MPS-Vertragsportfolio

Das MPS-Vertragsportfolio zeigt der Geschäftsführung und dem MPS-Verantwortlichen auf einen Blick, wo das MPS-Geschäft Geld verdient, wo es Geld verliert und welche Verträge in den nächsten Monaten zur Verlängerung anstehen. Dem Vertrieb dient es als Arbeitsliste: Jeder Monat, jede Kachel öffnet die Verträge dahinter. Das Dashboard ergänzt MPS-ToDos pro – die ToDos verteilen die einzelnen Aufgaben, das Dashboard zeigt das Gesamtbild.

Was für alle Dashboards gilt – Baukasten, gemeinsame Bedienung und grundlegende Einrichtung – steht auf der Seite Dashboards.

Auf einen Blick

Dieselbe Wahrheit wie die ToDos. Segmente, Kündigungstermine und Drift stammen aus der wöchentlichen Klassifizierung von MPS-ToDos pro.
Nur abgerechnete Monate. Erlös, Kosten und Deckungsbeitrag rechnen je Vertrag bis zum letzten vollständig abgerechneten Monat – auch bei halbjährlicher Abrechnung.
Fälligkeiten im Voraus. Je Monat sehen Sie, bei welchen Verträgen die Kündigungsfrist endet und welche Pauschale und welcher Deckungsbeitrag daran hängen.
Volumen gegen Kontingent. Verträge, deren Kunden deutlich mehr oder weniger drucken als vereinbart, sind sofort sichtbar.
Arbeitslisten. Jede Kennzahl öffnet per Klick die Liste der Verträge dahinter.
Warum defizitär? Für jeden Vertrag mit Verlust zeigt das Dashboard bis auf das einzelne Gerät, ob der Preis, der Tonerverbrauch oder die Störanfälligkeit den Verlust verursacht – oder ob nur Zählerstände fehlen.

So sieht das MPS-Vertragsportfolio aus:

Die Abläufe

Ablauf	Wofür
Bedienung	Zeitfenster und Auswahl wählen, Vertragslisten öffnen.
Warum defizitär?	Die Ursache eines Verlusts bis auf das Gerät finden.
Einrichtung	Das Dashboard nach der grundlegenden Einrichtung in Betrieb nehmen.
Konfiguration	Kündigungsfrist, Drift-Schwellen und Prüfung der Zählerstände einstellen.

Grundbegriffe

Welche Verträge zählen

Das Dashboard zeigt die Verträge der letzten Klassifizierung von MPS-ToDos pro: aktive Verträge der Vertragsarten Wartung, Miete + Wartung und Leasing + Wartung. Die Klassifizierung läuft wöchentlich; neue oder beendete Verträge erscheinen deshalb erst nach dem nächsten Lauf.

Abgerechnet bis

OBS führt in der Gerätestatistik für Monate, die noch nicht abgerechnet sind, nur die Pauschale – die Klicks fehlen noch. Das Dashboard rechnet deshalb je Vertrag nur bis zum letzten vollständig abgerechneten Monat, also bis zum letzten Abrechnungsende der Zählerstände. Die Kopfleiste nennt den Monat, bis zu dem die meisten Verträge abgerechnet sind.

Fristende

Das Vertragsende ist der nächste Termin, zu dem der Vertrag gekündigt werden kann – berechnet aus Vertragsbeginn, Laufzeit und Verlängerung. Das Fristende liegt um die Kündigungsfrist davor: Bis dahin muss eine Kündigung eingehen. Danach läuft der Vertrag bis zum nächsten Termin weiter.

Ausnutzung und Drift

Die Ausnutzung setzt das abgerechnete Druckvolumen (Schwarzweiß und Farbe) der letzten zwölf abgerechneten Monate ins Verhältnis zum Kontingent: der Freimenge des Vertrags je Abrechnungszeitraum mal der Zahl der abgerechneten Zeiträume. Die Drift ist die Abweichung davon: Eine Ausnutzung von 130 % ist eine Drift von +30 %. Verträge ohne Freimenge haben keine Ausnutzung.

Die Kennzahlen

Ertrag

Kachel	Was sie zeigt
Aktive MPS-Verträge	Verträge der letzten Klassifizierung, davon Pool-Verträge (ab zwei Geräten).
Geräte	Geräte in diesen Verträgen.
Pauschale / Monat	Summe der Vertragspauschalen, je Zahlungsrhythmus auf den Monat umgerechnet.
Erlös	Pauschalen und Klickerlöse im Zeitfenster, mit Vorjahr.
Kosten	Toner, Reparatur und Lohn im Zeitfenster, mit Vorjahr.
Deckungsbeitrag	Erlös minus Kosten und die DB-Quote, mit Vorjahr.
Defizitäre Verträge	Verträge mit negativem Deckungsbeitrag in den letzten zwölf abgerechneten Monaten und die Summe dieses Verlusts, dazu die Zahl der Verträge je Hauptgrund (siehe Warum defizitär?).

Fälligkeiten

Der Kern des Dashboards. Das Balkendiagramm zeigt für die nächsten zwölf Monate, bei wie vielen Verträgen die Kündigungsfrist endet – getrennt nach Verträgen mit positivem und negativem Deckungsbeitrag und bereits gekündigten Verträgen. Die Tabelle daneben nennt je Monat Verträge, Geräte, Pauschale je Monat und den Deckungsbeitrag der letzten zwölf Monate, die auf dem Spiel stehen.

Kachel	Was sie zeigt
Fristende in 12 Monaten	Verträge, deren Kündigungsfrist in den nächsten zwölf Monaten endet, und ihre Pauschale je Monat.
Frist verstrichen	Verträge, deren Fristende vorbei ist, deren Vertragsende aber noch bevorsteht: Sie sind nicht mehr fristgerecht zu kündigen und laufen weiter. Gekündigte Verträge zählen nicht mit. „ohne Folgetermin" nennt Verträge, deren Vertragsende schon vorbei ist, ohne dass eine Verlängerung hinterlegt ist.

Volumen

Kachel	Was sie zeigt
Drift hoch	Verträge, deren Kunden mehr drucken als das Kontingent plus Schwelle (Standard: über +30 %). Anlass für eine Nachverhandlung der Pauschale.
Drift niedrig	Verträge, deren Kunden deutlich weniger drucken (Standard: unter –30 %). Der Kunde zahlt für Kontingent, das er nicht nutzt – ein Kündigungsrisiko.
Ausnutzung (Median)	Die mittlere Ausnutzung aller Verträge mit Freimenge.

Das Balkendiagramm darunter verteilt die Verträge auf fünf Stufen der Ausnutzung: unter 50 %, 50–80 %, 80–100 %, 100–130 % und über 130 %.

Entwicklung

Segmente je Klassifikationslauf – Verträge je Segmentgruppe über die gespeicherten Läufe von MPS-ToDos pro (bis zu zwölf Wochen): gekündigt oder defizitär, auslaufend, Drift, Verlängerung, übrige.
Gleitende 12-Monats-Summe – Erlös, Kosten und Deckungsbeitrag der jeweils letzten zwölf Monate über 24 Monate, dazu gestrichelt der Deckungsbeitrag ein Jahr früher. Hier zählen alle MPS-Verträge, auch beendete – so zeigt der Verlauf die tatsächliche Entwicklung des Geschäfts.

Bedienung

Sie öffnen das Dashboard über Auswertungen → Dashboards → MPS-Vertragsportfolio. In der Kopfleiste wählen Sie:

das Zeitfenster: LTM (die letzten zwölf abgerechneten Monate) oder YTD (das Jahr des letzten abgerechneten Monats). Es wirkt auf Erlös, Kosten und Deckungsbeitrag; defizitäre Verträge, Fälligkeiten und Listen beziehen sich immer auf zwölf Monate.
die Auswahl: Gesamt, Vertragsart, Pool/Einzel, Kunde oder Vertreter, und den Wert dazu.

Die Kopfleiste zeigt außerdem den Stand: das Datum der letzten Klassifizierung, das Datum der OBS-Statistik und den Monat, bis zu dem abgerechnet ist.

Vertragslisten

Ein Klick auf eine Kachel, einen Balken oder eine Tabellenzeile öffnet die Liste der Verträge dahinter. Die Liste zeigt Vertrag, Kunde, Segment, Pool oder Einzel, Geräte, Pauschale je Monat, Fristende, Vertragsende, abgerechnet bis, Erlös und Deckungsbeitrag der letzten zwölf Monate, den Ertrag über die gesamte Laufzeit und die Drift. Die Liste lässt sich filtern; mit F4 wählen Sie die Sortierung, z.B. nach Fristende oder nach Deckungsbeitrag.

HINWEIS: Das Dashboard hat keine Einschränkung auf die eigene Person: Wer das Recht zum Öffnen hat, sieht alle Verträge.

Warum defizitär?

Ein Vertrag kann aus ganz verschiedenen Gründen Geld verlieren: Er ist zu billig kalkuliert, ein Gerät verbraucht zu viel Toner, oder ein Gerät ist störanfällig. Damit Sie wissen, ob der Vertrieb nachverhandeln oder der Service ein Gerät tauschen sollte, teilt das Dashboard den Verlust jedes Geräts in vier Teile auf.

Der Vergleich mit gleichen Geräten

Das Dashboard vergleicht jedes Gerät mit Geräten desselben Modells in Ihren MPS-Verträgen. Maßstab ist der Median – der mittlere Wert, auf den einzelne Ausreißer keinen Einfluss haben:

Toner je Seite, getrennt nach Schwarzweiß und Farbe,
Service (Reparatur und Lohn) je 1.000 Seiten.

Gibt es von einem Modell weniger als fünf Geräte, vergleicht das Dashboard mit allen Geräten desselben Herstellers (Schwarzweiß bzw. Farbe), und wenn auch das zu wenige sind, mit allen Schwarzweiß- bzw. allen Farbgeräten. Die Spalte Vergleich in der Geräteliste nennt die Gruppe und ihre Größe, z.B. „Modell (12)".

Die vier Teile

Der Deckungsbeitrag eines Geräts der letzten zwölf abgerechneten Monate setzt sich ohne Rest aus vier Teilen zusammen:

Teil	Was er bedeutet	Wer handelt
Kalkulation	Der Deckungsbeitrag, den das Gerät hätte, wenn Toner und Service so viel kosten würden wie bei vergleichbaren Geräten. Ist dieser Teil negativ, deckt der Preis nicht einmal normale Kosten.	Vertrieb
Toner	Was das Gerät an Toner mehr (negativ) oder weniger (positiv) verbraucht als vergleichbare Geräte bei derselben Seitenzahl.	Service, Kunde
Service	Was das Gerät an Reparatur und Lohn mehr oder weniger kostet als vergleichbare Geräte bei derselben Seitenzahl – ein Maß für Störanfälligkeit.	Service
Daten	Der ganze Deckungsbeitrag eines Geräts, dessen Zählerstände nicht vollständig abgerechnet sind (siehe unten). Hier fehlen Erlöse, kein Geld.	Service, Abrechnung

Der Hauptgrund ist der Teil mit dem größten Minus. Beim Grund Kalkulation sagt ein Zusatz, woran es liegt:

Kalkulation – Volumen zu hoch: Der Kunde druckt deutlich mehr als das Kontingent (Drift über der Schwelle). Kontingent oder Pauschale nachverhandeln.
Kalkulation – Volumen zu niedrig: Der Kunde druckt deutlich weniger als geplant; die festen Kosten sind nicht gedeckt. Gerät verkleinern oder Pauschale anheben.
Kalkulation – Preis: Das Volumen passt, der Preis deckt die Kosten nicht.
Kalkulation – ohne Zähler: Ein Gerät ohne Zählerabrechnung (reine Pauschale), dessen Pauschale die Kosten nicht deckt.

Pool-Verträge

In Pool-Verträgen verteilt die OBS-Statistik den Erlös nicht auf die Geräte. Das Dashboard verteilt ihn deshalb selbst: Klickerlöse Schwarzweiß nach Schwarzweißseiten, Farbe nach Farbseiten, die Pauschale nach allen Seiten. Die Geräteliste kennzeichnet das mit „nach Seiten". Im Pool zeigt der Teil Kalkulation also, ob ein Gerät zum Preis des Pools passt – etwa ein kleines Gerät mit teuren Kartuschen oder ein Gerät, das kaum druckt.

Daten unvollständig

Ohne abgerechneten Zählerstand gibt es keinen Klickerlös, Toner wird aber weiter geliefert – das Gerät sieht defizitär aus, ohne es zu sein. Ein Gerät gilt deshalb als unvollständig, wenn sein letzter abgerechneter Zählerstand mehr als sieben Monate vor dem Ende des Zeitfensters liegt (Einstellung AblesungMaxMonate). Zwischenablesungen beim Serviceeinsatz und Zählerstände aus FMAudit zählen dafür nicht, die Geräteliste zeigt sie aber: Steht dort eine Ablesung, aber kein abgerechneter Zähler, fehlt nur die Abrechnung. Unvollständige Geräte fließen nicht in den Vergleich ein.

So gehen Sie vor

Auf der Kachel Defizitäre Verträge sehen Sie, wie viele Verträge auf welchen Hauptgrund entfallen.
Ein Klick öffnet die Liste der defizitären Verträge mit Hauptgrund und den vier Teilen in Euro. Mit F4 sortieren Sie z.B. nach Hauptgrund.
Ein Doppelklick auf einen Vertrag öffnet seine Geräte: Hauptgrund, die vier Teile, Vergleichsgruppe, Seiten, Toner und Service je 1.000 Seiten gegen den Median, Erlös, letzter abgerechneter Zähler und letzte Ablesung.

HINWEIS: Die Werte sind Abweichungen von vergleichbaren Geräten, keine Buchungen. Bei Pool-Geräten ist der Erlös gerechnet, nicht gebucht. Die Summe der vier Teile ergibt aber immer genau den Deckungsbeitrag des Vertrags.

Voraussetzungen

MPS-ToDos pro ist eingerichtet und hat mindestens einen Klassifikationslauf gespeichert.
Die OBS-Statistik für Verträge und Geräte wird regelmäßig gerechnet.
Aus der grundlegenden Einrichtung der Dashboards die Bausteine in <OBS>\Data\Web\Dashboard\Lib. Den Nachtlauf FDASH_Nachtlauf braucht das MPS-Vertragsportfolio nicht: Es liest die Klassifizierung und die Statistik direkt.

Einrichtung

Dashboard ablegen: MPS.pax nach <OBS>\Data\Web\Dashboard kopieren.
Berechtigung vergeben: Weiteren Benutzern das Recht DASHBOARD:MPS geben.
Einstellungen prüfen: Beim ersten Öffnen legt das Dashboard seine Einstellungen an. Gleichen Sie KuendigungsfristTage mit der Einstellung von MPS-ToDos pro ab.
Geräte ohne Zähler eintragen: Gibt es Geräte, die nur über eine Pauschale ohne Zählerabrechnung laufen, tragen Sie ihre Gerätearten in der INI von MPS-ToDos pro ein (siehe Konfiguration). Sonst gelten sie als „Daten unvollständig".

Konfiguration

Die Einstellungen stehen in der Datenbank-INI DASHBOARD, Abschnitt [MPS].

Einstellung	Standard	Bedeutung
`Mandant`	(leer)	Anzeigename des Mandanten in der Kopfleiste.
`KuendigungsfristTage`	90	Tage zwischen Fristende und Vertragsende. Muss zur Einstellung von MPS-ToDos pro passen.
`DriftHochProzent`	30	Drift in Prozent, ab der ein Vertrag als „Drift hoch" zählt.
`DriftNiedrigProzent`	30	Drift in Prozent nach unten, ab der ein Vertrag als „Drift niedrig" zählt.
`AblesungMaxMonate`	7	Monate seit dem letzten abgerechneten Zählerstand, ab denen ein Gerät als „Daten unvollständig" gilt. Bei halbjährlicher Abrechnung 7, bei vierteljährlicher 4 (höchstens 24).
`Zeitmessung`	0	1 = Ladezeit und Dauer je Abfrage anzeigen (zur Fehlersuche).

Für „Warum defizitär?" liest das Dashboard außerdem zwei Einstellungen aus der INI von MPS-ToDos pro (<OBS>\data\kimining\MPS_ToDos_Pro.ini), damit beide Module dieselben Werte nutzen:

Abschnitt	Einstellung	Standard	Bedeutung
`[Flotte]`	`GeraeteartenOhneZaehler`	(leer)	Gerätearten ohne Zählerabrechnung, kommagetrennt (Geräteart aus dem Gerätestamm). Diese Geräte gelten nie als „Daten unvollständig"; ihr Deckungsbeitrag zählt als Kalkulation.
`[PeerCluster]`	`MindestClusterN`	5	Mindestzahl vergleichbarer Geräte, bevor das Dashboard auf die nächstgröbere Vergleichsgruppe ausweicht.

Wie die Kennzahlen rechnen

Erlös: Pauschalen und Druckerlöse (Schwarzweiß und Farbe) aus der Gerätestatistik, je Monat.
Kosten: Toner (Schwarzweiß und Farbe), Reparatur und Lohn aus der Gerätestatistik.
Zeitfenster: je Vertrag bis zu seinem letzten vollständig abgerechneten Monat; das Vorjahr liegt zwölf Monate früher.
Defizitär: Deckungsbeitrag der letzten zwölf abgerechneten Monate unter 0 – auch in den ersten Monaten eines Vertrags, in denen die Hardware noch nicht verdient ist. MPS-ToDos pro wartet diese Anlaufphase ab; die Zahl im Dashboard kann deshalb höher sein als die der defizitären Verträge in den ToDos.
Ertrag gesamt: Deckungsbeitrag über die gesamte Laufzeit aus der Vertragsstatistik.
Warum defizitär?: dasselbe Zwölf-Monats-Fenster wie „Defizitär"; Seiten aus dem Druckvolumen der Gerätestatistik. Die Vergleichswerte gelten immer für alle MPS-Geräte des Mandanten, unabhängig von der Auswahl in der Kopfleiste.
Gleitende Summe: endet am Monat, bis zu dem die meisten Verträge abgerechnet sind. Verträge mit früherem Abrechnungsende tragen für die Monate danach nur ihre Pauschale bei; der letzte Punkt liegt deshalb etwas unter den Kacheln.

Häufige Fragen

Die Kopfleiste zeigt „keine Klassifizierung".: MPS-ToDos pro hat noch keinen Klassifikationslauf gespeichert. Starten Sie die Klassifizierung einmal von Hand.
Die Kopfleiste zeigt „keine Daten".: Die Tabellen von MPS-ToDos pro fehlen in dieser Datenbank.
Ein neuer Vertrag fehlt.: Er erscheint nach dem nächsten Klassifikationslauf.
Der Stand der Statistik ändert sich nicht.: Das Dashboard liest ihn einmal je Klassifikationslauf. Schließen und öffnen Sie das Dashboard, um ihn neu zu lesen.
Ein Vertrag hat keine Drift.: Im Vertrag ist keine Freimenge hinterlegt, oder er wurde noch nie abgerechnet.
Ein Gerät steht auf „Daten unvollständig".: Sein letzter abgerechneter Zählerstand ist zu alt oder fehlt. Prüfen Sie in der Geräteliste die Spalte „letzte Ablesung": Gibt es eine neuere Ablesung, muss sie nur abgerechnet werden. Läuft das Gerät grundsätzlich ohne Zähler, tragen Sie seine Geräteart in GeraeteartenOhneZaehler ein.
Ein Gerät hat einen positiven Teil Toner oder Service.: Es kommt mit weniger Toner oder Service aus als vergleichbare Geräte. Im Vertrag gleicht das Minus anderer Geräte aus.
Ein Gerät hat sehr wenig Seiten und trotzdem einen hohen Teil Service.: Ein Gerät, das kaum druckt und trotzdem Service braucht, ist tatsächlich auffällig – oder steht am falschen Platz.

Glossar

Fristende: Letzter Tag, an dem eine Kündigung zum nächsten Vertragsende eingehen muss.
Ausnutzung: Abgerechnetes Druckvolumen im Verhältnis zum Kontingent.
Drift: Abweichung der Ausnutzung von 100 %.
Pool-Vertrag: Vertrag mit mindestens zwei Geräten.
Deckungsbeitrag (DB): Erlös minus Kosten eines Vertrags.
Median: Mittlerer Wert einer Gruppe: Die Hälfte liegt darüber, die Hälfte darunter.
Vergleichsgruppe: Geräte, gegen die ein Gerät gemessen wird: dasselbe Modell, sonst derselbe Hersteller, sonst alle Schwarzweiß- bzw. Farbgeräte.
Hauptgrund: Der Teil (Kalkulation, Toner, Service, Daten) mit dem größten Minus.

Siehe auch