Version vom 16. Mai 2019, 12:21 Uhr

Der Level bestimmt die Sichtbarkeit der Dokumente. Hier wird der OBS-Benutzerlevel eingetragen, der nötig ist um die jeweiligen Dokumente in der Liste sehen zu können.

nach dem Import löschen

Wird hier das Häkchen gesetzt, werden die Dateien im jeweiligen Verzeichnis nach dem Import gelöscht.

Sachbearb.

Dieser Sachbearbeiter wird bei den Dokumenten aus dem jeweiligen Verzeichnis hinterlegt.

Dok.Art

Hier kann die Art des Dokumentes ausgewählt werden. Diese kann später als Filter für die Anzeige von DMS Dokumenten benutzt werden.

Archiv Pfad 1

In diesem Verzeichnis werden die flexiblen Archive gespeichert. Diese enthalten verschlüsselt alle importieren Dokumente. Der Inhalt dieses Verzeichnis muss zur Datensicherung hinzugefügt werden

2 Eigenbelege

Eigenbelege ist für die Erkennung von selbst gedruckten Vorgängen (z.B. Reparaturaufträgen und Lieferscheinen). Das Feld Erkennung dient ähnlich wie bei den DMS Definitionen dazu, dass die Dokumente als eigene Dokumente erkannt werden. Die weiteren Vorgangsfelder sind ebenfalls wie bei den DMS Definitionen dazu da, über eine Referenz automatisch eine Verknüpfung zu den jeweiligen Vorgängen in OBS zu ermöglichen.

3 Schalter

Sprache(deu,eng)

Die Sprache ist wichtig für die OCR. Hier kann entweder der Wert deu für Deutsch oder eng für Englisch wählen.

Polling in Sec.

Gibt in Sekunden an, wie oft der DMS Dienst die Verzeichnisse auf neue Dateien überprüfen soll.

Dokutrenner

Wenn ein Dokument mit diesem Text zwischen verschiedene Dokumente beim Scannen gelegt wird, erkennt dies der DMS Dienst und beginnt dann jeweils ein neues Dokument.

Mindestlänge Nummer Verknüpfung

Ziffer 0-9 gibt die Mindestlänge der Nummer des OBS Vorganges/OBS Objektes an, mit dem dieses Dokument verknüpft wird. Es wird mit führenden Nullen bis zur Mindestlänge aufgefüllt.

Automatische Zuordnung aktiv

Ist dieser Punkt aktiviert, versucht OBS-DMS zu den Dokumenten entsprechende Zuordnungen in den Vorgängen zu finden. Im Normalfall sollte die automatische Zuordnung immer aktiviert sein.

Toleranz Tage

Dieser Wert gibt an, wie weit zurück in die Vergangenheit OBS-DMS nach Verknüpfungen sucht. Dies dient der Geschwindigkeit, da so nicht immer alle Vorgänge im System durchsucht werden müssen.
Standardmäßig ist hier 100 Tage eingetragen, so dass nur in Vorgängen gesucht wird, die nicht älter als 100 Tage sind.

Bei DMS Fehlern Admin Aufgabe anlegen

Ist dieser Punkt aktiviert, werden wichtige Meldungen von OBS-DMS als ADMIN-Aufgabe angelegt.

Dokumente ohne OCR Text zulassen

Bei Aktivierung werden auch Dokumente ohne durch die OCR erkannten Text zugelassen. Dies ist z.B. bei gescannten Bildern wichtig. Ist der Punkt nicht aktiviert werden diese Dokumente in der DMS Liste nicht angezeigt.

Vorschaubilder anlegen

Wird dieser Punkt ausgewählt so werden Vorschaubilder zu den DMS-Dokumenten in der Datenbank abgelegt. Dieses führt dazu, dass eine Vorschau zu den DMS-Dokumenten schneller angezeigt werden kann. Allerdings wird hierdurch auch mehr Speicherplatz für die Datenbank benötigt.

Automatische Sicherung

Wenn die automatische Sicherung aktiviert ist, werden Kopien der gescannten Dokumente im OBS-Ordner im Verzeichnis ..\OBS\DATA\DMS\SICHER\ als ZIP-Datei abgelegt.

Dateinamen Zuordnung

Hierdurch wird der Name der gescannten Dateien verwendet, um eine Zuordnung durchzuführen. Lautet der Dateiname z.B. RE123456_$$$PAGE..

Typ	DMS-Typ
EINKLIEF	DMS_TYP_EINKAUFSLIEFERSCHEIN
RAUFSTA	DMS_TYP_REPARATURAUFTRAG
EINKAUF	DMS_TYP_EINKAUF
ANGEBOT	DMS_TYP_ANGEBOT
AUFTRAG	DMS_TYP_AUFTRAG
LIEFSTA	DMS_TYP_LIEFERSCHEIN
RECHSTA	DMS_TYP_RECHNUNG
ANFRAGE	DMS_TYP_ANFRAGE
	DMS_TYP_KASSENLIEFSCHEIN
BESTELL	DMS_TYP_BESTELLUNG

Dokumente mit QR-Code Seite automatisch ausrichten

Wenn dies aktiviert wird, versucht OBS-DMS alle Seiten, die einen QR-Code enthalten automatisch neu auszurichten und so zu drehen, dass Sie im DMS richtig herum angezeigt werden.

Dokumente anhand des QR-Code Gruppieren

Hierdurch werden alle Seiten, die den selben QR-Code enthalten, automatisch gruppiert.

Nur OBS QR-Codes zulassen

Wird diese Option aktiviert werden nur noch QR-Codes erkannt, die mit OBS beginnen, also z.B. OBSRAR12345 für einen Reparaturauftrag.
Dies ist von Vorteil wenn auf Dokumenten mehrere Barcodes und QR-Codes enthalten sind, da so nur der OBS QR-Code verwendet wird. Es kann jedoch auch dazu führen, dass die Erkennung etwas länger dauert.

Kein MD5 Datei Check

Standardmäßig werden DMS Dokumente per Hash Prüfsumme (MD5) abgeglichen. So kann festgestellt werden, ob genau das selbe Dokument schon im System vorhanden ist. Sollte ein Dokument schon vorhanden sein, wird dieses ins Error-Verzeichnis (..OBS\DATA\DMS\ERROR\) kopiert und ein entsprechender Eintrag im Protokoll angelegt.
Mit Kein MD5 Datei Check kann diese Überprüfung deaktiviert werden.

4 Schalter

Erweiterung DMS und Dokuware

Auf dem 4. Reiter kann man den Pfad eines externen DMS-Systems angeben.
Somit werden alle Dokumente nicht nur im OBS-DMS gespeichert sondern auch in dem externen DMS-System.

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 Auf dem 4. Reiter kann man den Pfad eines externen DMS-Systems angeben. <br/>
 Somit werden alle Dokumente nicht nur im OBS-DMS gespeichert sondern auch in dem externen DMS-System.<br/>
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OBS/Kostenpflichtige Module/DMS/DMS Stammdaten: Unterschied zwischen den Versionen

Version vom 16. Mai 2019, 12:21 Uhr

Inhaltsverzeichnis

DMS Stammdaten