Das Modul Verbandsabrechnungen beinhaltet eine deutliche Vereinfachung für den Wareneinkauf. Die Einkaufsrechnungen verschiedenster Lieferanten laufen beim Verband (Büroring) auf und werden dort gesammelt. Der Verband bezahlt diese Einkaufsrechnungen. Er stellt dann diese gesammelte Verbandsabrechnung zu gewissen Zeitpunkten an sein Mitglied und kann damit die bereits bezahlte Summe von diesem wieder einziehen.

Folgendes müssen sie prüfen

Zu einer Vorläufigen-Abrechnung (AV) muss es immer einer Endgültige-Abrechnung (AE) mit der gleichen Abrechnungsnummer geben

Wird eine Endgültige Abrechnung (AE) importiert und verarbeitet, darf danach keine Vorläufige Abrechnung (AV) mit der gleichen Abrechnungsnummer importiert werden. Nur am Jahresende darf es eine AE ohne AV geben.

Werden Fehler (zB. Falsche Steuerschlüssel) bei der Prüfung in AV festgestellt, muss die AV gelöscht werden und eine korrigierte Verbandsabrechnung von Büroring angefordert werden.

Das verbuchen der Verbandsabrechnung sollte erst nach einer eingehenden Prüfung der Daten erfolgen.

Verbuchen von Verbandsabrechnungen

1

Die vorläufige Verbandsabrechnung muss geprüft werden. Da die endgültige Verbandsabrechnung, bis auf die Gutschriften, identisch ist, muss diese nicht nochmals geprüft werden, sondern kann gleich verbucht werden.

2

Die nicht verbuchten Verbands-Einzelrechnungen (VB = N) müssen geprüft werden!

3

Achtung: ist nun eine Zuordnung zu einem EK-LS gefunden worden, und gilt diese für mehrere Positionen, bitte die gesamte Verbandsabrechnung mit F8 Verbuchen in der übergeordneten Übersicht aller Verbandsabr. bearbeiten!

4

Achtung: Ist nun eine Position von der Prüfung ausgeschlossen, bitte die gesamte Verbandsabrechnung mit F9 Verbuchen in der übergeordneten Übersicht aller Verbandsabrechnungen bearbeiten!

5

Die Prüfung einer Verbands-Einzelrechnung ist dann abgeschlossen, wenn alle Verbandsabrechnungspositionen dieser Einzelrechnung entweder zugeordnet werden konnten, sie von der Prüfung ausgenommen werden konnten oder der Anwender entschieden hat, dass der gemeldete Fehler nicht relevant ist!
Es wird dann diese Verbands-Einzelrechnung mit F9 Verbuchen auf VB = J gesetzt. Dabei wird automatisch der zugehörige EK-LS und auch die EK-Rechnung auf Erledigt gesetzt.

Sind alle Verbands-Einzelrechnungen verbucht, dann bekommt auch die Verbandsabrechnung automatisch VB = J gesetzt.

Verbandsabrechnungen (Sendungen)

Unter Stammdaten gibt es den Punkt Schnittstellen. Hier finden Sie den Eintrag Verbandsabrechnung. Durch Doppelklick auf Diesen, öffnet sich folgende Liste:

In dieser Liste werden Ihnen alle Verbandsabrechnungen angezeigt.

Neue Verbandsabrechnungen werden mit F7 Import in das OBS übernommen. Bei Betätigung von F9 Verbuchen versucht OBS, die gesendeten Einzelrechnungen einer Verbandsabrechnung entsprechenden Einkaufslieferscheinen (EK-LS) auf der Ebene der einzelnen Postionen zuzuordnen. Die Einkaufslieferscheine EK-LS werden bei Streckenlieferungen aus den Lieferavisen, sofern diese gesendet werden, automatisch erzeugt. In allen anderen Fällen werden diese EK-LS manuell im OBS erfasst (z.B. aus der Bestellung erstellt).

Spaltenbeschreibung

Die oben gezeigte Liste ist mit folgenden Saplten definiert:

Datum: Übernahmedatum der Verbandsabrechnung
Abr.Nr: Nummer der Verbandsabrechnung
Dateiname: Name der Übernahmedatei
Diff: mit (*) gekennzeichnete Datensätze: Hier gibt es Unterschiede zwischen der AV und der AE Verbandsabrechnung (meistens Gutschriften)
KZ: Kennzeichen AV =vorläufige Verbandsabrechung, AE= endgültige Verbandsabrechnung
BU: Buchungskennzeichen (* wurde gebucht)
Erledigt: J heißt, diese Verbandsabrechnung wurde geprüft und für korrekt angesehen
Anz-Verb.: Anzahl der verbuchten Verbandsabrechnung-Lieferanten Einzelrechnungen
M: (*) diese Position ist markiert (per F5 Mark)

Skonto: gesamter Skonto für diese Verbandabrechnung.
Belege Gesamt: Anzahl der Belege der Lieferanten.
Gesamtbetrag: gesamter Betrag der Verbandsabrechnung.
Zahlbetrag: Gesamtbetrag abzgl. Skonto.

Farbenbeschreibung

Tasten und Schaltflächen

Folgende spezifische Tasten und Schaltflächen sind hier zu finden:

F7 Import: neue Verbandsabrechnungen werden übenommen
F8 Info: Hierüber können Sie auf das IMS zugreifen.
F9 Verbuch: mögliche Zuordnungen von Verbandsabrechnungspostionen zu Positionen von EK-LSs werden gesucht
Vorlage:10 Log: Logbuch der Übernahme
↩ Enter Rechn.: die Verbands-Einzelrechnungen der Lieferanten werden angezeigt
Entf: eine Verbandsabrechnung wird entfernt (sollte nur für nochmalige Übernahme genutzt werden)

F10 Weit.: weitere Funktionen

A Nicht zugeordnete Verbandsabrechnungspositionen

Nicht zugeordnete Verbandsabrechnungspositionen der aktuellen Verbandsabrechnung werden angezeigt, damit man diese in einer Liste sieht und schneller zuordnen kann

B Zusatz-Dateien

Zusätzlich eingelesene Dateien zu Verbandsabrechnung. (z.B. Soennecken PDF's)

C Stammdaten

Stammdaten der Verbandsabrechnung. Früher über Programmparameter zu steuern. (Siehe weiter unten)

D Suche nach Artikeln in allen Positionen

In der folgenden Liste kann man nach Artikelnummern über alle Verbandsabrechnungen suchen, um z.B. den Verlauf der EInkaufspreise zu untersuchen

E Abgleich AV und AE für externe Verbandsabrechnung

Für einen Abgleich von eingegangenen endgültigen Abrechnung (AE) mit den bereits eingelesen vorläufigen Abrechnungen (AV) auf Vollständigkeit. Erst wenn alle AE zu einer AV vorliegen, wird die AE verarbeitet.

E1 Adveo XML Dateien Importieren (Nur bei aktiviertem Modul 'Verbandsabrechnung extern')

Manuelles Einlesen von Dateien der Firma Adveo

E2 Alka XML Dateien Importieren (Nur bei aktiviertem Modul 'Verbandsabrechnung extern')

Manuelles Einlesen von Dateien der Firma Alka

E3 Soennecken XML Dateien Importieren (Nur bei aktiviertem Modul 'Verbandsabrechnung extern')

Manuelles Einlesen von Dateien der Firma Soennecken

E4 Systeam XML Dateien Importieren (Nur bei aktiviertem Modul 'Verbandsabrechnung extern')

Manuelles Einlesen von Dateien der Firma Systeam

E5 Tekno XML Dateien Importieren (Nur bei aktiviertem Modul 'Verbandsabrechnung extern')

Manuelles Einlesen von Dateien der Firma Tekno

EX Externe Verbandabrechnung Protokoll

Protokoll vom Einlesen von externen Verbandsabrechnungen

EY (Admin) Soennecken DKN Importieren (Nur als Administator verfügbar)

Mit diesem Menüpunkt können die CSV-Dateien, welche mit 'REMADV' anfangen aus dem Ordner 'Data\Verbandsabrechnung\SOENNECKEN' eingelesen werden.

F Lieferanten Zuordnung anzeigen

Hier kann die Zuordnung der Personennummern des Abrechnungsdienstleisters und den OBS-internen Personennummern der Lieferanten angeschaut

und bei Abrechnungen vom Büroring auch angeglichen werden

G ILN Verwaltung

Hier kann die Zuordnung von ILNs (Internationale Lokationsnummer) zu OBS-internen Personennummern der Lieferanten angeschaut werden

H Import Protokol

Hier kann das komplette Importprotokoll gesichtet werden

I Umkehrrechnungen für alle Einkaufsrechnungen erzeugen

Mit diesem Punkt werden für die aktuelle Verbandsabrechnung Umkehrrechnungen für alle Einkaufsrechnungen erzeugt

Dieses kann erforderlich sein, wenn eine Verbandsabrechnung mit falschen Daten geliefert wurde und diese durch eine neue Verbandsabrechnung ersetzt werden muss.

J Doppelte Rechnungsnummern in der "AV" ab dem 30.06.2020

Hier kann eine Liste von doppelten Rechnungsnummern desselben Lieferanten angezeigt werden.

Dieses kommt zum Beispiel vor, wenn eine Rehcnung trotz Valuta sofort beim Büroring eingereicht wurde und dann später erneut in einer Abrehcnung auftaucht.

Wenn dieses vorkommt, müssen sie die Eingangsrechnung manuell erneut anlegen.

K Fehlende AV aus AE erstellen

Am Anfang des Jahres kommt es beim Büroring bei der letzten Abrehcnung des vorherigen Wirtschaftsjahres vor, daß es hierfür keine vorläufige Abrechnung gibt.

L PDF Export Verbandsabrechnungen

Hierüber können alle PDF Dokumente der markierten Verbandsabrechnungen in einen auswählbares Verzeichnis exportiert werden.

OA aktuelle Satz in das OBS Archiv

X1 (Admin) PDF in FLX-Archiv importieren 500 Sätze

X2 (Admin) PDF in FLX-Archiv importieren Alle

Abgleich der AE und AV

In dieser Liste finden Sie alle eingelesen AV und AE der externen Verbandsabrechnung für spezielle Lieferanten (z.B. Soennecken) zum abgleich und bearbeiten.

Erst wenn alle Rechnungen der AV als AE vorliegen, werden diese eingelesen und verarbeitet.

In der Liste haben Sie die Möglichkeit den Status der eingelesenen AE zu bearbeiten.

Die Status haben folgende Bedeutung:

Status	Beschreibung
01	AE/AV eingelesen aber nicht vollständig -> Keine verarbeitung
11	AE/AV vollständig -> werden verarbeitet
21	erledigt

Stammdaten

Über die Hauptliste der Verbandsabrechnungen erreichen Sie über [F10 -> B Stammdaten] die Stammdaten der Verbandsabrechnung. Früher wurden diese über Programmparameter gepflegt.

Verbandsabrechnung Stammdaten Bueroring

Artikel für Betragsdifferenzen (Versandkosten)
Einige Lieferanten führen Versandkosten oder Mindermengenzuschläge nicht direkt als Position mit auf aber im Betragsfuß Dies wird von der externen Verbandsabrechnung erkannt und mit dem hier gepflegten Artikel als Position hinzugefügt.

Dabei reicht ein Artikel auch für mehrere Lieferanten. Diese müssten im Artikel als zusätzlicher Lieferant hinterlegt werden.

Aufbau der laufen Nummer

Wenn man Abrechnungen vom Büroring und dem Büroforum erhält kann es vorkommen, daß laufende Nummern von der Abrechnungsfirma doppelt vergeben werden. Dann ist die Einstellung 'Mitgliedsnummer + Abrechnungsnummer' einzustellen. Stellen Sie dieses bitte nur um, wenn keine vorläufige Abrechnung mehr offen ist.

Verbandsabrechnungsliste

Mit ↩ Enter in der Verbandsabrechnungssendnungsliste wird die Übersicht aller Einzelrechnungen einer Verbandsabrechnung angezeigt.

Grün dargestellte Namen enthalten nur eine Position die nicht in der Verbandsabrechnung enthalten war. Hier wird beim Importieren der Artikel durch das Programm automatisch hinzugefügt.

Negative Beträge werden rot gekennzeichnet.