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Über ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein Standard zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsdaten. Dabei wird eine computerlesbare Textdatei im XRechnungs-Standard an eine gewöhnliche, auf langzeitarchivierung optimierte PDF-Rechnung angehängt.

Mit dem OBS-ZUGFeRD-Modul können Sie sowohl ZUGFeRD-PDF-Dateien, die Sie von Lieferanten oder Dienstleistern erhalten, in OBS-Einkäufe umwandeln, als auch ZUGFeRD-Rechnungen an Kunden schicken, die diese Dateien verarbeiten können. (Vorraussichtlich wird dies bei kommunalen Ausschreibungen ab einem gewissen Auftragswert in Zukunft verpflichtend.)

OBS unterstützt ab Version 003220 sowohl das Einlesen von empfangenen Einkaufsrechnungen als auch das Erstellen und Versenden von ZUGFeRD-PDFs für ausgehenden Rechnungen.

Vorraussetzungen

  • Generell:
    • Modul mieten und freischalten lassen
  • Zum Einlesen:
    • Stammdaten pflegen: Erlöskonto (Programme - Zugferd - F10 Stammdaten)
  • Zum Erstellen:
    • Konstanten pflegen (System - I Konstanten)
    • Programmparameter 908 auf 3 setzen (PDF-Archivierung)
    • Steuerschlüssel pflegen (Stammdaten - Weitere Stammdaten - Mehrwertsteuer): Den Schlüsseln 00-09 müssen korrekte TSE-Schlüssel zugeordnet werden.
    • Stammdaten pflegen: Bankdaten (Programme - Zugferd - F10 Stammdaten)

Anleitung

XRechnung

Der Bund hat unter xrechnung.bund.de eine Zentrale Rechnungseingangsplattform geschaffen, auf der voraussichtlich ab dem 27.11.2020 alle Rechnungen für öffentliche Verwaltungsstellen im XRechnungs-Format eingereicht werden müssen.

Um die hierfür notwendien XRechnungs-Dateien zu erzeugen, müssen Sie in der Rechnungsliste auf der zu verschickenden Rechnung "F10 - Z Zugferdrechnung erzeugen" auswählen, und bei der Frage, ob eine PDF erstellt werden soll, Nein auswählen. Wählen Sie einen Speicherort für die erzeugte XRechnungs-XML-Datei. Laden Sie diese Datei anschließend auf dem Rechnungsportal hoch.

Üblicherweise bekommen Sie von der öffentliche Stelle, der Sie die Rechnung schicken möchten, eine elektronische Leitwegs-ID im Format "991-XXXXX-XX" mitgeteilt, sowie eine Kreditorennummer, unter der Sie im System des Amts hinterlegt sind. Tragen Sie beide Nummern, sowie die Daten Ihres eigenen Sachbearbeiters unter "Personenstamm - F10 - Z Zugferd-Stammdaten - Einfügen" ein.

HINWEIS: Unter ref.xrechnung.bund.de steht eine Testumgebung des Bundes zur Verfügung. Hier können Sie sich anmelden, um Rechnungen überprüfen zu lassen, ohne das Risiko einzugehen, sie versehentlich falsch oder mehrfach an Ihren Kunden zu übermitteln.

Einlesen von Einkaufsrechnungen

  1. Zug-Vorgangsliste öffnen (Programme - Zugferd)
  2. Import per F6 oder Drag&Drop
  3. Bei rot hinterlegten Einträgen:
    1. Fehler bearbeiten
    2. F10 - Daten neu verarbeiten
  4. Enter:
    1. Lieferanten prüfen
    2. Landeszuordnung prüfen
    3. Zahlungsbedingung zuordnen (kann in den allermeisten Fällen nicht automatisch zugeordnet werden)
    4. Skonto- und Fälligkeitsdatum prüfen und ggbf. manuell eintragen
  5. Positionen einzeln prüfen:
    1. Erlöskonto und Mehrwertsteuerschlüssel prüfen
    2. Artikelnummer zuordnen, falls gewünscht
  6. F10 - Einkaufsrechnung generieren

Auffälligkeiten werden im Zugferdprotokoll (Zugferd-Kopfdaten - F10 - Zugferdprotokoll) erfasst!

Erstellen von ZUGFeRD-Rechnungen

  1. Stammdaten pflegen und PMode 908 einstellen, s. Vorraussetzungen
  2. Rechnung per Mail versenden oder in der Rechnungsliste mit "F10 - Z Zugferd-Rechnung erstellen" manuell generieren

Auffälligkeiten werden im Zugferdprotokoll (Zugferd-Kopfdaten - F10 - Zugferdprotokoll) erfasst!

ZUGFeRD-Daten

ZUGFeRD-Vorgänge

Kopfdatenliste

Zug wiki kopf liste.jpg

In dieser Liste können Sie Zugferd-Einkaufsrechnungsdateien importieren, die Sie von Lieferanten oder Dienstleistern erhalten. Ziehen Sie dazu die entsprechende PDF, beispielsweise aus einer Mail, vom Desktop oder aus einem Ordner, auf das Feld "Drag&Drop", oder wählen Sie sie mit "F6 Import" aus.

Mit dem Haken "Erweiterte Info" öffnet sich das Feld auf der rechten Seite, in dem Sie die Rohdaten des importierten Zugferd-Datensatzes einsehen können.

Mit  ↩ Enter öffnen Sie die Bearbeitungsmaske (s.u.) des Datensatzes. Hier können Sie die importierten Zugferd-Daten kontrollieren und korrigieren, bevor Sie aus einer empfangenen Rechnung einen OBS-Einkauf generieren.

Mit F10 Weit. öffnen Sie die weiteren Infos (s.u.)

Kopfdatenbearbeitungsmaske

Zug wiki kopf edit.jpg

Hier können Sie die Daten der importierten Zugferddatei bearbeiten, bevor Sie einen OBS-Einkauf generieren.

Prüfen Sie dabei vor allem, dass

  • der richtige Lieferant eingetragen ist (1),
  • die Zahlungsbedingungen korrekt erfasst sind (3) und
  • Fälligkeits- und Skontodatum erkannt wurden (4), sofern vorhanden.

F10 Weitere Informationen

Zug wiki f10.jpg

Hier können Sie weitere Zugferd-Funktionen aufrufen.

  • PDF anzeigen: Zeigt die PDF des aktuellen Datensatzes an.
  • XML anzeigen: Zeigt die an die PDF angehängten Zugferd-Daten in Rohform an.
  • ILN-Verwaltung: derzeit nicht unterstützt
  • Einkaufsrechnung generieren: Erstellt einen Einkauf aus dem gewählten Datensatz. (Wichtig: Anleitung (s.o.) beachten!!!)
  • Zugferd Stammdaten: Öffnet die Stammdatenmaske und prüft, ob grundlegend Zugferdrechnungen verarbeitet werden können (s. Vorraussetzungen)
  • Protokoll: Nach dem Einlesen oder Erstellen von Zugferddateien kann hier geprüft werden, ob Fehler oder Warnungen vorliegen.

ZUGFeRD-Stammdaten

Zug wiki stamm.jpg

Beim Öffnen der Stammdatenmaske werden die Vorraussetzungen (s.o.) geprüft. Probleme werden als Meldungen ausgegeben und müssen bearbeitet werden, bevor Zugferd-Daten korrekt verarbeitet werden können!

Erlöskonto

Wenn der Haken "Automatisches Setzen des Erlöskontos" gesetzt ist, wird beim Import jeder Position das im Feld "Erlöskonto" eingetragene Erlöskonto zugeordnet.

Wenn der Haken nicht gesetzt ist, muss nach dem Import der Zugferd-Einkaufsrechnung für jede Position ein Erlöskonto händisch gewählt werden!

Bankdaten

In den Feldern Bank 1 bis Bank 5 und den zugehörigen IBAN-Feldern können verschiedene Bankkonten eingetragen werden, die beim Erstellen von ausgehenden Zugferd-Rechnungen als akzeptierte Zahlungsmethoden hinterlegt werden.

Wichtig: Der europäische Standard setzt hier mindestens eine eingetragene IBAN vorraus!

ZUGFeRD-Positionen

Positionsliste

Zug wiki pos liste.jpg

Hier werden alle Positionen aufgelistet, die in den importierten Zugferd-Daten gefunden wurden.

Da der ZUGFeRD-Standard den Entwicklern von Warenwirtschaftssystemen viele Freiheiten bei der Umsetzung lässt, wie verschiedene Daten wie Langtexte, Zahlungsbedingungen und weitere Daten erfasst werden, werden von OBS alle Daten, die nicht automatisch OBS-Datenfeldern zugeordnet werden können, als Langtextpositionen erfasst.

Mit  ↩ Enter können die aktuellen Positionsdaten geöffnet werden.

Positionsbearbeitungsmaske

Zug wiki pos edit.jpg

Hier können Positionsdaten des importierten Zugferd-Datensatzes geprüft werden. Vor dem Generieren von OBS-Einkäufen aus importierten Zugferd-Rechnungen muss für jede Position geprüft werden, ob Erlöskonto und MwSt-Schlüssel gesetzt sind!