OBS/Stammdaten/Schnittstellen/Beispiel: Erstellen eines Sammelbeleges

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Erstellen eines Sammelbeleges mit Edifakt

Grundsätzliches zum arbeiten mit Edifakt:

Um mit Edifakt arbeiten zu können, müssen Sie als erstes im Menüpunkt "System" unter "Konstanten" Ihre eigene Steuernummer sowie Ihre ILN angeben. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie bei den Personen, für die Sie Sammelbelege erstellen wollen, auch die ILN hinterlegt haben. In Ihren Artikel-Stammdaten müssen EAN-Codes hinterlegt sein. Fügen Sie Ihren Mengeneinheiten EANCOM-Abkürzungen hinzu. Achten Sie darauf, dass Sie zu jeder Rechnung einen Auftrag und einen Lieferschein angelegt haben. In der Rechnung müssen Versandanschrift, Auftraggeber und Rechnungsempfänger eingetragen sein.

Edifakt-Typen anlegen:

Wählen Sie im Menüpunkt "Stammdaten" das Untermenü "Weitere Stammdaten" aus. Hier finden Sie den Punkt "Edifakt-Typen". Mit Einfg können sie diverse neue Typen anlegen und die entsprechenden Pflicht-Datentypen festlegen.

Einrichten des Edifakt-Personenstammes:

Öffnen Sie im Menüpunkt "Stammdaten" das Untermenü "Schnittstellen", hier betätigen Sie den Punkt "Edifakt". Die Liste "Edifakt-Stammdaten" öffnet sich. Betätigen Sie nun die Einfg-Taste, es öffnet sich ein Fenster mit Ihren Personen-Stammdaten, aus der Sie mit  ↩ Enter die Person auswählen, für die Sie einen Sammelbeleg erstellen wollen.
Sie befinden sich nun wieder in der Liste "Edifakt-Stammdaten", bewegen Sie die blaue Unterlegung auf den gewünschten Datensatz und betätigen Sie die  ↩ Enter-Taste.
Wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster als erstes den zweiten Punkt "Stammdatenpflege" aus. Die Felder "Lieferantennummer", "Lieferant" und "ILN" werden automatisch mit den Daten aus Ihren Personen-Stammdaten gefüllt. Zusätzlich können Sie hier noch den Pfad angeben, wo die Datei gespeichert werden soll und Bemerkungen hinterlegen. Sie können wählen, ob der Test-Modus aktiviert werden soll, und zu welchem Typ diese Person gehört. Falls Sie bei dem ausgewählten Typen die Abkommensnummer als Pflicht-Datentyp hinterlegt haben, fügen Sie diese hier ein.

Erstellen eines Sammelbeleges:

Für jeden Kunden können Sie pro Tag einen Sammelbeleg erstellen, dem Einzelbelege hinterlegt sind. Wählen Sie in der Liste "Edifakt-Stammdaten" Ihren Kunden aus und betätigen Sie die  ↩ Enter-Taste. Wählen Sie in dem folgenden Menü den ersten Punkt "Archiv Sammelbelege" aus. Es öffnet sich ein Fenster in dem Sie alle Sammelbelege sehen, die bereits für diesen Kunden angelegt wurden. Mit Einfg können Sie einen Sammelbeleg für das aktuelle Datum erstellen.
Um Einzelbelege hinzuzufügen betätigen Sie  ↩ Enter. In die Liste "Einzelbelege" können Sie nun mit Einfg Rechnungen einfügen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Ihnen alle von Ihnen erstellten Rechnungen für diesen Kunden angezeigt werden. Markieren Sie mit F5 die Rechnungen, die in Ihren
Sammelbeleg übernommen werden sollen. Mit F2 werden diese Rechnungen übernommen.

Erstellen der Edifakt-Datei:

Wenn Sie alle Rechnungen hinterlegt haben, können Sie die Edifakt-Datei erstellen. Begeben Sie sich wieder in die Liste "Sammelbelege" und betätigen Sie F6. Die Datei wird nun in dem Pfad hinterlegt, der in den Edifakt-Stammdaten hinterlegt ist. Wenn die Datei erstellt wurde, können Sie sich die verdichtete Samelabrechnung ausdrucken lassen.

ACHTUNG: Die eingefügten Rechnungen können nun nicht mehr verändert werden.