Vertriebs-ToDos pro

Vertriebs-ToDos Pro erweitert die Basis-App um die Kundengruppen, die sonst systematisch leer ausgehen: Neukunden, Entwicklungs-Kandidaten und Reaktivierbare. Grundlage ist die Kundenklassifizierung – nur wenn bekannt ist, wer in welche Gruppe gehört, kann die Pro-App gezielt Aufgaben erzeugen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Vertrieb und Vertriebsleitung und setzt den Leitfaden zur Basis-App Vertriebs-ToDos voraus.

Auf einen Blick

Zusätzliche Aufgaben für Neukunden-, Entwicklungs- und Reaktivierungs-Themen.
Getrieben von den vier Etiketten der Kundenklassifizierung.
Sprechpunkte pflegen Sie selbst – über eine Themen-Tabelle, ohne Programmierung.
Voll kompatibel zur Basis-App: keine Doppelaufgaben.
Filialen einer Zentrale auf Wunsch gebündelt: eine Aufgabe je Gruppe statt vieler Einzelaufgaben.

Kurzüberblick

Die Basis-App betrachtet vor allem aktive Stammkunden – dort entsteht der Umsatz von heute. Pro nimmt zusätzlich die Kunden in den Blick, die morgen Umsatz bringen (oder gerade verloren gehen): Neukunden, Entwicklungs-Kandidaten, gefährdete und reaktivierbare Kunden.

HINWEIS: Setzt die Kundenklassifizierung voraus. Ohne die vier Etiketten (Lebenszyklus, Wertklasse, Profitabilität, Sortimentstyp) kann Pro nicht wissen, wer Neukunde, gefährdet oder reaktivierbar ist. Die Kundenklassifizierung muss also laufen.

Zusätzliche Aufgaben-Auslöser

Zusätzlich zu den Anlässen der Basis-App erzeugt Pro Aufgaben aus dem Lebenszyklus-Segment des Kunden:

Segment	Aufgabe
NEUKUNDE	Erstbestellung lief – wann erfolgt das systematische Onboarding-Gespräch?
ENTWICKLUNG	Kurze Kundenbeziehung, schon mehrere Käufe – Potenzial heben.
GEFÄHRDET	Noch aktiv, kippt aber gerade – letzter Moment für Outbound.
REAKTIVIERBAR	Früher Kunde, seit 1–2 Jahren ruhig – Win-back-Versuch.
EINMALKÄUFER	Nur eine Rechnung – warum hat er nicht weitergekauft?

Die pflegbare Themen-Tabelle

Das Herzstück von Pro: Sie hinterlegen selbst, welche Sprechpunkte der Vertrieb bei welcher Konstellation ansprechen soll – in einer Themen-Tabelle in OBS, ohne Programmierung.

Jedes Thema gilt für eine Kombination aus Segment, Wertklasse, Profitabilität und Sortimentstyp. Leere Felder wirken als Platzhalter („gilt für alle").
Jedes Thema hat eine Priorität; im Sprechtext erscheinen die wichtigsten (standardmäßig bis zu fünf) Themen zuerst.
Themen lassen sich aktiv/inaktiv schalten – so steuert die Vertriebsleitung die Schwerpunkte des Teams, ohne dass programmiert werden muss.

HINWEIS: Beispiel: „Welche Themen bei einem GEFÄHRDET-A-Kunden? Welche bei einem ENTWICKLUNG-PREMIUM?" – genau das legen Sie in der Tabelle fest. So bleibt die Sprache menschlich und Ihr Vertriebsstil bleibt Ihr Vertriebsstil.

Der Aufgaben-Betreff: vier Etiketten

Jede Pro-Aufgabe trägt im Betreff das vollständige Vier-Etiketten-Tag, zum Beispiel SCHLUMMERND · A · PREMIUM · PAPIER. Damit ist die Aufgabe lesbar, bevor man sie öffnet:

Etikett	Aussage
Lebenszyklus	Wer ist der Kunde? (SCHLUMMERND, GEFÄHRDET …)
Wertklasse	Wie viel Wert hat er? (A/B/C/D/X)
Profitabilität	Wie profitabel ist er? (PREMIUM bis DEFIZIT)
Sortimentstyp	Was kauft er überwiegend?

So liest sich eine Pro-Aufgabe

Anonymisiertes Beispiel – ein wertvoller, aber ruhig gewordener Kunde:

[VTD] SCHLUMMERND - A - PREMIUM - PAPIER - Kunde 3025

Aufhaenger:
  Wertvoller Kunde, seit 4 Monaten keine Bestellung - jetzt handeln.

Themen:
  > Reaktivierungs-Anruf: was hat sich beim Bedarf veraendert?
  > Jahresbonus-Stand und Konditionen ansprechen
  > Papier-Rahmenauftrag anbieten (Hauptsortiment)

Kennzahlen:
  Umsatz 12 Monate 42.000 EUR - Marge 55% - letzter Kauf vor 128 Tagen

Den Deckungsbeitrag zeigt die Aufgabe in Euro und zusätzlich in Prozent vom Umsatz. Ist der Umsatz null oder negativ, entfällt die Prozentangabe.

Schutzfrist und Lastverteilung

Wie die Basis-App schützt Pro vor Doppelmeldungen (Schutzfrist je Kunde und Thema) und verteilt die Aufgaben fair – priorisiert nach dem Wertbeitrag des Kunden, mit einem Tageskontingent je Sachbearbeiter. So bleibt die Aufgabenliste auch mit den zusätzlichen Auslösern beherrschbar.

Filialen und Zentralen

Bestellen Filialen unter eigener Kundennummer und geht die Rechnung an eine Zentrale, kann Pro diese Kunden als Gruppe behandeln. Ohne diese Einstellung erhält jede Filiale eine eigene Aufgabe – bei einem großen Filialnetz sind das viele Einzelaufgaben für denselben Gesprächspartner.

Zu einer Gruppe gehören alle Kunden, deren abweichender Rechnungsempfänger im Personenstamm auf dieselbe Zentrale führt, auch über mehrere Stufen. Versandadressen spielen dafür keine Rolle.

Wie Pro mit den Gruppen umgeht, legen Sie mit [Konzern] MODUS fest:

Modus	Wirkung
`AUS`	Wie bisher: Jede Filiale erhält eine eigene Aufgabe. Standard.
`HINWEIS`	Jede Filiale erhält weiter eine eigene Aufgabe. Im Abschnitt BELEGE steht zusätzlich, zu welcher Zentrale sie gehört, wie viele Filialen die Gruppe hat und wie hoch der Gruppenumsatz ist.
`BUENDELN`	Je Gruppe entsteht eine Sammelaufgabe an die Zentrale. Schutzfrist und Status-Sperre gelten für die ganze Gruppe.

Die Sammelaufgabe listet die Filialen mit Anlass, die wichtigsten zuerst. Cross-Selling-Vorschläge erscheinen je Warengruppe nur einmal, mit der Zahl der Filialen, für die sie gelten. Ob ein Vorschlag aufgegriffen wird, erfasst Pro weiter je Filiale. Anonymisiertes Beispiel:

[VTD] KONZERN 3 Filialen GEFAEHRDET A

Gruppe 3000 (Musterstadt): 3 Filialen mit Anlass. Sortiment, Konditionen
und Abwanderungen mit der Zentrale besprechen.

FILIALEN
--------
- 3011 Hamburg: GEFAEHRDET A - seit 140 Tagen keine Bestellung
- 3014 Kiel: STAMMKUNDE B - Bedarfsabfrage Toner (6x, zuletzt 02.05.26)
- 3020 Lübeck: LOYAL B - Routine-Kontakt

CROSS-SELL-VORSCHLAG
--------------------
- Hygienepapier (2 Filialen)

GRUPPE
------
- 12 Filialen laut Personenstamm, 9 Standorte mit Auftraegen in 12 Monaten
- Gruppenumsatz 12 Monate: 85.400 EUR (Vorjahr: 91.200 EUR)

Ausnahmen je Gruppe

Ausnahmen stellen Sie nicht in der Konfiguration ein, sondern über Eigenschaften am Kunden der Zentrale:

Eigenschaft 9251 (dezentraler Einkauf): Die Filialen dieser Gruppe kaufen in eigener Verantwortung ein. Auch bei BUENDELN erhält dann jede Filiale ihre eigene Aufgabe, mit dem Gruppenhinweis wie bei HINWEIS.
Eigenschaft 9250 (KI-Mining Blacklist): Für die ganze Gruppe entstehen keine Aufgaben, solange MODUS nicht AUS ist. Die Umsätze der Filialen fließen weiter in Kundenklassifizierung und Cross-Selling ein.

HINWEIS: Beide Eigenschaften wirken nur an der Zentrale. An einer Filiale gesetzt, bleibt 9251 ohne Wirkung; das Lauf-Protokoll weist im Abschnitt KONZERNSICHT darauf hin.

Zusammenspiel mit Basis und Cross-Selling

Basis-App: Pro läuft im selben wöchentlichen Vertriebs-ToDos-Lauf mit – es gibt keine konkurrierenden oder doppelten Aufgaben.
Kundenklassifizierung: liefert monatlich die vier Etiketten, auf denen Pro seine Auslöser und die Themen-Auswahl aufbaut.
Cross-Selling: setzt auf Pro auf und ergänzt die Aufgaben um einen Sortiments-Vorschlags-Block (eigener Leitfaden).

HINWEIS: Die Reihenfolge in der Einführung: erst Kundenklassifizierung, dann Vertriebs-ToDos, dann Pro – und optional Cross-Selling obendrauf.

Voraussetzungen

Kundenklassifizierung (läuft monatlich, liefert die vier Etiketten).
Vertriebs-ToDos (Basis) als Fundament der Aufgaben-Erzeugung.
Gepflegte Auftrags- und Kundendaten in OBS.
Zugriff auf den OBS-Scheduler.

Einrichtung und Betrieb

Kundenklassifizierung monatlich (z. B. 1. Werktag, 02:30 Uhr).
Vertriebs-ToDos (mit Pro-Erweiterung) wöchentlich in der Nacht von Samstag auf Sonntag – nutzt das aktuelle Klassifizierungs-Ergebnis.
Themen-Tabelle mit einer Default-Bestückung starten und mit der Vertriebsleitung nach und nach an den eigenen Stil anpassen.

HINWEIS: Schutzfrist, Tageskontingent und die Zahl der Themen pro Aufgabe sind konfigurierbar.

Konfiguration

Die Einstellungen stehen in der Datei data\kimining\VertriebsTodos_Pro.ini. Die folgenden sind ab Werk ausgeschaltet:

Einstellung	Standard	Bedeutung
`[Shop] ENABLED`	`0`	`1` = Die Aufgabe zeigt eine Info-Zeile, ob der Kunde Shopkunde ist und wie viele seiner Aufträge im Shop und wie viele manuell erfasst wurden. Gezählt wird die Anzahl der Aufträge, nicht der Umsatz. Die Zeile hat keinen Einfluss auf die Priorität.
`[Shop] LTM_MONATE`	`12`	Zeitraum der Shop-Zeile in Monaten.
`[Eingangsfilter] SPERR_STATUS`	leer	Kommagetrennte Liste von Aufgaben-Status (Feld `T_STATUS` der Tabelle `TODO`). Hat der Kunde eine Vertriebs-ToDos-Aufgabe in einem dieser Status, entsteht für ihn keine neue Aufgabe. Leer = aus.
`[Unbearbeitet] ENABLED`	`0`	`1` = Vertriebs-ToDos-Aufgaben, die noch offen sind und vor mindestens `TAGE` Tagen angelegt wurden, schließt der Lauf automatisch ab. Der Kunde kann im selben Lauf eine neue Aufgabe mit aktuellen Zahlen bekommen.
`[Unbearbeitet] TAGE`	`30`	Ab so vielen Tagen nach der Anlage wird eine offene Aufgabe abgeschlossen.
`[Konzern] MODUS`	`AUS`	`HINWEIS` oder `BUENDELN` = Filialen mit abweichendem Rechnungsempfänger werden als Gruppe behandelt, siehe Filialen und Zentralen.
`[Konzern] MAX_FILIALEN_TEXT`	`15`	So viele Filialen listet eine Sammelaufgabe mit Text auf, die übrigen nur mit Kundennummer.
`[Konzern] KETTE_MAX`	`5`	} So sieht die Shop-Zeile in der Aufgabe aus: - Shopkunde: ja - 14 von 20 Auftraegen (12 Monate) im Shop (70 %), 6 manuell HINWEIS: Stellen Sie `[Unbearbeitet] TAGE` auf denselben Wert wie die Schutzfrist `[Eingangsfilter] COOLDOWN_TAGE`. Ist `TAGE` größer, entsteht zwischendurch eine zweite Aufgabe neben der noch offenen. Aufgaben, die der Lauf automatisch abschließt, zählt der Vertriebs-Wirkungsmonitor als unbearbeitet. Was Sie davon haben Onboarding für Neukunden wird systematisch – nicht mehr Bauchsache. Reaktivierungs-Versuche werden gezielter und nachvollziehbar. Der Vertrieb arbeitet datenbasiert – Themen und Sprache bleiben menschlich. Sales-Strategie änderbar ohne Programmierung, über die Themen-Tabelle. Volle Kompatibilität zur Basis-App – keine Doppelaufgaben. Häufige Fragen (FAQ) Brauche ich zwingend die Kundenklassifizierung? Ja. Pro baut auf den vier Etiketten auf. Ohne Klassifizierung fehlen die zusätzlichen Auslöser. Bekomme ich für einen Kunden zwei Aufgaben (Basis und Pro)? Nein. Pro läuft im selben Lauf mit und bündelt – es gibt keine Doppelaufgaben. Wie ändere ich die Sprechpunkte? Über die Themen-Tabelle in OBS – aktiv/inaktiv schalten, Prioritäten setzen, Texte anpassen. Keine Programmierung nötig. Was bedeutet das Tag im Betreff? Die vier Etiketten des Kunden (Lebenszyklus, Wertklasse, Profitabilität, Sortimentstyp) – die Aufgabe ist damit lesbar, bevor man sie öffnet. Ein Kunde hat noch eine Aufgabe „in Arbeit" – bekommt er trotzdem eine neue? Das legen Sie mit `[Eingangsfilter] SPERR_STATUS` fest. Tragen Sie dort die Status ein, die bei Ihnen „in Arbeit" bedeuten. Wir haben Filialen, die selbst einkaufen. Bekommen die weiter eigene Aufgaben? Ja, wenn Sie an der Zentrale die Eigenschaft 9251 (dezentraler Einkauf) setzen. Dann erhält jede Filiale ihre eigene Aufgabe, auch bei `[Konzern] MODUS=BUENDELN`. Glossar Segment / Lebenszyklus Etikett aus der Kundenklassifizierung (NEUKUNDE, GEFÄHRDET, REAKTIVIERBAR …). Themen-Tabelle In OBS pflegbare Liste von Sprechpunkten je Kunden-Konstellation. Vier-Etiketten-Tag Kurzkennung im Betreff: Lebenszyklus · Wertklasse · Profitabilität · Sortimentstyp. Schutzfrist / Cooldown Zeitraum, in dem dasselbe Thema zum selben Kunden nicht erneut gemeldet wird. Onboarding Systematisches Erstgespräch mit einem Neukunden. Win-back Rückgewinnungs-Versuch bei einem still gewordenen Kunden. Zentrale Kunde, an den die Rechnungen der Filialen einer Gruppe gehen (abweichender Rechnungsempfänger im Personenstamm). Sammelaufgabe Eine Aufgabe an die Zentrale, die die Anlässe mehrerer Filialen zusammenfasst. Betreff beginnt mit `[VTD] KONZERN`. Siehe auch KI-Mining Vertriebs-ToDos Kundenklassifizierung Cross-Selling Vertriebs-Wirkungsmonitor