OBS/Kostenpflichtige Module/KI-Mining/MPS-ToDos pro: Unterschied zwischen den Versionen
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Aktuelle Version vom 7. August 2026, 09:55 Uhr
- A Preise aktualisieren
- C Personen übertragen
- E Kategorien verwalten
- G Kataloge verwalten
- I Merkliste übertragen
- K Varianten übertragen
- L Artikelvarianten übertragen
- M Referenzarten übertragen
- N Lagerbestände verwalten
- U Bestellungen einlesen
- V leere Passworte füllen
- W Update-Informationen zurücksetzen
- X Konfiguration
- Z Protokoll
Die App MPS-ToDos Pro richtet sich an Anwender im Managed Print Service – also an alle, die Drucker und Kopierer gegen Monatspauschale oder Klickpreis vermieten und warten. Solche Geschäfte leben von vielen kleinen Verträgen und noch mehr Geräten. Genau dort verliert man leicht den Überblick: Welcher Vertrag rechnet sich noch? Welches Gerät läuft heiß? Welcher Vertrag läuft aus, ohne dass jemand rechtzeitig das Verlängerungsgespräch führt?
MPS-ToDos Pro durchleuchtet dafür jede Woche automatisch jeden aktiven Vertrag und jedes zugehörige Gerät und macht aus jeder auffälligen Situation eine OBS-Aufgabe – mit fertigem Sprechtext, konkreten Anlässen und den passenden Kennzahlen.
Dieser Leitfaden richtet sich an Vertrieb/Account-Management und Servicekoordination.
Kurzüberblick
| Kernidee |
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Zwei Blickwinkel: Vertrag und Gerät
Ein MPS-Geschäft hat zwei Ebenen, für die meist verschiedene Menschen zuständig sind. MPS-ToDos Pro bewertet beide getrennt.
Ebene 1 – der Vertrag (Vertrieb / Account-Manager)
Hier geht es um Wirtschaftlichkeit und Lebenslauf des Vertrags. Jeder Vertrag bekommt ein Segment:
| Segment | Bedeutung |
|---|---|
| NEU / EINSPIEL | Frisch in Betrieb, das Druckvolumen pendelt sich noch ein. |
| STABIL | Läuft im Plan, Volumen und Marge passen. |
| DRIFT HOCH | Der Kunde druckt dauerhaft deutlich mehr als vereinbart – Chance, die Pauschale anzupassen. |
| DRIFT NIEDRIG | Der Kunde druckt viel weniger als bezahlt – fühlt sich womöglich übervorteilt, Kündigungsrisiko. |
| DEFIZITÄR | Der Vertrag verdient unterm Strich kein Geld mehr. |
| AUSLAUFEND | Die Kündigungsfrist rückt näher – handeln, bevor sich der Vertrag stillschweigend verlängert oder wegbricht. |
| GEKÜNDIGT | Bereits gekündigt, aber noch aktiv – Win-back oder saubere Übergabe. |
Ebene 2 – das Gerät (Servicekoordinator)
Hier geht es um die einzelne Maschine – Auslastung, Störungen, Materialbedarf. Auch jedes Gerät bekommt ein Segment:
| Segment | Bedeutung |
|---|---|
| HOCHLAST | Druckt viel mehr als vergleichbare Geräte – Aufrüstung oder größeres Modell prüfen. |
| UNTERLAST | Kaum genutzt – vergessenes Gerät? Konsolidieren? |
| STÖRANFÄLLIG | Häuft Servicebesuche – Ursache suchen, bevor der Kunde unzufrieden wird. |
| STILLSTAND | Ist zugeordnet, druckt aber seit Monaten nichts – ausgemustert? |
| END-OF-LIFE | Hat seine Lebensdauer erreicht – vorausschauend tauschen statt auf den Ausfall warten. |
Peer-Vergleich: wie erkennt die App „zu viel" oder „zu wenig"?
Es gibt keine allgemeingültige Norm dafür, wie viel ein bestimmtes Druckermodell im Monat schaffen sollte. Deshalb vergleicht die App jedes Gerät mit Ihren eigenen baugleichen Geräten (Peer-Vergleich): Was ist bei diesem Modell normal, was ist Ausreißer? Erst ab genügend Vergleichsgeräten (Standard: mindestens 5) wird eine solche Aussage getroffen – sonst hält sich die App bewusst zurück.
So liest sich eine MPS-Aufgabe
Anonymisiertes Beispiel: ein Pool-Vertrag mit acht Geräten, der in gut zwei Monaten kündigungsfähig wird – der Account-Manager soll rechtzeitig das Verlängerungsgespräch anstoßen:
[MPS-V] AUSLAUFEND - PREMIUM - POOL - Vertrag 1204, Kunde 4711 Anlass: Vertrag in 78 Tagen kuendigungsfaehig - Verlaengerungsgespraech jetzt fuehren. Themen: > Verlaengerungsgespraech terminieren, Nachfolgeangebot vorbereiten > Bedarfsentwicklung der letzten 12 Monate als Argument aufbereiten > Pool pruefen: einzelne Geraete sind stark ueberlastet Kennzahlen: 8 Geraete - Einnahmen 12M 17.338 EUR - Ausgaben 11.710 EUR Deckungsbeitrag 5.628 EUR (32,5%) - Volumen-Drift -2,3% - Restlaufzeit 78 Tage
- Hinweis: Bei auslaufenden Verträgen legt die App zusätzlich automatisch eine Quartals-Übersicht der letzten zwölf Monate bei (Schwarz-Weiß-Klicks, Farb-Klicks, Umsatz). So geht der Vertrieb mit belastbaren Zahlen ins Gespräch, ohne vorher einen Report zu ziehen.
Selbst gepflegte Themen
Wie bei Vertriebs-ToDos Pro hinterlegen Sie die Sprechpunkte selbst – je Segment und Anlass, in einer Themen-Tabelle in OBS, ohne Programmierung. Jedes Thema trägt zusätzlich einen Zuständigkeits-Bereich (Vertrieb, Service, Leitung, IT), sodass Vertrags- und Gerätethemen bei den richtigen Personen landen.
Schutzfrist und Lastverteilung
Damit nicht jede Woche dieselbe Aufgabe entsteht, gilt je Vertrag bzw. Gerät und Thema eine Schutzfrist (Cooldown), die pro Aufgaben-Klasse einstellbar ist (z. B. Verträge länger, Material-Hinweise kürzer). Neue Verträge dürfen im Onboarding-Fenster etwas häufiger angesprochen werden. Die Aufgaben werden zudem gleichmäßig auf die zuständigen Bearbeiter verteilt.
Robust bei lückenhaften Daten
Fehlt eine Datenquelle (zum Beispiel ein FMAudit-Zählerstand), schaltet die App die davon abhängigen Hinweise still ab, statt falsch zu melden. Lieber kein Hinweis als ein irreführender – veraltete Statistiken werden zudem als Datenqualitäts-Aufgabe sichtbar gemacht.
Voraussetzungen
- Aktives MPS-/Vertragsmodul in OBS (Verträge, Geräte, Zählerstände, Servicehistorie).
- Statistik-/Abrechnungsdaten je Vertrag und Gerät.
- Optional FMAudit-Daten für die feinere Geräte-Auswertung.
- Die Kundenklassifizierung wird optional als zusätzlicher Frühwarn-Hinweis genutzt.
- Zugriff auf den OBS-Scheduler.
Einrichtung und Betrieb
Die App arbeitet in zwei Takten:
- Klassifikation (wöchentlich)
- Berechnet einmal pro Woche (z. B. Sonntagnacht) für jeden Vertrag und jedes Gerät das Segment und die Anlässe – als Momentaufnahme.
- Analyse / Aufgaben (täglich)
- Erzeugt aus der aktuellen Klassifikation die Aufgaben, baut den Sprechtext und beachtet Schutzfristen und Tageskontingente.
- Hinweis: Ein Routine-Lauf arbeitet geräuschlos. Nur bei Datenqualitäts-Problemen legt die App eine Aufgabe an den Systemverantwortlichen an.
Was Sie davon haben
- Kein auslaufender Vertrag wird mehr übersehen – Verlängerung wird planbar.
- Defizitäre Verträge und übervorteilte Kunden werden sichtbar, bevor sie kippen.
- Der Service erkennt Problem- und Stillstand-Geräte, ohne Statistiken zu bauen.
- Material- und Tausch-Bedarf lässt sich vorausschauend mit Touren bündeln.
- Robust auch bei lückenhaften Daten – lieber kein Hinweis als ein falscher.
Häufige Fragen (FAQ)
- Warum trennt die App Vertrag und Gerät?
- Weil dafür unterschiedliche Personen zuständig sind (Account-Management vs. Servicekoordination) und beide Ebenen unterschiedliche Maßnahmen brauchen.
- Woher weiß die App, was „zu viel" gedruckt ist?
- Aus dem Vergleich mit Ihren eigenen baugleichen Geräten (Peer-Vergleich), erst ab mindestens fünf Vergleichsgeräten.
- Kann ich die Sprechpunkte ändern?
- Ja, über die Themen-Tabelle in OBS – je Segment und Anlass, ohne Programmierung.
- Was passiert, wenn Daten fehlen?
- Die betroffenen Hinweise werden stillgelegt, statt falsch zu melden.
- Wie oft läuft die App?
- Die Klassifikation wöchentlich, die Aufgaben-Erzeugung täglich.
Glossar
- Managed Print Service (MPS)
- Vermietung und Wartung von Druck-/Kopiergeräten gegen Pauschale oder Klickpreis.
- Vertrags-Segment
- Bewertung der Wirtschaftlichkeit/Lebensphase eines Vertrags (STABIL, DEFIZITÄR, AUSLAUFEND …).
- Geräte-Segment
- Bewertung des Betriebs eines Geräts (HOCHLAST, STÖRANFÄLLIG, END-OF-LIFE …).
- Drift
- Abweichung des tatsächlichen Druckvolumens vom vereinbarten (hoch = mehr, niedrig = weniger).
- Peer-Vergleich
- Vergleich eines Geräts mit den eigenen baugleichen Geräten.
- Deckungsbeitrag
- Was von den Vertragseinnahmen nach Abzug der Kosten übrig bleibt.
- Schutzfrist / Cooldown
- Zeitraum, in dem dieselbe Aufgabe zu Vertrag/Gerät nicht erneut erscheint.