OBS/Stammdaten/Personen: Unterschied zwischen den Versionen
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Aktuelle Version vom 6. September 2023, 08:56 Uhr
- Artikel
- Beispiel: Anlegen eines Artikels
- Anleitung für den Etikettendruck
- Brutto und Nettopreise in OBS
- Artikel Preispflege
- Tasten und Schaltflächen
- Weitere Funktionen Schaltfläche
- Eingabemaske
- Registerkarte: Allgemeine Artikelstammda
- Registerkarte: Umsatzstatistiken + Anderes
- Multisteuer
- Registerkarte: Langtext
- Registerkarte: Shop (xtcModified Shop)
- F5 EAN
- F6 Personenbezogene Preise
- F7 Kalkulation
- F8 EAN-Verwaltung
- F9 VK - Preise 1-9
- F10 EK Lieferanten für Artikel/
- Artikel / Lieferanten Einstellung
- Periodenumsatz
- Tasten und Schaltflächen
- Eingabemaske
- A Shop-Stammdaten
- C Personen übertragen
- D Kataloge verwalten
- E Kategorien verwalten
- F Preislisten-Update
- G Bestellungen abholen
- H Verfügbarkeit übertragen
- I Merkliste übertragen
- V Varianten übertragen
- W Artikelvarianten übertragen
- X Protokoll
- Y leere Passworte füllen
- Z Update-Informationen zurücksetzen
- A Shop-Stammdaten
- B Datenbankzugang
- C Personen übertragen
- D Preise aktualisieren
- E eigene Artikel übertragen
- F Preislisten verwalten
- G Warengruppen verwalten
- H Bestellvorlagen übertragen
- Y leere Passworte füllen
- Z FTP-Protokoll
- A Shop-Stammdaten
- B Datenbankzugang
- C Personen übertragen
- D Preise aktualisieren
- E eigene Artikel übertragen
- F Preislisten verwalten
- G Warengruppen verwalten
- H Bestellvorlagen übertragen
- I Kundengruppen
- K Zugang für Bildübertragung
- Y leere Passworte füllen
- Z FTP-Protokoll
- Tasten und Schaltflächen
- Eingabemaske
- Registerkarte: 1 Vertrag
- Registerkarte: 2 Druckabrechnung
- Registerkarte: 3 Text Pauschale
- Registerkarte: 4 Text Druckabrechnung
- Registerkarte: 5 Text Zählerstandabfrage
- Registerkarte: 6 Zusatzkosten
- Weitere
- Tasten und Schaltflächen
- F10 Weitere Funktionen
- Eingabemaske
- Mail-Regeln
- Liste
- Eingabemaske
- Marketing
- Aufgaben-Gruppen
- Wiederkehrende Aufgaben
- Geteilte Aufgaben
- Termine
- Termine
- neuen Termin erstellen/Termin bearbeiten
- neuen Langzeittermin erstellen/Langzeittermin bearbeiten
- Geburtstag
- Geteilte Termine
- Technikersteuerung
- Tasten und Schaltflächen
In dem Menü "Stammdaten" finden Sie "Personen" als ersten Unterpunkt. Der Personenstamm dient der Verwaltung Ihrer Kunden (1er), Lieferanten (7er) und Interessenten (9er). So können Sie hier unter anderem Kontaktdaten von Ansprechpartnern pflegen oder personenbezogene Preise einsehen und pflegen.
Liste
In der Liste "Personenstamm" (Nr 2) finden Sie alle gepeicherten Personendaten.
Die kleineren Fenster die ans Hauptfenster angedockt sind nennen wir Widgets, diese sind hilfreiche Informationsfenster die eingeschaltet werden können, um die Arbeit zu erleichtern.
Der Bereich bei (Nr 8) wird "Stable" genannt. Hier werden zusätzliche Informatoinen zur aktuell ausgewählten Person angezeigt.
Widgets
(Nr 1): Das Kontakte Widget zeigt alle Kontakte zu dieser Person an.
(Nr 3): Das Eigenschaften Widget zeigt bestimmte Eigenschaften die dieser Person zugefügt wurden.
(Nr 4): Das Geräte Widget zeigt alle Geräte dieser Person an.
(Nr 5): Das Personenumsatz Widget zeigt alle verbuchten Rechnungen und Kassen Einnahmen von der ausgewählten Person in den letzen zwei Jahren an.
(Nr 6): Das Text Widget zeigt wichtige Bemerkungen die der Person oder Artikel angegeben wurden sind.
(Nr 7): Das Schnellstartleiste Widget ist in jedem Fenster aktiv und kann mehrere Buttons aktiviert haben, in unserem Beispiel Erweiterte Info und Vertrags Stammdaten wobei alle Informationen und Interaktionen oder Verträge über diese Person angezeigt werden.
Stable
Im Stable Bereich kann zwischen verschiedenen Reitern gewechselt werden.
Die Reiter 3 Finanzen und 4 Umsatz können über Benutzerlevel gesteuert werden. Standardmäßig sind diese für OBS-Benutzer ab Level 1 verfügbar. Über die Rechte Module kann der Level für die Einträge Personenliste Stable Finanzen und Personenliste Stable Umsatz eingestellt werden. Wenn die Reiter im Personenstamm aktiviert sind, werden diese auch Stable der Geräteverwaltung angezeigt.
Zusätzlicher Individueller Reiter
Ein zusätzlicher Reiter 6 Intern kann angezeigt und über ein Script beleibig gefüllt werden. Eine Anleitung inklusive Beispielen finden Sie in der Scripting-Hilfe unter: Listen Stable
Änderung der Größe
Es kann erforderlich sein die Größe des Stables anzupassen, damit alle Felder sichtbar sind. Die eingestellte Größe wird automatisch beim Schließen der Liste gespeichert.
Die Spalten
Jede Person wird in einer Zeile durch folgende Spalten beschrieben:
- Suchbegriff
- Kunden-Nummer
- Ort
- Strasse
- Telefon
- Markiert
Die Zeile der Spalten sieht wie folgt aus:
Personeninformation
Zusätzlich werden unter der Auswahlliste weitere Personeninformationen angezeigt.
- Name
- Faxnumer
- 2.Telefonnummer
- Zahlungsbedingungen
- Rechnungsempfänger
- Bemerkung
- Vorname
- Internetadresse
- letzter Umsatz
- Land
- Postleitzahl
Dies kann wie folgt aussehen:
Tasten und Schaltflächen
F3 Druck
Nachdem Sie in der Personenstammliste F3 gedrückt haben, öffnet sich foglendes Auswahlfenster:
- Etiketten-Druck: druckt Ihnen die Anschrift der ausgewählten Person aus.
- Kundenhistorie: druckt Ihnen eine Übersicht über die Daten der ausgewählten Person aus.
Haben sie mit F5 in der Personenliste mehrere Personen markiert, so werden Drucke zu den gesamten ausgewählten Personen erstellt.
F5 Mark
Markiert den aktuellen Datensatz. Macnhe Funktionalitäten (z. B. Etikettendruck) können mehrere Datensätze verarbeiten und per Markierung kann der Benutzer steuern, welche Personendaten verwendet werden sollen. In der Liste Personenstamm sehen Sie dann in der Spalte "M" bei den markierten Personen ein Sternchen (*).
F6 Kontakt
Gerade bei großen Firmen oder Lieferanten ist es wichtig, zu wissen mit wem man sich in Verbindung setzen kann.
Um davon einen Überblick zu bekommen, kann man zu jeder Person/Firma Informationen über mehrere Ansprechpartner in dieser Liste speichern. Auch hier stehen Ihnen wieder die Grundfunktionen einer jeden Liste zur Verfügung.
Diese finden Sie hier.
Eine detailierte Beschreibung der Möglichkeiten in der " ↩ Enter-Maske" finden sie hier
Zu den oben genannten "Grundtasten" kommt noch die speziell in dieser Maske vorhandene Taste-F6Eigens. hinzu. Mit ihr können sie den vorhandenen Ansprechpartnern Eigenschaften zuweisen, indem Sie in der sich öffnenden Maske die Einfg-Taste betätigen und dann die gewünschten Eigenschaften auswählen.
Hinweis: Es ist über diese Maske möglich, die Eigenschaften so auszuwählen, dass Rechnungen automatisch per Fax und/oder Mail versendet werden.
Welche Eigenschaften Sie hierfür auswählen müssen, erfahren Sie unter Rechnung MAIL/FAX (Eigenschaften)
F7 Suchen
Nachdem sie in der Personenliste die Taste F9 angeklickt haben, öffnet sich ein Suchfenster. Dieses sieht wie folgt aus:
Geben Sie hier nun den Begriff oder die Buchstaben ein, nach denen Sie suchen wollen und klicken sie auf F2 Speichern.
Es wird Ihnen nun die Personenliste angezeigt, jedoch selektiert nach dem von Ihnen zuvor eingegebenen Suchbegriff.
F8 Info
Zu diversen Stammdaten und Vorgängen lassen sich weitere Informationen im Informations-Management-System speichern. So können Sie bei Personen unter anderem Dokumente hinterlegen oder die in Vorgängen angezeigte Bemerkung (Typ 9010) erweitern. Als Dokumentart stehen unter Anderem die interne Datenverarbeitung, MS-Word, MS-Excel und eine eigene E-Mail Verwaltung zur Verfügung. Alle Dokumente können ebefalls zusätzlich einem Projekt zugeordnet werden und sind damit über die Projektverwaltung einfach auffindbar.
Die Spalten
Jedes Dokument wird in einer Zeile durch folgende Spalten beschrieben:
- Datum
- Bezeichnung/Info
- Ansprechpartner
- Sachbearbeiter (SB)
- Projekt
- Typ
- Status
- Info-Typ
Dies sieht wie folgt aus:
Die Filter
Am unteren Rand über den Schaltflächen können Sie aus verschiedenen Filtern einen wählen. Diese sehen wie folgt aus:
Klicken Sie hier auf eines der Kästchen, so wird die Liste nach den entsprechenden Kriterien sortiert. (z.B. "nur Termine" zeigt nur Dokumente des Typs "Termin" an)
Tasten und Schaltflächen
Mit F7 Import / Export können Sie ein Word-Dokument importieren (d.h. ein bereits vorhandenes Dokument in Ihr OBS integrieren) und exportieren (d.h. Sie können Ihr Word-Dokument noch mal speziell auf Ihrem PC sichern). Wenn Sie ein ausgewähltes Dokument bearbeiten wollen, betätigen Sie F8 Dokument.
Neues Dokument anlegen
Mit Einfg können Sie ein neues Dokument anlegen, es öffnet sich folgende Eingabemaske:
Hier stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
- Typ: Wählen Sie hier nach Klick auf die #-Taste aus der sich öffnenden Liste einen Dokumenten-Typ.
- Sachbearbeiter: Wählen sie hier nach Klick auf die #-Taste aus der sich öffnenden Liste den zuständigen Sachbearbeiter.
- Info: Schreiben Sie hier eine Info zu dem Dokument.
- Art des Dokuments: Hier können Sie zwischen den verschiedene Dokumentarten (z.B. Microsoft Office oder E-Mail) auswählen.
- Vorlage: Hier können Sie (falls vorhanden) eine Vorlage für Ihr Dokument auswählen.
- Ansprechpartner: Wählen Sie hier nach Klicken der #-Taste einen zuständigen Ansprechpartner aus der sich öffnenden Liste.
- Anrufzeit: und Dauer: Geben Sie hier die Zeit des Anrufes ein und die Dauer.
- Es ist außerdem möglich das Dokument als Vorgangsmail anzuhängen. Kreuzen Sie hierfür das Kästchen an.
- Datum Anlage Dieses Feld wird von OBS automatisch gesetzt, Sie können aber auch ein anderes angeben.
- Datum Termin: Tragen Sie hier ein Datum ein, an dem ein Termin angelegt werden soll.
- Status: Wählen Sie hier den Status des Dokumentes aus und das Level.
- Unter Zuordnung sehen Sie, was dem Dokument zugeordnet ist(z.B. Person oder Artikel).
- Das Feld Person wird automatisch mit der Personnummer und dem Personennamen gefüllt.
- Projekt: Wählen Sie hier nach Klicken der #-Taste aus der sich öffnenden Liste ein dem Dokument zugehöriges Projekt.
- Vertreter: Wählen Sie hier nach Klicken der #-Taste aus der sich öffnenden Liste einen entsprechenden Vertreter für das Dokument.
- Telefonnummer: Geben Sie hier die zugehörige Telefonnummer ein.
Sichern Sie nun mit F2und Ihr Dokument wird jetzt geöffnet.
F9 OP
Öffnet eine gefilterte Liste der Offenen Posten. So sehen Sie auf einen Blick alle offenen Poster der Person.
F10 Weit.
Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf weitere Funktionen wie das Auftrags-Archiv oder Kostenstellen.
F11 Aktua.
Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt der Liste neu Laden lassen.
Kontext-Menü
Über die Kontext-Menü-Taste oder per Rechtsklick auf eine Person können Sie Open Street View oder Google Maps aufrufen und so gleich sehen, wo die Adresse ist.
Weitere Funktionen (Schaltflächen Liste)
In der rechten unteren Ecke sehen Sie, welche weiteren Funktionen Ihnen in der Liste Personenstamm zur Verfügung stehen:
Suchen
Durch klicken auf das Lupen-Symbol rechts unten in der Ecke öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gesuchten Text eingeben können. Es öffnet sich eine Liste, die alle Personendaten anzeigt, die den gesuchten Text enthalten. Dieser Punkt referenziert die Suchen-Funktion unter F7.
Artikelpreise
Hier können Sie über Einfg personenbezogene Artikelpreise hinterlegen. Wählen Sie in der Eingabemaske mit der #-Taste den entsprechenden Artikel aus Ihren Stammdaten "Artikel" aus. Im Feld "Preis" wird automatisch der Preis übernommen, der dem Artikel hinterlegt ist. Diesen können Sie jetzt speziell für Ihren Kunden verändern. Sichern Sie mit F2. Wenn Sie jetzt für den entsprechenden Kunden z.B. ein Angebot erstellen und diesen Artikel einfügen, wird automatisch der neu hinterlegte Preis übernommen.
Dieser Punkt referenziert D - Personenbezogene Artikelpreise unter F10.
Preislisten
Hier können Sie sich die aktiven Preislisten und Preisgruppen zu der ausgewählten Person anzeigen lassen oder neu erstellen. Dieser Punkt referenziert C2 - Preisgruppen/Preislisten unter F10.
Auftrags-Archiv
Hier finden Sie Listen mit allen Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen, Reparatur-Aufträgen,Kassenjournalen, Rechnungs- und Lieferscheinpositionen, die der aktuell markierten Person hinterlegt sind. Sie können mit ↩ Enter einen Punkt auswählen.
Dieser Punkt referenziert A - Auftrags-Archiv unter F10.
Versandanschriften
Es öffnet sich eine Liste mit allen Versandanschriften, die dem Kunden hinterlegt sind. Um eine neue einzufügen, betätigen Sie Einfg und füllen Sie die Felder der Eingabemaske aus: VA-Nr., Personen-Nr. und Datum werden automatisch gefüllt und können nicht mehr verändert werden. In den anderen Feldern können Sie die Adresse, eine Bemerkung und wenn benötigt, die Baustellennummer (BA-Nr), eintragen. Dieser Punkt referenziert B1 - Versandanschriften unter F10.
Kostenstellen
Hier finden Sie Listen mit allen Kostenstellen, die der aktuell markierten Person hinterlegt sind. Dieser Punkt referenziert B2 - Kostenstellen unter F10.
Eigenschaften
Hier können Sie der ausgewählten Person neue Eigenschaften zuweisen oder vorhandene löschen. Dieser Punkt referenziert S - Eigenschaften unter F10.
Weitere Funktionen (F10)
A - Auftrags-Archiv
Haben Sie in der Personenliste den Punkt Auftrags-Archiv unter weitere Funktionen ausgewählt, so öffnet sich eine weitere Auswahl. Folgende Punkte können in dieser Auswahl vorhanden sein:
- A Angebote
- Ermöglicht den Zugriff auf die Angebote der Person.
- B Bestellung
- Ermöglicht den Zugriff auf die Bestellung der Person.
- C Einkaufslieferscheine
- Ermöglicht den Zugriff auf die Einkaufslieferscheine der Person.
- D Einkaufsrechnung
- Ermöglicht den Zugriff auf die Einkaufsrechnung der Person.
- E Aufträge
- Ermöglicht den Zugriff auf die Aufträge der Person.
- F Lieferscheine
- Ermöglicht den Zugriff auf die Lieferscheine der Person.
- G Rechnung
- Ermöglicht den Zugriff auf die Rechnung der Person.
- H Reparaturaufträge
- Ermöglicht den Zugriff auf die Reparaturaufträge der Person.
- I Kassenjournal
- Ermöglicht den Zugriff auf die Kassenbons der Person.
- J Rechnungspositionen
- Zeigt eine Übersicht der Artikel die als Positionen in den Rechnungen der Person enthalten sind.
- K Lieferscheinpositionen
- Zeigt eine Übersicht der Artikel die als Positionen in den Lieferscheinen der Person enthalten sind.
- L Spedition
- Ermöglicht den Zugriff auf die Speditionsdaten der Person. HINWEIS: Benötigt Speditionsverwaltung (Programmparameter 405) oder Spedition/Dispo (Programmparameter 800)
- M Google Maps
- Zeigt den Standort der Adresse auf einer Karte.
- M1 Webseite
- Ruft die Webseite der Person auf. HINWEIS: Homepage der Person muss im Personenstamm gepflegt sein.
- N Zeiterfassung
- Ermöglicht den Zugriff auf die erfassten Zeiten zur Person. HINWEIS: Benötigt Zeiterfassung
- O Projekte
- Ermöglicht den Zugriff auf die Projekte der Person.
- XA Angebote
- Ermöglicht den Zugriff auf die im Archiv enthaltenen Angebote der Person. HINWEIS: Benötigt OBS-Archiv
- XB Bestellung
- Ermöglicht den Zugriff auf die im Archiv enthaltenen Bestellungen der Person. HINWEIS: Benötigt OBS-Archiv
- XC Einkaufslieferscheine
- Ermöglicht den Zugriff auf die im Archiv enthaltenen Einkaufslieferscheine der Person. HINWEIS: Benötigt OBS-Archiv
- XD Einkaufsrechnung
- Ermöglicht den Zugriff auf die im Archiv enthaltenen Einkaufsrechnungen der Person. HINWEIS: Benötigt OBS-Archiv
- XE Aufträge
- Ermöglicht den Zugriff auf die im Archiv enthaltenen Aufträge der Person. HINWEIS: Benötigt OBS-Archiv
- XF Lieferscheine
- Ermöglicht den Zugriff auf die im Archiv enthaltenen Lieferscheine der Person. HINWEIS: Benötigt OBS-Archiv
- XG Rechnung
- Ermöglicht den Zugriff auf die im Archiv enthaltenen Rechnungen der Person. HINWEIS: Benötigt OBS-Archiv
- XH Reparaturaufträge
- Ermöglicht den Zugriff auf die im Archiv enthaltenen Reparaturaufträge der Person. HINWEIS: Benötigt OBS-Archiv
Wählen Sie hier mit ↩ Enter das gewünschte Archiv. Es öffnet sich eine Liste, in der alle zu dieser Person gehörenden Aufträge, Lieferscheine oder je nach vorheriger Auswahl zutreffenden Vorgänge aufgelistet sind.
AA - Kunden-Warengruppen-Vertreterprovisionen
064
B1 - Versandanschriften
Nachdem Sie in der Personenliste F10 geklickt und aus der sich öffnenden Liste den Punkt Versandanschrift gewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Diese Funktion ist z.B. für die Lieferung an Baustellen sinnvoll. So gibt es in der Maske "Versandanschrift" auch das Feld "Ba-Nr" in der die Baustellennummer eingetragen werden kann. Später in der Auftragsbearbeitung kann mit F6 eine Versandadresse ausgewählt werden, die dann auch als Adresse (mit BA-NR) auf dem Lieferschein ausgegeben wird.
In der Liste der Versandanschriften gibt es die Möglichkeit unter F10 alte Versandanschriften zu löschen.
Wenn sie den Punkt "A Löschen bis Anlagedatum" auswählen, werden sie nach einem Datum gefragt. Nach der Eingabe werden dann alle Anschriften gelöscht, welche vor diesem Datum erfasst wurden.
Wenn sie den Punkt "B Löschen wenn X Jahre unbenutzt" auswählen, werden sie zuerst nach den Jahren Inaktivität gefragt, ab welcher die Anschriften gelöscht werden sollen. Die Inaktivität bezieht sich auf das letzte Angebot, den letzten Auftrag, die letzte Rechnung oder den letzten Lieferschein , welche für die Anschrift geschrieben wurde. Ebenso werden alle Anschriften verschont, welche im laufenden Jahr angelegt wurden.
Versandanschriften erstellen/bearbeiten
Klicken Sie in der Liste der Versandanschriften auf die Einfg-Taste und es öffnet sich folgende Eingabemaske.
In diese Fenster haben Sie die Möglichkeit neue Versandanschriften für die aktuelle Person zu erstellen oder die Angaben bestehender zu verändern. Folgende Felder sind in dem Fenster zu sehen:
- VA-Nr.: Wird von OBS automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.
- Personen-Nr.: Die Personennummer wird von der aktuell ausgewählten Person automatisch genommen und kann nicht geändert werden.
- Name-1: Geben Sie hier den Namen der Firma oder Person an.
- Name-2: Platz für einen weiteren Namensteil.
- Zusatz: Geben Sie hier einen Zusatz ein. Sie könnten z.B. einen zu Händen-Vermerk mit dem Namen der Person eintragen.
- Strasse: Geben Sie hier die Anschrift der Firma oder der Person ein.
- PLZ/Ort: Geben Sie hier die Postleitzahl und den Ort ein.
- Land: Hier können Sie das Land auswählen, in dem die Person oder die Firma sitzt.
- Telefon: Geben Sie hier die Telefonnummer ein.
- BA-Nr.: Steht zur freien Verfügung. Hier können Sie z.B. verschiedene Bauten nummerieren.
- Datum: Hier könne Sie ein Datum eingeben.
- Bemerkung: Hier können Sie eine Bemerkung eintragen.
Speichern Sie Ihre Einstellungen mit F2
B2 - Kostenstellen
Nachdem Sie im Personenstamm F10 geklickt und in der sich öffnenden Liste den Punkt Kostenstellen gewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Dieser Punkt wird mit dem Programmparameter 541 aktiviert. Wenn der Programmparameter auf "J" steht wird der Punkt B2 - Kostenstellen angezeigt, ansonsten steht Ihnen B1 - Versandanschriften zur Verfügung. In dieser Liste werden Ihnen alle Kostenstellen angezeigt, die der Person hinterlegt sind.
In der Liste der Kostenstellen können Sie durch Klick auf Einfg die Eingabemaske öffnen. Diese sieht wie folgt aus:
Kostenstellen erstellen/bearbeiten
Hier können Sie Ihre Kostenstellen bearbeiten. Ihnen stehen dabei folgende Felder zur Verfügung: Oberer Teil:
- Kostenstellen-Nr.: Dieses Feld wird von OBS automatisch mit der kleinsten freien Nummer gefüllt. Diese Zahl ist jedoch änderbar.
- Person: Wird automatisch gefüllt und kann nicht geändert werden. Hier wird die Personennummer der aktuellen Person gespeichert.
- Bezeichnung: Geben Sie eine Bezeichnung für Ihre Kostenstelle hier ein.
- Eindeutiger Bezeichner: Hier können Sie einen eindeutigen Bezeichner eingeben. Dies ist aktuell nur bei Verwendung einer Shop-Schnittstelle vom Typ brShop24 erforderlich.
- Jahr: Wird von OBS automatisch mit dem aktuellen Jahr gefüllt. Sie können die Jahresangabe jedoch ändern.
- Kostenstellentyp: Sie können zwischen Haupt- und Unterkostenstelle wählen.
- Hauptkostenstelle: Wird nur sichtbar, wenn unter Kostenstellentyp "Unterkostenstelle" ausgewählt wurde. Geben Sie hier die Hauptkostenstelle für die Unterkostenstelle an.
- Bemerkung: Hier können Sie noch eine Bemerkung eintragen.
Unterer linker Teil:
Dieser Teil bietet Ihnen die Möglichkeit eine Person in der Kostenstelle zu hinterlegen.
- Personen-Nr.: Sie können hier eine Person, die sich im Personenstamm befindet, der Kostenstelle hinterlegen, indem Sie die Personennummer eingeben oder die Person über die #-Taste aus dem Personenstamm auswählen. Die weiteren Personendaten werden dann automatisch, sofern im Personenstamm eingetragen, von OBS übernommen oder Sie geben sie manuell ein.
- Name: Geben Sie hier einen Namen für die Person an.
- Name 2: Ein zweites Namensfeld.
- Zusatz: Platz für weitere Angaben, wenn Sie mit den Namensfelder nicht auskommen oder weitere Angaben, wie z.B. einen zu Händen-Vermerk eingeben möchten.
- Strasse: Geben Sie hier die Anschrift der Person oder Firma ein.
- PLZ/Ort: Eingabe von Postleitzahl und Ort der Person.
- Land: Hier können Sie das Land der Person oder Firma auswählen.
- Telefon: Hier können Sie eine Telefonnummer eingeben.
Unterer rechter Teil:
- geplantes Budget: Hier können Sie einen Betrag für das geplante Budget eingeben.
- verbrauchtes Budget: Wird berechnet.
- verplantes Budget: Wird berechnet.
- Zeitraum: Sie können hier den Zeitraum auswählen. Zur Auswahl stehen: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich
- additiv: Markieren Sie dieses Feld, wenn diese Kostenstelle additiv sein soll.
- Rechnungskreis: Hier können Sie den Rechnungskreis auswählen.
Speichern Sie Ihre Einstellungen mit F2.
Ansprechpartner zuordnen
Mit Doppelklick oder Einfg können Sie einen oder mehrere Ansprechpartner aus der zugeordneten Person hier als Ansprechpartner der Kostenstelle hinterlegen.
Mit Entf können Ansprechpartner wieder entfernt werden.
In einer Shop-Schnittstelle vom Typ brShop24 wird diese Verknüpfung verwendet, um die angelegten Kostenstellen den Benutzern zu hinterlegen.
B3 - Definierte Adressen
Hierüber kann ein Adressen Konfliktmanager aufgerufen werden um Personenstammdaten mit Ihrem Kunden/Lieferanten abzugleichen. Weitere Informationen erhalten Sie unter B3 - Definierte Adressen
C1 - Personenbezogene Artikel
Hier können Sie für eine Person personenbezogene Artikelnummern hinterlegen.
Nachdem Sie im Personenstamm die F10-Taste geklickt und den Punkt C1 - Personenbezogene Artikelnummern gewählt haben, öffnet sich eine Liste. In diesem Fenster werden Ihnen alle Artikel aufgelistet, die der aktuell ausgewählten Person zugeordnet sind.
Funktionen/Schaltflächen
- F3 Druck
- Druck die Liste der personenbezogenen Artikel aus.
- F4 Sort
- Umschalten der Sortierung. Zur Auswahl stehen Artikelnummer, Artikelbezeichnung oder Artikelnummer des Kunden.
- F6 Shop
- Ermöglicht den Export der definierten personenbezogenen Artikelnummern in den Shop.ACHTUNG: Diese Funktion steht nur für "modified eCommerce"-Schnittstellen zur Verfügung!
- F9 Import
- Gibt Ihnen die Möglichkeit eine größere Menge an personenbezogenen Artikeln aus Excel-Dateien (xls/xlsx) zu importieren.
Die Daten müssen dabei einer bestimmten Struktur entsprechen:
Spalte A: OBS-Artikelnummer
Spalte B: personenbezogene Artikelnummer
Spalte C: Personennummer
Spalte D: Shop-FaktorHINWEIS: Spalten A und B müssen gefüllt sein. Personennummer muss nur gefüllt sein, wenn Sie für mehrere Personen Daten importieren möchten. Ist der Wert in Spalte C leer, so wird die Personennummer aus der Liste verwendet, aus der Sie den Import gestartet haben.
- Ret Ändern
- Ermöglicht die Eingabe einer personenbezogenen Artikelnummer. Außerdem kann hier für den Import von Shop-Aufträgen aus Büroring-Shopsystemen ein Shop-Faktor angegeben werden. Die Menge des Artikels wird beim Auftragsimport mit diesem Faktor multipliziert.
- Einfg Einf.
- Öffnet eine Auswahlliste aus der Sie Artikel übernehmen können, indem Sie die jeweiligen Datensätze mit F5 markieren und anschließend mit F2 übernehmen.
- Entf Lösch.
- Löscht einen einzelnen Datensatz aus der Liste.
- ESC Ende
- Schließt die Liste der personenbezogenen Artikel
Eingabemaske ( ↩ Enter)
In der Eingabemaske können Sie den Artikeln die personenbezogene Artikelnummern zu hinterlegen. Betätigen Sie die dafür die ↩ Enter-Taste. Es erscheint folgende Eingabemaske:
Hier können Sie die gewünschte Artikelnummer eingeben und mit der F2-Taste sichern. Sie gelangen nun automatisch zum nächsten Artikel in der Liste. Mithilfe der Esc-Taste schließen Sie das Fenster.
C2 - Preisgruppen/Preislisten
Übersicht der aktuell zugeordneten Preislisten und Preisgruppen und Möglichkeit der Neuanlage. Weitere Informationen finden Sie hier.
C3 - Excelexport individueller Artikelpreise
C4 - Artikel Auftrags-Preisinformationen
D - Personenbezogene Artikelpreise
Nachdem Sie in der Artikelliste Artikelpreise unter weitere Funktionen angeklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Artikel aufgelistet sehen, welche einen spezifischen Preis für die ausgewählte Person haben.
Tasten und Schaltflächen der Liste:
- F3 Druck: Mit der F3-Taste öffnen Sie ein Fenster mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten. Welche dies sind sehen Sie hier
- F4 Sort: Sortieren Sie die Liste neu z.B. nach der Bezeichnung oder der Kalkulations Spanne.
- F5 Mark: markieren Sie eine gewünschte Anzahl Artikel.
- F6 Angeb: Öffnet eine Angebotsliste, die alle Angebote für den aktuellen Kunden anzeigt, die diesen Artikel enthalten.
- F7 o. VK. oder alle: Zeigt entweder alle Artikel an oder nur die, welche ohne Verkaufspreis sind.
- F8 Kalkulation
- A Alle Artikel Markieren: Markiert alle in der Liste befindelichen Artikel.
- B Markiere Artikel aus Artikelstamm übernehmen und VK neu kalkulieren: Die Artikelpreise werden aus dem Artikelstamm genommen und der VK in Abhängigkeit von der kalkulierten Preisspanne (€) und der Kundenspanne neu berechnet. Die Preisspanne ist die Differenz des kalkulierten Verkaufs- und kalk. Einkaufpreises.
- C Markierte Artikel Kundenspanne in % ändern und neu kalkulieren: Die Kundenspanne in % wird bei allen markierten Artikeln auf den eingebenen Wert gesetzt. Der VK wird in Abhängigkeit von der kalkulierten Preisspanne (€) und der Kundenspanne neu berechnet.
- D %-Abweichung Spanne eingeben (zur Anzeige der abweichenden Artikel): Zeigt Ihnen alle Artikel an, deren Spanne positiv und größer oder glich der eingebenen Spanne sind
- ↩ Enter: Bestehende Artikelpreise können Sie bearbeiten, indem Sie ↩ Enter drücken.
- Einfg Einfg: Hier können Sie dem Kunden neue Artikelpreise zuordnen.
- Entf Lösch: Löschen Sie den aktuellen Datensatz aus der Tabelle.
- Esc Ende: Schließen Sie das Fenster.
D1 - Personenbezogene Leistungen
DS - DSGVO Datenanalyse
Die DSGVO Datenanalyse dient zur einfachen Übersicht Datenbezogener Sätze und deren Anonymisierung per Knopfdruck, sowie der Möglichkeit Reports auf Anfrage der Person zu erstellen.
E - Vertragsverwaltung
Es öffnet sich eine Liste aller Verträge, die dem Kunden hinterlegt wurden.
Tasten und Schaltflächen der Liste:
- F3: Wählen sie aus einer Liste von Möglichkeiten einen Druck aus.
- F4: Sortieren Sie die Liste neu.
- F5: Markieren Sie den aktuellen Datensatz und springen Sie zum Nächsten.
- F6: Öffnet eine Liste der Vertrags Einnahmen und Ausgaben. Sie können hier enue Positionen anlegen und alte ändern.
- F7: Hiermit können sie die Liste nach Ihren Einstellungen selektieren.
- F8: Hinterlegen Sie dem Vertrag Dokumente.
- F9: Markierte Verträge können mit dieser Taste wieder demarkiert werden.
- F10: Es öffnet sich eine Liste mit weiteren Funktionen.
- ↩ Enter: Öffnet die Eingabemaske um vorhandene Verträge zu ändern.
- Einfg: Fügen Sie neue Verträge hinzu.
- Entf: Löschen Sie eine Vertrag aus der Liste.
- Esc: Verlassen Sie die Liste.
Eine Übersicht über Verträge finden Sie hier.
E1 - Mandatsreferenz
Verwaltung für die SEPA-Mandatsreferenzen des Kunden. Weitere Informationen finden Sie hier.
F - Person kopieren / neue Nummer
Über diesen Punkt ist es möglich Personen zu kopieren, eine neue Nummer zuzuordnen oder zwei Personen miteinander zu verschmelzen.
Nachdem Sie in der Personenliste die F10-Taste geklickt und aus der sich öffnenden Liste den Punkt Person kopieren/neue Nummer gewählt haben, öffnet sich folgendes Fenster.
Sie können nun zwischen verschiedenen Optionen wählen:
Neue Nummer vergeben
Um eine neue Nummer zu vergeben wählen Sie den Punkt 1. Neue Nummer. Sie werden nun gebeten eine neue Nummer für die Person einzugeben.
Das Ändern der Nummern unterliegt bestimmten Bedingungen. Personen aus dem Nummernkreis "9" können Sie auch in den "1" oder "7" Nummernkreis schieben. Personen aus den Kreisen "1" oder "7" können nur innerhalb des Personenkreises geändert werden.
Beispiel: Die Personennummer 941130 kann in die Nummer 1....., 7..... oder 9..... geändert werden. Die Personennummer 168870 nur in 1......
Personen verschmelzen
Um zwei Personen zu verschmelzen wählen Sie den Punkt 1. Neue Nummer. Bei der Abfrage nach der Nummer geben Sie die Nummer einer vorhandenen Person ein. Die aktuelle Person wird dann mit dieser verschmolzen.
Wenn bei beiden Personen eine allgemeine Mandatsreferenz (Vertrags Nr. 000000) hinterlegt ist, wird Mandatsreferenz der aktuell ausgewählten Person gelöscht. Die Mandatsreferenz der Person, deren Nummer eingegeben wurde, bleibt hierbei erhalten.
Person kopieren
Um eine Person zu kopieren wählen Sie den Punkt 2. Person kopieren. Sie werden nun gebeten die Personennummer einzugeben, die der kopierte Datensatz erhalten soll. Beim Kopieren ist es egal zu welchem Nummernkreis die Person gehört, die kopiert werden soll. Anders als beim Vergeben neuer Nummern, können Sie hier z.B. beim Kopieren eines "1"-Datensatzes eine "7"- oder "9"-Nummer eingeben.
F2 - Personen aus Filiale übernehmen
F3 - Benutzer für F8 Info definieren
Ist der Programmaparameter 868 aktiviert kann hierüber pro Person festgelegt werden, welche Sachbearbeiter auf die F8 Infos der Person zugreifen dürfen. Um diese Einstellung vornehmen zu können wird Level 4 benötigt.
G - Gekaufte Artikel
Öffnet eine Übersicht der Gekauften Artikel der aktuell ausgewählten Person.
GM - Gekauftes Material
G1 - RZS Bürgerstammdaten Verwaltung
G2 - RZS Tourenplaner
G3 - Gewerbe-Abfall-Service (GAS)
H - Sammelvertrag
I1 - Schiffsverwaltung
I2 - Geräteverwaltung
Öffnet die Liste der Geräteverwaltung gefilter nach den Geräten der Person.
J - Ladeorte
K - Warengruppenrabatte
In dieser Liste werden Ihnen die aktuellen Warengruppenrabatte der Person mit Warengruppennummer, Warengruppenname und dem Rabattsatz angezeigt.
Mit Einfg können Sie einen neuen Warengruppenrabatt erstellen. Es öffnet sich folgende Eingabemaske:
Wählen Sie hier durch Klick auf die #-Taste aus der sich öffnenden Liste die gewünschte Warengruppe.
In das Feld Rabatt können Sie den gewünschten Rabatt eingeben, den die aktuelle Person für die gewählte Warengruppe bekommen soll.
Tasten und Schaltflächen der Liste:
- Entf: bestehende Warengruppenrabatte entfernen.
- F7: Warengruppenrabatte einer anderen Person kopieren. Geben Sie dazu in das erscheinende Fenster die Personennummer der Person ein, von der die Rabatte kopiert werden sollen.
Hier finden Sie weitere Infromationen zu der Erstellung neuer Warengruppen: Warengruppenrabatte erstellen/bearbeiten
K1 - Kundenkartei
Hier werden Ihnen die EANs, die für den Kunden erstellt wurden, angezeigt. EANs, die von einer Kundenkarte stammen, können hier einmalig in das System eingegeben werden. Immer wenn dieser Kunde etwas kauft und die Kundenkarte vorgelegt wird, können sofort alle Daten für diesen Kunden erfasst werden.
Tasten und Schaltflächen der Liste:
- F6: Generiert neue EANs
- Einfg: Fügt dem Kunden weitere EANs manuell hinzu
- ↩ Enter: datensatz bearbeiten
- Entf: Datensatz löschen
K2 - Rabatte
K3 - Generierte Personendokumente
Öffnet die Liste generierten Dokumente.
L - Markierten Personen eine eMail schicken
Hier können Sie allen markierten Personen, sofern im Personenstamm eine E-Mailadresse hinterlegt ist, eine E-Mail schreiben.
Markieren Sie hierfür in der Personenliste die gewünschten Personen mit der F5-Taste.
M - Artikelumsatz für Warengruppe
Kunden-Artikelumsatz für Warengruppe ist ein Druck, der Ihnen mit Jahresangabe die an den ausgewählten Kunden verkauften Artikel zur ausgewählten Warengruppe anzeigt. Der Ausdruck zeigt eine Übersicht über die Verkauftsmengen aller Artikel der Warengruppe, die der ausgewählte Kunde in den letzten Jahren gekauft hat. Die Übersicht beinhaltet folgende Informationen:
- Kundenname und Anschrift
- Jahr
- Artikel-Nr
- Bezeichnung
- Menge
- L-Datum
- Jahresmengen
N - Kundenumsatz nach Warengruppe
Dieser Druck liefert Ihnen eine Übersicht über alle Warengruppen aus denen der Kunde Ware gekauft hat. Es werden für die letzten 5 Jahre jeweils Menge und Umsatz zu jeder Warengruppe angezeigt.
N1 - Verkaufsübersicht Monate
Öffnet eine tabellarische Verkaufsübersicht.
Beispiel:
Hier sehen Sie links die Jahre und am oberen Rand die Monate. Rechts ist der Gesamtwert des einzelnen Jahres zu sehen und unten der Gesamtwert des Monats. Das Feld ganz unten rechts zeigt den Gesamtwert des Artikels für alle Jahre an. Mit der Esc-Taste können Sie die Tabelle wieder schließen.
N2 - Mahnungen des Kunden
O - Andere Filiale anzeigen
Wenn Sie die Filiallösung von OBS aktivert haben (Programmparameter 496), und mehrere Filialen eingetragen sind, können Sie sich mit dieser Funktion die anderen Filialen anzeigen lassen.
P - Offene Materialien
Öffnet eine Liste mit alle offenen Materialen der aktuellen Person.
Durch folgende Spalten sind die Datensätze in der Liste beschrieben:
- Artikel-Nr
- Lieferant
- Bezeichnung
- Bestell-Datum
- Liefer-Datum
- Liefer-Termin
- Menge
- EK-Preis
- S/L
- M
Q1 - Webshop-Einstellungen
Liste der Shop-Einstellungen für die Shop-Schnittstellen im OBS.
Q2 - Leergutkonto
R1 - Rechnungsadressen
Einen oder mehrere Rechnungsempfänger können hier, für den aktuell ausgewählten Person, definiert werden. Bei der Auswahl eines Rechnungsempfängers, z.B. in der Auftragsbearbeitung, werden bei der Person nur die definierten Rechnungsempfänger aufgelistet.
Sollte bei einer Person keine Rechnungsempfänger definiert sein, werden alle Personen aus dem Personenstamm als Rechnungsempfänger aufgelistet.
Rechnungsempfänger definieren
Rechnungsempfänger können durch das Betätigen der Taste Einfg oder durch das Anklicken des Einfg Einf.-Buttons definiert werden. Nach der Auswahl der Option öffnet sich ein Fenster mit einer Liste aller Personen aus dem Personenstamm. In dieser Liste können Personen mit F5 Mark. markiert werden. Die ausgewählten Personen werden danach mit F2 Speich. übernommen.
Optional können Rechnungsempfänger z.B. in der Auftragserfassung oder im Personenstamm definiert werden. Dies ist in der Liste der Rechnungsempfänger möglich.
Mit dem #-Button wird die Liste der definierten Rechnungsempfänger aufgerufen. Wurde bei der ausgewählten Person keine Rechnungsempfänger definiert, werden alle Personen aus dem Personenstamm aufgelistet.
In dieser Liste kann mit F9 Pflege die Rechnungsempfänger optional definiert werden.
S - Eigenschaften
Hier werden Ihnen die Eigenschaften der aktuell ausgewählten Person aufgelistet.
Hier sehen Sie alle Eigenschaften, die der Person hinterlget sind. Nach dem Betätigen der Einfg-Taste öffnet sich folgendes Fenster:
Hier können Sie jetzt mit F5 die gewünschten Eigenschaften markieren und und mit F2 speichern. Nun sind der ausgewählten Person diese Eigenschaften zugewiesen. Weitere Informationen hier.
S2 - QR-Code Anzeigen
Der QR Code entsprechend der Personennummer wird angezeigt.
S3 - Alle DMS Dokumente einer Person
T - Outlook-Synchronisation
U - Marketing-Adressen Importieren
Mit dieser Funktionen können Sie Personenadressen aus einer .csv-Datei in OBS einlesen. Weitere Informationen finden Sie hier.
V - Versandkosten
Siehe dazu Zusatzkosten Personen.
V1 - Kundenkarte
Damit Kundenkarten verwenden werden können muss zunächs der Programmparameter 183 aktiviert werden.
Hier können Sie Kundenkarten für Personen verwalten. Diese können gedruckt werden und später an der Kasse gescannt werden. Es wird dann automatisch die entsprechende Person als Kunde an der Kasse vorbelegt.
Über Einfg können Sie eine neue EAN eingeben. Dadurch wird diese der Person hinterlegt.
V2 - Sonderkunden-Nr. für Bestellung
V3 - Vertretergruppen
V2 - Sonderkunden-Nr. Verwaltung
Öffnet die Verwaltung für Sonderkundennummern. Sonderkundennummern werden z. B. für spezielle Ausschreibungspreise benötigt. Weitere Informationen fidnen Sie hier.
V4 - VCS Versionsverwaltung Dateien
V5 - Filialebezogene Lieferanten-Nr.
W1 - Warengruppen Soll-Zahlen
Hier sehen Sie alle Kunden, bei denen Sollzahlen hinterlegt sind. Diese Zahlen sind die wünschenswerten Umätze bei dem zuvor gewählten Kunden. Sie können über diese Zahlen Auswertungen machen und Sie mit den Ist-Zahlen abgleichen.
Beispiel anhand Eingabemaske:
X - Termine
Hier werden Ihnen alle Termine mit dieser Person angezeigt, die für den aktuellen Benutzer eingetragen sind.
Sie können den aktuellen Termin ändern, indem Sie die ↩ Enter-Taste betätigen. Es öffnet sich die Eingabemaske, die Sie schon aus der Terminneuanlage kennen.
X1 - Interne Dubletten des Personenstammes ermitteln
Mit dieser Option können Sie doppelte Einträge in Ihren Personenstamm ermitteln.
Nach Auswahl dieser Option geht OBS den Personenstamm durch, welches etwas Zeit beansprucht. Wenn OBS fertig ist, wird Ihnen eine Liste mit Personen ausgegeben, welche doppelt in Ihrem Personenstamm hinterlegt sind.
Es ist in Ordnung Personen doppelt im Personenstamm hinterlegt zu haben, z.B., wenn eine Person mehrere Adressen hat. Sollten Sie aber Personen doppelt im Personenstamm hinterlegt haben, welche, z.B., nur eine Adresse besitzen, empfiehlt es sich, diese doppelten Datensätze zu verschmelzen, um Datenverlust zu vermeiden.
Z - Freitext - Suche
Nachdem Sie im Personenstamm die F10-Taste geklickt und aus der sich öffnenden Liste den Punkt Freitext-Suche gewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie Suchbegriffe eingeben, also nach einem bestimmten Wort oder Wortteil in Ihrer Personenliste suchen. Entspricht der F7-Suche.