MPS-Vertragsportfolio

Das MPS-Vertragsportfolio zeigt der Geschäftsführung und dem MPS-Verantwortlichen auf einen Blick, wo das MPS-Geschäft Geld verdient, wo es Geld verliert und welche Verträge in den nächsten Monaten zur Verlängerung anstehen. Dem Vertrieb dient es als Arbeitsliste: Jeder Monat, jede Kachel öffnet die Verträge dahinter. Das Dashboard ergänzt MPS-ToDos pro – die ToDos verteilen die einzelnen Aufgaben, das Dashboard zeigt das Gesamtbild.

Was für alle Dashboards gilt – Baukasten, gemeinsame Bedienung und grundlegende Einrichtung – steht auf der Seite Dashboards.

Auf einen Blick

Dieselbe Wahrheit wie die ToDos. Segmente, Kündigungstermine und Drift stammen aus der wöchentlichen Klassifizierung von MPS-ToDos pro.
Nur abgerechnete Monate. Erlös, Kosten und Deckungsbeitrag rechnen je Vertrag bis zum letzten vollständig abgerechneten Monat – auch bei halbjährlicher Abrechnung.
Fälligkeiten im Voraus. Je Monat sehen Sie, bei welchen Verträgen die Kündigungsfrist endet und welche Pauschale und welcher Deckungsbeitrag daran hängen.
Volumen gegen Kontingent. Verträge, deren Kunden deutlich mehr oder weniger drucken als vereinbart, sind sofort sichtbar.
Arbeitslisten. Jede Kennzahl öffnet per Klick die Liste der Verträge dahinter.

So sieht das MPS-Vertragsportfolio aus:

Die Abläufe

Ablauf	Wofür
Bedienung	Zeitfenster und Auswahl wählen, Vertragslisten öffnen.
Einrichtung	Das Dashboard nach der grundlegenden Einrichtung in Betrieb nehmen.
Konfiguration	Kündigungsfrist und Drift-Schwellen einstellen.

Grundbegriffe

Welche Verträge zählen

Das Dashboard zeigt die Verträge der letzten Klassifizierung von MPS-ToDos pro: aktive Verträge der Vertragsarten Wartung, Miete + Wartung und Leasing + Wartung. Die Klassifizierung läuft wöchentlich; neue oder beendete Verträge erscheinen deshalb erst nach dem nächsten Lauf.

Abgerechnet bis

OBS führt in der Gerätestatistik für Monate, die noch nicht abgerechnet sind, nur die Pauschale – die Klicks fehlen noch. Das Dashboard rechnet deshalb je Vertrag nur bis zum letzten vollständig abgerechneten Monat, also bis zum letzten Abrechnungsende der Zählerstände. Die Kopfleiste nennt den Monat, bis zu dem die meisten Verträge abgerechnet sind.

Fristende

Das Vertragsende ist der nächste Termin, zu dem der Vertrag gekündigt werden kann – berechnet aus Vertragsbeginn, Laufzeit und Verlängerung. Das Fristende liegt um die Kündigungsfrist davor: Bis dahin muss eine Kündigung eingehen. Danach läuft der Vertrag bis zum nächsten Termin weiter.

Ausnutzung und Drift

Die Ausnutzung setzt das abgerechnete Druckvolumen (Schwarzweiß und Farbe) der letzten zwölf abgerechneten Monate ins Verhältnis zum Kontingent: der Freimenge des Vertrags je Abrechnungszeitraum mal der Zahl der abgerechneten Zeiträume. Die Drift ist die Abweichung davon: Eine Ausnutzung von 130 % ist eine Drift von +30 %. Verträge ohne Freimenge haben keine Ausnutzung.

Die Kennzahlen

Ertrag

Kachel	Was sie zeigt
Aktive MPS-Verträge	Verträge der letzten Klassifizierung, davon Pool-Verträge (ab zwei Geräten).
Geräte	Geräte in diesen Verträgen.
Pauschale / Monat	Summe der Vertragspauschalen, je Zahlungsrhythmus auf den Monat umgerechnet.
Erlös	Pauschalen und Klickerlöse im Zeitfenster, mit Vorjahr.
Kosten	Toner, Reparatur und Lohn im Zeitfenster, mit Vorjahr.
Deckungsbeitrag	Erlös minus Kosten und die DB-Quote, mit Vorjahr.
Defizitäre Verträge	Verträge mit negativem Deckungsbeitrag in den letzten zwölf abgerechneten Monaten und die Summe dieses Verlusts.

Fälligkeiten

Der Kern des Dashboards. Das Balkendiagramm zeigt für die nächsten zwölf Monate, bei wie vielen Verträgen die Kündigungsfrist endet – getrennt nach Verträgen mit positivem und negativem Deckungsbeitrag und bereits gekündigten Verträgen. Die Tabelle daneben nennt je Monat Verträge, Geräte, Pauschale je Monat und den Deckungsbeitrag der letzten zwölf Monate, die auf dem Spiel stehen.

Kachel	Was sie zeigt
Fristende in 12 Monaten	Verträge, deren Kündigungsfrist in den nächsten zwölf Monaten endet, und ihre Pauschale je Monat.
Frist verstrichen	Verträge, deren Fristende vorbei ist, deren Vertragsende aber noch bevorsteht: Sie sind nicht mehr fristgerecht zu kündigen und laufen weiter. Gekündigte Verträge zählen nicht mit. „ohne Folgetermin" nennt Verträge, deren Vertragsende schon vorbei ist, ohne dass eine Verlängerung hinterlegt ist.

Volumen

Kachel	Was sie zeigt
Drift hoch	Verträge, deren Kunden mehr drucken als das Kontingent plus Schwelle (Standard: über +30 %). Anlass für eine Nachverhandlung der Pauschale.
Drift niedrig	Verträge, deren Kunden deutlich weniger drucken (Standard: unter –30 %). Der Kunde zahlt für Kontingent, das er nicht nutzt – ein Kündigungsrisiko.
Ausnutzung (Median)	Die mittlere Ausnutzung aller Verträge mit Freimenge.

Das Balkendiagramm darunter verteilt die Verträge auf fünf Stufen der Ausnutzung: unter 50 %, 50–80 %, 80–100 %, 100–130 % und über 130 %.

Entwicklung

Segmente je Klassifikationslauf – Verträge je Segmentgruppe über die gespeicherten Läufe von MPS-ToDos pro (bis zu zwölf Wochen): gekündigt oder defizitär, auslaufend, Drift, Verlängerung, übrige.
Gleitende 12-Monats-Summe – Erlös, Kosten und Deckungsbeitrag der jeweils letzten zwölf Monate über 24 Monate, dazu gestrichelt der Deckungsbeitrag ein Jahr früher. Hier zählen alle MPS-Verträge, auch beendete – so zeigt der Verlauf die tatsächliche Entwicklung des Geschäfts.

Bedienung

Sie öffnen das Dashboard über Auswertungen → Dashboards → MPS-Vertragsportfolio. In der Kopfleiste wählen Sie:

das Zeitfenster: LTM (die letzten zwölf abgerechneten Monate) oder YTD (das Jahr des letzten abgerechneten Monats). Es wirkt auf Erlös, Kosten und Deckungsbeitrag; defizitäre Verträge, Fälligkeiten und Listen beziehen sich immer auf zwölf Monate.
die Auswahl: Gesamt, Vertragsart, Pool/Einzel, Kunde oder Vertreter, und den Wert dazu.

Die Kopfleiste zeigt außerdem den Stand: das Datum der letzten Klassifizierung, das Datum der OBS-Statistik und den Monat, bis zu dem abgerechnet ist.

Vertragslisten

Ein Klick auf eine Kachel, einen Balken oder eine Tabellenzeile öffnet die Liste der Verträge dahinter. Die Liste zeigt Vertrag, Kunde, Segment, Pool oder Einzel, Geräte, Pauschale je Monat, Fristende, Vertragsende, abgerechnet bis, Erlös und Deckungsbeitrag der letzten zwölf Monate, den Ertrag über die gesamte Laufzeit und die Drift. Die Liste lässt sich filtern; mit F4 wählen Sie die Sortierung, z.B. nach Fristende oder nach Deckungsbeitrag.

HINWEIS: Das Dashboard hat keine Einschränkung auf die eigene Person: Wer das Recht zum Öffnen hat, sieht alle Verträge.

Voraussetzungen

MPS-ToDos pro ist eingerichtet und hat mindestens einen Klassifikationslauf gespeichert.
Die OBS-Statistik für Verträge und Geräte wird regelmäßig gerechnet.
Aus der grundlegenden Einrichtung der Dashboards die Bausteine in <OBS>\Data\Web\Dashboard\Lib. Den Nachtlauf FDASH_Nachtlauf braucht das MPS-Vertragsportfolio nicht: Es liest die Klassifizierung und die Statistik direkt.

Einrichtung

Dashboard ablegen: MPS.pax nach <OBS>\Data\Web\Dashboard kopieren.
Berechtigung vergeben: Weiteren Benutzern das Recht DASHBOARD:MPS geben.
Einstellungen prüfen: Beim ersten Öffnen legt das Dashboard seine Einstellungen an. Gleichen Sie KuendigungsfristTage mit der Einstellung von MPS-ToDos pro ab.

Konfiguration

Die Einstellungen stehen in der Datenbank-INI DASHBOARD, Abschnitt [MPS].

Einstellung	Standard	Bedeutung
`Mandant`	(leer)	Anzeigename des Mandanten in der Kopfleiste.
`KuendigungsfristTage`	90	Tage zwischen Fristende und Vertragsende. Muss zur Einstellung von MPS-ToDos pro passen.
`DriftHochProzent`	30	Drift in Prozent, ab der ein Vertrag als „Drift hoch" zählt.
`DriftNiedrigProzent`	30	Drift in Prozent nach unten, ab der ein Vertrag als „Drift niedrig" zählt.
`Zeitmessung`	0	1 = Ladezeit und Dauer je Abfrage anzeigen (zur Fehlersuche).

Wie die Kennzahlen rechnen

Erlös: Pauschalen und Druckerlöse (Schwarzweiß und Farbe) aus der Gerätestatistik, je Monat.
Kosten: Toner (Schwarzweiß und Farbe), Reparatur und Lohn aus der Gerätestatistik.
Zeitfenster: je Vertrag bis zu seinem letzten vollständig abgerechneten Monat; das Vorjahr liegt zwölf Monate früher.
Defizitär: Deckungsbeitrag der letzten zwölf abgerechneten Monate unter 0 – auch in den ersten Monaten eines Vertrags, in denen die Hardware noch nicht verdient ist. MPS-ToDos pro wartet diese Anlaufphase ab; die Zahl im Dashboard kann deshalb höher sein als die der defizitären Verträge in den ToDos.
Ertrag gesamt: Deckungsbeitrag über die gesamte Laufzeit aus der Vertragsstatistik.
Gleitende Summe: endet am Monat, bis zu dem die meisten Verträge abgerechnet sind. Verträge mit früherem Abrechnungsende tragen für die Monate danach nur ihre Pauschale bei; der letzte Punkt liegt deshalb etwas unter den Kacheln.

Häufige Fragen

Die Kopfleiste zeigt „keine Klassifizierung".: MPS-ToDos pro hat noch keinen Klassifikationslauf gespeichert. Starten Sie die Klassifizierung einmal von Hand.
Die Kopfleiste zeigt „keine Daten".: Die Tabellen von MPS-ToDos pro fehlen in dieser Datenbank.
Ein neuer Vertrag fehlt.: Er erscheint nach dem nächsten Klassifikationslauf.
Der Stand der Statistik ändert sich nicht.: Das Dashboard liest ihn einmal je Klassifikationslauf. Schließen und öffnen Sie das Dashboard, um ihn neu zu lesen.
Ein Vertrag hat keine Drift.: Im Vertrag ist keine Freimenge hinterlegt, oder er wurde noch nie abgerechnet.

Glossar

Fristende: Letzter Tag, an dem eine Kündigung zum nächsten Vertragsende eingehen muss.
Ausnutzung: Abgerechnetes Druckvolumen im Verhältnis zum Kontingent.
Drift: Abweichung der Ausnutzung von 100 %.
Pool-Vertrag: Vertrag mit mindestens zwei Geräten.
Deckungsbeitrag (DB): Erlös minus Kosten eines Vertrags.

Siehe auch