OBS/Kostenpflichtige Module/Dokumenten Manager

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Dokumenten Manager

Mit dem Dokumentenmanager können verschiedene Dokumente automatisch erzeugt und ausgegeben werden. Dokumente können z.B. sein: Angebote, Dauermietrechnungen, Verträge, Serienmails usw. Die Dokumente können dann für eine oder mehrere Personen automatisch erstellt und als Druck, Mail oder Fax ausgegeben werden. Für die verschiedenen Dokumente müssen aufgrund der unterschiedlichen Anforderung Scripte erstellet werden. Dies ist ein kostenpflichtiges Modul und muss vom Support freigeschaltet werden. Aufruf über: Programme-> M Dokumenten Mananger
DokuManager Aufruf.png

Liste

Hier sehen Sie eine Liste der angelegten Dokumentenvorlagen.
DokuManager Liste.png

Sonderfunktionen

Es stehen folgende Funktionen im Schnellzugriff zur Verfügung:
DokuManager WeitereFunktionenSchnellauswahl.png

Bezeichnung Beschreibung
Ausgaben Selektion Entspricht der Funktion F6
OBS File Explorer Wntspricht dem Windows Explorer, aber hier können Macros hinterlegt werden.

F4 Sortierungen

Es können verschiedene Sortierungen verwendet werden.>br/> Wenn der Dokumentenmanager aus anderen Listen ausgerufen wird die Sortierung für diese Liste (Typ) beibehalten. Mit C „Filter löschen“ kann dieses aufgehoben werden.
DokuManager Sortierungen.png

F6 Ausgaben

Hierüber öffnet sich die Liste Dokumenten Manager Ausgaben, über die das Erstellen der Dokumente verwaltet werden kann.

F7 Macro

F8 Info

Zeigt die erzeugten Dokumentenvorlagen.

F9 Protokoll

Hier kann das Protokoll des Dokumentenmanagers aufgerufen werden.
DokuManager Protokoll Liste.png

F10 Weitere Funktionen

DokuManager F10WeitereFunktionen.png

A - Ausgaben Selektion

Entspricht F6

B - PDF zusammenführen

Hier können mehrere PDF Dokumente zu einem PDF Dokument zusammengefügt werden.

C - PDF nach DOCX konvertieren

Diese Funktionalität ist zur Zeit nicht verfügbar.

D- Aktuellen Satz kopieren

Aktuelle Dokumentenvorlage wird kopiert.

Eingabemaske

1 Allgemein

Hier werden die Grundeinstellungen einer Dokumentenvorlage vorgenommen.
DokuManager Maske Allgemein.png

Nummer Beschreibung
1 Dokumentenvorlage wir fett in der Liste dargestellt
2 Name der Dokumentenvorlage
3 Absender E-Mail Adresse der erzeugten Dokumente (für Mail Versand)
4 Dokumenten Typ (Logische Zuordnung für Vorgänge)
5 Eigenschaft des Ansprechpartner für die E-Mail An Adresse
Eigenschaft des Ansprechpartners für die Fax Nummer
6 Vorgaben für die Anlege selektierter Sätze
Bitte beachten sie die Hinweise hinter den Checkboxen.
Mail/Fax Automatische Freigabe sollte in der Regel nicht angehakt sein.
7 Serien Mail Vorlage
8 Textbaustein für Druck-Text
9 Vorgangsvorlage für Angebote
10 Vorlagen Dokumente für Microsoft Office oder Libre Office
(F6 öffnet das ausgewählte Dokument)
11 Dokumenten-Typ für die zu erzeugenden Dokumente

2 Druck-Text

Wenn kein MS Office oder Libre Zusatzdokument eingetragen ist, kann auch mit der OBS Internen Rich-Edit Textverarbeitung eine Dokumentenvorlage erstellt werden (Den Text gibt es als Beispieldatei weiter unten im Wiki).
DokuManager Maske DruckText.png

3 Platzhalter

Es stehen 20 Platzhalter für Vorlagen zur Verfügung
Beispiel Mehrwertsteuer Gültigkeit Von/Bis Datum
DokuManager Maske Platzhalter.png

4 Macro

Macro für eine Dokumentenvorlage.
Für jede Dokumentenvorlage mit Platzhalter muss die Ersetzung von Platzhaltern ein Macro vorhanden sein. Beispiel-Macros finden Sie im Wiki.
DokuManager Maske Macro.png

Verwendung

Empfänger für eine Dokumentenvorlage definieren

Zunächst muss ein Dokument in der Dokumenten Manager Liste angelegt werden. (Beispiele finden Sie weiter unten im Wiki)
Anschließend zeigt F6 alle zugeordneten Sätze/Personen für eine Dokumentenvorlage an.
Das zuordnen von Sätzen kann manuell oder über markierte Sätze in verschiedenen Listen erfolgen.
DokuManager Ausgaben Liste.png

In diesem Beispiel werden in Verträgen die zu verwendenden Sätze markiert, und über F10 -> DM Dokumenten Manager für die Übernahme bereitgestellt.
DokuManager Beispiel Vertraege.png

Danach erscheinen alle Dokumentenvorlagen mit dem Typ Vertrag. Es kann eine neue Dokumentenvorlage eingefügt oder einer vorhanden Dokumentenvorlage mit F6 zugeordnet werden.

Danach kommt die Frage ob die markierten Sätze der Vorlage hinzugefügt werden sollen.
Eine doppelte Anlage ist nicht möglich. Bei der Übernahme werden die vordefinierten Merkmale berücksichtigt
DokuManager Ausgaben UebergabeAbfrage.png

Nachträglich können Angaben abgeändert werden.
DokuManager Ausgaben Maske.png

Mit F6 Start werden aus der Liste Dokumentenmanager Ausgaben die entsprechenden Dokumente/Drucke/Mails/Vorgänge erzeugt.
DokuManager DokumentengenerierungAbfrage.png

Anzeigen der erzeugten Dokumente
DokuManager Filter AnzeigeErzeugteDokumente.png

Je nachdem hinter welchen Listen die Dokumente angelegt werden sollen, können unter F8 dieser Liste die erzeugen Dokumente eingesehen werden. Alternativ können diese auch in der Dokumenten Manager Liste mit F8 angezeigt werden.
DokuManager Beispiel VertraegeF8Info.png

Automatisches generieren von Angeboten

Bei Angeboten gibt es eine Besonderheit.
Hier kann in der Dokumentenvorlage unter Angebot ein Vorlageangebot ausgewählt werden. Für alle hinterlegten Personen wird dann ein Angebot nach diesem Muster erzeugt.

Macro Hinweise

 
function IsAllowed(cVgNr:String; cPsNr:String; cDMSTyp:String):Boolean;

Diese function muss True zurückgeben wenn ein Dokument erstellt werden soll.

Beispiel Vertrag:

 
function IsAllowed(cVgNr:String; cPsNr:String; cDMSTyp:String):Boolean;
var cSQL : String;
    qTmp : TxFQuery;
begin
    Result := False;
    
    //Dokumente sind nur ausgelegt für Verträge mit Abbuchungen
    //Nur für Verträge mit der Zahlart Abbuchung
    if (cDMSTyp = DMS_TYP_Vertrag) then begin
   
        cSQL := 'SELECT * FROM VERTRAG'+
                ' WHERE v_nr = '+DB_SqlVal(cVgNr);
                    
        if (DB_SOpen(oDB, cSQL, qTmp)) then begin
            if (qTmp.A2C('v_zahlart') = '1') then begin
                Result := True;
            end;
        end;   
        DB_Close(qTmp); 
    
    end; 
    
    if (not Result) then begin
        //Info für den Benutzer im Debug Fenster
        DebugLine('Vorgang : '+cVGNr+' keine gültige Zahlart');      
    end;
end;

Für das Ersetzen der Platzhalter in MS-Word und Libre Office gibt es folgenden Macro Aufruf:

 
function Office_Replace(oDoku:TWordDoku):String;

Beispiel finden Sie weiter unten im Wiki

Für das Ersetzen der Platzhalter im OBS internen Rich Format gibt es folgenden Macro Aufruf:

 
function RTF_Replace(oRTF    :TTextRichEdit; 
                     cVgNr   :String; 
                     cDMSTyp :String; 
                     cPsNr   :String):String;

Beispiel finden Sie weiter unten im Wiki


Beispiel Dateien

Wortmann Lizenz.pax
Wortmann Lizenz.DOCX
Rich DauerMiet.PAX
Rich DauerMiet.RVF
(RVF Dateien können direkt per Drag&Drop in in ein OBS Richtextfeld gezogen werden.)
DokuManager RVFDragDrop.gif