In dem Menü "Stammdaten" finden Sie den Unterpunkt "E-Mail". Nach dessen Anwahl öffnet sich vor Ihnen ein Fenster, in dem Sie die Liste der E-Mails finden. Die Liste setzt sich aus folgenden Spalten zusammen:

Name

Beschreibung

Von

Die Adresse der E-Mail Absenders

An

Die Adresse des E-Mail Empfängers

Betreff

Der Betreff der E-Mail

Datum

Datum der Abholung/des Versendens

Akt

E-Mail Aktiv: Ja/Nein

Empf/Senden

Wurde die Mail gesendet oder Empfangen

FEHLER	E-Mail ist Fehlerhaft und wurde nicht versendet.
geplant für	Das Senden ist für einen bestimmten Zeitpunkt geplant.
Senden	E-Mail ist noch nicht gesendet und kann bearbeitet werden.
wird gesendet	E-Mail wird gerade versendet und kann nicht mehr bearbeitet werden.
gesendet	E-Mail wurde versendet und kann nicht mehr bearbeitet werden.
EMP/ungelesen	E-Mail wurde empfangen aber noch nicht gelesen.
EMP/ungelesen	E-Mail wurde empfangen und gelesen

Person

Vom System zugeordnete Person

Mail-Nr

Interne Nummer der E-Mail. Vom System vergeben.

A

Anlage vorhanden?

M

Markiert

In der Infobox im unteren Teil des Fensters sehen Sie im Feld "CC" an wen eine Kopie dieser E-Mail gesandt wurde, wenn an der E-Mail noch ein Anhang ist, können Sie den Namen dieser Datei im Feld "Anlage" sehen. Im Feld "Inhalt" können Sie bereits die ersten drei Zeilen der E-Mail lesen, ohne diese öffnen zu müssen. Darunter wird Ihnen im Feld "Bemerkung" die Bemerkung angezeigt, falls eine eingetragen wurde. Desweiteren werden Ihnen noch die Uhrzeit an dem die E-Mail empfangen bzw. gesandt wurde und der Status angezeigt. In dem Feld "Anzeige" können Sie auswählen ob Ihnen alle, nur die empfangenen oder nur die gesandten E-Mails angezeigt werden sollen. Um eine neue E-Mail zu schreiben, betätigen Sie die Einfg-Taste, es öffnet sich eine Eingabemaske.
Mit F3 können Sie sich die E-Mail ausdrucken. Erläuterung der weiteren Tasten:

Die weiteren Schaltflächen und Tasten finden Sie unter dem Punkt Tasten und Schaltflächen für Listen erläutert.
Wie Sie den Spamfilter manuell einstellen können wird Ihnen hier erklärt.

Konto Filter

mit diesem Filter kann die Liste nach einem Bestimmten Konto gefiltert werden. Dies kann in dem Widget "013 Email Liste Einstellungen" vorbelegt werden.

Über die Schaltfläche "Ausgeblendete Konten" oder F2 "L Ausgeblendete Konten" können Sie einzelne Konten, die Sie laut Berechtigung sehen dürfen, ausblenden. Dies ist von Vorteil, wenn Sie Temporär andere Konten überwachen müssen, diese aber nicht dauerhaft sehen wollen.

Sofort abrufen

Mit dieser Schaltfläche, können Sie dem OBS-Mail-Dienst zum sofortigen abholen/Senden der Mail-Konten zwingen. Dabei wird der eingestellte Intervall zwischen den Abhol-/Sendevorgang übersprungen. Nach der erzwungenen Abholung wird wieder der Intervall eingehalten

Farben in der E-Mail-Liste

Seit Version 1590 werden einige Einträge eingefärbt.

Grün:	Die Nachricht enthält SPAM im Titel. Diese Titelzusätze können vom Mailserver gesetzt werden.
Gelb:	Dateien mit auffälligen Dateiendungen (datei.DOC.EXE o.ä.) als Anhang.
Rot:	Die Nachricht enthält ausführbare Dateien (.EXE, .BAT, .XLSX, .DOCX).

Kontextmenü

auf Erledigt setzen

Setzt die aktuelle E-Mail auf "erledigt"

Emails auf gelesen/ungelesen setzen

Wechselt den Gelesen-Status der aktuellen E-Mail

Aufgabe anlegen

Reparaturauftrag anlegen

Über diese Funktion kann aus der aktuellen E-Mail direkt ein Reparaturauftrag generiert werden.

Wenn die E-Mail Adresse im Personenstamm hinterlegt ist und somit eine Person zugeordnet werden konnte wird diese im Reparaturauftrag direkt eingefügt. Als Störung wird eingetragen, dass der Reparaturauftrag aus einer E-Mail kommt und das Datum der E-Mail. Die E-Mail selbst wird hierbei dem Reparaturauftrag unter F8 Info hinterlegt.

Auftrag anlegen

Das Anlegen von Aufträgen funktioniert wie das Anlegen von Reparaturaufträgen.

Als Vertrauenswürdige E-Mail Adresse hinzfügen

Fügt die aktuelle E-Mail Adresse der Liste Vertrauenswürdiger E-Mail Adressen hinzu. Diese kann über F10 aufgerufen werden.

Zusammenhängende Mails

Sobald die E-Mail bearbeitet wird, wird dies durch ein [Z] vor der "Von"-Adresse gekennzeichnet. Unter eine Bearbeitung fallen unter anderem Status Änderungen, Automatisch und manuelle Antworten und Weiterleitungen. Was mit der Mail geschehen ist und wer diese bearbeitet hat, können Sie über den Hinweistext, welcher geöffnet wird, wenn Sie die Maus über die betreffende Mail halten, einsehen. Zusammenhängende Mails können Sie sich über [F10 -> M Zusammenhängende Mails] oder über [Rechtsklick -> Zusammenhängende Mails] anzeigen lassen.

EMAIL Einstellungen Widget

Für E-Mail gibt es ein Widget, welches den Inhalt einer E-Mail anzeigt. Somit können Sie durch die Liste der E-Mails gehen und mit Hilfe des Widgets den Inhalt der E-Mail lesen.
Mehr Informationen zu dem Widget finden Sie hier.

Betreff für automatisch generierte E-Mails aus Vorgängen

Programmparameter

Über den Programmparameter 0735 kann der Betreff der Mail geändert werden Dabei können Sie hier aufgelistete Platzhalter nutzen

Sprachkonstanten

Über die Sprach Konstanten, welche Sie in den Stammdaten pflegen können, können Sie den Betreff für Vorgangs E-Mails abändern.

Script

Zusätzlich kann der Betreff von Vorgangsmails je nach Typ individuell über ein Script angepasst werden.

Anhang Winmail

Bei einer Winmail.dat Datei handelt es sich um eine Datei die mit einer speziellen Methode (Transport Neutral Encapsulation Format; kurz: TNEF) von Microsoft verpackt wird. Um die Inhalte der Datei lesen zu können, benötigen Sie ein entsprechendes Programm. Siehe auch support.microsoft.com

OBS kann zum Teil den Inhalt dieser Datei lesen (Je nach abwärts Kompatibilität von Microsoft). Mit einem Doppelklick auf die Datei im Anhang, wird OBS versuchen diese zu entpacken und zeigt Ihnen den Anhang ebenfalls in der Mail an. Dieser wird nicht gespeichert.

HINWEIS: Übrigens stehen auch die Anwender vieler anderer E-Mail-Programme vor dem gleichen Problem, da Microsoft auch hier von Standards abweicht.

Weitere Informationen hierzu: https://www.thunderbird-mail.de/wiki/FAQ:WINMAIL.DAT

ACHTUNG: Die beste Lösung ist, den Absender der Nachricht zu kontaktieren und ihn darüber zu informieren, dass sein Outlook falsch eingestellt ist, so wie es im oben verlinkten Hilfeartikel von Microsoft beschrieben wird.

Archivierung Mails

Alle Mails werden in verschlüsselten Sammel-Archiven auf dem Server hinterlegt. Bei einem Server Crash bitte den Support informieren. Eine Prüfung der Archive muss dann erfolgen! Bei der Reparatur werden beschädigte Daten entfernt!

ACHTUNG: Die Einstellungen des Virenscanner ist maßgebend bei der Reparatur. Ist z.B. bei Mailanhängen DOCX/XLSX verboten, dann werden diese Anhänge bei der Reparatur entfernt!

Wie müssen E-Mails archiviert werden?

Laut § 238 Abs. 2 HGB muss jede Mail, die einem Handelsbrief entspricht, archiviert werden. Als Handelsbrief werden alle E-Mails verstanden, die der Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens dienen. Weiterhin unterliegen nach § 147 AO auch alle E-Mails mit steuerrechtlichem Bezug der Archivierungspflicht.

OBS hat 3 Archiv-Stufen

In Mail Liste den Satz auf erledigt setzen
Wenn eine Mail Gelöscht wird landet sie in der EMail Archiv Liste
Wenn sie aus dem E-Mail Archiv Liste einen Satz löschen, landet sie in einer Verschlüsselten Date im OBS Dokumentenordner

Der OBS Support kann bei einer Prüfung diese Datei entschlüsselt bereitstellen.
Ob das bei einer Prüfung langt können wir nicht garantieren.

Um wirklich sicher zu sein sollte man externe Produkte einsetzen, die am Mail Server selbst sichern. Dann wird es aber gleich richtig kostenintensiv.

Siehe: Sichere und rechtskonforme Mailarchivierung

Beachten Sie bitte auch unser FAQ:
Häufig gestellte Fragen zu E-Mails in OBS

Verfügbare Widgets

E-Mail-Einstellungen (092)

Ermöglicht verschiedene Definitionen für die Anzeige (z. B. zusätzliches Fensterwidget für den E-Mail-Text).

E-Mail-Baum (153)

Übersicht zu verknüpften Datensätzen wie anderen E-Mails, Aufgaben, Personen und Vorgänge.

OBS/Stammdaten/E-Mail

Inhaltsverzeichnis

E-Mail

Konto Filter

Sofort abrufen

Farben in der E-Mail-Liste