OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/DMS Dokumente/F10 Weitere Funktionen

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F10 Weitere Funktionen

Hier finden Sie nähere Informationen zu den einzelnen Funktionen

B Protokoll

Zeigt das DMS Protokoll.

C Stammdaten

Hier werden die Stammdaten und Grundeinstellungen für das DMS vorgenommen. Weitere Informationen zu den Stammdaten finden Sie unter DMS Stammdaten und DMS Konfiguration.

E DMS Definitionen

Unter dem Punkt DMS Definitionen können Sie die Definitionen für einzelne Lieferanten festlegen, an denen gescannte Dokumente automatisch den jeweiligen Lieferanten zugeordnet werden können.

T Aufgabe anlegen

Legt eine Aufgabe mit Verknüpfung zum ausgewählten Dokument an. In der Aufgabenmaske selber wird die Verknüpfung dadurch erkennbar, dass unten rechts ein Button mit der Aufschrift DMS sichtbar ist. Wird dieser angeklickt, öffnet sich direkt die DMS-Dokumentenliste, in der nur das verknüpfte Dokument angezeigt wird.

S Datensicherung

Die Dokumente eines bestimmten Zeitraumes werden in Form einer ZIP Datei archiviert.

M QR Etiketten drucken

Hier kann eine anzugebende Anzahl von QR Etiketten gedruckt werden, die Nummerierung beginnt bei der nächsten freien Nummer, siehe auch QR Etiketten.

G Dokumente Status auf 21

Mit dieser Funktion kann das aktuell unterlegte Dokument auf den Status 21(erledigt) gesetzt werden.

H Dokumente Status auf 01

Mit dieser Funktion kann das aktuell unterlegte Dokument wieder auf den Status 01 zurückgesetzt werden.

I Seitenzahlen vergeben (markierte)

Mit dieser Funktion können die Seiten für die markierten Dokumente neu durchnummeriert werden. Die Seitenreihenfolge wird entsprechend der Reihenfolge der Markierung gesetzt.

M Markierungen löschen

Alle Markierungen, die vorher per F5 Markieren gesetzt wurden, werden gelöscht.

K1 Dokumente exportieren (markierte)

Alle markierten Dokumente werden unter ihrem Originalnamen exportiert.

K2 mehrseitige Dokumente verknüpfen

Sind mehrseitige Dokumente nicht in einem Vorgang eingelesen worden (dabei wird die Seitenzahl solange hoch gezählt, bis ein Trennblatt mit gedrucktem Doku-Trenner eingelegt wurde), so gibt es die Möglichkeit, diese im Nachhinein mit dieser Funktion zu gruppieren. Zuvor müssen die entsprechenden Dokumente per F5 Markieren markiert werden und dann mit dieser Funktion K2 zusammengefasst werden.

Danach kann in der DMS Übersicht mit der Taste F9 Gruppe die zugehörigen Dokumente eines Dokuments angezeigt werden. Eine Gruppennummer wurde in die zugehörigen Dokumente eingetragen. Die Zeilen von Dokumenten, die zu einer Gruppe gehören, werden blau unterlegt.

K3 Dokumentenart zuweisen (markierte)

Es wird den markierten Dokumenten die ausgewählte Dokumentenart zugewiesen. Diese Dokumentenart kann unter F2 Filter eingestellt werden und dient so der Übersichtlichkeit und Strukturierung der Dokumente.

K4 Projekt zuweisen (markierte)

Es wird den markierten Dokumenten das ausgewählte Projekt zugewiesen. Diese Projektnr kann unter F2 Filter eingestellt werden und dient so der Übersichtlichkeit und Strukturierung der Dokumente.

K5 Titel setzen (markierte)

Es wird für die markierten Dokumente ein Titel vergeben, der in einer Spalte der Übersicht dargestellt wird. Der Titel wird bei dieser Funktion direkt eingegeben.

L DMS OCR-Text neu erkennen

Für das ausgewählte Dokument wird die OCR erneut durchgeführt.

Y DMS OCR Text "01->11" OBS-Personenverknüpfung

Bei allen importierten Dokumenten die den Status 01 haben wird versucht, die automatische Zuordnung zum Lieferanten durchzuführen.

V DMS 01-21 Autozuweisung

Manuelles Ausführen des Importes inklusive der automatischen Zuordnung.

Z DMS "11->21" Dokumentenverknüpfung mit OBS Vorgängen

Bei allen importierten Dokumenten, die den Status 11 haben, wird versucht, die automatische Zuordnung zu den Vorgängen in OBS durchzuführen.

Z1 EAN Codes einlesen

Bei allen importierten Dokumenten wird versucht, einen EAN Code zu erkennen und einzulesen.

F Dokumente Status 11 auf 01 zurücksetzen (Alle Dokumente)

Diese Funktion benötigt min. OBS Benutzerlevel 3. Mit dieser Funktion können Dokumente wieder auf den Status 01 zurückgesetzt werden

U Original Dokumente (TIFF) mit BMP Dokumenten abgleichen (nur ADMIN)

X DMS "01" Dokumente einlesen (nur ADMIN)

Die Aufgabe, die normalerweise der DMS Dienst erledigt, nämlich die TIFF Dokumente von dem eingestellten Verzeichnis laut den DMS Stammdaten einzulesen, kann hier manuell durchgeführt werden.