert erfassen möchten, dass das Häkchen im Feld FM-Geräte gesetzt ist. Sie können die importierten Zählerstände später nur in Datensätze übernehmen, die bei der Abfrage mit dem Typ FMS angelegt wurden.
Warum werden keine Zählerstände für mein Gerät importiert?
Stellen Sie sicher, dass Daten für den Import vorliegen und die Seriennummer mit dem Gerät im Gerätestamm übereinstimmt. OBS importiert nur Daten, zu denen auch ein Gerät im Gerätestamm existiert.
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