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F3 Druck

Hier haben Sie die Auswahl zwischen verschiedenen Ausdrucken:

1. Vertragsbuchungsliste

Hier sehen Sie die Buchungsliste für die markierten Verträge. In diesem Druck werden Ihnen die Vertragsnummer, die Bezeichnung, die Kundennummer, der Name des Kunden, die Vertragsart sowie die Pauschale ausgegeben.

2. Vertragsliste

Hier können Sie sich eine Liste aller bestehenden Verträge mit dazugehörigen Geräten ausdrucken lassen. Es werden Ihnen die Vertragsnummer, die Bezeichnung, die Vertragsart, die Laufzeit in Monaten, die Pauschale, die Zahlart, der Zeitraum der Zahlungen sowie die Vertragsgruppe ausgegeben.

3. Vertragsstammblatt'

Hier können Sie sich die kompletten Daten ihrer Verträge ausdrucken lassen - mit Reparaturaufträgen zuzüglich Stunden und Material.

4. Vertrags - Einnahmen/Ausgaben

Dieser Druck gibt eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben eines Vertrages. Die einzelnen Werte werden im folgenden anhand eines Beispiel Vertrages erläutert. VERTRAGEA VertragSeite1.png VERTRAGEA VertragSeite2.png

Kopf

VERTRAGEA Kopf.png
Im Kopf werden einige Vertragsstammdaten wie z.B. die Vertragsnummer und der Kundenname angezeigt.


Vertragspositionen

VERTRAGEA Vertragspositionen.png
Direkt unter dem Kopfteil befindet sich eine Auflistung aller Vertragspositionen für den ausgewählten Zeitraum.


VERTRAGEA Verbrauch.png

Feld Funktionsweise
Verbrauch Druck Der Wert errechnet sich wie folgt:GesamtverbrauchSW + GesamtverbrauchFarbe + (GesamtverbrauchFarbe * AnteilSWinFarbe)
Verbrauch Druck (kalk.) Der Wert errechnet sich wie folgt:GesamtverbrauchSWKalk + GesamtverbrauchFarbeKalk + (GesamtverbrauchFarbeKalk * AnteilSWinFarbe)
Summe Die Summe errechnet sich aus Verbrauch Druck + Verbrauch Druck (kalk.)
Zählerstände bis zum .. Gibt das Gültig bis Datum des letzen Zählerstandes des Vertrages aus.
Kaluliert vom .. bis .. Gibt den kalkulationszeitraum an. Dieser lautet vom Gültig bis Datum + 1 Tag bis zum Ende des ausgewählten Zeitraumes. Dies richtet sich nach der Einstellung des Programmparameters 779. Steht dieser auf J wird nur bis zum Ende des letzten Zählerstandes kalkuliert. Steht er auf N wird bis zum Ausführungsdatum des Druckes kalkuliert.

Geräte-Monatstöpfe
Die Werte der oben genannten Formeln ergeben sich durch die Aufteilung der Geräte-Monatstöpfe. Hierbei werden die verbrauchten Kopien in pro Periode/Monat aufgeteilt. Liegt für eine Periode kein Wert vor, wird ein durchschnittlicher Monatsverbrauch errechnet und dieser in den Monatstopf eingetragen. Dieser Monatstopf gilt dann als kaluliert.

Die einzelnen Monatstöpfe können Sie sich über den Menüpunkt F10 -> I - Vertrags-Einnahmen/Ausgaben (EXCEL) anzeigen lassen. In diesem Beispiel werden aus folgenden Zälherständen die Monatstöpfe ermittelt:
VERTRAGEA GeraetZaehl.png

Aus diesen Zählerständen ergeben sich folgende Monatstöpfe:
VERTRAGEA GeraetToepfe.png

Wenn die Werte aus den Töpfen nun auf die oben stehenden Formeln angewendet werden, ergibt sich folgendes:

Verbrauch Druck = 107193,92 + 16292,99 + (16292,99 * 1) = 139779,90
Verbrauch Druck (kalk.) = 3013,08 + 5918,40 + (5918,40 * 1) = 14849,88
Summe = 139779,90 + 14849,88 = 154629,78

Einnahmen

VERTRAGEA Einnahmen.png
Vertragsseinnahmen beziehen sich zum Teil auf Vertragspositionen, die zu Beginn dieses Druckes aufgeführt werden. Hierbei richtet sich die Unterscheidung der Positionen an dem Positionstyp (z.B. Einnahmen, Ausgaben, Stunden, Material,...), nach der Zahlart (Abbuchung, Überweisung, Rechnung) und nach der Einnahmeart (z.B. Miete, EK-Miete, Wartung,...).

Feld Funktionsweise
Summe Vertragseinnahmen Miete Summe der Vertragspositionen vom Typ E Einnahmen und von der Einnahmeart M Miete
Summe Vertragseinnahmen Wartung Summe der Vertragspositionen vom Typ E Einnahmen und der Einnahmeart W Wartung
Summe Vertragseinnahmen Zusatzkosten Summe der Vertragspositionen vom Typ E Einnahmen und der Einnahmeart Z Zusatzkosten
Summe Druckabrechnungen Summe der Vertragspositionen vom Typ E Einnahmen und der Einnahmeart D Druckabrechnung
Einnahmen Gesamt Summe von M Miete + W Wartung + Z Zusatzkosten + D Druckabrechnung
Einnahmen pro Druck Einnahme Gesamt / Gesamtverbraucht Druck (inkl. kalkulierter Werte)
Einnahmen Wartung pro Druck (o. Miete) (W Wartung + D Druckabrechnung) / Gesamtverbraucht Druck (inkl. kalkulierter Werte)
Anteil Pauschale SW (Einnahmen Gesamt / Faktor) * Faktor SW
Anteil Pauschale Farbe (Einnahme Gesamt / Faktor) * Faktor Farbe

Faktor SW/Farbe
Der Faktor errechnet sich aus den Werten, die in der Vertragsmaske eingegeben wurden. Die Formeln hierfür sehen wie folgt aus: Faktor SW = Anzahl bis SW * Preis ab SW Faktor Farbe = Anzahl bis Farbe * Preis ab Farbe Faktor = Faktor SW + Faktor Farbe

Für dieses Beispiel ergeben sich hierfür folgende Rechnungen:

Faktor SW = 66000 * 0,0119 = 785,40
Faktor Farbe = 8400 * 0,0619 = 519,96
Faktor = 785,40 + 519,96 = 1305,36
Anteil Pauschale SW = (3445,18 / 1305,36) * 785,40 = 2072,87
Anteil Pauschale Farbe = (3445,18 / 1305,36) * 519,96 = 1372,31

Ausgaben

VERTRAGEA Ausgaben.png
Vertragsausgaben beziehen sich zum Teil auf Vertragspositionen, die zu Beginn dieses Druckes aufgeführt werden. Hierbei richtet sich die Unterscheidung der Positionen an dem Positionstyp (z.B. Einnahmen, Ausgaben, Stunden, Material,...), nach der Zahlart (Abbuchung, Überweisung, Rechnung) und nach der Einnahmeart (z.B. Miete, EK-Miete, Wartung,...).

Feld Funktionsweise
Summe Verbrauchsmaterial (A) Summe der Vertragspositionen vom Typ A Ausgaben
Summe Ersatzteile (M) Summe der Vertragspositionen vom Typ M Material
Summe Lohn (S) Summe der Vertragspositionen vom Typ S Stunden
Summe Aufwand Miete (K) Summe der Vertragspositionen vom Typ A Ausgaben und der Einnahmeart E EK-Miete
Ausgaben Gesamt Summe von A Ausgaben + M Material + S Stunden + E EK-Miete
Ausgaben Wartung pro Druck Ausgaben Gesamt / Gesamtverbraucht Druck (inkl. kalkulierter Werte)
Anteil Ausgaben SW (Ausgaben Gesamt / Faktor) * Faktor SW
Anteil Ausgaben Farbe (Ausgaben Gesamt / Faktor) * Faktor Farbe

Faktor SW/Farbe
Der Faktor errechnet sich aus den Werten, die in der Vertragsmaske eingegeben wurden. Die Formeln hierfür sehen wie folgt aus: Faktor SW = Anzahl bis SW * Preis ab SW Faktor Farbe = Anzahl bis Farbe * Preis ab Farbe Faktor = Faktor SW + Faktor Farbe

Für dieses Beispiel ergeben sich hierfür folgende Rechnungen:

Faktor SW = 66000 * 0,0119 = 785,40
Faktor Farbe = 8400 * 0,0619 = 519,96
Faktor = 785,40 + 519,96 = 1305,36
Anteil AusgabenSW = (622,45 / 1305,36) * 785,40 = 374,51
Anteil AusgabenFarbe = (622,45 / 1305,36) * 519,96 = 247,94


Ertrag

VERTRAGEA Ertrag.png
Hierbei werden die unter Einnahmen und Ausgaben ermittelten Werte miteinander verrechnet.

Feld Funktionsweise
Ertrag Gesamt (inkl. Miete) Einnahmen gesamt - Ausgaben Gesamt
Ertrag pro Druck (inkl. Miete) (Einnahmen gesamt - Ausgaben Gesamt) / Gesamtverbraucht Druck (inkl. kalkulierter Werte)
Ertrag Wartung pro Druck (o. Miete) ((W Wartung + D Druckabrechnung) / Gesamtverbraucht Druck (inkl. kalkulierter Werte)) - (Ausgaben Gesamt / Gesamtverbraucht Druck (inkl. kalkulierter Werte))

Einzelgerätekontrolle

Bei der Einzelgerätekontrolle werden die Werte pro Gerät aufgeschlüsselt.
VERTRAGEA Einzelgerätekontrolle.png

1. Spalte
Die Linke Spalte entspricht hierbei den Werten, die weiter oben unter Verbrauch Druck aufgeführt werden. Der Verbrauch bezieht sich hierbei also auch wieder auf die einzelnen Monatstöpfe, die über den Menüpunkt F10 -> I - Vertrags-Einnahmen/Ausgaben (EXCEL) angezeigt werden können.

2. Spalte
In der 2. Spalte wird das Verbrauchsmaterial pro Gerät aufgeschlüsselt. Hierzu werden alle Vertragspositionen vom Typ A Ausgaben, die zudem als Verbrauchsmaterial beim Vertrag hinterlegt sind, mit der jeweiligen Auftragsposition vernküpft.

Das Verbrauchsmaterial wird nun über Perioden pro Artikelnummer aufgeteilt. Das erste Material bekommt den Bereich vom eingegebenen Auswertungsdatum des Druckes bis zum Datum, welches bei der Vertragsposition hinterlegt wurde. Dem nächsten Eintrag wird dann der Bereich von der letzten bis zur aktuellen Vertragsposition zugeordnet. Sobald alle Vertragspositionen mit der selben Artikelnummer durch sind, wird wieder mit den Auswertungs-Von-Datum begonnen.
Bei dem Beispiel Vertrag wäre das erste Verbrauchsmaterial die Vertragsposition Toner bizhub C220/280 black vom 16.05.2013. Der Zeitraum wäre also vom 01.01.2013 bis zum 16.05.2013. Dies entspricht 5 Perioden bzw. Monatstöpfen. Der Wert der Vertragsposition (in diesem Fall 30,380€) wird auf die 5 Perioden aufgeteilt. Dies ergibt einen Wert von 6,076€ pro Periode.
Nun wird pro Gerät überprüft, ob das Verbrauchsmaterial als Ersatzteil bei dem Artikel im Artikelstamm hinterlegt ist. Der Wert der Vertragsposition wird so nur auf Geräte aufgeteilt, bei denen z.B. ein Toner auch verbaut werden kann.

Es wird nun der im Verbrauchsmaterial hinterlegte Farbtyp berücksichtigt und dementsprechend der SW- oder Farbverbrauch als Faktor für die jeweilige Periode verwendet. Dieser Wert entspricht dem Verbrauch der einzelnen Monatstöpfe. In diesem Beispiel für Drucker A wäre der Faktor also 4218,36.
Der Faktor aller berechtigten Geräte wird summiert und so ein Gesamtfaktor errechnet. Anschließend wird mit der Formel Verbrauchsmaterial Wert / Gesamtfaktor der Faktorwert der Periode errechnet. Zum Schluss wird der Wert pro Gerät mit dem jeweiligen Geräte Faktor multipliziert.

In diesem Beispiel kann das Verbrauchsmaterial nur für Drucker A verwendet werden. Daher entspricht der Gesamtfaktor dem einzelnen Geräte Faktor.

Faktorwert = 6,076 / 4218,36 = 0,0014403
Monatstop Periode 1 = 0,0014403 * 4218,36 = 6,076
Summe Periode 1 bis 5 = 5 * 6,076 = 30,38 

Zum Schluss werden diese Werte pro Gerät summiert und ergeben so die Verbrauchsmaterial SW und Farbe Werte in der 2. Spalte des Ausdrucks.

3. Spalte
In der rechten Spalte werden die Werte für Lohn, Material, Einnahmen und Ertrag pro Gerät aufgeschlüsselt.

Für Lohn werden wird von den Vertragspositionen vom Typ S Stunden eine Verknüpfung zu den Stunden auf den jeweiligen Reparaturaufträgen hergestellt. Über die Reparaturaufträge wiederum wird der Verknüpfung zum jeweiligen Gerät hergestellt. Es werden dabei nur Vertragpositionen berücksichtigt, die innerhalb des Zeitraumes der Zählerstände gebucht wurden, da diese auf die Periodentöpfe gebucht werden. Dieser wiederum richtet sich nach der Einstellung des Programmparameters 779.
In diesem Beispiel ist das Enddatum der 30.11.2015. In diesem Zeitraum gibt es nur Vertragspositionen für Drucker B in Höhe von 192,50€.

Material wird auf die gleiche Art wie der Lohn errechnet, nur das hierbei die Vertragspositionen vom Typ M Material verwendet werden.

Einnahmen settzen sich hierbei aus Vertragspositionen vom Typ E Einnahmen und der Einnahmeart W Wartung und D Druckabrechnung zusammen. Die Werte werden hierbei wieder pro Monatstopf anhand des Faktors (s. oben) nach SW und Farbe aufgeteilt. Ob ein Gerät als Farbgerät gilt, entscheidet sich am Verbrauchsmaterial des Vertrages. In diesem Beispiel gibt es kein Farb-Verbrauchsmaterial, wodurch die Werte für den Farbanteil mit zum SW-Anteil dazugerechnet werden. Die Einnahmen werden dann gleichmäßig auf jedes Gerät verteilt.

Der Ertrag ergibt sich aus Einnahmen - Lohn - Material

5. Vertragsdruckabrechnung

Wählen Sie hier die Periode aus, für die Sie sich ein Protokoll der Zählerstandsabfrage ausgeben lassen wollen. Sie sehen hier den erfassten Zählerstand, den ermittelten Verbrauch für jeden abgefragten Zählerstand und ob eine Rechnung generiert wurde.

6. Auslaufende Verträge

Hier können Sie sich eine Liste mit allen Verträgen ausgeben lassen, die in einem bestimmten Zeitraum ablaufen.

7. Vertragsliste-Einnahmen/Ausgaben

Hier können Sie sich eine Übersicht mit allen Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen.

Beim starten des Druckes erscheint die Abfrage:

Soll auf Grund der Abrechnungszeiträume oder des Abrechnungszeitpunktes ausgewertet werden?
Ja : Abrechungszeiträume (Zur reellen Kontrolle der Verträge und Provisionsabrechnung)
Nein : Abrechungszeitpunkt (Zur Kontrolle der Rechnungsschreibung bzw.der reellen Erträge innerhalb eines Zeitraumes)

Folgendes Beispiel dient zur Veranschaulichung:
Das Jahr 2011 (01.01. - 31.12.) soll ausgewertet werden.
Die Pauschale eines Vertrages wird vom 01.05.2011 bis zum 30.4.2012 am 01.05.2011 berechnet.

Antworten auf die Abfrage:

Ja: Es werden 8/12 des Betrages berücksichtigt (Mai 2011 - Dezember 2011)
Nein: wird der komplette Betrag berücksichtigt (Mai 2011 - April 2012)

8a. Kontrolldruck Pauschalenabrechnung

Hier können Sie sich eine Übersicht über die Pauschalenabrechnungen der einzelnen Verträge ausdrucken lassen. Zudem gibt es eine Gesamtübersicht mit einem Soll-Ist-Vergleich.
Die Werte in den Feldern für die einzelnen Perioden bedeuten folgendes:

Periode, in denen eine Pauschalabrechnung erfolgen sollte
/1
Periode, in denen eine Pauschalabrechnung erstellt wurde


Die Periode, in welcher die Sollabrechnung (*) aufgeführt wird, richtet sich nach dem Zahlungsbeginn (Zahlung ab) des Vertrages, welcher im Vertrag auf der 1. Registerkarte (Vertrag) hinterlegt werden kann.

8b. Kontrolldruck Druckabrechnung

Hier können Sie sich eine Übersicht über die Druckabrechnungen der einzelnen Verträge ausdrucken lassen.
Die Werte in den Feldern für die einzelnen Perioden bedeuten folgendes:


1. Zahl         
Anzahl der abzurechnenden Geräte
2. Zahl(Fett)
Anzahl der Geräte mit nichtverbuchten Zählerständen (Zählerstände mit Status 01 und 11)
2. Zahl          
Anzahl der Geräte mit verbuchter Druckabrechnung (Zählerstände mit Status 21)


Die Periode, in der die abzurechnenden Geräte aufgelistet werden richtet sich nach dem Abrechnungsbeginn der Druckabrechnungen, welcher im Vertrag auf der 2. Registerkarte (Druckabrechnung) hinterlegt werden kann.

9. Bewertungsliste zuviel verbrauchte Kopien

Bei diesem Druck werden Ihnen alle Verträge aufgelistet, bei denen zuviele Kopien verbraucht wurden. Es wird die Anzahl der zuviel verbrauchten SW- / Farb-Kopien und deren Wertigkeit in Euro aufgelistet. Die Summe stellt das bei allen Kunden befindliche Verbrauchsmaterial dar und ist somit als Inventurwert nutzbar.
Wie werden diese Werte ermittelt? Für jeden Vertrag werden die gekauften Kopien pro Monat ermittelt: Bei der Berechnung der Wartungspauschale werden die Freikopien pro Monat auf die Geräte des Vertrages entsprechender des jeweiligen gemachten Kopien des Gerätes gebucht. Diese Werte können bei einem Vertrag unter "Stammdaten -> J Verträge -> F6 Posit -> F6 Geräte"  eingesehen werden. Für Druckabrechnung können diese Werte den jeweiligen Geräten direkt zugeordnet werden.
Im Weiteren wird das gelieferte Verbrauchsmaterial in Form von Kopien anhand der Tonerlaufzeit und der jeweiligen gemachten Kopien der Geräte den Geräten zugeordnet. Folgendes Rechenbeispiel soll dies veranschaulichen:

Geräte
Zählerstände 01.06.08
Zählerstände 01.12.08
Verbrauch
Gerät 1
14000
18800
4800
Gerät 2
12000
16200
4200


Gesamtverbrauch = 9000 Kopien in 6 Monaten 9000 / 6 = 1500 Kopien pro Monat
Tonerkapazität = 7000 Kopien''Letzte Tonerlaufzeit = 01.07. - 01.02. = 7 Monate 7000 / 7  = 1000 Kopien pro Monat

Toneranteil Gerät 1
1000 / 1500 * 800 = 533,33
533,33 * 7 = 3733,33
Toneranteil Gerät 2
1000 / 1500 * 700 = 466,66
466,66 * 7 = 3266,66


Von den gekauften Kopien wird das gelieferte Verbrauchsmaterial in Form von Kopien abgezogen. Ist das Ergebnis negativ, so wird der jeweilge Vertrag in dem Druck dargestellt.
Wie werden die Kosten für die zuviel gelieferten Kopien ermittelt? Es werden die Kosten für das gesamt gelieferte Verbrauchsmaterial aufaddiert und durch gesamte Anzahl der Kopien geteilt. Dieser Wert wird dann mit den zuviel gelieferten Kopien multipliziert.

A. Ersatzteilbewertungsliste

B. XLS Liste mit allen Feldern des Vertrages

Erstellt einen XLS Export, bei dem alle Vertragsfelder enthalten sind. So können alle Vertragsstammdaten Felder ausgewertet werden. Es werden hierbei alle Verträge ausgegeben, die in der aktuellen Sortierung sichtbar sind. Die Anzahl kann also über einen Filter mit F2 eingegrenzt werden.


Auto import 15:34, 25. Aug. 2011 (CEST)