OBS/Stammdaten/Faxverwaltung

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Faxverwaltung
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Faxverwaltung

FAXVERWALTUNG N.PNG
In der Faxverwaltung werden Ihnen alle Faxe angezeigt. Sie können neue Faxe erstellen und bei bestehenden Faxe die Parameter bearbeiten um ein Fax z.B: auf erledigt zu setzen. .

Spalten

Spalte Beschreibung
Datum Erstell- oder Empfangsdatum des Faxes.
An Faxnummer des Empfängers.
Von Faxnummer des Versenders.
Betreff Bei Versendeten Faxen können Sie zur Organisation einen Betreff eingeben, der dann hier angezeigt wird.
Aktiv Zeigt an ob ein Fax aktiviert wurde (Ja/Nein). Deaktivierte Faxe werden nicht versendet. Bei empfangenen Faxe wird hier immer ein - angezeigt.
Empf/Senden Zeigt den Status eines Faxes an. Möglich ist EMPFANGEN, SENDEN, GESENDET und FEHLER!!
Person Wurde einem Fax eine Person zugeordnet, wird diese hier angezeigt. Ist einer Person im Personenstamm eine Faxnummer hinterlegt wird die Zuordnung von OBS automatisch durchgeführt.
M Zeigt an ob ein Fax mit F5 markiert wurde.

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 ↩ Enter Fax Parameter

FaxParameter.png

Mit einem Druck auf  ↩ Enter kommen Sie in das Fax-Parameter-Fenster. Hier können Sie die Parameter des aktuellen Faxes konfigurieren.

Feld Beschreibung
Nr. Diese Nummer wird von OBS automatisch vergeben und ist nicht änderbar.
Gruppe Hierüber können Faxe zu einer Gruppe zusammengefasst werden.
Status Zeigt den Status des Faxes
Aktiv Sie können Faxe aktivieren (Ja) oder deaktivieren (Nein). Nur aktivierte Faxe werden versendet.
Projekt-Nr. Geben Sie hier die Nummer des Projekts ein, zu dem dieses Fax gehört.
Von Fax Nr. Faxnummer des Versenders.
An Fax Nr. Faxnummer des Empfängers.
Betreff Hier können Sie zur Organisation einen Betreff eingeben, der in der Faxliste angezeigt wird.
Versand Datum Datum des Faxes.
Versand Zeit Uhrzeit des Faxes.
Empf./Versendet Zeigt an ob ein Fax empfangen bzw. versendet wurde.
Gelesen Zeigt an ob ein Fax als gelesen gekennzeichnet ist. Wenn Sie dieses Feld auf Nein stellen wird das Fax in der Faxliste wieder als ungelesen dargestellt.
Versandstatus Hier können zur Organisation einen Status für das Fax festlegen. Sie haben hierbei die Möglichkeiten: offen, zurückgestellt, erledigt, in Arbeit und Warten auf Freigabe.

F2 Filter

Hier können Sie Filter-Häkchen aktivieren oder deaktivieren. Zudem können Sie die Standard-Vorbelegung der Filter-Häkchen festlegen.

F3 Druck

Diese Funktion ist in der Faxliste deaktiviert. Wenn Sie ein Fax drucken möchten, führen Sie den Druck über die Fax-Anzeige F8 aus.

F4 Sortierung

Hier können Sie die Sortierung der Faxliste bestimmen.

F5 Markieren

Mit dieser Funktion können Sie Faxe markieren um zum Beispiel mehrere Faxe gleichzeit auf erledigt zu setzen.

F6 Zuordnung

Hierüber können Sie Faxe anderen Datensätzen in OBS (z.B. einer Person) zuordnen.

F7 Suche

Sie können eine Volltextsuche über die Faxe durchführen. Damit der Inhalt der Faxe durchsucht werden kann muss dieser per OCR Erkennung erkannt worden sein. Sie können die OCR Erkennung über F10 durchführen.

F8 Show

Hiermit können Sie sich die Faxe anzeigen lassen. Zudem ist es nur über diese Funktion möglich Faxe auszudrucken.

F9 Text

Hierüber können Sie sich den Text einen Faxes anzeigen lassen. Dies funktioniert nur wenn der Text digital per OCR Erkennung erkannt wurde. Die OCR Erkennung können Sie über F10 durchführen.

F10 Weitere

A - Als erledigt kennzeichnen

Setzt den Status des aktuellen oder aller markierten Faxe auf erledigt.

B - Erneut senden

Hierüber können Fehlerhafte Faxe wieder auf SENDEN gesetzt werden.

C - Aufgabe Anlegen

Hiermit können Sie zu einem Fax eine Aufgabe anlegen, bei der das Fax unter F8 Info hinterlegt ist. Dies ist hilfreich um ein Fax einem Sachbearbeiter zuzuordnen.

D - SFF Datei Exportieren

Sie können mit dieser Funktion die Faxdatei (SFF) exportieren.

E - Protokoll anzeigen

Hier sehen Sie das Protokoll des aktuellen Faxes.

F - Markierte Faxe aktivieren

Setzt das aktuelle oder alle markierten Faxe auf aktiv (Aktiv = Ja).

G - Fax OCR Ereknnung (Volltextsuche für FAX)

Führt die OCR Erkennung durch. Hierbei versucht OBS aus den Faxdateien (SFF), die als Bilddateien vorliegen, einen digitalen Text zu erstellen. Dieses ist notwendig, wenn über den Inhalt der Faxe eine Volltextsuche durchgeführt werden soll.

Neues Fax erstellen

FaxNeuesFax.png
Neue Faxe können Sie mit Einfg erstellen. Geben die Faxnummer ein, an die gesendet werden soll. Sie können die Nummer auch aus dem Personenstamm heraussuchen. Schreiben Sie in die Betreffzeile den Betreff des Faxes. Sie können das Fax auch direkt einem Projekt zuordnen. Desweiteren können Sie das Fax auch einer bestimmten Person zuordnen.

Im Unteren Teil sehen Sie zwei Registerkarten: "Text" und "Bilder".
In der Registerkarte "Text" können Sie einen Text schreiben. Zum Editieren des Textes stehen Ihnen verschiedene Buttons zur Verfügung. Sie können Texte z.B. ausschneiden, kopieren und einfügen. Desweiteren können Sie Texte mit RTF Funktionen wie z.B. Fett, Kursiv, usw. formatieren.

In der Registerkarte "Bilder" können Sie ein Bild hinzufügen.

Hinweise zur Verwendung der Faxverwaltung

  • Die Faxverwaltung sollte auf die default Sortierung Zustand offen gesetzt werden.
  • Jeder Eintrag sollte von dem betroffenen Benutzer auf erledigt gesetzt werden (Kann über F10, in der Fax-Ansicht F8 oder in den Fax Parametern  ↩ Enter gesetzt werden)
  • Gesendete Faxe sollten einmal pro Tag auf erledigt gesetzt werden (mehrere können durch F5 Markierungen als Gruppe auf erledigt gesetzt werden). Das hat den Vorteil das nicht versendete Faxe (Falsche Nummer usw) sofort entdeckt werden.