Vertriebssteuerung

Die Vertriebssteuerung zeigt der Vertriebsleitung, wie der Kundenbestand auf Vertreter oder Sachbearbeiter verteilt ist: wer wie viele kaufende, schlafende und kauflose Kunden betreut, wer ausgelastet ist und wer Reserven hat. Damit entscheiden Sie fundiert, wem Sie Kunden zuteilen, wenn jemand neu anfängt oder ausscheidet. Vertreter und Sachbearbeiter sehen dieselbe Ansicht für sich selbst – mit Arbeitslisten für Kunden, die einschlafen oder weniger kaufen.

Was für alle Dashboards gilt – Baukasten, gemeinsame Bedienung, grundlegende Einrichtung und Nachtlauf – steht auf der Seite Dashboards.

Auf einen Blick

Nach Kundenstamm. Maßgeblich ist der Vertreter bzw. Sachbearbeiter, der heute im Kundenstamm steht – auch für die Umsätze der Vergangenheit.
Auslastung statt Kundenzahl. Ein Lastindex gewichtet Kunden nach ihrer Bedeutung und setzt ihn ins Verhältnis zur Arbeitszeit.
Entwicklung sichtbar. Kunden- und Umsatzbrücke zeigen, was gegenüber dem Vorjahr gewonnen, gehalten und verloren wurde.
Arbeitslisten. Jede Kennzahl öffnet per Klick die Liste der Kunden dahinter.

So sieht die Vertriebssteuerung in der Sicht der Vertriebsleitung aus (Personennamen unkenntlich gemacht):

Die Abläufe

Ablauf	Wofür
Bedienung	Rolle, Person und Zeitfenster wählen, Listen öffnen.
Einrichtung	Das Dashboard nach der grundlegenden Einrichtung in Betrieb nehmen.
Konfiguration	Leitung, Gewichte, Kapazitäten und Schwellen einstellen.

Grundbegriffe

Segmente

Jeder Kunde gehört zum Stand des letzten Nachtlaufs zu genau einem Segment – unabhängig vom gewählten Zeitfenster:

Segment	Bedeutung
kaufend	Kauf in den letzten 12 Monaten.
schlafend	Letzter Kauf vor 12 bis 24 Monaten.
ohne Kauf	Zugeordnet, aber kein Kauf in 24 Monaten.

Ein Kauf ist eine Rechnung oder ein Kassenbeleg mit positivem Betrag. Gezählt werden aktive, nicht gesperrte Kunden, die einem Vertreter oder Sachbearbeiter zugeordnet sind oder in den letzten 24 Monaten gekauft haben. Kunden mit Kauf, aber ohne Zuordnung erscheinen als „(ohne Zuordnung)".

ABC-Klasse

Die kaufenden Kunden werden firmenweit nach ihrem Umsatz der letzten 12 Monate geordnet: A bringen zusammen die ersten 50 % des Umsatzes, B die nächsten 30 %, C die nächsten 15 %, D den Rest.

Lastindex und Auslastung

Der Lastindex einer Person ist die Summe ihrer Kunden, gewichtet nach Klasse: A × 5, B × 3, C × 1, D × 1, schlafend × 0,5, ohne Kauf × 0,2. Die Gewichte sind Einstellungen und eine Annahme, keine Messung.

Die Auslastung setzt den Lastindex ins Verhältnis zur Kapazität und vergleicht mit dem Schnitt aller Personen: 100 % ist der Durchschnitt, 150 % heißt anderthalbmal so viel Last je Arbeitszeit wie der Schnitt. Die Kapazität eines Sachbearbeiters ergibt sich aus seiner Wochenarbeitszeit, bei Vertretern aus einer Einstellung.

Die Kennzahlen

Kacheln

Kachel	Was sie zeigt
Umsatz (Rechnung + Kasse)	Nettoumsatz der Kunden im Zeitfenster, mit Vorjahr.
Roherlös / Roherlösquote	Umsatz minus Einkaufswert und das Verhältnis zum Umsatz, mit Vorjahr.
Ø Auftragswert	Wert der Aufträge im Zeitfenster geteilt durch ihre Anzahl, mit Vorjahr.
Umsatz je Arbeitsstunde	Nur in der Rolle Sachbearbeiter: Umsatz geteilt durch die Sollstunden im Zeitfenster.
Zielerreichung	Nur wenn ein Sollertrag gepflegt ist: Ist gegen das anteilige Jahresziel.
Kaufende / Schlafende Kunden / Kunden ohne Kauf	Anzahl je Segment.
Kunden mit Umsatzeinbruch	Kaufende Kunden, deren Umsatz der letzten 12 Monate mehr als 30 % unter dem Vorjahr liegt (ab 1.000 € Vorjahresumsatz).
Kunden in Kaufpause	Kaufende Kunden, deren letzter Kauf mehr als 120 Tage zurückliegt.
Angebotsbestand / Auftragsbestand	Offene Angebote und noch nicht gelieferte Aufträge.
Trefferquote Angebote	Wert gewonnen / (gewonnen + verloren) der im Zeitfenster entschiedenen Angebote.
Anteil Top-10-Kunden	Anteil der zehn größten Kunden am Umsatz der letzten 12 Monate (Klumpenrisiko).
Ø Warengruppen je Kunde	Sortimentsbreite der kaufenden Kunden; dazu die Zahl der A- und B-Kunden mit schmalem Sortiment.

Verteilung

Die Vertriebsleitung sieht ohne Personenauswahl zwei Balkendiagramme – Auslastung und Kunden nach Segment je Person – und die Vergleichstabelle: Kunden, Segmente, ABC-Klassen, Lastindex, Kapazität, Auslastung, Umsatz, Roherlösquote, Ø Auftrag, Anteil der Top-10-Kunden, bei Sachbearbeitern Umsatz je Stunde und, falls gepflegt, die Zielerreichung.

Entwicklung

Der Abschnitt vergleicht die letzten 12 Monate mit den 12 Monaten davor:

Kundenbrücke – kaufend vor einem Jahr, minus verloren, plus gewonnen, ergibt kaufend heute.
Umsatzbrücke – Umsatz der 12 Monate davor, plus Mehr- und minus Minderumsatz gehaltener Kunden, plus gewonnene und minus verlorene Kunden, ergibt den Umsatz der letzten 12 Monate.
Verlauf – Kunden je Segment über die Nachtläufe der letzten 12 Monate.

Kundenklassifizierung

Ist die App Kundenklassifizierung eingerichtet, erscheint ein zusätzlicher Abschnitt: die Kunden nach Lebenszyklus, die gefährdeten A-Kunden und der Verlauf von treuen, gefährdeten und verlorenen Kunden über die Monatsläufe der letzten 24 Monate.

Wechsel der Zuständigkeit

Nur für die Vertriebsleitung: Für Kunden, die den Vertreter bzw. Sachbearbeiter gewechselt haben, vergleicht das Dashboard den Umsatz vor und nach dem Wechsel mit dem, was der Trend aller Kunden im selben Zeitraum erwarten ließ. Die Tabelle nennt je übernehmender Person die Zahl der Wechsel und den Mehr- oder Minderumsatz gegenüber diesem Trend.

HINWEIS: Die Wechselanalyse ist ein Indiz, kein Beweis. Bei wenigen Wechseln kann ein einzelner Großauftrag das Bild drehen – achten Sie auf die Spalte bewertet. Für die Vergangenheit erkennt der Nachtlauf Wechsel aus den Belegen; dabei werden nur Kunden gefunden, die nach dem Wechsel weiter gekauft haben.

Bedienung

Sie öffnen das Dashboard über Auswertungen → Dashboards → Vertriebssteuerung. In der Kopfleiste wählen Sie:

die Rolle: Vertreter oder Sachbearbeiter,
die Person oder Alle,
das Zeitfenster: LTM (die letzten zwölf Monate), YTD, Quartal oder Monat. Das Zeitfenster wirkt auf Umsatz, Roherlös, Auftragswert und Trefferquote; Segmente, Lastindex und Brücken beziehen sich immer auf 12 bzw. 24 Monate.

Kundenlisten

Ein Klick auf eine Kunden-Kachel, eine Zeile der Vergleichstabelle oder eine Zeile der Brücken öffnet die Liste der Kunden dahinter. Die Liste zeigt Segment, ABC-Klasse, letzten Kauf, Tage seit dem letzten Kauf, Umsatz und Roherlös der letzten 12 Monate, den Umsatz des Vorjahres und die Veränderung. Die Liste lässt sich filtern; mit F4 wählen Sie die Sortierung – die erste passt jeweils zur Liste, z.B. „Rückgang zuerst" bei den Kunden mit Umsatzeinbruch.

Wer was sieht

Benutzer	Sicht
In der Einstellung `Leitung` eingetragen	Alle Personen, Vergleichstabelle, Lastindex, Auslastung und Wechselanalyse.
Einem Vertreter oder Sachbearbeiter zugeordnet	Nur die eigene Person, mit dem Schnitt aller als Vergleich. Keine Namen von Kollegen, kein Lastindex, keine Wechselanalyse.
Weder noch	Ein Hinweis, dass keine Zuordnung besteht.

ACHTUNG: Die Einschränkung auf die eigene Person ist eine Komfortfunktion, keine Zugriffssperre. Wer die Dashboard-Datei lesen oder ändern kann, kommt an alle Daten.

Voraussetzungen

Die grundlegende Einrichtung der Dashboards ist abgeschlossen und der Nachtlauf läuft. Die Vertriebssteuerung nutzt dessen Tabellen.
Für Umsatz je Arbeitsstunde und die Kapazität der Sachbearbeiter: die Wochenarbeitszeit im Sachbearbeiterstamm.
Für die Zielerreichung: der Sollertrag im Vertreter- bzw. Sachbearbeiterstamm.

Einrichtung

Tabellen anlegen: Die Tabellendefinitionen KIMINING_FDASH_KUNDE, KIMINING_FDASH_KDZUORD und KIMINING_FDASH_WECHSEL in die Datenbankbeschreibung übernehmen und OBS neu starten.
Nachtlauf einschalten: In <OBS>\data\kimining\Fuehrungs-Dashboard.ini im Abschnitt [Vertriebssteuerung] den Wert Aktiv=1 setzen. Ab dem nächsten Lauf baut FDASH_Nachtlauf auch die Daten der Vertriebssteuerung.
Dashboard ablegen: Vertriebssteuerung.pax nach <OBS>\Data\Web\Dashboard kopieren.
Berechtigung vergeben: Weiteren Benutzern das Recht DASHBOARD:VERTRIEBSSTEUERUNG geben.
Leitung eintragen: Beim ersten Öffnen legt das Dashboard seine Einstellungen an. Tragen Sie unter Leitung die Benutzernummern der Vertriebsleitung ein.
Kapazitäten prüfen: Personen, die nicht im Vertrieb arbeiten, bekommen die Kapazität 0. Sonst ziehen sie den Schnitt der Auslastung nach unten.

Konfiguration

Dashboard: INI DASHBOARD

Die Einstellungen stehen in der Datenbank-INI DASHBOARD, Abschnitt [VERTRIEBSSTEUERUNG].

Einstellung	Standard	Bedeutung
`Leitung`	(leer)	Benutzernummern mit Gesamtsicht, kommagetrennt.
`Rolle`	`vertret`	Vorgewählte Rolle: `vertret` oder `verk` (Sachbearbeiter).
`Mandant`	(leer)	Anzeigename des Mandanten in der Kopfleiste.
`GewichtA` … `GewichtD`	5 / 3 / 1 / 1	Gewicht je Klasse im Lastindex.
`GewichtSchlafend`	0,5	Gewicht schlafender Kunden.
`GewichtOhneKauf`	0,2	Gewicht von Kunden ohne Kauf.
`VollzeitStunden`	40	Wochenstunden, die 100 % Kapazität eines Sachbearbeiters entsprechen.
`Kapazitaet_vertret_<Nr>`	100	Kapazität eines Vertreters in Prozent einer Vollzeitstelle; 0 = nicht im Vertrieb.
`Kapazitaet_verk_<Nr>`	0	Nur für Sachbearbeiter ohne Wochenarbeitszeit.
`SchlafMonate`	24	Nur für die Beschriftung; muss zum Nachtlauf passen.
`EinbruchProzent`	30	Rückgang in Prozent, ab dem ein Kunde als Umsatzeinbruch zählt.
`EinbruchMindestumsatz`	1000	Mindest-Vorjahresumsatz in Euro für den Umsatzeinbruch.
`KaufpauseTage`	120	Tage ohne Kauf, ab denen ein kaufender Kunde in Kaufpause ist.
`SortimentMax`	3	Höchstzahl Warengruppen für „schmales Sortiment".
`SollBasis`	`roh`	Wogegen der Sollertrag läuft: Roherlös (`roh`) oder Umsatz (`ums`). Der Sollertrag gilt als Jahreswert.
`WechselMindestMonate`	3	Monate vor und nach einem Wechsel, ab denen er bewertet wird.
`Zeitmessung`	0	1 = Ladezeit und Dauer je Abfrage anzeigen (zur Fehlersuche).

Nachtlauf: Fuehrungs-Dashboard.ini

Einstellung	Standard	Bedeutung
`Aktiv`	0	1 = Daten der Vertriebssteuerung im Nachtlauf aufbauen.
`SchlafMonate`	24	Monate ohne Kauf bis „ohne Kauf" (13 bis 24).
`AusschlussKunden`	(leer)	Kundennummern, die nicht zählen, z.B. Sammel- oder Barverkaufskunden, kommagetrennt.

Wie die Kennzahlen rechnen

Zuordnung: Alle Umsätze eines Kunden zählen für die Person, die heute im Kundenstamm steht. Nach einer Übergabe sieht die neue Person also auch die Umsätze vor der Übergabe.
Umsatz: Rechnungen und Kasse der Kunden des Dashboards, Gutschriften negativ. Weil inaktive, gesperrte und ausgeschlossene Kunden fehlen, liegt die Summe unter dem Umsatz im Geschäftsführungscockpit.
Brücken: Gehalten = heute kaufend und im Vorjahr gekauft, gewonnen = heute kaufend ohne Vorjahreskauf (neu oder zurückgekehrt), verloren = im Vorjahr gekauft, heute nicht. Beide Brücken gehen exakt auf.
Umsatz je Arbeitsstunde: Umsatz geteilt durch Wochenarbeitszeit × Tage im Zeitfenster / 7 – Sollstunden ohne Urlaub, Krankheit und Feiertage.
Zielerreichung: Ist (Roherlös oder Umsatz) gegen Sollertrag × Tage im Zeitfenster / 365.
Wechsel: Bewertet werden ganze Monate ohne den Wechselmonat, höchstens 12, gleich viele vorher und nachher. Erwartet = Umsatz vorher × Entwicklung aller Kunden im selben Zeitraum.

Häufige Fragen

Ich sehe nur einen Hinweis, dass keine Zuordnung besteht.: Ihr Benutzer steht nicht in Leitung und ist keinem Vertreter oder Sachbearbeiter zugeordnet.
Fast alle haben eine Auslastung weit über 100 %.: Personen ohne Kunden mit Kapazität 100 ziehen den Schnitt nach unten. Setzen Sie für sie die Kapazität auf 0.
Ein Vertreter hat sehr viele Kunden ohne Kauf.: Häufig sind das Interessenten oder alte Zuordnungen. Bereinigen Sie die Zuordnung im Kundenstamm oder senken Sie GewichtOhneKauf.
Der Verlauf zeigt kaum Punkte.: Er wächst mit jedem Nachtlauf; die Historie beginnt mit der Einrichtung.
Schlafende Kunden haben keinen Vorjahresvergleich.: Der Vergleich erscheint, sobald die Historie ein Jahr zurückreicht.

Glossar

Segment: kaufend, schlafend oder ohne Kauf – zum letzten Nachtlauf.
ABC-Klasse: Einordnung der kaufenden Kunden nach ihrem Anteil am Umsatz.
Lastindex: Gewichtete Kundenzahl einer Person.
Auslastung: Lastindex je Kapazität im Vergleich zum Schnitt; 100 % = Durchschnitt.
Kundenbrücke / Umsatzbrücke: Überleitung vom Vorjahr auf heute über gehaltene, gewonnene und verlorene Kunden.
Kaufpause: Kaufender Kunde, dessen letzter Kauf länger zurückliegt als eingestellt.
Klumpenrisiko: Abhängigkeit von wenigen großen Kunden.

Siehe auch