OBS/Kostenpflichtige Module/KI-Mining/Lead-Tracking: Unterschied zwischen den Versionen

Das Lead-Tracking ist ein KI-Mining-Modul für OBS. Es verfolgt Anfragen von der ersten Meldung bis zum Auftrag oder zur Absage – entlang eines Prozesses, den Sie selbst festlegen. Jeder Schritt erzeugt eine Aufgabe für den zuständigen Sachbearbeiter; wird sie abgehakt, entsteht automatisch die nächste. Ein Nachtlauf erinnert an Liegengebliebenes, ein Wochenbericht fasst für die Vertriebsleitung zusammen.

Dieser Leitfaden richtet sich an Anwender und Key-User. Er erklärt, was das Modul tut, wie es eingerichtet wird und wie man im Alltag damit arbeitet.

Kurzüberblick

Ein Lead ist eine Anfrage, aus der ein Auftrag werden kann – selbst gewonnen oder von einem Industriepartner übergeben. Ohne Werkzeug landet so etwas in einer Excel-Liste oder im Kopf des Verkäufers. Das Modul führt es stattdessen im System: als Projekt mit einer Kette von Aufgaben.

Kernidee
Der Lead ist ein Projekt im normalen Projektbaum – alle Vorgänge (Angebot, Auftrag, Aufgaben) hängen automatisch daran. Der Prozess beschreibt die Schritte und die Wege dazwischen. Zwei Prozesse sind mitgeliefert, eigene lassen sich ohne Programmierung anlegen. Jeder Schritt wird zur Aufgabe beim zuständigen Sachbearbeiter. Abhaken bringt den Lead weiter. An Verzweigungen entscheidet entweder der Anwender (er wählt die Antwort) oder die Maschine (anhand der erfassten Daten). Nichts geht verloren: Der Nachtlauf findet überfällige Schritte und abgerissene Ketten.

Was Sie nicht mehr selbst tun müssen

Nachfass-Listen in Excel pflegen und jeden Morgen durchsehen.
Im Kopf behalten, wer wann zurückgerufen werden sollte.
Angebote suchen, die nie nachgefasst wurden.
Der Vertriebsleitung von Hand zusammenstellen, wie viele Anfragen laufen und was daraus wurde.

Was das Tool nicht ersetzt

Das Gespräch mit dem Interessenten – das Modul erinnert, es verkauft nicht.
Die Pflege des Personenstamms: Adresse und Ansprechpartner kommen aus OBS, nicht aus dem Lead.
Die fachliche Entscheidung an einer Verzweigung, wo der Prozess den Anwender fragt.

Der Ablauf

Erfassung

Die Erfassung ist zweistufig. Der Interessent wird zuerst ganz normal im Personenstamm angelegt – mit Dublettenprüfung, Adresse und Ansprechpartnern wie bei jedem Kunden. Erst danach wird aus der Personenliste heraus über Lead anlegen die Anfrage erfasst.

Das erspart eine zweite Adressverwaltung. Wird aus dem Interessenten später ein Kunde, bleibt alles erhalten.

Erfasst werden nur die Anfrage-Daten:

Ansprechpartner · Anfragedatum · Herkunft · Partner-Lead-Nummer · Gewerk · erwarteter Wert · Vor-Ort-Termin nötig · Zuständigkeit · Prozess · Bemerkung

Beim Speichern entstehen drei Dinge: ein Projekt als Lead-Kopf, der Lead-Datensatz mit den Anfrage-Daten und die erste Aufgabe beim zuständigen Sachbearbeiter.

Bearbeiten

Die Aufgabe erscheint in der normalen Aufgabenliste. Wird sie dort als erledigt gespeichert, öffnet sich die Lead-Bearbeitung automatisch. Dort steht:

der aktuelle Schritt mit Frist und – falls überschritten – seit wie vielen Tagen,
die Entscheidung: an einer Verzweigung wählt der Sachbearbeiter die zutreffende Antwort,
ein Folgetermin, wenn mit dem Kunden etwas anderes vereinbart wurde als die Standardfrist,
eine Notiz, die an Lead und Projekt angehängt wird und in der nächsten Aufgabe mitkommt,
der bisherige Verlauf aller Schritte,
ein Haken Angebot jetzt anlegen,
und die Felder, um den Lead zu beenden (gewonnen, verloren, abgebrochen – mit Ergebnis und Absagegrund).

Nach dem Speichern entsteht die nächste Aufgabe – beim selben oder einem anderen Bearbeiter, je nach Prozess.

Abschluss

Ein Lead endet auf eine von zwei Arten: Der Prozess läuft bis zum Ende, oder der Sachbearbeiter beendet ihn vorzeitig in der Bearbeitungsmaske. In beiden Fällen werden offene Schritte geschlossen und deren Aufgaben abgehakt – es bleibt nichts liegen.

Die mitgelieferten Prozesse

Ab Werk stehen zwei Prozesse bereit. Beide lassen sich anpassen, und eigene kommen dazu.

Kürzel	Gedacht für	Umfang
HWK	Handwerk – mit Vor-Ort-Termin vor dem Angebot	10 Schritte, 15 Übergänge
BUE	Büro – Angebot ohne Ortstermin	7 Schritte, 10 Übergänge

Der Weg durch HWK sieht typischerweise so aus:

01  Lead erfasst
02  Erstkontakt herstellen     -> Anwender entscheidet:
                                  "Termin vereinbaren"  / "Direkt anbieten" / "Kein Interesse"
03  Vor-Ort-Termin vereinbaren
04  Vor-Ort-Termin durchfuehren
05  Angebot erstellen
06  Angebot nachfassen (1.)
07  Angebot nachfassen (2.)
08  Angebot nachfassen (3.)
09  Ergebnis erfassen
10  Partnerstatus melden       (nur bei Partner-Leads)

Voraussetzungen

Datenbasis (in OBS vorhanden)

Personenstamm (PERSSTA) und Ansprechpartner (ANSP).
Projektverwaltung – jeder Lead ist ein Projekt.
Aufgaben-/Wiedervorlage-System (TODO).
Sachbearbeiter in S_VERK gepflegt.

Modul-eigene Tabellen (werden mitgeliefert)

KIMINING_LEAD – die Anfrage-Daten je Lead.
KIMINING_LEAD_STEP – die durchlaufenen Schritte.
KIMINING_LEAD_PROZESS – die Schritt-Definitionen.
KIMINING_LEAD_KANTE – die Übergänge zwischen den Schritten.
KIMINING_LEAD_WERTE – Wertelisten (Ergebnis, Absagegrund).

Sonstiges

Ein Projekttyp für Leads (ab Werk 9910) in PROJEKTE_TYP.
Zugriff auf den OBS-Aufgabenplaner für Nachtlauf und Wochenbericht.
Für den Mailversand des Wochenberichts: ein eingerichtetes Mailkonto.

Einrichtung – Schritt für Schritt

Die Reihenfolge ist wichtig – jeder Schritt baut auf dem vorigen auf.

Schritt 1 – Tabellen anlegen

Die Datei USER_OBSDB.SYS des Moduls wird beim nächsten Tabellen-Update eingelesen; damit entstehen die fünf KIMINING_LEAD-Tabellen.

Schritt 2 – Projekttyp anlegen

In PROJEKTE_TYP einen Typ 9910 für Leads anlegen. Darüber lassen sich Lead-Projekte später filtern.

Schritt 3 – Prozesse einlesen

Das Skript LEAD_Import_Default liest die mitgelieferten CSV-Dateien und legt die Prozesse HWK und BUE samt Übergängen und Wertelisten an. Der Import überschreibt nichts – er füllt nur, was fehlt.

Schritt 4 – Konfiguration ablegen

Die Datei LeadTracking.ini in data\kimining ablegen und anpassen (siehe Konfiguration).

Schritt 5 – Aufgabenart festlegen

In S_TODO eine Aufgabenart für Lead-Aufgaben anlegen und in der Prozesspflege am Schritt 01 eintragen. Sie gilt dann für die ganze Kette. Ohne diesen Schritt tragen die Aufgaben keine Art – das Modul funktioniert trotzdem, nur lässt sich in der Aufgabenliste nicht danach filtern.

Schritt 6 – Aufruf einhängen

Zwei Customize-Skripte: LEAD_Customize an die Personenliste (Menüpunkt „Lead anlegen") und LEAD_CustomizeToDo an die Aufgabenmaske (öffnet die Bearbeitung beim Abhaken).

Schritt 7 – Automatik einrichten

Im OBS-Scheduler zwei Aufträge einplanen:

LEAD_Nachtlauf – täglich früh.
LEAD_Wochenbericht – montags früh.

Konfiguration

Die Datei LeadTracking.ini in data\kimining steuert drei Dinge.

Sektion	Bedeutung
[Herkunft]	Die Auswahlliste „Herkunft" in der Erfassung – woher die Anfrage kam (Telefon, Messe, Partner …).
[Gewerk]	Die Auswahlliste „Gewerk" – worum es geht (Wärmepumpe, Bad, Photovoltaik …).
[Wochenbericht]	Empfänger, Absender, Ablageort und ob der Bericht verschickt wird.

Herkunft und Gewerk stehen als Schlüssel=Anzeigetext; die Reihenfolge der Zeilen ist die Reihenfolge in der Auswahlliste. Fehlt die Datei, greift das Modul auf die Tabelle KIMINING_LEAD_WERTE zurück – es geht also nichts kaputt.

Hinweis: Der Mailversand des Wochenberichts steht ab Werk auf aus (Senden=0). Der Bericht entsteht dann nur als HTML-Datei. So lässt er sich mit echten Zahlen ansehen, bevor er jemanden erreicht.

Der Nachtlauf – was er findet

Der Nachtlauf treibt zuerst die Ketten weiter: Aufgaben, die jemand in der normalen Aufgabenliste abgehakt hat, ohne die Lead-Bearbeitung zu benutzen, werden nachgezogen. Danach prüft er sieben Auffälligkeiten.

Signal	Meldet, wenn …	Geht an
Überfälliger Schritt	eine Aufgabe über ihre Frist hinaus offen ist	den Bearbeiter
Kette abgerissen	ein Lead offen ist, aber keinen offenen Schritt mehr hat	den Bearbeiter
Angebot ohne Nachfassen	ein Angebot erfasst ist, aber kein Nachfass-Schritt läuft	den Bearbeiter
Termin ohne Angebot	nach einem Vor-Ort-Termin einige Tage kein Angebot folgt	den Bearbeiter
Ohne Erstkontakt	ein frischer Lead nach zwei Tagen noch nicht angefasst wurde	den Bearbeiter
Bearbeiter abwesend	eine fällige Aufgabe bei jemandem liegt, der nicht da ist	die Vertriebsleitung
Lange ohne Bewegung	ein Lead lange offen ist, ohne dass sich etwas ändert	nur in den Wochenbericht

Hinweis: Wie lange nach der Frist erinnert wird, steht je Schritt im Feld „Erinnern nach". 0 bedeutet: ab dem ersten Tag.

Der Wochenbericht

Montags früh entsteht ein HTML-Bericht für die Vertriebsleitung mit acht Abschnitten: Trichter (neu, in Bearbeitung, Angebot draußen, gewonnen, verloren), Conversion je Herkunft, Durchlaufzeit je Stufe, offenes Angebotsvolumen und Forecast, überfällige Leads mit Bearbeiter, abgerissene Ketten, Absagegründe der Woche und die ältesten offenen Leads.

Die Vertriebsleitung bekommt bewusst keine Einzelfall-Eskalation – operative Erinnerungen gehen an den Bearbeiter. Der Bericht zeigt Muster, keine To-dos.

Prozesse anpassen

Das Skript LEAD_Prozess pflegt Schritte und Übergänge: Prozess wählen → Schritt wählen → dessen Übergänge. Über Schaltflächen lassen sich Prozesse, Schritte und Übergänge anlegen und löschen.

Die Felder eines Schritts

Feld	Bedeutung
Bezeichnung	Interner Name, erscheint im Verlauf und in der Auswertung.
Aufgabenbetreff	Wird der Betreff der erzeugten Aufgabe.
Aufgabenart	Art aus S_TODO. Am Schritt 01 gepflegt, gilt sie für die ganze Kette.
Frist (Tage)	Fälligkeit der Aufgabe = Tag der Erzeugung + n.
Erinnern nach	Tage nach Fälligkeit, bis der Nachtlauf erinnert. 0 = sofort.
Entscheidung	Wer den Weg wählt: nur eine Kante, Maschine oder Anwender.
Max. Durchlauf	Wie oft der Schritt in einem Lead entstehen darf (Schleifenschutz).
Schritt ist aktiv	Haken weg = die Engine überspringt den Schritt.

Die Felder eines Übergangs

Feld	Bedeutung
Reihenfolge	Die Prüfreihenfolge. Von oben nach unten, der erste Treffer gewinnt.
Ziel	Der Folgeschritt, oder „Prozessende".
Antworttext	Bei „Anwender entscheidet" der Text, den der Sachbearbeiter liest.
Bedingung	Feld aus dem Lead, Operator, Vergleichswert – z. B. Vor-Ort-Termin = Ja.

Die wichtigste Regel
Die Übergänge werden von oben nach unten geprüft, und der erste Treffer gewinnt. Ein Übergang ohne Bedingung („immer") beendet die Prüfung – alles darunter ist maschinell nicht mehr erreichbar. Daraus folgt: Abbruchwege gehören ans Ende. Der Übergang ohne Bedingung nimmt den Weg, der den Lead in Bearbeitung hält.

Beim Speichern prüft die Maske den Prozess. Zwei Befunde blockieren: ein Schritt ohne Übergang „immer" (dort bliebe ein Lead stehen, wenn keine Bedingung greift) und ein Übergang auf einen Schritt, den es nicht gibt. Zwei weitere Befunde sind Hinweise: ein Schritt, den nichts ansteuert, und ein Schritt, der ohne Begrenzung auf sich selbst zeigt.

Zur Kontrolle schreibt jedes Speichern ein Schaubild nach data\kimining\LeadTracking_Prozesse.html – alle Prozesse mit ihren Übergängen in Prüfreihenfolge, Bedingungen und Befunden.

Wichtig: Änderungen wirken nur auf neu erzeugte Schritte. Laufende Leads behalten ihren Weg, weil ihre Schritte bereits geschrieben sind. Sonst würde eine Prozessänderung rückwirkend die Historie umschreiben.

Häufige Fragen (FAQ)

Ich habe die Aufgabe abgehakt, aber keine neue kam.: Das passiert, wenn kein Übergang zutraf. Der Nachtlauf meldet solche Leads als „Kette abgerissen". Prüfen Sie im Schaubild, ob der Schritt einen Übergang ohne Bedingung hat.
Kann ein Kunde mehrere Leads gleichzeitig haben?: Ja. Zwei Anfragen zu verschiedenen Gewerken sind ein normaler Fall. Beim Anlegen weist das Modul auf bereits laufende Leads hin und fragt nach.
Der Interessent wird Kunde – was passiert mit dem Lead?: Nichts Besonderes. In OBS wird beim ersten Auftrag die Personennummer datenbankweit getauscht; alle Verknüpfungen bleiben erhalten, auch die des Leads.
Wie ändere ich den Zuständigen eines laufenden Leads?: Über den Lead selbst, nicht über den Prozess. Prozessänderungen wirken nur auf neue Schritte.
Wir brauchen einen eigenen Ablauf für ein anderes Gewerk.: Legen Sie in der Prozesspflege einen neuen Prozess an. Er beginnt mit Schritt 01; die weiteren Schritte und Übergänge kommen darunter. Bei der Erfassung ist der Prozess dann auswählbar.
Der Wochenbericht zeigt Durchlaufzeiten von 0 Tagen.: Das ist richtig, solange Schritte am selben Tag erzeugt und erledigt werden. Aussagekräftig wird die Auswertung erst nach einigen Wochen Betrieb.
„Angebot draußen" zählt weniger Leads, als ich Angebote sehe.: Gezählt werden nur Angebote im Status „beim Kunden". Ein angelegtes, aber noch nicht verschicktes Angebot zählt bewusst nicht.

Glossar

Lead: Eine Anfrage, aus der ein Auftrag werden kann. Im System ein Projekt mit Anfrage-Daten.
Prozess (Set): Die Beschreibung eines Ablaufs: Schritte und die Wege dazwischen. Ab Werk HWK und BUE.
Schritt: Eine Stufe im Prozess. Erzeugt beim Durchlaufen eine Aufgabe.
Übergang (Kante): Ein Weg von einem Schritt zum nächsten, optional mit Bedingung.
Prüfreihenfolge: Die Reihenfolge, in der die Übergänge eines Schritts geprüft werden. Der erste Treffer gewinnt.
Entscheider: Legt fest, ob an einer Verzweigung der Anwender wählt oder die Maschine anhand der Daten entscheidet.
Verwaister Lead: Ein offener Lead ohne offenen Schritt – die Kette ist abgerissen.
Instanz: Zählt, zum wievielten Mal ein Schritt in einem Lead durchlaufen wird. Begrenzt über „Max. Durchlauf".