Geräte und Zählerstände

Für die Druckabrechnung eines Vertrages werden dem Vertrag Geräte zugeordnet und für diese Geräte Zählerstände erfasst. Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie die Geräte eines Vertrages verwalten und wie Sie Zählerstände eintragen und bearbeiten. Wie Zählerstände über die Zählerstandsabfrage beim Kunden erfragt werden, erfahren Sie unter Wie funktioniert die Zählerstandsabfrage?. Die Erfassung und Übernahme der abgefragten Zählerstände ist unter Zählerstandserfassung beschrieben.

Geräte für Vertrag

Über F10 → B - Geräte für Vertrag in der Vertragsliste bzw. F10 Geräte in der Eingabemaske werden alle Geräte angezeigt, die dem aktuellen Vertrag zugeordnet sind.

Es öffnet sich die Geräteverwaltung mit dem Titel Geräte für Vertrag-Nr, gefiltert auf die Geräte dieses Vertrages. Es werden Geräte aller Gerätearten angezeigt. Spalten, Sortierungen, weitere Funktionen und Drucke sind auf der Seite der Geräteverwaltung beschrieben. Hier finden Sie nur die Besonderheiten im Vertrag.

Besonderheiten im Vertrag

In der Geräteliste zum Vertrag verhalten sich folgende Tasten anders als in der Geräteverwaltung:

Taste	Beschreibung
Einfg	Legt kein neues Gerät an, sondern öffnet die Auswahl der Geräte, die dem Vertrag hinzugefügt werden können (siehe unten).
Entf	Entfernt das Gerät nach einer Rückfrage aus dem Vertrag. Das Gerät selbst bleibt in der Geräteverwaltung erhalten. Geräte, für die ein Folgegerät angelegt wurde, können nicht entfernt werden.
F2 Filter	Steht in der Geräteliste zum Vertrag nicht zur Verfügung.
F10 → E - Kopien für Gerät	Zeigt die Gegenüberstellung von gelieferten und laut Zählerständen verbrauchten Kopien für das aktuelle Gerät (wie J - Kopien für Vertrag, jedoch nur für ein Gerät). Dieser Punkt steht nur in der Geräteliste zum Vertrag zur Verfügung.

Geräte, für die ein Folgegerät angelegt wurde, werden rot dargestellt. In der Informationszeile erscheint dann der Hinweis Dieses Gerät gehört nicht mehr zu diesem Vertrag. Solche Geräte werden bei der Zählerstandsabfrage nicht mehr berücksichtigt. Einen Zählerstand können Sie für diese Geräte weiterhin in der Zählerstandsliste des Gerätes eintragen.

Für Geräte, die einem Vertrag zugeordnet sind, zeigt der Informationsblock unter der Liste zusätzlich Anzahl berechnete Kopien (S/F) (Summe der Verbräuche aus den Zählerständen des Gerätes, jeweils Schwarz/Farbe), Anzahl gelieferte Kopien (S/F) (Seitenleistung des gelieferten Verbrauchsmaterials) und den Vertragsstatus an.

Geräte hinzufügen

Mit Einfg in der Geräteliste zum Vertrag öffnet sich das Fenster Geräte für Vertrag. Es zeigt die Geräte, die dem Vertrag hinzugefügt werden können. Angezeigt werden die Geräte des Vertragskunden, die

noch keinem Vertrag zugeordnet sind,
kein Folgegerät haben,
nicht den Gerätestatus 21 oder 22 haben und
zur Geräteart des Vertrages passen (sofern im Vertrag eine Geräteart eingetragen ist).

Nach F8 Alle werden die Geräte aller Kunden unabhängig von der Geräteart angezeigt.

Taste	Beschreibung
F5 Mark	Markiert das Gerät. Übernommen werden nur markierte Geräte.
F2	Übernimmt die markierten Geräte in den Vertrag.
F4	Sortierung nach Nummer, Bezeichnung, Seriennummer oder Kundenname.
F7 Filter	Filter nach Geräteart.
F8 Alle / Persbez	Wechselt zwischen den Geräten aller Kunden und den Geräten des Vertragskunden.

Ist das gewünschte Gerät noch nicht vorhanden, muss es zunächst in der Geräteverwaltung angelegt werden (siehe Anlegen eines neuen Gerätes).

Seiten-EK

Für Geräte eines Vertrages können unter F10 → S1 - Geräte-Vertrags EK Seitendefinition Seiten-EK-Preise hinterlegt werden. Wie diese in der Druckabrechnung verwendet werden, ist unter Seiten-EK pro Gerät beschrieben.

Zählerstände

Zählerstände können über die Zählerstandsabfrage oder manuell erfasst werden.

Die Zählerstände eines Gerätes erreichen Sie in der Geräteliste zum Vertrag über F10 → A - Zählerstände oder über den Eintrag Zählerstände Vert. in der Befehlsliste rechts. Derselbe Aufruf steht auch in der Geräteverwaltung zur Verfügung.

HINWEIS: Zählerstände, die bei Aufträgen, Lieferscheinen oder Reparaturaufträgen erfasst werden, werden getrennt von den Zählerständen des Vertrages verwaltet. Sie sind unter Manuelle Zählerstände beschrieben.

Status der Zählerstände

Status	Beschreibung
01	Erfasster Zählerstand, der noch nicht abgerechnet wurde. Nur Zählerstände mit diesem Status werden bei der Druckabrechnung berücksichtigt.
11	Die Druckabrechnung wurde erzeugt, die Rechnung ist aber noch nicht verbucht.
21	Der Zählerstand ist abgeschlossen, d.h. die Druckabrechnung wurde verbucht oder es waren keine Kopien abzurechnen.

Wird eine Druckabrechnungsrechnung gelöscht, erhält der Zählerstand wieder den Status 01.

Zählerstandsliste

Die Zählerstandsliste zeigt alle Zählerstände des ausgewählten Gerätes. Sie öffnen sie in der Geräteliste zum Vertrag oder in der Geräteverwaltung über F10 → A - Zählerstände bzw. über den Eintrag Zählerstände Vert. in der Befehlsliste rechts.

Spalte	Beschreibung
Datum	Datum des Zählerstandes
ST	Status
Zähler SW alt / Zähler SW neu	Alter und neuer Zählerstand Schwarz
Verbrauch SW, Scan, Farbe, Frei-1, Frei-2, Frei-3	Verbrauch der einzelnen Zähler

Unter der Liste werden die alten und neuen Zählerstände für Scan, Farbe, Frei-1, Frei-2 und Frei-3 angezeigt.

Taste	Beschreibung
Einfg	Legt einen neuen Zählerstand an (siehe unten). Dafür muss beim Vertrag ein Abrechnungsbeginn hinterlegt sein. Gibt es für das Gerät noch unverbuchte Zählerstände, erscheint vorher eine Warnung.
↩ Enter	Öffnet den ausgewählten Zählerstand.
Entf	Löscht den Zählerstand. Nur Zählerstände mit Status 01 können gelöscht werden.
F3	Druck der Zählerstände.
F4	Sortierung A Standard oder B Von/Bis Zeitraum. Bei B Von/Bis Zeitraum werden zusätzlich die Spalten Abrech Von und Abrech Bis angezeigt.
F7 Korrekt	Legt nach einer Rückfrage einen Korrekturzählerstand an, z.B. nach einer Fehleingabe. Bei einem Korrekturzählerstand darf der neue Zählerstand kleiner als der alte sein, der Verbrauch wird dann mit 0 eingetragen. Ein Korrekturzählerstand erhält direkt den Status 21 und wird nicht abgerechnet. Sein neuer Zählerstand wird beim nächsten Zählerstand als Zählerstand alt übernommen.

Zählerstand eintragen / bearbeiten

In diesem Fenster können Sie Zählerstände eines Gerätes manuell eintragen bzw. bearbeiten. Es öffnet sich in der Zählerstandsliste mit Einfg (neuer Zählerstand), ↩ Enter (vorhandener Zählerstand) oder F7 Korrekt (Korrekturzählerstand). Die manuelle Erfassung ist normalerweise nur notwendig, wenn die Zählerstände nicht aus der Zählerstandsabfrage übernommen werden.

Feld	Beschreibung
Datum	Datum des Zählerstandes. Vorbelegt ist das aktuelle Datum.
Status	01, 11 oder 21 (siehe Status der Zählerstände). Neue Zählerstände erhalten den Status 01. Korrekturzählerstände und Zählerstände bei Verträgen mit der Druckabrechnung Kopien Konto erhalten direkt den Status 21. Der Status kann manuell geändert werden, zulässig sind nur 01, 11 und 21.
Gültig von / Gültig bis	Abrechnungszeitraum des Zählerstandes. Er wird von OBS aus dem Abrechnungsbeginn bzw. dem letzten Zählerstand und dem Druckabrechnungszeitraum des Vertrages vorbelegt (siehe unten).
Zählerstand alt	Wird beim Anlegen automatisch mit dem neuen Zählerstand des letzten verbuchten Zählerstandes (Status 21) gefüllt. Gibt es für das Gerät noch keinen verbuchten Zählerstand, kann der Wert beim Anlegen eingegeben werden. Der Zähler Schwarz ist dann mit dem Zählerstand Akt aus dem Gerät vorbelegt, sonst mit dem Anfangszählerstand.
Zählerstand neu	Der neu abgelesene Zählerstand.
Freikopien	Zusätzliche Freikopien, z.B. Testkopien, die bei der Installation des Gerätes verbraucht wurden. Diese Kopien werden vom Verbrauch abgezogen.
Verbrauch Kopie	Wird automatisch berechnet: Zählerstand neu minus Zählerstand alt minus Freikopien. Ein negativer Wert wird als 0 eingetragen.
Freikopien Vertrag	Die Freikopien aus der Druckabrechnung des Vertrages (Anzahl bis), bezogen auf den Gültigkeitszeitraum. Ist der Wert gefüllt, ersetzt er in der Druckabrechnung dieses Zeitraumes die Anzahl bis aus dem Vertrag. Maßgeblich ist dabei der Wert beim ersten Gerät des Vertrages (siehe unten). Vorbelegt wird er nur für Zähler, bei denen im Vertrag kein Preis bis eingetragen ist.

Die Felder gibt es jeweils für die Zähler Schwarz, Scan, Farbe, Frei-1, Frei-2 und Frei-3. Bei einem Schwarz-Weiß-Gerät tragen Sie z.B. nur den Zähler Schwarz ein, bei einem Farbgerät zusätzlich den Zähler Farbe.

Ihre Änderungen speichern Sie mit F2. Dabei gilt:

Zählerstand neu abzüglich der Freikopien darf nicht kleiner als Zählerstand alt sein (Ausnahme: Korrekturzählerstand, siehe Zählerstandsliste).
Gültig von und Gültig bis müssen gefüllt sein, sofern die Felder änderbar sind.
Wird der erste Zählerstand eines Gerätes gespeichert und weicht der Zählerstand alt (Schwarz) vom Anfangszählerstand im Gerät ab, fragt OBS, ob der Anfangszählerstand im Gerät angepasst werden soll. Für Auswertungen ist es wichtig, dass im Gerät der richtige Anfangszählerstand hinterlegt ist.

Bei Zählerständen mit Status 11 oder 21 können Zählerstand neu, Freikopien, Freikopien Vertrag und der Gültigkeitszeitraum nicht mehr geändert werden.

Gültigkeitszeitraum und Freikopien

Der Gültigkeitszeitraum wird für alle Geräte eines Vertrages einheitlich über das erste Gerät des Vertrages bestimmt (das Gerät mit der niedrigsten Gerätenummer, wobei Geräte ohne Folgegerät Vorrang haben).

Beim ersten Gerät beginnt der Zeitraum am Tag nach dem Ende des letzten Zählerstandes, bei einem Gerät ohne Zählerstände am Abrechnungsbeginn des Vertrages. Die Länge entspricht dem Druckabrechnungszeitraum des Vertrages (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich).
Alle weiteren Geräte übernehmen den Zeitraum des letzten Zählerstandes des ersten Gerätes, solange dieser noch nicht verbucht ist. Ist er bereits verbucht (Status 21), beginnt ihr Zeitraum am Tag nach seinem Ende.

Gültig von, Gültig bis und die Freikopien Vertrag können deshalb nur beim ersten Gerät des Vertrages und nur bei einem Zählerstand mit Status 01 geändert werden. Ist das Kündigungsdatum des Vertrages bereits erreicht, ist der Gültigkeitszeitraum ebenfalls gesperrt.

Wird der Gültigkeitszeitraum geändert, berechnet OBS die Freikopien Vertrag entsprechend dem neuen Zeitraum neu und weist mit einer Meldung darauf hin. Ist der Programmparameter 794 aktiviert, wird dabei immer mit ganzen Monaten gerechnet, sonst tagesgenau.

Endet der Vertrag laut gekündigt zum innerhalb des Abrechnungszeitraumes, wird Gültig bis auf das Kündigungsdatum gesetzt und die Freikopien werden anteilig gekürzt.

Zählerstandserfassung

In der Zählerstandserfassung werden die Zählerstände erfasst, die über die Zählerstandsabfrage (per E-Mail, Fax, manuell oder über das Fleet Management) beim Kunden erfragt wurden. Sie erreichen die Liste in der Vertragsliste über F10 → E - Zählerstandsabfrage → 4. Archiv / Zählerstandserfassung. Wie die Zählerstandsabfrage insgesamt abläuft, erfahren Sie unter Wie funktioniert die Zählerstandsabfrage?.

Standardmäßig werden nur Einträge angezeigt, die noch nicht übernommen wurden. Mit dem Häkchen Verbuchte Verträge anzeigen werden stattdessen die bereits übernommenen Einträge angezeigt. Einträge mit einer Bemerkung aus dem Fleet Management (z.B. Zähler prüfen (Alt > Neu)!) werden rot dargestellt. Unter der Liste werden Kunde, Vertragsbezeichnung, Verbrauch und Abrechnungszeitraum des aktuellen Eintrags angezeigt.

Spalte	Beschreibung
Doku-Nr.	Nummer des Dokuments. Werden z.B. mehrere Abfragen an einen Kunden versendet, haben diese die gleiche Doku-Nr. Mit Hilfe dieser Nummer können Sie die Zählerstände eines Kunden schneller erfassen.
Lfd-Nr.	Nummer des Laufs. So sehen Sie, welche Abfragen gemeinsam erstellt wurden.
Per	Art der Abfrage: Mail, Fax, Manuell oder FMS (Fleet Management)
Vert.-Nr.	Vertragsnummer
Kd-Nr. / Kd-Name	Kunde des Vertrages
Ger.Nr. / Ser-Nr	Gerätenummer und Seriennummer
Bezeichnung / Standort	Bezeichnung und Standort des Gerätes
Typ	Zähler: SW, SCAN, FARBE, FREI1, FREI2 oder FREI3
Zähler Alt	Alter Zählerstand
Anlage-Datum	Datum, an dem die Abfrage angelegt wurde
Zähler Neu	Erfasster neuer Zählerstand
Erf.-Datum	Datum, an dem der neue Zählerstand erfasst wurde
FMS-Datum	Datum des Zählerstandes aus dem Fleet Management

Taste	Beschreibung
↩ Enter	Öffnet den Eintrag zur Erfassung des neuen Zählerstandes (siehe unten).
Entf	Löscht nach Auswahl alle noch nicht übernommenen Einträge der aktuellen Lfd-Nr. für das Gerät, für den Vertrag oder für die gesamte Lfd-Nr. Aus dem Fleet Management übernommene Zählerstände werden dabei wieder freigegeben.
F3	Drucke: A Vertragszählerliste, B Zählerstand per Brief, C Liste Zählerstandserfassung
F4	Sortierung nach Doku-Nr., Lfd-Nr., Vertrag, Gerät, Kundennummer, Seriennummer oder Liste Zählerstandserfassung
F5	Markiert nach einer Rückfrage in der Vertragsliste alle Verträge, für die in der aktuellen Lfd-Nr. Zählerstände erfasst wurden. Bestehende Markierungen der Vertragsliste werden aufgehoben. So kann nach der Übernahme direkt mit C - Druckabrechnungen generieren weitergearbeitet werden.
F6 FM-Daten	Zeigt die Zählerstände aus dem Fleet Management für das aktuelle Gerät an.
F7 Import	Übernimmt Zählerstände aus dem Fleet Management in die offenen Einträge (siehe unten).
F8 Übern.	Überträgt die neuen Zählerstände in die Vertragsgeräte (siehe unten).
F10 → Z Einstellungen	Öffnet die Einstellungen für Verträge, z.B. für den Import aus dem Fleet Management.

F6 und F7 stehen nur zur Verfügung, wenn der Programmparameter 980 (Fleet Management) aktiviert ist.

Zählerstand erfassen

Mit ↩ Enter in der Zählerstandserfassung öffnet sich der ausgewählte Eintrag. Angezeigt werden Doku-Nummer, Gerät, Bezeichnung, Vertrag, Zählertyp und, sofern vorhanden, der Abrechnungszeitraum. Tragen Sie den Zählerstand Neu ein, prüfen Sie das vorbelegte Erfassungsdatum und speichern Sie mit F2. Danach springt die Maske direkt zum nächsten Eintrag, sodass mehrere Zählerstände schnell nacheinander erfasst werden können.

Der neue Zählerstand darf nicht kleiner als der alte Zählerstand sein.
Gibt es für das Gerät noch keinen verbuchten Zählerstand und wurde der Eintrag noch nicht erfasst, kann auch der Zählerstand Alt eingegeben werden. Er wird dann mit dem aktuellen Zählerstand aus dem Gerät vorbelegt (Hinweis Anfangszählerstand aus Gerät !).
Bereits übernommene Einträge können nicht mehr geändert werden.

Übernahme in die Vertragsgeräte

Mit F8 Übern. in der Zählerstandserfassung werden die erfassten Zählerstände nach einer Rückfrage als neue Zählerstände in die Geräte übertragen. Berücksichtigt werden nur Einträge der Lfd-Nr., auf der Sie in der Liste stehen, und nur Einträge, bei denen ein neuer Zählerstand erfasst wurde. Nicht bearbeitete Einträge bleiben in der Zählerstandserfassung stehen. So können einzelne Verträge schon abgerechnet werden, auch wenn noch nicht alle Zählerstände eines Laufes vorliegen. Achten Sie aber darauf, dass zu einem Vertrag die Zählerstände aller Geräte erfasst sind.

ACHTUNG: Bei der Übernahme werden bereits erfasste, noch nicht abgerechnete Zählerstände des Gerätes (Status 01) überschrieben. Bereits abgerechnete Zählerstände, deren Rechnung noch nicht verbucht wurde (Status 11), werden auf Status 21 gesetzt.

Der Gültigkeitszeitraum und die Freikopien werden dabei wie bei der manuellen Erfassung ermittelt. Ist der Programmparameter 773 aktiviert, fragt OBS beim Erstellen der Zählerstandsabfrage nach einem Datum. Dieses Datum wird bei der Übernahme als Ende des Zeitraumes verwendet und die Freikopien werden entsprechend anteilig berechnet. Endet der Vertrag laut gekündigt zum innerhalb des Abrechnungszeitraumes, gilt stattdessen das Kündigungsdatum. Bei Verträgen mit der Druckabrechnung Kopien Konto erhalten die übernommenen Zählerstände direkt den Status 21. Zum Schluss wird die Anzahl der erzeugten Zählerstände angezeigt.

Import aus dem Fleet Management

Mit F7 Import in der Zählerstandserfassung werden nach einer Rückfrage die offenen Einträge, die über das Fleet Management angelegt wurden (Art FMS), mit den importierten Zählerständen gefüllt. Es wird jeweils der aktuellste Zählerstand je Gerät und Zähler übernommen. Standardmäßig werden dabei nur Zählerstände berücksichtigt, die innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegen.

Ist der übernommene Zählerstand kleiner als der alte Zählerstand, fragt OBS nach, ob der alte Zählerstand übernommen, ein Zählerstand manuell eingegeben (mindestens der alte Zählerstand) oder das Gerät übersprungen werden soll. Die Entscheidung kann für den laufenden Import gemerkt werden. In den Einstellungen für Verträge kann festgelegt werden, welche dieser Entscheidungen automatisch getroffen wird. Die Abfrage erscheint dann nicht. Außerdem kann dort die Übernahme ohne Prüfungen erlaubt werden.