OBS/Kostenpflichtige Module/Fleet Management

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Fleet Management

OBS bietet die Fleet Management Schnittstelle an, dies ist ein kostenpflichtiges Modul das Geräteverbrauchsdaten einliest und verarbeitet. Dies geschieht automatisch, wenn alles konfiguriert wurde. Es werden folgende Möglichkeiten angeboten:

FM-Audit kann zusätzlich auch Verbrauchsmeldungen (z. B. Toner) übermitteln. Diese können mit dem Modul FM-Audit Pro direkt zu Aufträgen verarbeitet werden.

Einrichtung

Datenempfang

Die Daten können auf unterschiedliche Art empfangen werden. Für die Typen UTAX E-Mail und Konica Minolta E-Mail muss im OBS das E-Mail-Konto eingerichtet sein, an das die Geräte die E-Mails verschicken. Die Typen FM-Audit XML und Brother XML lesen die Daten aus XML-Dateien aus. Die XML-Dateien müssen für die Verarbeitung in den für die Schnittstelle vorgesehenen Order innerhalb der OBS-Orderstruktur Ihrer OBS-Installation abgelegt werden. Die vorgesehenen Ordner FMAUDIT (FM-Audit XML) und BROTHER (Brother XML) finden Sie im OBS-Verzeichnis unter ..\data\FMIMPORT. Je nach Art der Datenübertragung der XML-Dateien muss für eine automatisierte Verarbeitung ein E-Mail-Konto (bei Empfang als E-Mail-Anhang) und ein Speicherpfad für die Anhänge oder ein FTP-Job (Abholung von einem FTP-Server) eingerichtet werden.

HINWEIS: FM-Audit
Der deutsche Vertieb von FM-Audit läuft über die Märkische Hard & Software GmbH & Co. KG (kurz MHS). Der Export und Versand der XML-Dateien wird auf Anfrage kostenpflichtig(!) eingerichtet. Auch wenn FTP theoretisch möglich ist, wird von MHS der Verwand per E-Mail bevorzugt. Empfohlen wird also die Einrichtung per Mail mit automatischer Speicherung des XML-Anhangs über den Regelassistenten. Die E-Mails sollen auf gelesen und erledigt gesetzt werden. Der Anhang ist zu speichern unter data/fmimport/fmaudit.

Import-Automatik

Um den automatisierten Prozess einzurichten, gehen Sie auf den Menüpunkt Stammdaten und danach auf Q-Automatische Vorgänge.
Wenn Sie dort einen neuen Vorgang mit der Taste Einfg registrieren, achten Sie auf folgende Details.

In der aufgehenden Maske, im Feld Macro müssen Sie eingeben:

  • FMImport_StartAuditXML(); für die FMAudit Methode
  • FMImport_StartUTAXMail(); für die UTAX E-Mail Methode
  • FMImport_StartBrotherXML(); für die Brother XML Methode
  • FMImport_StartKoMiMail(); für die Konica Minolta E-Mail Methode
  • FMImport_StartDocuFORM(); für die docuFORM XML Methode
  • FMImport_StartKFSXML(); für die KFS XML Methode
  • FMImport_StartSimpleClicksXML(); für SimpleClicks XML
  • FMImport_StartSharpMail(); für Sharp E-Mail

Empfohlen wird ein Intervall von 1 bis 2 Tagen.

Das Bild dient als Beispiel

SCHEDULER FMAUDIT.PNG

Geräte-Einstellung

Bevor mit der Einrichtung im OBS begonnen werden kann, müssen zuerst die Einstellungen in der Fleet Management Software vorgenommen werden. Hier müssen z.B. die Gerätenummern aus OBS eingetragen werden. Nachdem die Schnittstelle eingerichtet wurde, müssen noch einige Schritte in OBS vorgenommen werden. Zur Aktivierung der Schnittstelle in OBS muss als erstes der Programmparameter 980 auf "J" gestellt werden. Dann kann im Gerätestamm auf der 3. Registerkarte FM-Stammdaten das Häkchen bei FM-Gerät gesetzt werden.
GeraetFMStammdaten.png

Importierte Daten

Die importierten Daten können Sie über die Geräteverwaltung oder die Liste Zählerstandserfassung (nur Zählerstände) einsehen.

In der Geräteverwaltung unter den weiteren Funktionen (F10) finden Sie den Punkt N1 - Fleet-Management Gerätedaten. Dies öffnet eine Liste aller Geräte, zu denen Daten per Fleet-Management-Schnittstelle importiert wurden. Von hier aus können Sie auch weitere übertragene Daten zu den Geräten einsehen, wie z. B. Zählerstände oder Verbrauchsmeldungen. Der Umfang der Daten ist dabei abhängig von der Schnittstelle.
Die Liste rufen Sie über die Vetragsliste (Menü: Stammdaten) auf. Den Aufruf finden Sie dort unter den weiteren Funktionen (F10) Punkt E - Zählerstandsabfrage. Die Zählerstände aus den Daten der Fleet-Management-Schnittstellen können hier mit F6 eingesehen werden.

Zählerstandsübernahme

Die Zählerstände der FM-Schnittstellen können in der Zählerstandserfassung über F6 (FM-Daten) eingesehen werden. Um diese zu übernehmen muss zuerst wie gewohnt eine Zählerstandsabfrage erzeugt werden. Als "FM-Gerät" markierte Geräte (Gerätestamm Reiter 3 "FM-Stammdaten") werden zwar selektiert, aber nicht vom Kunden abgefragt. Stattdessen werden die Datensätze zur Erfassung mit dem Typen "FMS" direkt hinzugefügt. Diese leeren "FMS"-Einträge können mit F7 Import aus den importierten FM-Daten gefüllt werden. Sollten für ein Gerät mehrere Zählerstände vorhanden sein, wird nur der Aktuellste übernommen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie ordnet OBS die importierten Daten einem Gerät zu?
Für die Zurordnung wird die Seriennummer verwendet. Sollten Sie mehrere Geräte mit der gleichen Seriennummer haben (Folge-Geräte), wird automatisch der aktuellste Datensatz zur Seriennummer gezogen.
Was muss bei der Zählerstandsabfrage beachtet werden?
Stellen Sie sicher, dass in den Geräten (Gerätestammdaten), die Sie automatisiert erfassen möchten, dass das Häkchen im Feld FM-Geräte gesetzt ist. Sie können die importierten Zählerstände später nur in Datensätze übernehmen, die bei der Abfrage mit dem Typ FMS angelegt wurden.
Warum werden keine Zählerstände für mein Gerät importiert?
Stellen Sie sicher, dass Daten für den Import vorliegen und die Seriennummer mit dem Gerät im Gerätestamm übereinstimmt. OBS importiert nur Daten, zu denen auch ein Gerät im Gerätestamm existiert.