OBS/Kostenpflichtige Module/DocuWare

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Kostenpflichtige Module

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Dokumenten Manager
DocuWare-Schnittstelle
  • DocuWare-Schnittstelle
OFML-Kalkulation
Versicherungsschaden

DocuWare-Schnittstelle

HINWEIS: Es handelt sich um ein kostenpflichtiges Modul. Die Schnittstelle muss über den OBS-Support aktiviert werden.


Vorraussetzungen

  • REST API-Zugriff auf die DocuWare-Installation
  • Zugangsdaten für den Zugriff von OBS (DocuWare-Account wird benötigt)


Damit OBS die hinterlegten Dokumente identifizieren kann ist eine Verschlagwortung in DocuWare nötig. Folgende Daten müssen bei einem Dokument hinterlegt sein:

  • Die OBS-Belegnummer (z.B. 100123)
  • Alternativ die Nummer des Originalbelegs bei Eingangsbelegen
  • Der OBS-DMS-Typ(z.B. RE bei Rechnung)


HINWEIS: Eine Zuordnung von DMS-Typ zu einem beliebigen Docuware-Typen kann per Skript definiert werden


Einrichtung in OBS

1. Das Modul muss durch den OBS-Support freigeschaltet werden (Neustart von OBS erforderlich)
2. Ein CloudConnect-Zugang vom Typ "DocuWare" muss angelegt werden

  • Hostname - URL zum Docuware-System die von allen Rechnern im Netz erreichbar ist (inkl. /docuware/platform)
  • Login (Benutzername) und Passwort
Docuware config.png


3. Die Konfiguration hinter dem angelegten Zugang (F8 Konfig.) muss eingerichtet werden

  • sollte die Liste leer sein mit [Einfg Upd.] aktualisieren
  • Docuware.Feld.Vorgangsnummer - Docuware-Feld dass die Vorgangsnummer enthält (z.B. "100103" bei Rechnung 100103)
  • Docuware.Feld.Vorgangstyp - Docuware-Feld dass den Vorgangstypen enthält (z.B. "RE" bei Rechnung 100103)
  • Docuware.Skriptname - Der Name eines Zuordnungs-Skripts (optional, siehe Skripting)
Docu config.png


4. Ein Scheduler-Job muss erstellt werden um die Synchronisation zu starten

Kommando: DocuWare_FillIndexTable

Hier im Beispiel: Abgleich 1x täglich um 4:00 Uhr

Docuware job.png



Nutzung in OBS

Das hinterlegte Dokument zu einem Vorgang kann über die Schnellstart-Leiste aufgerufen werden.

Docuware example.png


Felddefinition/Skripting

Eine dynamische Zuordnung von Docuware-Feldern und Dokumenten-Typen kann per Skript definiert werden. Dazu wird in der Skript-Bibliothek ein Skript angelegt (System -> Sonderprogramme -> SB Script-Bibliothek).

Beispiel:

procedure AddMatches(oFelder, oTypen: TStringList);
begin
    // Feldnamen in Docuware in denen die Vorgangs-Referenz steht
    oFelder.Add('RECHNR=EI');
    oFelder.Add('LIEFNR=EL');
    oFelder.Add('BESTNR=BE');

    // Zuordnung von Docuware-Dokumententypen zu OBS-DMS-Typen
    oTypen.Add('EINGANGSRG=EI');
    oTypen.Add('EINGANGSLS=EL');
    oTypen.Add('LIEFERSCHEINNR=LI');
end;

Erläuterung:
Es gibt in Docuware ein Feld "RECHNR" in dem die OBS-Einkaufs-Nummer gespeichert wird (EI).
Wenn im Feld für den Vorgangstypen der Text "Eingangsrechnung" gefunden wird wird in OBS unter Einkauf gesucht (EI).

Protokollierung und Fehlerfindung

Für detaillierte Informationen zu den synchronisierten Daten gibt es ein Protokoll (U2 DocuWare Log) dass über das Protokoll-Widget aufgerufen werden kann. Dort werden auch alle auftretenden Fehler mit angezeigt.
Eine Liste aller unbekannten Werte im Feld Dokumententyp wird im Cloud-Log unter der entsprechenden Nummer hinterlegt.