Vertriebs-ToDos

Die App Vertriebs-ToDos nimmt dem Vertrieb das Listenwälzen ab. Sie durchsucht jede Woche automatisch den OBS-Auftragsbestand nach Dingen, die jemand am Montag wissen sollte – und macht daraus fertige Aufgaben beim zuständigen Sachbearbeiter.

Dieser Leitfaden richtet sich an Vertrieb und Vertriebsleitung.

Auf einen Blick

Der Vertrieb startet montags mit dem Wichtigsten – nicht mit dem Sortieren von Listen.
Auffälligkeiten werden zu fertigen Aufgaben beim richtigen Sachbearbeiter.
Alles bleibt in OBS – keine Excel-Liste, keine Mail, kein CRM-Wechsel.
Faire Lastverteilung und Schutz vor Doppelmeldungen sind eingebaut.

Kurzüberblick

Vertriebs-ToDos scannt in der Nacht von Samstag auf Sonntag den Auftragsbestand und erzeugt bei Auffälligkeiten eine OBS-Aufgabe beim zuständigen Sachbearbeiter – mit Anlass, Kennzahlen und Vorschlag.

Worauf die App achtet

Bestellrhythmus – ein Stammkunde, der sonst alle drei Wochen bestellt, ist seit sechs Wochen still. Auffällig.
Warengruppen-Drop-out – der Kunde bestellt noch, aber eine ganze Sortimentslinie ist plötzlich verschwunden. Wechsel zum Wettbewerb?
Umsatz-Anomalien – deutlich weniger Umsatz in den letzten beiden Monaten als im Vergleichszeitraum davor.
Offene Angebote – ein Angebot liegt seit Wochen unbeantwortet in OBS, niemand hat nachgefasst.
Reklamations-Salden – ungewöhnlich viele Retouren; ein Kosten- oder Zufriedenheitsproblem.

Wie eine Aufgabe entsteht

Erkennt die Analyse eine dieser Situationen, legt sie eine Aufgabe (oder Wiedervorlage) direkt in OBS an – adressiert an den zuständigen Sachbearbeiter des Kunden. Der Aufgabentext enthält Anlass, Kennzahlen und einen Vorschlag. Der Sachbearbeiter sieht das am Montag in seiner OBS-Aufgabenliste.

HINWEIS: Kein Medienbruch – keine Excel-Liste, keine Sammelmail, kein zweites System. Die Aufgabe lebt dort, wo ohnehin gearbeitet wird.

So liest sich eine Aufgabe

Anonymisiertes Beispiel – ein langjähriger B-Kunde, der seit einigen Wochen ungewöhnlich still ist:

[VTD] LOYAL - B - STANDARD - DRUCKVERBRAUCH - Kunde 4711

Anlass:
  Bestellrhythmus stabil (alle 3 Wochen), letzter Kauf vor 47 Tagen.

Themen:
  > Routine-Check: laeuft alles, gibt es Verbesserungswuensche?
  > Jahresbonus-Stand kommunizieren

Anlass-Hinweise:
  > Offenes Angebot 2026-0412 (Plotterrollen, 1.240 EUR) seit 8 Tagen offen

Kennzahlen:
  Umsatz 12 Monate 18.400 EUR - Marge 41% - Hauptsortiment Druckverbrauch

Schutzfrist gegen Doppelmeldung

Damit nicht jede Woche dieselbe Aufgabe zum selben Kunden entsteht, sperrt die App ein Thema nach der ersten Meldung für eine gewisse Zeit – die Schutzfrist (technisch „Cooldown"). Zeigt der erste Anlauf keine Wirkung, meldet sich das Thema erst nach Ablauf der Frist wieder.

HINWEIS: So bleibt die Aufgabenliste ein verlässliches Arbeitsinstrument und keine sich wiederholende Endlosschleife.

Faire Lastverteilung

Niemand sitzt am Montag vor 250 neuen Aufgaben. Die App verteilt die Top-Themen gleichmäßig – standardmäßig maximal etwa zehn Aufgaben pro Sachbearbeiter und Tag, priorisiert nach dem Wertbeitrag des Kunden. So bekommt jeder Vertriebler die wichtigsten Aufgaben des Tages, nicht alle auf einmal.

Voraussetzungen

OBS mit gepflegten Auftrags- und Kundendaten (Aufträge, Angebote, Retouren).
Ein zuständiger Sachbearbeiter je Kunde (für die Zuordnung der Aufgabe).
Zugriff auf den OBS-Scheduler für den wöchentlichen Lauf.

HINWEIS: Die Kundenklassifizierung ist für die Basis-App nicht zwingend, veredelt die Aufgaben aber (siehe Vertriebs-ToDos pro).

Einrichtung und Betrieb

Die App läuft als wöchentliches OBS-Makro:

Wöchentlicher Lauf in der Nacht von Samstag auf Sonntag, damit die Aufgaben Montag früh bereitstehen.
Schutzfrist und Tageskontingent sind konfigurierbar – so passt sich die App an Teamgröße und Kundenzahl an.
Ein Routine-Lauf arbeitet geräuschlos; er erzeugt nur die Vertriebsaufgaben, keine Systemmeldungen.

Was Sie davon haben

Der Vertrieb startet montags mit dem Wichtigsten, nicht mit Listenarbeit.
Kein Kunde geht unter, nur weil er gerade nicht im Kopf war.
Frühe Erkennung von Abwanderungs-Tendenzen – idealerweise, bevor der Kunde selbst gegangen ist.
Faire, transparente Lastverteilung pro Sachbearbeiter.
Alles bleibt in OBS – kein Medienbruch.

Häufige Fragen (FAQ)

Muss ich eine zweite Software öffnen?: Nein. Die Aufgaben erscheinen direkt in Ihrer gewohnten OBS-Aufgaben-/Wiedervorlageliste.
Ich habe eine Aufgabe bearbeitet, kommt sie wieder?: Erst nach Ablauf der Schutzfrist – und nur, wenn der Anlass weiterhin besteht.
Warum bekomme ich nicht alle Auffälligkeiten auf einmal?: Die Lastverteilung gibt Ihnen die wertvollsten zuerst; der Rest folgt gestaffelt an den nächsten Tagen.
Wie wird entschieden, wer die Aufgabe bekommt?: Sie geht an den in OBS hinterlegten zuständigen Sachbearbeiter des Kunden.

Glossar

Bestellrhythmus: Der übliche zeitliche Abstand zwischen den Bestellungen eines Kunden.
Drop-out (Warengruppe): Eine Sortimentslinie, die ein Kunde plötzlich nicht mehr bezieht.
Schutzfrist / Cooldown: Zeitraum, in dem dasselbe Thema zum selben Kunden nicht erneut gemeldet wird.
Lastverteilung: Gleichmäßige, priorisierte Zuteilung der Aufgaben je Sachbearbeiter und Tag.
Wiedervorlage: OBS-Aufgabe mit Fälligkeitsdatum.

Siehe auch