C Personen übertragen

Ihre Kunden pflegen Sie in OBS, brShop24 legt daraus Kundengruppen, Adressen, Personen, Benutzerkonten und Kostenstellen im Shop an. So kann sich jeder Ansprechpartner Ihres Kunden mit eigenem Login anmelden und bestellt mit den richtigen Adressen und Kostenstellen. Sie übertragen eine einzelne Person in ihren Webshop-Einstellungen oder viele Personen auf einmal über das Shop-Menü: Stammdaten → Schnittstellen → Internet-Shop, F10 C Personen übertragen. Der Menüeintrag erscheint, wenn die Schnittstelle aktiv ist.

C Personen übertragen fragt nach einer Personenauswertung und überträgt alle Personen daraus, die Webshop-Einstellungen für diese Schnittstelle haben. Die Webshop-Einstellungen einer Person öffnen Sie im Personenstamm mit F10 Q1 - Webshop-Einstellungen, siehe Personen: Q1 - Webshop-Einstellungen. Den Eintrag gibt es bei Kunden, wenn der Programmparameter 633 Internet-Shop vorhanden aktiviert ist.

Voraussetzungen

Kunden mit Logins und Adressen

brShop24 legt Benutzer nur aus Ansprechpartnern an. Damit OBS einen vollständigen Kunden im Shop anlegt, braucht die Person:

mindestens einen Ansprechpartner, der Folgendes hat:
- eine E-Mail-Adresse (Eingabemaske Ansprechpartner, Registerkarte Stammdaten),
- Benutzername und Passwort (Eingabemaske Ansprechpartner, Registerkarte Internet),
- die Eigenschaft 9013 SHOP Kundenlogin (Liste Ansprechpartner, F6),
- die Zuordnung zur brShop24-Schnittstelle (Liste Ansprechpartner, F10 S),
einen Eintrag für die Schnittstelle in den Webshop-Einstellungen mit einer Kundengruppe.

ACHTUNG: Die Punkte zum Ansprechpartner müssen für jeden Ansprechpartner erfüllt sein, der im Shop als Person mit eigenem Konto angelegt werden soll. Die Registerkarte 3 Ansprechpartner der Webshop-Einstellungen zeigt, was fehlt, und setzt Eigenschaft und Zuordnung mit Einfg in einem Schritt.

Kostenstellen

Die zugehörige Person ist wie oben beschrieben für den Shop vorbereitet. Zugehörige Person ist die Person im Feld Personen-Nr. der Kostenstelle. Ist das Feld leer, gilt die Person, bei der die Kostenstelle hinterlegt ist (Anzeige Person rechts oben in der Eingabemaske Kostenstelle).
Die zugehörige Person wird mit einer eigenen Kundengruppe übertragen, nicht mit einer System- oder Sammel-Kundengruppe des Shops.
Die Kostenstelle ist der Schnittstelle zugeordnet.

ACHTUNG: Ist eine Personennummer bei einer anderen Person als Kostenstelle hinterlegt, übertragen Sie die Kostenstelle über diese andere Person.

Im Shop braucht jede Kostenstelle einen eindeutigen Bezeichner. Sie tragen ihn in der Kostenstelle im Feld Eindeutiger Bezeichner ein. Fehlt er beim Export, erzeugt OBS einen und trägt ihn in der Kostenstelle ein.

HINWEIS: Beim Export überträgt OBS die Bezeichnung der Kostenstelle als Anzeigenamen in den Shop. Beim Auftragsimport sucht OBS die Kostenstelle über die vollständige Bezeichnung unter den Kostenstellen des Kunden. Gibt es dieselbe Bezeichnung bei einem Kunden mehrfach, nimmt OBS ohne Rückfrage eine davon. Halten Sie die Bezeichnungen der Kostenstellen je Kunde deshalb eindeutig. Mehr dazu in den häufig gestellten Fragen.

HINWEIS: Sie können auch Kostenstellen ohne eigene Kundennummer übertragen. OBS verwendet dann die Kundennummer der Person.

Empfohlen

Diese Punkte sind für den Export nicht nötig, erleichtern aber die Datenpflege aus OBS:

Anreden: Ordnen Sie die Shop-Anreden den OBS-Anreden zu, siehe Anreden.
Kostenstelle einem Benutzer zuordnen: Ein Benutzer kann eine Kostenstelle im Shop nur verwenden, wenn sie ihm im Shop hinterlegt ist. Das erledigen Sie in OBS, indem Sie der Kostenstelle die Ansprechpartner zuordnen, siehe Ansprechpartner zuordnen.

Liste

Die Liste Shopeinstellungen für Person zeigt, für welche Shop-Schnittstellen die Person Webshop-Einstellungen hat, mit Nummer, Bezeichnung und Typ der Schnittstelle.

Tasten und Schaltflächen

Taste	Funktion
Einfg	Ordnet die Person einer weiteren Shop-Schnittstelle zu. OBS fragt nach der Schnittstelle und bietet an, die Einstellungen einer anderen Schnittstelle zu übernehmen.
↩ Enter	Öffnet die Webshop-Einstellungen für die markierte Schnittstelle.
Entf	Löscht die Webshop-Einstellungen der Person für diese Schnittstelle nach Rückfrage.

Eingabemaske

Personenstamm Webshop-Einstellungen

Die Eingabemaske Shop-Einstellungen für Person legt fest, wie OBS die Person überträgt, und zeigt, wie sie im Shop angekommen ist. In den Registerkarten 3 Ansprechpartner und 4 Kostenstellen sehen Sie auf einen Blick, ob die Voraussetzungen erfüllt sind.

Taste	Funktion
F2	Speichert die Einstellungen.
F4	Ansp: Öffnet die Ansprechpartner der Person, siehe Kontakte.
F5	Kost: Öffnet die Kostenstellenverwaltung der Person. Nur mit der Bürofa-Verwaltung für Kostenstellen.
F6	Import: Liest die aktuellen Daten der Person aus dem Shop. Das dient nur der Anzeige in der Registerkarte 1 Status.
F7	Export: Prüft die Angaben, speichert sie und überträgt die Person in den Shop, siehe Daten übertragen.
F8	Preise: Öffnet B Preislisten verwalten mit den Preislisten dieser Person. Der Kunde muss im Shop vorhanden sein.
F9	Vorlage: Öffnet die Bestellvorlagen dieser Person. Der Kunde muss im Shop vorhanden sein.

Registerkarte: 1 Status

Die Registerkarte zeigt unter Personenstatus, wie der Kunde im Shop angelegt ist:

Feld	Bedeutung
Kunde vorhanden	Ja in grüner Schrift, wenn der Kunde im Shop existiert, sonst Nein in roter Schrift.
Typ	Kundentyp im Shop. Grüne Schrift: gleich dem Kundentyp in Registerkarte 2 Einstellungen. Rote Schrift: abweichend. Ein Fragezeichen heißt, dass OBS den Status nicht ermitteln konnte oder der Kunde noch nicht exportiert ist.
Klassifizierung	Kundenklassifizierung im Shop, Farben wie bei Typ.

HINWEIS: Typ und Klassifizierung zeigt OBS nur an, wenn die Definitionen aus dem Shop importiert sind. Das starten Sie im Shop-Menü mit W Definitionen importieren, siehe Definitionen importieren bei brShop24.

Registerkarte: 2 Einstellungen

Hier legen Sie fest, wie OBS die Person überträgt:

Feld	Bedeutung
Shop-Kundengruppe	Kundengruppe, in der OBS die Benutzer anlegt. Die Kundengruppe muss in F Kundengruppen angelegt sein. Die Verwaltung der Kundengruppen öffnen Sie aus der Suchliste mit F9. Pflichtfeld für den Export.
Kundentyp	Zum Beispiel B2B oder B2C. Überschreibt im Benutzer die Vorgabe der Kundengruppe.
Klassifizierung	Zum Beispiel Neu- oder Stammkunde. Überschreibt im Benutzer die Vorgabe der Kundengruppe.

HINWEIS: Die Auswahl für Kundentyp und Klassifizierung ist erst gefüllt, wenn die Definitionen mit W Definitionen importieren importiert sind.

Registerkarte: 3 Ansprechpartner

Die Registerkarte zeigt die sichtbaren Ansprechpartner der Person und ob sie die Mindestanforderungen erfüllen, damit OBS sie im Shop als Person mit Benutzer anlegt:

Spalte	Bedeutung
Name, Vorname	Name des Ansprechpartners.
E-Mail	E-Mail-Adresse des Ansprechpartners.
Benutzer	Benutzername des Ansprechpartners.
Ben	Status Benutzername: Ok = vorhanden und für die Schnittstelle eindeutig. Dpl = vorhanden, aber für die Schnittstelle doppelt. Fehlt = kein Benutzername.
Pwd	Status Passwort: Ok oder Fehlt.
Eigs	Status Eigenschaft 9013 SHOP Kundenlogin: Ok oder Fehlt.
Zuord	Status Zuordnung zur Schnittstelle: Ok oder Fehlt.

HINWEIS: Die Eindeutigkeit des Benutzernamens prüft OBS nur mit den Daten in OBS. Im Shop kann der Benutzername trotzdem schon existieren, wenn ein Benutzer nicht aus OBS angelegt wurde.

Taste	Funktion
↩ Enter	Ändern: Öffnet die Eingabemaske des Ansprechpartners, siehe Kontakte.
Einfg	Hzf: Fügt den Ansprechpartner als Benutzer hinzu. Es öffnet sich die Maske Angaben für Shop-Benutzer mit E-Mail, Benutzername und Passwort. F5 erzeugt dort ein Passwort. Ist der Benutzername schon vergeben, steht daneben „(bereits vorhanden)“. Mit F2 speichert OBS die Angaben im Ansprechpartner, setzt die Zuordnung zur Schnittstelle und die Eigenschaft 9013 SHOP Kundenlogin. Alle drei Felder müssen gefüllt sein.
Entf	entf: Entfernt die Zuordnung des Ansprechpartners zur Schnittstelle.
M	Mig Ben: Öffnet die Liste der importierten Benutzer. Dort ordnen Sie Benutzer, die es im Shop schon gibt, den passenden Ansprechpartnern zu, siehe M Migration.
P	Pwd gen: Erzeugt Benutzernamen und Passwörter für alle Ansprechpartner der Person, die noch kein Passwort haben. Vorhandene Werte bleiben erhalten.
S	Sorti.: Öffnet die Definition Sortiment für den Benutzer des aktuellen Ansprechpartners.

So sieht die Maske Angaben für Shop-Benutzer aus:

Registerkarte: 4 Kostenstellen

Die Registerkarte erscheint nur mit der Bürofa-Verwaltung für Kostenstellen. Sie zeigt die Kostenstellen der Person mit den Angaben für den Export:

Spalte	Bedeutung
Nummer	Nummer der Kostenstelle.
Person	In der Kostenstelle hinterlegte Person.
Bezeichnung	Bezeichnung der Kostenstelle.
eind. Bezeich.	Eindeutiger Bezeichner der Kostenstelle. Ohne ihn legt OBS die Kostenstelle im Shop nicht an.
Zuord.	Ok, wenn die Kostenstelle der Schnittstelle zugeordnet ist, sonst Fehlt.
Shop-Ansp.	Anzahl der Ansprechpartner, die der Kostenstelle zugeordnet sind. Ist keiner zugeordnet: Anzahl der gültigen Shop-Ansprechpartner der zugehörigen Person. Gültig heißt: Name, E-Mail, Benutzername und Passwort sind gepflegt.

Taste	Funktion
↩ Enter	Ändern: Öffnet die Kostenstelle in der Kostenstellenverwaltung.
Einfg	Hzf: Ordnet die Kostenstelle der Schnittstelle zu. Fehlt der eindeutige Bezeichner, fragt OBS ihn ab.
Entf	entf: Entfernt die Zuordnung der Kostenstelle zur Schnittstelle.

Daten übertragen

Eine einzelne Person übertragen Sie in ihren Webshop-Einstellungen mit F7. Mehrere Personen übertragen Sie im Shop-Menü mit C Personen übertragen über eine Personenauswertung.

Vor dem Export mit F7 prüft OBS:

Eine gültige Shop-Kundengruppe ist gewählt. Sonst erscheint „Bitte aktive gültige Kundengruppe auswählen!“.
Mindestens ein Ansprechpartner erfüllt die Bedingungen. Sonst erscheint „Mindestens ein Ansprechpartner muss die Bedingungen für einen Export erfüllen!“.
Ist eine System- oder Sammel-Kundengruppe gewählt und sind Kostenstellen zugeordnet, weist OBS darauf hin, dass sich die Kostenstellen so nicht übertragen lassen, und fragt, ob Sie trotzdem exportieren wollen.

ACHTUNG: Adressen verteilt OBS je nach Art der Kundengruppe auf die Kundengruppe oder nur auf Person und Benutzer. Bei einer Sammelgruppe ordnet OBS die Adresse nur der Person bzw. dem Benutzer zu, nicht der Kundengruppe. Die Standardgruppen des Shops gelten immer als Sammelgruppe. Eigene Kundengruppen werden zur Sammelgruppe, wenn Sie in ihren Einstellungen das Häkchen Sammelgruppe setzen. In der Liste der Kundengruppen erkennen Sie das an der Spalte Info mit System oder Sammel.

HINWEIS: Rechnen Sie mit etwa 3,5 bis 7 Sekunden je Datensatz. Ein Kunde mit drei verknüpften Kunden, fünf Adressen, zwei Kostenstellen und sieben Ansprechpartnern ergibt zum Beispiel 25 Datensätze.

Datenstruktur im Shop

brShop24 teilt die Kundendaten anders auf als OBS:

Bereich im Shop	Inhalt
Customer	Die Kunden bzw. Kundengruppen mit Kundennummer und Standardvorgaben wie Sprache oder Kundentyp.
Address	Das Adressbuch mit allen Adressen des Kunden. Straße und Hausnummer stehen getrennt.
Person	Eine reale Person mit Anrede, Titel, Namen und weiteren Angaben wie Abteilung, Geburtstag oder Geschlecht.
User	Der Benutzer, mit dem sich der Kunde im Shop anmeldet, mit Benutzername, E-Mail und Passwort.
costCenter	Die Kostenstellen.

ACHTUNG: Die Anrede ist bei der Anlage einer Person im Shop Pflicht. Nicht alle Ansprechpartner haben eine Anrede, deshalb gibt es in der Shop-API einen Schalter, der die Übertragung ohne Anrede erlaubt. Steht im Protokoll „Fehler: Person <Vorname Name> ohne gültige Angabe für Anrede.“, ist dieser Schalter sehr wahrscheinlich nicht aktiv. Wenden Sie sich dann an den Support von Büroring oder tragen Sie bei allen Ansprechpartnern für den Export eine für den Shop gültige Anrede ein.

Übertragener Inhalt

OBS füllt die Struktur des Shops so vollständig wie möglich:

Angabe in OBS	Übertragen	Ziel im Shop und Hinweis
Adresse der Person (Registerkarte Adresse)	✓	Address, als Hauptadresse.
Rechnungsempfänger (Adresse zur Kundennummer im Feld Re-Empfänger)	✓	Address, als Rechnungsadresse.
Warenempfänger (Registerkarte 2)	✓	Address, als Lieferadresse.
Adressen der Kostenstellen	✓	Address, als Lieferadresse.
Anrede, Name, Vorname des Ansprechpartners	✓	Person.
E-Mail, Benutzername und Passwort des Ansprechpartners	✓	User.
Kostenstellen mit Personennummer (verknüpfte Personen)	✓	Nur, wenn die verknüpfte Person selbst Webshop-Einstellungen für die Schnittstelle hat.
Kostenstellen	✓	costCenter, wenn der Kunde im Shop angelegt werden konnte und der eindeutige Bezeichner gepflegt ist. OBS hinterlegt die Kostenstelle bei den Benutzern der zugeordneten Ansprechpartner. Ist kein Ansprechpartner zugeordnet, bei allen Benutzern des Kunden.
Sortimentsdefinition des Benutzers	✓	Siehe Definition Sortiment.
Budgets der Kostenstellen	–
Adressen mit dritter Adresszeile	–	Vorgabe. Siehe unten.

Straße: Im Shop stehen Straßenname und Hausnummer getrennt. OBS trennt die Angabe beim Export selbst.

Namen in Adressen: Adressen haben im Shop Vorname, Nachname und zwei Felder für eine Firmenbezeichnung. Ist in OBS der Vorname gefüllt, gilt die Adresse als privat: OBS überträgt Vorname und Name in Vor- und Nachname. Ohne Vorname gilt sie als geschäftlich: OBS schreibt Name und Zusatz 1 in die Firmenbezeichnung. Adressen ohne Trennung von Vor- und Nachname, zum Beispiel Kostenstellen, überträgt OBS mit Name 1 und Name 2 immer in die Firmenbezeichnung.

Dritte Adresszeile: Damit keine Angaben verloren gehen, überträgt OBS Adressen mit gefüllter dritter Zeile (Zusatz 2 bzw. Zusatz bei Versandadressen und Kostenstellen) nicht. Stellen Sie Export.Person.Adr.OhneZeile3 in der Konfiguration auf N, überträgt OBS auch diese Adressen.

Siehe auch