Der Level bestimmt die Sichtbarkeit der Dokumente. Hier wird der OBS-Benutzerlevel eingetragen, der nötig ist um die jeweiligen Dokumente in der Liste sehen zu können.

nach dem Import löschen

Wird hier das Häkchen gesetzt, werden die Dateien im jeweiligen Verzeichnis nach dem Import gelöscht.

Sachbearb.

Dieser Sachbearbeiter wird bei den Dokumenten aus dem jeweiligen Verzeichnis hinterlegt.

Dok.Art

Hier kann die Art des Dokumentes ausgewählt werden. Diese kann später als Filter für die Anzeige von DMS Dokumenten benutzt werden.

Archiv Pfad 1

In diesem Verzeichnis werden die flexiblen Archive gespeichert. Diese enthalten verschlüsselt alle importieren Dokumente. Der Inhalt dieses Verzeichnis muss zur Datensicherung hinzugefügt werden

2 Eigenbelege

Eigenbelege ist für die Erkennung von selbst gedruckten Vorgängen (z.B. Reparaturaufträgen und Lieferscheinen). Das Feld Erkennung dient ähnlich wie bei den DMS Definitionen dazu, dass die Dokumente als eigene Dokumente erkannt werden. Die weiteren Vorgangsfelder sind ebenfalls wie bei den DMS Definitionen dazu da, über eine Referenz automatisch eine Verknüpfung zu den jeweiligen Vorgängen in OBS zu ermöglichen.

3 Schalter

Sprache(deu,eng)

Die Sprache ist wichtig für die OCR. Hier kann entweder der Wert deu für Deutsch oder eng für Englisch wählen.

Polling in Sec.

Gibt in Sekunden an, wie oft der DMS Dienst die Verzeichnisse auf neue Dateien überprüfen soll.

Dokutrenner

Wenn ein Dokument mit diesem Text zwischen verschiedene Dokumente beim Scannen gelegt wird, erkennt dies der DMS Dienst und beginnt dann jeweils ein neues Dokument.

Mindestlänge Nummer Verknüpfung

Ziffer 0-9 gibt die Mindestlänge der Nummer des OBS Vorganges/OBS Objektes an, mit dem dieses Dokument verknüpft wird. Es wird mit führenden Nullen bis zur Mindestlänge aufgefüllt.

Automatische Zuordnung aktiv

Ist dieser Punkt aktiviert, versucht OBS-DMS zu den Dokumenten entsprechende Zuordnungen in den Vorgängen zu finden. Im Normalfall sollte die automatische Zuordnung immer aktiviert sein.

Eine automatische DMS-Zuordnung erfolgt:

Im Vorgang eine Auftrags Nr. des Kunden/Lieferanten (a_aufnrku) eingetragen ist und diese sich im DMS Text befindet.
Im DMS-Text sich die Kunden Nr. beim Lieferanten (ps_kdnr) aus dem Personenstamm befindet.

Wenn beide Fälle zutreffen wird das DMS-Dokument verknüpft und eine entsprechende Refenz eingetragen.

Vorgänge, die nach der Auftrags Nr. des Kunden/Lieferanten durchsucht werden:
Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Einkaufslieferschein und Einkauf.
Die Nummer muss mindestens 6 Stellen lang sein, damit Sie verwendet wird.

Toleranz Tage

Dieser Wert gibt an, wie weit zurück in die Vergangenheit OBS-DMS nach Verknüpfungen sucht. Dies dient der Geschwindigkeit, da so nicht immer alle Vorgänge im System durchsucht werden müssen.
Standardmäßig ist hier 100 Tage eingetragen, so dass nur in Vorgängen gesucht wird, die nicht älter als 100 Tage sind.

Bei DMS Fehlern Admin Aufgabe anlegen

Ist dieser Punkt aktiviert, werden wichtige Meldungen von OBS-DMS als ADMIN-Aufgabe angelegt.

Dokumente ohne OCR Text zulassen

Bei Aktivierung werden auch Dokumente ohne durch die OCR erkannten Text zugelassen. Dies ist z.B. bei gescannten Bildern wichtig. Ist der Punkt nicht aktiviert werden diese Dokumente in der DMS Liste nicht angezeigt.

Vorschaubilder anlegen

Wird dieser Punkt ausgewählt so werden Vorschaubilder zu den DMS-Dokumenten in der Datenbank abgelegt. Dieses führt dazu, dass eine Vorschau zu den DMS-Dokumenten schneller angezeigt werden kann. Allerdings wird hierdurch auch mehr Speicherplatz für die Datenbank benötigt.

Automatische Sicherung

Wenn die automatische Sicherung aktiviert ist, werden Kopien der gescannten Dokumente im OBS-Ordner im Verzeichnis ..\OBS\DATA\DMS\SICHER\ als ZIP-Datei abgelegt.

Dateinamen Zuordnung

Hierdurch wird der Name der gescannten Dateien verwendet, um eine Zuordnung durchzuführen. Lautet der Dateiname z.B. RE123456_$$$PAGE..

Typ	DMS-Typ
EINKLIEF	DMS_TYP_EINKAUFSLIEFERSCHEIN
RAUFSTA	DMS_TYP_REPARATURAUFTRAG
EINKAUF	DMS_TYP_EINKAUF
ANGEBOT	DMS_TYP_ANGEBOT
AUFTRAG	DMS_TYP_AUFTRAG
LIEFSTA	DMS_TYP_LIEFERSCHEIN
RECHSTA	DMS_TYP_RECHNUNG
ANFRAGE	DMS_TYP_ANFRAGE
ANZAHLUNG	DMS_TYP_ANZAHLUNG
BESTELLUNG	DMS_TYP_BESTELLUNG
PERSTA	DMS_TYP_PERSONEN
ARTIKEL	DMS_TYP_ARTIKEL
LEISTUNG	DMS_TYP_LEISTUNG
FIBU	DMS_TYP_FIBU
GERÄTE	DMS_TYP_GERAETE
VERTRAG	DMS_TYP_VERTRAG
VERTRAGPOS	DMS_TYP_VERTRAGSPOSITIONEN
MITARBEITER	DMS_TYP_MITARBEITER
SACHBEARB	DMS_TYP_SACHBEARBEITER
VERTRETER	DMS_TYP_VERTRETER
LAGERAUFTRAG	DMS_TYP_LAGERAUFTRAG
PRODUKTIONSAUFT	DMS_TYP_PRODUKTIONSAUFTRAG
EMAIL	DMS_TYP_EMAIL
PROJEKTE	DMS_TYP_PROJEKTE
TODO	DMS_TYP_TODO
RMA	DMS_TYP_RMA
ALLGEMEIN	DMS_TYP_ALLGEMEIN
SERVICEPERS	DMS_TYP_SERVICEPERSONEN
INFORVORLAGEN	DMS_TYP_INFORMATIONSVORLAGEN
LADELISTE	DMS_TYP_LADELISTE
SMS	DMS_TYP_SMS
DOCART	DMS_TYP_DOCART
FAX	DMS_TYP_FAX
PREISLISTEN	DMS_TYP_PREISLISTEN
ARTIKEL	DMS_TYP_PL_ARTIKEL
MATERIAL	DMS_TYP_MATERIAL
RAHMENVERTRAG	DMS_TYP_RAHMENVERTRAG
TRANSPORTLISTE	DMS_TYP_TRANSPORTLISTE
FIBUKONTEN	DMS_TYP_FIBUKONTEN
KASSE	DMS_TYP_KASSE
RETOURE	DMS_TYP_RETOURE
TEXTBAU	DMS_TYP_TEXTBAU
MWST	DMS_TYP_MWST
ZAHLUNGSBEDING	DMS_TYP_ZAHLUNGSBEDINGUNG
VERSAND	DMS_TYP_VERSAND
MENGENEINH	DMS_TYP_MENGENEINHEITEN
PASSWORT	DMS_TYP_PASSWORT
WARENGRUPPE	DMS_TYP_WARENGRUPPE
ERLÖSKON	DMS_TYP_ERLOESKONTO
PREISLISTENHISTO	DMS_TYP_PREISLISTENHISTO
SQLEXPORT	DMS_TYP_SQLEXPORTER
KASSLIEF	DMS_TYP_KASSENLIEFSCHEIN
SPEEDGRID	DMS_TYP_OBS_SPREEDGRID
UC_POS	DMS_TYP_UC_POSITIONEN
POSSCHNELL	DMS_TYP_POSSCHNELL
POSERFASSUNG	DMS_TYP_POSITIONSERFASSUNG
POSLANGTEXT	DMS_TYP_POSLANGTEXT
ARTIKELAMAZON	DMS_TYP_ARTIKELAMAZON
ANLAGENSUBKONTEN	DMS_TYP_ANLAGENSUBKONTEN
ANLAGENKONTEN	DMS_TYP_ANLAGENKONTEN
BACKKUP CHECK	DMS_TYP_BACKUP_CHECK
DIRMONITOR	DMS_TYP_DIRMONITOR
SUPPORT TICKET	DMS_TYP_SUPPORTTICKET
DISPO BESTAND	DMS_TYP_DISPOBESTAND
BRIEF	DMS_TYP_BRIEF
DMS	DMS_TYP_DMS
DIAGRAMME	DMS_TYP_DIAGRAMME
REPORTWORKSHOP	DMS_TYP_REPORTWORKSHOP
ADMINERROR	DMS_TYP_ADMINERROR
VVERBANDSABRECH	DMS_TYP_VERBANDSABRECHNUNG
AUSPRÄGUNG	DMS_TYP_AUSPRAEGUNG
MESSEN	DMS_TYP_MESSEN
DOKUMENTE	DMS_TYP_DOKUMENTE
LAGERVERWALTUNG	DMS_TYP_LAGERVERWALTUNG
MESSETERMIN	DMS_TYP_MESSETERMIN
PERSONENINFO	DMS_TYP_PERSONENINFO
INVENTUR	DMS_TYP_INVENTUR
GENDOC	DMS_TYP_GENDOC
MACRO LIBRARY	DMS_TYP_MACRO_LIBRARY
DFM LIBRARY	DMS_TYP_DFM_LIBRARY
SCRIPT LIBRARY	DMS_TYP_SCRIPT_LIBRARY
LIBRARY	DMS_TYP_SQL_LIBRARY
LAGERKONTEN	DMS_TYP_LAGERKONTEN
ANGEBOTSMATERINFO	DMS_TYP_ANGEBOTSMATERIALINFO
VARIANTDATA	DMS_TYP_VARIANTDATA
MESS LIB	DMS_TYP_MESS_LIB
ST GERÄTE	DMS_TYP_ST_GERAETE
LKW	DMS_TYP_LKW
STUNDEN	DMS_TYP_STUNDEN
ANSPRECHPARTNER	DMS_TYP_ANSPRECHPARTNER
BILDER	DMS_TYP_BILDER
PIZZA	DMS_TYP_PIZZA
RECORDER LIB	DMS_TYP_RECORDER_LIBRARY
BBENUTZER	DMS_TYP_BENUTZER
MITARB STATISTIK	DMS_TYP_MITARBEITERSTATISTIK
STUNDEN STATISTIK	DMS_TYP_STUNDENSTATISTIK
VERTRAGS INVENTUR	DMS_TYP_VERTRAGSINVENTUR
APP LIBRARY	DMS_TYP_APP_LIBRARY
SCHEDULER	DMS_TYP_SCHEDULER
TERMINVORSCHLAG	DMS_TYP_TECH_TERMINVORSCHLAG
TERMIN	DMS_TYP_TECH_TERMIN
OFFENE POSTEN	DMS_TYP_OFFENEPOSTEN
ARTIKEL FEHLER	DMS_TYP_ARTIKEL_FEHLER
BESTELLUNGSZUSATZ	DMS_TYP_BESTELLUNGZUSATZ
CASHBACK	DMS_TYP_CASHBACK
MITARBEITERTAGE	DMS_TYP_MITARBEITERTAGE
DSGVO	DMS_TYP_DSGVO
KONFLIKT	DMS_TYP_KONFLIKT
KASSTAGABSCHLUSS	DMS_TYP_KASSENTAGESABSCHLUSS
QRZEIT	DMS_TYP_QRZEIT
LOGINZEITEN	DMS_TYP_LOGINZEITEN
REMOTESERVICE	DMS_TYP_REMOTESERVICE
VSK INFO	DMS_TYP_VSKINFO
KUNDENDATEN	DMS_TYP_KUNDENDATEN
WIEGESCHEIN	DMS_TYP_WIEGESCHEIN
VERSICHERUNG	DMS_TYP_VERSICHERUNG
CLICK KALKUALTION	DMS_TYP_CLICKKALKULATION
MEHRLAGUMBUCH	DMS_TYP_MEHRLAGERUMBUCHUNG
KUNDENDATENPOS	DMS_TYP_KUNDENDATENPOSITIONEN
URL	DMS_TYP_URL
CLICKKALK GERÄT	DMS_TYP_CLICKKALKULATION_GERAET
MEETING	DMS_TYP_MEETING
OFML	DMS_TYP_OFML
ZUGFERD	DMS_TYP_ZUGFERD
TOURENPLANUNG	DMS_TYP_TOURENPLANUNG
DOKU MANAGER	DMS_TYP_DOKU_MANAGER
SAMMELPOS	DMS_TYP_SAMMELPOSITIONEN
SHOPWGR	DMS_TYP_SHOPWGR

Dokumente mit QR-Code Seite automatisch ausrichten

Wenn dies aktiviert wird, versucht OBS-DMS alle Seiten, die einen QR-Code enthalten automatisch neu auszurichten und so zu drehen, dass Sie im DMS richtig herum angezeigt werden.

Dokumente anhand des QR-Code Gruppieren

Hierdurch werden alle Seiten, die den selben QR-Code enthalten, automatisch gruppiert.

Nur OBS QR-Codes zulassen

Wird diese Option aktiviert werden nur noch QR-Codes erkannt, die mit OBS beginnen, also z.B. OBSRAR12345 für einen Reparaturauftrag.
Dies ist von Vorteil wenn auf Dokumenten mehrere Barcodes und QR-Codes enthalten sind, da so nur der OBS QR-Code verwendet wird. Es kann jedoch auch dazu führen, dass die Erkennung etwas länger dauert.

Kein MD5 Datei Check

Standardmäßig werden DMS Dokumente per Hash Prüfsumme (MD5) abgeglichen. So kann festgestellt werden, ob genau das selbe Dokument schon im System vorhanden ist. Sollte ein Dokument schon vorhanden sein, wird dieses ins Error-Verzeichnis (..OBS\DATA\DMS\ERROR\) kopiert und ein entsprechender Eintrag im Protokoll angelegt.
Mit Kein MD5 Datei Check kann diese Überprüfung deaktiviert werden.

Auch Status 11-Dokumente mit Makros nach Zuordnungen durchsuchen

Diesen Häkchen sollte man setzen, wenn man Lieferscheine einscannt und diese automatisiert mit Eingangsrechnungen verknüpfen wollen.

Dieses macht das DMS-Modul langsamer, aber da Eingangsrechnungen im Normalfall erst später erfasst werden als Eingangslieferscheine eingescannt werden, ergibt dieses Häkchen in diesem Fall Sinn.

DMS-Stempel Vertikal

Wenn dieses Häkchen aktiviert ist, werden die Stempel vertikal nebeneinander angeordnet.

Weitere Informationen finden Sie hier.

DMS-Stempel Start Rechts

Bei diesem Modus wird der erste Stempel ganz rechts platziert, ansonsten links.

Weitere Informationen finden Sie hier.

Doppelte Dateinamen zulassen

Ist der Dateiname schon vorhanden wird automatisch der Dateiname abgeändert. Ist die Datei inhaltlich vorhanden, wird sie aber abgelehnt.

Dieses ist vor allem dann sinnvoll, wenn ihr Scanner immer den gleichen Dateinamen automatisch vergibt.

Originaldokumente nur als Admin anzeigen

Nur Admins sehen die Originaldokumente. Diese Funktion schützt Sie davor, auch als Nicht-Administrator Originaldokumente zu verarbeiten.

4 Schalter

Erweiterung DMS und Dokuware

Auf dem 4. Reiter kann man den Pfad eines externen DMS-Systems angeben.
Somit werden alle Dokumente nicht nur im OBS-DMS gespeichert sondern auch in dem externen DMS-System.

OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/DMS Stammdaten

Inhaltsverzeichnis

DMS Stammdaten