Das Modul Simple Systems erzeugt aus einer Preisliste einen Artikelkatalog für die Beschaffungsplattform simple system. Die Katalogdaten werden dabei in einer eigenen Tabelle aufgebaut, können dort geprüft und nachbearbeitet werden und lassen sich anschließend als Excel-Datei ausgeben. Der Versand erfolgt per E-Mail; Bilder und Dokumente werden getrennt davon in einer ZIP-Datei bereitgestellt.

Da die Katalogdaten von der Preisliste getrennt gespeichert werden, bleiben Preisänderungen und Katalogpflege unabhängig voneinander: Preise lassen sich aktualisieren, ohne die übrigen Katalogangaben zu verlieren.

HINWEIS: Erfordert das Modul "Simple Systems".

Aufruf

Die Datenverwaltung erreichen Sie aus der Preislistenverwaltung über F10 Weitere → R Simple Systems. Angezeigt wird die Liste Enthaltene Artikel in SS-Preisliste mit den Katalogdaten der jeweiligen Preisliste.

Definition

Vor der ersten Erzeugung muss zu der Preisliste eine Definition hinterlegt werden. Ohne sie bricht das Füllen ab und vermerkt im Preislisten-Protokoll den Hinweis Keine Simple System Definition vorhanden.

Von Email Adr.: Absenderadresse der Versandmail.
Nach Email Adr.: Empfängeradresse der Versandmail. Wohin die Daten gehen, entscheiden Sie – je nach Vereinbarung direkt an die Plattform oder an eine interne Adresse zur Weiterverarbeitung.
Serien Mail: Auswahl der Serienmail-Vorlage, aus der Betreff, Text und eventuelle Anhänge übernommen werden.
PDF Dok. Typ: Dokumenttyp, aus dem das zum Artikel hinterlegte PDF gezogen wird. Bleibt das Feld leer, werden keine PDFs übernommen.
Bild Typ: Bildtyp, aus dem das zum Artikel hinterlegte Bild gezogen wird. Bleibt das Feld leer, werden keine Bilder übernommen.
Externe Daten: Zielordner für die erzeugten Dateien. Ist das Feld leer, werden sie im Unterordner TEMP des Programmverzeichnisses abgelegt.

Artikeldaten

Die Liste zeigt je Artikel den aufbereiteten Katalogsatz. Zum Abgleich stehen die Preisfelder der zugrunde liegenden Preisliste daneben:

Artikelnummer – Artikelnummer aus der Preisliste
SS-Bezeichnung – Kurzbezeichnung, wie sie im Katalog erscheint
SS-Preis – Preis im Katalog
SS-Menge – zugehörige Preismenge
PL EK-Kalk – EK-Kalkulation aus der Preisliste
PL VK-Netto – VK-Netto aus der Preisliste

Mit ↩ Enter öffnen Sie einen einzelnen Satz. Die Eingabemaske ist in die Reiter 1 Standard (Kennzeichen, Mengen, Preise und Staffeln, Steuersatz, Lieferstatus) und 2 Langtext (Beschreibungstext, Suchbegriffe, Bild- und PDF-Verweis, Katalogstruktur) unterteilt. So lassen sich einzelne Artikel gezielt korrigieren, ohne den gesamten Katalog neu aufzubauen.

Herkunft der Felder

Beim Füllen werden die Katalogfelder aus Artikelstamm, Einkauf und Preisliste zusammengesetzt:

Katalogfeld	Herkunft
SUPPLIER_AID	Artikelnummer
DESCRIPTION_SHORT	Bezeichnung 1 und 2, Herstellername und Herstellernummer, aneinandergesetzt
DESCRIPTION_LONG	Langtext des Artikels. Formatierter Text wird dabei in reinen Text umgewandelt.
MANUFACTURER_AID / MANUFACTURER_NAME	Herstellernummer und Herstellername des Artikels
ERP_GROUP_BUYER / REFERENCE_FEATURE_GROUP_ID	eCl@ss-Schlüssel des Artikels
KEYWORD	Suchtext des Artikels, ebenfalls in reinen Text umgewandelt
ORDER_UNIT	Einheit des Artikels
PRICE_QUANTITY / PRICE_AMOUNT	Staffelmenge und VK-1 aus der Preisliste
LOWER_BOUND … LOWER_BOUND4	Weitere Staffeln der Preisliste, siehe unten
TAX	Steuersatz aus dem Steuerschlüssel des Artikels
MIME_SOURCE / MIME_SOURCE_PDF	Dateiname des Bildes bzw. PDFs, sofern unter dem eingestellten Typ hinterlegt und die Datei vorhanden ist
ARTICLE_STATUS	JA, wenn der Artikel lieferbar ist, sonst NEIN (aus dem Kennzeichen nicht lieferbar des Einkaufsatzes)
CATALOG_GROUP_ID	Warengruppe und Warenuntergruppe des Artikels

Staffelpreise

Enthält die Preisliste zu einem Artikel mehrere Staffeln, so bildet die erste Staffel den Grundpreis (PRICE_QUANTITY und PRICE_AMOUNT). Bis zu vier weitere Staffeln werden in die Felder LOWER_BOUND/PRICE_AMOUNT_LB sowie PRICE_AMOUNT2/LOWER_BOUND2 bis PRICE_AMOUNT4/LOWER_BOUND4 übernommen.

HINWEIS: Mehr als fünf Staffeln je Artikel kann der Katalog nicht abbilden – weitere Staffeln der Preisliste bleiben unberücksichtigt.

Erzeugte Dateien

Beim Versand entstehen im Zielordner zwei Dateien mit dem Namensschema SimpleSystem_<Preislistennummer>:

SimpleSystem_<Nr>.XLS

Die Katalogdatei mit zwei Tabellenblättern:

Artikel – ein Satz je Artikel mit den oben beschriebenen Feldern
Struktur – die Katalogstruktur aus Warengruppen und Warenuntergruppen. Ausgegeben werden nur die Gruppen, die von Artikeln des Katalogs auch verwendet werden. Warengruppen stehen dabei auf oberster Ebene, Warenuntergruppen darunter.

SimpleSystem_<Nr>.ZIP: Alle Bilder und PDFs, die in den Feldern MIME_SOURCE und MIME_SOURCE_PDF genannt werden.

ACHTUNG: Nur die XLS-Datei wird per E-Mail versendet und danach gelöscht. Die ZIP-Datei verbleibt im Zielordner und muss separat übermittelt werden.

Ablauf und Automatik

Der übliche Ablauf besteht aus drei Schritten, die sich einzeln oder als automatischer Vorgang ausführen lassen:

Automatik-Kommando	Beschreibung
Simple Systems Preisliste füllen	Baut die Katalogdaten der Preisliste vollständig neu auf.
Simple Systems Preise ersetzen	Aktualisiert ausschließlich Preise und Staffeln der vorhandenen Katalogsätze.
Simple Systems MAIL erstellen	Erzeugt XLS und ZIP und versendet die XLS über die hinterlegte Serienmail.

ACHTUNG: Preisliste füllen entfernt zuvor alle vorhandenen Katalogsätze der Preisliste. Von Hand vorgenommene Korrekturen an einzelnen Artikeln gehen dabei verloren. Für reine Preisaktualisierungen verwenden Sie deshalb Preise ersetzen.

HINWEIS: Automatiken werden nur für aktive Preislisten ausgeführt.

Alle drei Schritte schreiben Beginn und Ende in das Preislisten-Protokoll, das Sie in der Preislistenverwaltung unter F10 Weitere → P Protokoll Preislisten einsehen können.