OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/DMS Stammdaten

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DMS Stammdaten

Auf dieser Maske können Sie die Grundeinstellung für das DMS vornehmen.

1 Stamm

OBS Pfad 1..5

Die hier angegebenen Pfade werden durch den DMS Dienst regelmäßig auf neue Dateien überprüft.

Anlage Level 0-9

Der Level bestimmt die Sichtbarkeit der Dokumente. Hier wird der OBS-Benutzerlevel eingetragen, der nötig ist um die jeweiligen Dokumente in der Liste sehen zu können.

nach dem Import löschen

Wird hier das Häkchen gesetzt, werden die Dateien im jeweiligen Verzeichnis nach dem Import gelöscht.

Sachbearb.

Dieser Sachbearbeiter wird bei den Dokumenten aus dem jeweiligen Verzeichnis hinterlegt.

Dok.Art

Hier kann die Art des Dokumentes ausgewählt werden. Diese kann später als Filter für die Anzeige von DMS Dokumenten benutzt werden.

Archiv Pfad 1

In diesem Verzeichnis werden die flexiblen Archive gespeichert. Diese enthalten verschlüsselt alle importieren Dokumente. Der Inhalt dieses Verzeichnis muss zur Datensicherung hinzugefügt werden

DMS Stammdaten 1.PNG

2 Eigenbelege

Eigenbelege ist für die Erkennung von selbst gedruckten Vorgängen (z.B. Reparaturaufträgen und Lieferscheinen). Das Feld Erkennung dient ähnlich wie bei den DMS Definitionen dazu, dass die Dokumente als eigene Dokumente erkannt werden. Die weiteren Vorgangsfelder sind ebenfalls wie bei den DMS Definitionen dazu da, über eine Referenz automatisch eine Verknüpfung zu den jeweiligen Vorgängen in OBS zu ermöglichen.

DMS Stammdaten 2.PNG

3 Schalter

Sprache(deu,eng)

Die Sprache ist wichtig für die OCR. Hier kann entweder der Wert deu für Deutsch oder eng für Englisch wählen.

Polling in Sec.

Gibt in Sekunden an, wie oft der DMS Dienst die Verzeichnisse auf neue Dateien überprüfen soll.

Dokutrenner

Wenn ein Dokument mit diesem Text zwischen verschiedene Dokumente beim Scannen gelegt wird, erkennt dies der DMS Dienst und beginnt dann jeweils ein neues Dokument.

Mindestlänge Nummer Verknüpfung

Ziffer 0-9 gibt die Mindestlänge der Nummer des OBS Vorganges/OBS Objektes an, mit dem dieses Dokument verknüpft wird. Es wird mit führenden Nullen bis zur Mindestlänge aufgefüllt.

Automatische Zuordnung aktiv

Ist dieser Punkt aktiviert, versucht OBS-DMS zu den Dokumenten entsprechende Zuordnungen in den Vorgängen zu finden. Im Normalfall sollte die automatische Zuordnung immer aktiviert sein.

Eine automatische DMS-Zuordnung erfolgt:

  1. Im Vorgang eine Auftrags Nr. des Kunden/Lieferanten (a_aufnrku) eingetragen ist und diese sich im DMS Text befindet.
  2. Im DMS-Text sich die Kunden Nr. beim Lieferanten (ps_kdnr) aus dem Personenstamm befindet.

Wenn beide Fälle zutreffen wird das DMS-Dokument verknüpft und eine entsprechende Refenz eingetragen.

Vorgänge, die nach der Auftrags Nr. des Kunden/Lieferanten durchsucht werden:
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Einkaufslieferschein und Einkauf.
Die Nummer muss mindestens 6 Stellen lang sein, damit Sie verwendet wird.

Toleranz Tage

Dieser Wert gibt an, wie weit zurück in die Vergangenheit OBS-DMS nach Verknüpfungen sucht. Dies dient der Geschwindigkeit, da so nicht immer alle Vorgänge im System durchsucht werden müssen.
Standardmäßig ist hier 100 Tage eingetragen, so dass nur in Vorgängen gesucht wird, die nicht älter als 100 Tage sind.

Bei DMS Fehlern Admin Aufgabe anlegen

Ist dieser Punkt aktiviert, werden wichtige Meldungen von OBS-DMS als ADMIN-Aufgabe angelegt.

Dokumente ohne OCR Text zulassen

Bei Aktivierung werden auch Dokumente ohne durch die OCR erkannten Text zugelassen. Dies ist z.B. bei gescannten Bildern wichtig. Ist der Punkt nicht aktiviert werden diese Dokumente in der DMS Liste nicht angezeigt.

Vorschaubilder anlegen

Wird dieser Punkt ausgewählt so werden Vorschaubilder zu den DMS-Dokumenten in der Datenbank abgelegt. Dieses führt dazu, dass eine Vorschau zu den DMS-Dokumenten schneller angezeigt werden kann. Allerdings wird hierdurch auch mehr Speicherplatz für die Datenbank benötigt.

Automatische Sicherung

Wenn die automatische Sicherung aktiviert ist, werden Kopien der gescannten Dokumente im OBS-Ordner im Verzeichnis ..\OBS\DATA\DMS\SICHER\ als ZIP-Datei abgelegt.

Dateinamen Zuordnung

Hierdurch wird der Name der gescannten Dateien verwendet, um eine Zuordnung durchzuführen. Lautet der Dateiname z.B. RE123456_$$$PAGE..

Typ DMS-Typ
EINKLIEF DMS_TYP_EINKAUFSLIEFERSCHEIN
RAUFSTA DMS_TYP_REPARATURAUFTRAG
EINKAUF DMS_TYP_EINKAUF
ANGEBOT DMS_TYP_ANGEBOT
AUFTRAG DMS_TYP_AUFTRAG
LIEFSTA DMS_TYP_LIEFERSCHEIN
RECHSTA DMS_TYP_RECHNUNG
ANFRAGE DMS_TYP_ANFRAGE
ANZAHLUNG DMS_TYP_ANZAHLUNG
BESTELLUNG DMS_TYP_BESTELLUNG
PERSTA DMS_TYP_PERSONEN
ARTIKEL DMS_TYP_ARTIKEL
LEISTUNG DMS_TYP_LEISTUNG
FIBU DMS_TYP_FIBU
GERÄTE DMS_TYP_GERAETE
VERTRAG DMS_TYP_VERTRAG
VERTRAGPOS DMS_TYP_VERTRAGSPOSITIONEN
MITARBEITER DMS_TYP_MITARBEITER
SACHBEARB DMS_TYP_SACHBEARBEITER
VERTRETER DMS_TYP_VERTRETER
LAGERAUFTRAG DMS_TYP_LAGERAUFTRAG
PRODUKTIONSAUFT DMS_TYP_PRODUKTIONSAUFTRAG
EMAIL DMS_TYP_EMAIL
PROJEKTE DMS_TYP_PROJEKTE
TODO DMS_TYP_TODO
RMA DMS_TYP_RMA
ALLGEMEIN DMS_TYP_ALLGEMEIN
SERVICEPERS DMS_TYP_SERVICEPERSONEN
INFORVORLAGEN DMS_TYP_INFORMATIONSVORLAGEN
LADELISTE DMS_TYP_LADELISTE
SMS DMS_TYP_SMS
DOCART DMS_TYP_DOCART
FAX DMS_TYP_FAX
PREISLISTEN DMS_TYP_PREISLISTEN
ARTIKEL DMS_TYP_PL_ARTIKEL
MATERIAL DMS_TYP_MATERIAL
RAHMENVERTRAG DMS_TYP_RAHMENVERTRAG
TRANSPORTLISTE DMS_TYP_TRANSPORTLISTE
FIBUKONTEN DMS_TYP_FIBUKONTEN
KASSE DMS_TYP_KASSE
RETOURE DMS_TYP_RETOURE
TEXTBAU DMS_TYP_TEXTBAU
MWST DMS_TYP_MWST
ZAHLUNGSBEDING DMS_TYP_ZAHLUNGSBEDINGUNG
VERSAND DMS_TYP_VERSAND
MENGENEINH DMS_TYP_MENGENEINHEITEN
PASSWORT DMS_TYP_PASSWORT
WARENGRUPPE DMS_TYP_WARENGRUPPE
ERLÖSKON DMS_TYP_ERLOESKONTO
PREISLISTENHISTO DMS_TYP_PREISLISTENHISTO
SQLEXPORT DMS_TYP_SQLEXPORTER
KASSLIEF DMS_TYP_KASSENLIEFSCHEIN
SPEEDGRID DMS_TYP_OBS_SPREEDGRID
UC_POS DMS_TYP_UC_POSITIONEN
POSSCHNELL DMS_TYP_POSSCHNELL
POSERFASSUNG DMS_TYP_POSITIONSERFASSUNG
POSLANGTEXT DMS_TYP_POSLANGTEXT
ARTIKELAMAZON DMS_TYP_ARTIKELAMAZON
ANLAGENSUBKONTEN DMS_TYP_ANLAGENSUBKONTEN
ANLAGENKONTEN DMS_TYP_ANLAGENKONTEN
BACKKUP CHECK DMS_TYP_BACKUP_CHECK
DIRMONITOR DMS_TYP_DIRMONITOR
SUPPORT TICKET DMS_TYP_SUPPORTTICKET
DISPO BESTAND DMS_TYP_DISPOBESTAND
BRIEF DMS_TYP_BRIEF
DMS DMS_TYP_DMS
DIAGRAMME DMS_TYP_DIAGRAMME
REPORTWORKSHOP DMS_TYP_REPORTWORKSHOP
ADMINERROR DMS_TYP_ADMINERROR
VVERBANDSABRECH DMS_TYP_VERBANDSABRECHNUNG
AUSPRÄGUNG DMS_TYP_AUSPRAEGUNG
MESSEN DMS_TYP_MESSEN
DOKUMENTE DMS_TYP_DOKUMENTE
LAGERVERWALTUNG DMS_TYP_LAGERVERWALTUNG
MESSETERMIN DMS_TYP_MESSETERMIN
PERSONENINFO DMS_TYP_PERSONENINFO
INVENTUR DMS_TYP_INVENTUR
GENDOC DMS_TYP_GENDOC
MACRO LIBRARY DMS_TYP_MACRO_LIBRARY
DFM LIBRARY DMS_TYP_DFM_LIBRARY
SCRIPT LIBRARY DMS_TYP_SCRIPT_LIBRARY
LIBRARY DMS_TYP_SQL_LIBRARY
LAGERKONTEN DMS_TYP_LAGERKONTEN
ANGEBOTSMATERINFO DMS_TYP_ANGEBOTSMATERIALINFO
VARIANTDATA DMS_TYP_VARIANTDATA
MESS LIB DMS_TYP_MESS_LIB
ST GERÄTE DMS_TYP_ST_GERAETE
LKW DMS_TYP_LKW
STUNDEN DMS_TYP_STUNDEN
ANSPRECHPARTNER DMS_TYP_ANSPRECHPARTNER
BILDER DMS_TYP_BILDER
PIZZA DMS_TYP_PIZZA
RECORDER LIB DMS_TYP_RECORDER_LIBRARY
BBENUTZER DMS_TYP_BENUTZER
MITARB STATISTIK DMS_TYP_MITARBEITERSTATISTIK
STUNDEN STATISTIK DMS_TYP_STUNDENSTATISTIK
VERTRAGS INVENTUR DMS_TYP_VERTRAGSINVENTUR
APP LIBRARY DMS_TYP_APP_LIBRARY
SCHEDULER DMS_TYP_SCHEDULER
TERMINVORSCHLAG DMS_TYP_TECH_TERMINVORSCHLAG
TERMIN DMS_TYP_TECH_TERMIN
OFFENE POSTEN DMS_TYP_OFFENEPOSTEN
ARTIKEL FEHLER DMS_TYP_ARTIKEL_FEHLER
BESTELLUNGSZUSATZ DMS_TYP_BESTELLUNGZUSATZ
CASHBACK DMS_TYP_CASHBACK
MITARBEITERTAGE DMS_TYP_MITARBEITERTAGE
DSGVO DMS_TYP_DSGVO
KONFLIKT DMS_TYP_KONFLIKT
KASSTAGABSCHLUSS DMS_TYP_KASSENTAGESABSCHLUSS
QRZEIT DMS_TYP_QRZEIT
LOGINZEITEN DMS_TYP_LOGINZEITEN
REMOTESERVICE DMS_TYP_REMOTESERVICE
VSK INFO DMS_TYP_VSKINFO
KUNDENDATEN DMS_TYP_KUNDENDATEN
WIEGESCHEIN DMS_TYP_WIEGESCHEIN
VERSICHERUNG DMS_TYP_VERSICHERUNG
CLICK KALKUALTION DMS_TYP_CLICKKALKULATION
MEHRLAGUMBUCH DMS_TYP_MEHRLAGERUMBUCHUNG
KUNDENDATENPOS DMS_TYP_KUNDENDATENPOSITIONEN
URL DMS_TYP_URL
CLICKKALK GERÄT DMS_TYP_CLICKKALKULATION_GERAET
MEETING DMS_TYP_MEETING
OFML DMS_TYP_OFML
ZUGFERD DMS_TYP_ZUGFERD
TOURENPLANUNG DMS_TYP_TOURENPLANUNG
DOKU MANAGER DMS_TYP_DOKU_MANAGER
SAMMELPOS DMS_TYP_SAMMELPOSITIONEN
SHOPWGR DMS_TYP_SHOPWGR

Dokumente mit QR-Code Seite automatisch ausrichten

Wenn dies aktiviert wird, versucht OBS-DMS alle Seiten, die einen QR-Code enthalten automatisch neu auszurichten und so zu drehen, dass Sie im DMS richtig herum angezeigt werden.

Dokumente anhand des QR-Code Gruppieren

Hierdurch werden alle Seiten, die den selben QR-Code enthalten, automatisch gruppiert.

Nur OBS QR-Codes zulassen

Wird diese Option aktiviert werden nur noch QR-Codes erkannt, die mit OBS beginnen, also z.B. OBSRAR12345 für einen Reparaturauftrag.
Dies ist von Vorteil wenn auf Dokumenten mehrere Barcodes und QR-Codes enthalten sind, da so nur der OBS QR-Code verwendet wird. Es kann jedoch auch dazu führen, dass die Erkennung etwas länger dauert.

Kein MD5 Datei Check

Standardmäßig werden DMS Dokumente per Hash Prüfsumme (MD5) abgeglichen. So kann festgestellt werden, ob genau das selbe Dokument schon im System vorhanden ist. Sollte ein Dokument schon vorhanden sein, wird dieses ins Error-Verzeichnis (..OBS\DATA\DMS\ERROR\) kopiert und ein entsprechender Eintrag im Protokoll angelegt.
Mit Kein MD5 Datei Check kann diese Überprüfung deaktiviert werden.

4 Schalter

Erweiterung DMS und Dokuware

Auf dem 4. Reiter kann man den Pfad eines externen DMS-Systems angeben.
Somit werden alle Dokumente nicht nur im OBS-DMS gespeichert sondern auch in dem externen DMS-System.

DMS Extern.png