OBS/Stammdaten/Schnittstellen/Internet-Shop/brShop24
brShop24
Der brShop24 ist die E-Commerce-Lösung der Büroring eG und Nachfolger des VShop 4.0. OBS ist direkt über die Programmierschnittstelle des Shops angebunden: Kunden, Preislisten, eigene Artikel, Lagerbestände und Bestellvorlagen überträgt OBS in den Shop, die Bestellungen aus dem Shop kommen als Aufträge in OBS an. So pflegen Sie Ihre Daten an einer Stelle, und Ihre Kunden sehen im Shop ihre eigenen Preise und Listen.
| Anbieter | BÜRORING eG |
|---|---|
| Anbindung | Programmierschnittstelle (GraphQL); Aufträge als Datei |
| Format Aufträge | openTRANS 1.0 (XML); OBS liest auch openTRANS 2.1 |
| Übertragungsweg Aufträge | FTP-Job |
| Rückmeldungen an den Shop | – |
| Voraussetzung | Modul Preislisten für die Preisübertragung |
| Einrichtung | Einrichtungsassistent mit F9, siehe Einrichtung |
| Übersicht | Internet-Shop |
Voraussetzungen
- Der Programmparameter 633 Internet-Shop vorhanden ist aktiviert, und der OBS-Support hat eine weitere Shop-Schnittstelle für Sie freigeschaltet. Die Freischaltung allein richtet die Schnittstelle noch nicht ein.
- Für die Übertragung von Preisen arbeitet OBS mit dem kostenpflichtigen Modul Preislisten. Die Umstellung auf das Modul kann mehrere Stunden dauern und verändert die Arbeit mit Artikelpreisen. Planen Sie sie vor dem Start der Schnittstelle ein; eine Schulung empfehlen wir.
- Von Büroring brauchen Sie die Zugangsdaten zur Programmierschnittstelle (OAuth2) und die FTP-Zugangsdaten für die Abholung der Bestellungen.
- Die Adresse Ihres Shops legen Sie gemeinsam mit Büroring fest. Üblich ist
<Mitgliedname>.brshop24.de, andere Adressen sind möglich. Aus dieser Adresse ergeben sich die Adressen für die Programmierschnittstelle, siehe Einrichtung.
Einrichtung
Sie richten die Schnittstelle mit dem Einrichtungsassistenten ein. Sie starten ihn in der Liste Internet-Shops (Stammdaten → Schnittstellen → Internet-Shop) mit F9. Der Assistent fragt die Zugangsdaten zur Programmierschnittstelle und zum FTP-Server ab, übernimmt auf Wunsch Einstellungen einer vorhandenen Schnittstelle und legt die Automatiken für Auftragsimport, Jobinformationen, Preispflege und Definitionsimport an.
Welche Daten Sie brauchen und wie der Assistent abläuft, steht unter Einrichtung. Die Einrichtung kann auf Wunsch auch der OBS-Support übernehmen.
Konfiguration
Die Einstellungen der Schnittstelle öffnen Sie im Shop-Menü mit X Konfiguration. Alle Einstellungen für brShop24 beschreibt die Seite Konfiguration, wie die Liste der Einstellungen funktioniert, steht unter Internet-Shop: Konfiguration.
In der Liste der Einstellungen öffnet F8 das Zuordnungsmenü. Bei brShop24 enthält es:
| Eintrag | Wofür |
|---|---|
| A Anreden | Ordnet die Anreden des Shops den OBS-Anreden zu. Ohne Zuordnung überträgt OBS Personen ohne Anrede. |
| D Lieferstatus Einstellungen | Legt je Lieferstatus fest, ob OBS den Bestand überträgt und was bei Bestand 0 passiert. |
| E Einheiten | Ordnet die Mengeneinheiten des Shops den OBS-Mengeneinheiten zu. Wichtig für eigene Artikel; ohne Zuordnung verwendet OBS ST (Stück). |
| L Lager und Lagerlieferanten | Ordnet die Partner des Shops OBS-Lieferanten zu und legt fest, ob ein Lager von Büroring gepflegt wird oder eigene Artikel enthält. Wichtig für Preise, Bestellvorlagen und eigene Artikel. |
| S Spediteure/Paketdienstleister | Ordnet die Paketdienstleister des Shops OBS-Spediteuren und einer Versandart zu. |
| T Artikeltausch | Tauscht beim Auftragsimport eine Artikelangabe gegen einen festen OBS-Artikel, z.B. für Pauschalen. |
| U Umsatzsteuer | Ordnet die Steuersätze des Shops den OBS-Steuerschlüsseln zu. |
Die Werte des Shops für diese Zuordnungen lesen Sie mit W Definitionen importieren ein. Mehr dazu unter Zuordnungen.
Bedienung
Das Shop-Menü öffnen Sie in der Liste Internet-Shops mit F10 auf der markierten brShop24-Schnittstelle.
| Eintrag | Funktion | Seite |
|---|---|---|
| B Preislisten verwalten | Gibt Preislisten für den Shop frei und überträgt sie. | B Preislisten verwalten |
| C Personen übertragen | Überträgt Kunden mit Benutzern, Adressen und Kostenstellen in den Shop. | C Personen übertragen |
| F Kundengruppen | Verwaltet die Kundengruppen des Shops in OBS. | F Kundengruppen |
| I Bestellvorlagen verwalten | Überträgt Bestellvorlagen und meistgekaufte Artikel als Shoppinglisten. | I Bestellvorlagen verwalten |
| M Migration | Öffnet das Menü Shop Migration mit A Liste Benutzer und Z Migration starten: übernimmt die aus dem VShop 4.0 migrierten Kundendaten nach OBS. | M Migration |
| T Jobinformationen | Zeigt die Jobs der Preispflege im Shop und ihre Protokolle. | T Jobinformationen |
| U Bestellungen einlesen | Liest die Bestelldateien sofort als Aufträge ein. | Allgemeine Funktionen |
| W Definitionen importieren | Liest Lager, Anreden, Mengeneinheiten und weitere Definitionen aus dem Shop ein. | siehe unten |
| X Konfiguration | Öffnet die Einstellungen der Schnittstelle. | Konfiguration |
| Y Testumgebung | Öffnet ein Testfenster für die Programmierschnittstelle. | siehe unten |
| Z Protokoll | Zeigt Hinweise und Fehler der Übertragungen. | Allgemeine Funktionen |
Allgemein.Aktiv = J). Y Testumgebung sehen nur Benutzer mit Level 9 für die Shop-Schnittstellen.Einige Abläufe starten Sie nicht über das Shop-Menü. Sie stehen auf eigenen Seiten:
- Eigene Artikel übertragen – eigene Artikel und deren Bestand in den Shop übertragen
- Definition Sortiment – Sortimente für Kundengruppen festlegen
- PDF-Druck Artikellink – Artikel im PDF-Druck mit dem Shop verlinken
W Definitionen importieren
Mit diesem Eintrag lesen Sie die Definitionen Ihres Shops in OBS ein. Sie sind die Grundlage für die Zuordnungen und für viele Übertragungen. Fehlt eine Definition oder ihre Zuordnung, schlägt die Übertragung fehl oder OBS verwendet einen Standardwert.
- Wählen Sie W Definitionen importieren.
- OBS öffnet die Auswahl Definitionsimport. Wählen Sie die Definitionen, die OBS einlesen soll, und bestätigen Sie.
- OBS liest die gewählten Definitionen nacheinander ein und zeigt den Fortschritt.
Zur Auswahl stehen:
| Definition | Verwendet in |
|---|---|
| Lager und Partner | Zuordnung L Lager und Lagerlieferanten |
| Anreden | Zuordnung A Anreden |
| Kundentypen (z.B. B2B, B2C) | Webshop-Einstellungen der Personen |
| Kunden-Klassifizierungen (z.B. Neukunde, Stammkunde) | Webshop-Einstellungen der Personen |
| Artikelbezeichnungsgruppen | eigene Artikel |
| Produkttypen | eigene Artikel, Definition Sortiment |
| Mengeneinheiten | Zuordnung E Einheiten |
| Artikellieferstatus | Zuordnung D Lieferstatus Einstellungen |
| Hersteller, Marken | eigene Artikel, Definition Sortiment |
| Umsatzsteuerdefinitionen | Zuordnung U Umsatzsteuer |
| Paketdienstleister | Zuordnung S Spediteure/Paketdienstleister |
| Artikel-Einschluss-Listen, Artikel-Ausschluss-Listen, Kataloge | Definition Sortiment |
Marken liest OBS nur zusammen mit Hersteller ein. Schlägt der Import der Hersteller fehl, überspringt OBS die Marken.
Der Eintrag arbeitet nur, wenn die Schnittstelle aktiv ist. Regelmäßig erledigt das der automatische Vorgang BrShop24ImportDefinitionen; er liest alle Definitionen ohne Rückfrage ein, siehe Automatiken.
Y Testumgebung
Das Fenster brShop24 Test dient der Fehlersuche an der Programmierschnittstelle, in der Regel zusammen mit dem OBS-Support. Sie lösen damit einzelne Anfragen an den Shop aus und sehen, was OBS sendet und was der Shop antwortet.
- Auf den Registerkarten Artikel, Benutzer und Preise starten Sie die Anfragen. Unter Benutzer geben Sie eine Kundennummer ein (Kd-Nr.) und wählen abfragen, anlegen oder löschen. Unter Preise geben Sie eine Preislistennummer ein und wählen Preisliste anlegen.
- Die Liste Ereignisse zeigt jede Anfrage; fehlgeschlagene beginnen mit „FEHLER“. Für das markierte Ereignis steht die gesendete Anfrage unter Anfrage, die Antwort des Shops unter Ausgabe. Mit löschen unter der Liste leeren Sie sie.
Übertragener Inhalt
| Angabe | Richtung | Übertragen | Hinweis |
|---|---|---|---|
| Bestellungen als Aufträge | Shop → OBS | ✓ | openTRANS-Dateien, abgeholt per FTP-Job. Büroring liefert openTRANS 1.0; OBS kann auch Dateien in openTRANS 2.1 einlesen. Manuell mit U Bestellungen einlesen, automatisch mit ShopGetBestellungen.
|
| Eigene Artikel | OBS → Shop | ✓ | Das Grundsortiment pflegt Büroring. Siehe Eigene Artikel übertragen. |
| Lagerbestand | OBS → Shop | ✓ | Je Lieferstatus einstellbar unter D Lieferstatus Einstellungen. |
| Preise | OBS → Shop | ✓ | Nur als Preislisten, Modul Preislisten erforderlich. |
| Benutzer (aus Ansprechpartnern), Adressen | OBS → Shop | ✓ | Mit C Personen übertragen oder aus den Webshop-Einstellungen der Person. |
| Kostenstellen | OBS → Shop | ✓ | Als Kostenstelle und als Versandadresse. Budgets werden nicht übertragen. |
| Kundengruppen | OBS → Shop | ✓ | Mit F Kundengruppen. |
| Bestellvorlagen, meistgekaufte Artikel | OBS → Shop | ✓ | Als Shoppinglisten mit I Bestellvorlagen verwalten. |
| Definitionen (Lager, Partner, Anreden, Kundentypen, Kunden-Klassifizierungen, Mengeneinheiten, Steuersätze, Paketdienstleister u.a.) | Shop → OBS | ✓ | Mit W Definitionen importieren. |
| Jobinformationen der Preispflege | Shop → OBS | ✓ | Mit T Jobinformationen oder ShopCheckExterneJobs.
|
| Kundengruppen, Benutzer, Kostenstellen aus dem Shop | Shop → OBS | ✓ | Einmalig bei der Migration mit M Migration. |
| Kategorien bzw. Warengruppen | OBS → Shop | – | |
| Bestellstatus, Lieferavis, Rechnung | OBS → Shop | – |
Besonderheiten
Datenhoheit
Für die Daten, die OBS überträgt, hat OBS die Datenhoheit. Im Adminbereich des Shops erkennen Sie diese Daten an den verfügbaren Funktionen: Statt des Stift-Symbols (Daten bearbeiten) gibt es nur das Augen-Symbol (Daten ansehen), und als letzte Änderung ist die Programmierschnittstelle eingetragen.
Einige Daten des Shops verändert OBS nicht, z.B. die Standard-Kundengruppen des brShop24.
Wie Sie solche Datensätze im Adminbereich trotzdem bearbeiten können, steht in den häufig gestellten Fragen.
Mit der Schnittstelle starten
Haben Sie bisher einen VShop 4.0 genutzt und hat Büroring Ihre Daten in den brShop24 übernommen, empfehlen wir nach der Einrichtung die Migration in OBS:
- OBS liest die übernommenen Kundengruppen und Benutzer aus dem Shop ein und verknüpft sie mit dem Personenstamm. Für gefundene Kunden legt OBS die Webshop-Einstellungen an und gibt die Ansprechpartner frei.
- Danach liest OBS die Kostenstellen ein und ordnet sie zu. Dazu muss der Anzeigename im Shop mit der Bezeichnung der Kostenstelle übereinstimmen und innerhalb der Kundengruppe eindeutig sein.
- OBS ermittelt die Preislisten aus dem Shop und gibt sie für die Schnittstelle frei. Nach erfolgreicher Zuordnung leert OBS die Preislisten im Shop und befüllt sie neu. So sind die Preise aktuell und für die spätere Aktualisierung vorbereitet.
Die Migration ist optional. Nutzen Sie die Schnittstelle z.B. nur für den Auftragsimport, kann sie entfallen. Sie können sie auch später noch ausführen.
Umstellung von VShop 4.0
Für Kunden mit VShop 4.0 übernimmt Büroring die Daten in den brShop24. Welche Daten übernommen werden, klären Sie mit Büroring. Für OBS beachten Sie:
- Neue Anbindung: Der brShop24 arbeitet über eine Programmierschnittstelle. Daten, die OBS früher in den VShop 4.0 übertragen hat, findet OBS im brShop24 nicht wieder.
- Preise: OBS kennzeichnet jeden übertragenen Datensatz mit einer eigenen Kennung und kann nur Preise ändern, die es selbst über die Programmierschnittstelle übertragen hat. Wir empfehlen, die Preise über OBS zu pflegen und nicht von Büroring übernehmen zu lassen.
- Schnittstelle in OBS: Die brShop24-Schnittstelle muss in OBS freigeschaltet und eingerichtet sein, bevor Aufträge eingelesen werden können. Das geht schon vor der Übernahme durch Büroring. Geben Sie dem OBS-Support rechtzeitig Bescheid. Die Freischaltung ändert Ihren Vertrag; zu den Kosten sprechen Sie Ihren OBS-Betreuer an.
- Modul Preislisten: Stellen Sie OBS möglichst vor der Umstellung auf das Modul Preislisten um.
- Migration in OBS: Mit M Migration gleichen Sie Kundengruppen und Benutzer mit dem Personenstamm ab. Ansprechpartner, denen OBS einen Benutzer eindeutig zuordnet, erhalten die Eigenschaft 9013 und die Zuordnung zur Schnittstelle. Erfolgte die Zuordnung ohne Benutzernamen, trägt OBS ihn im Ansprechpartner ein. Außerdem gleicht OBS die Preislisten mit dem Shop ab, gibt sie frei und überträgt sie.
Ablauf einer Umstellung: In der Regel richtet Büroring zunächst einen Shop zum Testen ein. Mit den Zugangsdaten dazu richten Sie die Schnittstelle ein und testen sie. Sind alle Fragen geklärt, geben Sie Büroring die Freigabe für den Live-Betrieb. Büroring setzt den Shop dann zurück und übernimmt den aktuellen Stand. Auch die Schnittstelle in OBS muss dann zurückgesetzt werden, weil die Verknüpfungen zwischen OBS und Shop nicht mehr stimmen. Informieren Sie den OBS-Support vorher per OBS Ticketsystem oder E-Mail, wann die Umstellung erfolgt.
Vergleich zu VShop 4.0
| Funktion | VShop 4.0 | brShop24 |
|---|---|---|
| Bestellungen einlesen | ✓ | ✓ |
| Kundendaten abfragen | ✓ (Kunde vorhanden?) | ✓ (Kunde vorhanden? und Migration) |
| Kundendaten übertragen | ✓ | ✓ |
| Kundengruppe | aus der Personennummer der Hauptperson | eigene Verwaltung |
| Benutzerkonto | aus Person und Ansprechpartner | aus Ansprechpartner |
| Kostenstellen | als Kostenstelle mit Budget | als Kostenstelle ohne Budget und als Versandadresse |
| Shoppinglisten | ✓ | ✓ |
| Adressen, Adressbuch | nur Standardadresse im Benutzerkonto | ✓ |
| Anreden, Kundentypen, Kunden-Klassifizierungen | – | Import und Zuordnung |
| Artikelvorlage setzen | ✓ | – |
| Preise übertragen | ✓ | ✓ (nur Preislisten) |
| Lager, Partner | Import und Zuordnung | Import und Zuordnung |
| Warengruppen, Kategorien | Import und Zuordnung | – |
| Artikel übertragen | ✓ | ✓ |
| Abgleich eigener Artikel | ✓ | – |
Bekannte Probleme
- Eindeutige Artikel beim Auftragsimport: Damit OBS eine Bestellung problemlos übernimmt, muss jeder Artikel eindeutig erkennbar sein. Sonst kann ein falscher Artikel in die Auftragsposition geraten, wenn niemand gegenprüft. Verkaufen Sie im Shop neben dem Büroring-Katalog Artikel weiterer Lieferanten, kann dieselbe Artikelnummer mehrfach vorkommen. Der brShop24 gibt in der Bestellung je Position das Lager an, aus dem geliefert wird (Positionsbemerkung „Versand von Lager: …“), und vergibt jede Artikelnummer innerhalb eines Lagers nur einmal. Darüber ist die Eindeutigkeit in der Regel gegeben. OBS sucht den Artikel dann beim Lieferanten, den Sie dem Lager unter L Lager und Lagerlieferanten zugeordnet haben. Voraussetzung ist, dass die Lager mit W Definitionen importieren eingelesen sind. Fehlt die Angabe des Lagers, übernimmt OBS einen Artikel aus der Artikelliste des Shops oder von den Lieferanten der Shop-Partner nur, wenn die Artikelnummer dort genau einmal vorkommt.
- Budgets von Kostenstellen: Der brShop24 bietet keine Budgetverwaltung über die Programmierschnittstelle. OBS überträgt deshalb keine Budgets.