OBS/Kostenpflichtige Module/ZUGFeRD/Versenden
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Wie kann ich das Modul aktivieren?
Sie geben dem OBS Support Bescheid, dieser schaltet das Modul frei und gibt Ihnen dann Bescheid.
Warum nutzt OBS hauptsächlich das ZUGFeRD Format?
Das ZUGFeRD hat für uns den entscheidenen Vorteil, das hier immer noch ein PDF der Rechnung beiliegt. Das macht zum Einen das Prüfen der E-Rechnung einfacher, da eine eingelesene E-Rechnung visuell mit der PDF abgeglichen werden kann. Andererseits müssen Sie so nicht zwischen B2B und B2C Kunden unterscheiden. Der B2B Kunde ließt die in der PDF enthaltene E-Rechnung ein und der B2C Kunde bezahlt wie gewohnt anhand der PDF.
Ich möchte jetzt E-Rechnungen versenden, was muss ich tun?
Sie müssen nur diese 3 Schritte ausführen, danach werden alle Rechnungen an Kunden, die bereits eine Rechnung per Mail erhalten, als E-Rechnung versand.
Was muss eingestellt werden?
Nach der Aktivierung des Moduls müssen Sie die "Globalen Zugferd Stammdaten" unter Programme → L - ZUGFeRD pflegen.
Dort öffnen Sie über F10 → ZUGFeRD Stammdaten die Maske, die unten abgebildet ist.
Folgende Einstellungen müssen von Ihnen gemacht werden:
- Es muss mindestens eine von Ihren Bankverbindungen angegeben sein. Diese Bankverbindung wird in der E-Rechnung übertragen und kann von dem Kunden zur Zahlung verwendet werden.
- Hier können Sie festlegen, ob, wenn möglich, alle Rechnungen, die per Mail raus gehen, als E-Rechnung versendet werden sollen. Wir empfehlen, in diesem Fall das ZUGFeRD Format und immer die aktuelle Version zu verwenden.HINWEIS: Wir versenden aktuell ZUGFeRD in der Version 2.3 und XRechnung in der Version 3.0
- Hier muss der Standard Sachbearbeiter eingetragen werden, welcher in den elektronischen Rechnungen als Ansprechpartner eingetragen wird.
- Die Emailadresse wird folgendermaßen ermittelt: Falls eine Mailadresse im Sachbearbeiter eingetragen ist, wird diese genutzt. Falls diese nicht gefüllt ist, wird das Standard E-Mailkonto aus dem verknüpften Benutzer gezogen.
- Die Telefonnummer wird folgendermaßen ermittelt: Falls eine Telefonnummer im Sachbearbeiter eingetragen ist, wird diese genutzt. Andernfalls wird die Telefonnummer aus den Konstanten genutzt (System → I Konstanten).
Was mache ich, wenn ein Kunde besondere Anforderungen bezüglich der E-Rechnung hat?
Wenn einer Ihrer Kunden ein abweichendes Format wünscht, können Sie über Stammdaten → Personen → F10 → Z - ZUGFeRD Personenstammdaten für jeden Kunden individuelle Einstellungen hinterlegen (2).
Dieser Eintrag hat dann natürlich Vorrang vor den allgemeinen Einstellungen.
Die zu hinterlegenden Daten sind identisch mit den Standardeinstellungen (1) (Sachbearbeiter, Versandart und Version).
Wie versende ich E-Rechnungen?
Am einfachsten versenden Sie E-Rechnungen über F3 → B Rechnung MAIL/FAX aus der Rechnungsliste heraus. Wenn der Kunde oder ein Ansprechpartner des Kunden die Eigenschaft 9015 (Rechnung per Mail) hat und entweder alle Rechnungen als E-Rechnung gesendet werden sollen oder der Kunde individuelle Einstellungen hat, wird der entsprechende Eintrag mit einem Kennzeichen versehen (1).
Alternativ werden die Rechnungen auch als E-Rechnung versendet, wenn Sie über F3 → A Rechnung gehen und dann E-Mail auswählen.
Folgende Kennzeichen gibt es hierbei:
- [Z] : Die Rechnung wird als ZUGFeRD PDF versendet
- [ZX] : Die Rechnung wird als ZUGFeRD XML versendet
- [ZE] : Die Rechnung wird als ZUGFeRD XML gespeichert (zum manuellen Versand)
- [XR] : Die Rechnung wird als XRechnung versendet
- [XE] : Die Rechnung wird als XRechnung gespeichert (zum manuellen Versand)
Sonderfälle
Ein Sonderfall sind die B2G (Business to Government) Rechnungen.