OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/Scannen von Dokumenten

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Scannen mit dem OBS-DMS Modul

Einscannen von Dokumenten im Stapelbetrieb

Vor dem Einscannen sollten Sie Ihren Dokumenten Stapel sortieren:

  • Zuerst alle einseitigen Dokumente,danach alle mehrseitigen Dokumente
  • Hinter der letzten Seite eins mehrseitigen Dokuments muss immer ein Seitentrenner folgen

Mehrseitige Dokumente werden von OBS-DMS automatisch gruppiert. Dies ist in der DMS-Liste an der blauen Schrift zu erkennen.

Ist ein Dokument gruppiert, so werden alle gruppierten Dokumente in der Zuordnung angezeigt. Nur ein DMS Dokument einer Gruppe muss mit dem Vorgang (Einkaufslieferschein, Lieferschein,....) verknüpft werden.
Eine Verknüpfung eines DMS-Dokument mit einem Vorgang wird durch das Schnellstart-Symbol in den Vorgängen angezeigt.

HINWEIS: Auch wenn Sie ein einzelnes mehrseitiges Dokument scannen sollten Sie am Ende einen Seitentrenner einfügen, damit OBS erkennen kann, dass es sich bei den zuvor gescannten Seiten um ein zusammenhängedes Dokument handelt

Seitentrenner erstellen

Damit das DMS unterscheiden kann, wann ein neues Dokument beginnt, und welche Dokumentenseiten zusammengehören, muss ein Seitentrenner ausgedruckt und beim Scannen zwischen die Dokumente gelegt werden. Auf den Seitentrenner müssen Sie den Text, den Sie in den DMS Stammdaten unter dem Punkt Dokutrenner eingegeben haben. Standardmäßig ist dies der Text:
1234 NEU NEU NEU NEU NEU 4321

Damit der Text des Seitentrenners erkannt wird, muss dieser immer sehr gerade eingescannt werden. Ist der Text zu schräg, kann dieser nicht erkannt werden und die Gruppierung des Dokumentes muss manuell vorgenommen werden. Aus diesem Grund ist es ab OBS-Version 001298 möglich einen QR-Code mit auf den Seitentrenner zu drucken. Dieser ist nicht so empfindlich bei schrägem Einscannen:

DMS Seitentrenner.png

Sie können hier den Standard Seitentrenner für das OBS-DMS Modul als PDF herunterladen:
DMS Seitentrenner PDF