OBS/Kostenfreie Module/Informations-Management-System (IMS)

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Informations-Management-System (IMS)

Dms.png

Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente, wie z.B. Mietverträge, Beschwerden, Telefonanfragen, etc. zu einem Datensatz hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Sie können beliebige Dateien in OBS importieren. Dabei können diese den meisten OBS Vorgängen und z.B. Artikeln, Projekten oder Personen zugeordnet werden. Das Infosystem kann in OBS mit F8 aufgerufen werden.

Liste

Jedes Dokument oder Info wird in der Liste durch folgende Spalten beschrieben:

  • Datum - Anlagedatum
  • Info - Text der Info oder Titel des Dokumentes
  • SB - Der hinterlegte Sachbearbeiter
  • Projekt - Zugeordnetes Projekt
  • Typ - Art des Dokumentes (z.B. Word, Excel, Mail,etc.)
  • Status - aktueller Info Status (z.B. offen, geschlossen, etc.)
  • Info-Typ - Ausgewählter Info-Typ

Tasten und Schaltflächen

F2 Filter

Mit F2 können Sie die Filtereinstellungen öffnen.

Dmsfilter.png

Ist ein Eintrag im Volltext vorhanden, werden alle Dokumente von OBS herangezogen.
Es wird dabei auch der Inhalt der Dokumente berücksichtigt (DOC,XLS,TXT,HTML,....)
Dabei wird der Dokumenten-Level aus OBS in der Liste berücksichtigt.

Ist der Programm-Parameter 868 (F8 Info nur für definierte Benutzer) aktiv, so wird das Dokument angezeigt, aber kann nicht geöffnet werden!

F7 Import / Export

Mit F7 können Sie ein Dokument importieren (ein bereits vorhandenes Dokument in Ihr OBS integrieren) oder exportieren (Sie können Ihr Dokument noch mal speziell auf Ihrem PC sichern)

F8 Dokument

Wenn Sie ein ausgewähltes Dokument bearbeiten wollen, betätigen Sie F8. OBS ruft dann das Programm auf, welches von Ihnen als Standardprogramm für den entsprechenden Dateityp gewählt wurde. So werden z.B. Word-Dokumente Standardmäßig mit MS Word geöffnet.

Libre Office

Es ist möglich die Dokumente auch standardmäßig mit Libre Office zu öffnen.
Im folgendem Video wird Ihnen erklärt, welche Einstellungen Sie in OBS vornehmen müssen, um Dokumente standardmäßig mit Libre Office zu öffnen.

EINFG

Mit Einfg können Sie ein neues Dokument anlegen

Eingabemaske

Dmsedit.png

In der Eingabemaske stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

  • Typ - Wählen Sie hier den Info Typ aus. Dieser kann auch mit Informationsvorlagen verknüpft werden.
  • Sachbearbeiter
  • Datum Anlage - wird automatisch vorbelegt
  • Datum Termin - Wichtig falls die Aufgabe mit einem Termin verknüpft ist
  • Info - Der Infotext oder der Titel des Dokuments
  • Art des Dokumentes
  • Vorlage - Je nach Art des Dokumentes können Vorlagen hinterlegt werden. Für Word-Dokumente gibt es hier eine Anleitung dazu.
  • Zuordnung - Zeigt an ob die Info z.B. einem Angebot zugeordnet wurde. Direkt darunter befindet sich die jeweilige Zuordnung
  • Projekt - Zuordnung zu einem Projekt
  • Ansprechpartner
  • Vertreter
  • Anrufzeit
  • Dauer
  • Telefonnummer

Word/Libre Office Dokument-Vorlagen mit Textmarken erstellen

Es gibt in OBS die Möglichkeit Dokument-Vorlagen zu erstellen, die beim Öffnen mit Daten aus OBS gefüllt werden. Hierzu können verschiedene Textmarken verwendet werden. Dies funktioniert sowohl für Microsoft Word als auch für Libre Office.

Mit der F8-Taste können Sie einer Person, einem Artikel, Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, Reparaturauftrag oder einer Einkaufsrechnung Dokumente hinterlegen. Wenn Sie ein neues Dokument anlegen, besteht die Möglichkeit eine Vorlage auszuwählen.
Sie können für OBS selber eine Dokumentvorlagen erstellen und diese im Verzeichnis Obs\data\dokumente\Vorlagen\VORLAGENDEFINITIONSNUMMER\speichern. Beachten Sie hierzu bitte die Anleitung der Dokumentenvorlagen Definitionsgruppen.


Bei Word-Dokumenten gibt es noch eine Besonderheit; Sie können Ihre Daten aus OBS automatisch in diese Vorlage exportieren lassen. So können Sie z.B. eine Briefvorlage erstellen, in die die Anschrift Ihres Kunden, an den Sie den Brief schreiben, eingefügt wird.

Erstellen der Vorlage

Öffnen Sie ein neues Word-Dokument. In der Menüleiste finden Sie unter "Einfügen" den Unterpunkt "Textmarke". Diese Textmarken müssen bestimmte Namen haben, damit Sie mit den Daten aus OBS gefüllt werden können:

Folgende Textmarken können mit Daten des Personenstamms ersetzt werden:

Daten aus OBS Bezeichnung der Textmarke
Kundennummer NUMMER
Anrede (z.B. Herr, Frau, Firma) ANREDE
Name NAME
Vorname VORNAME
erster Zusatz ZUSATZ1
zweiter Zusatz ZUSATZ2
Straßenname STRASSE
Postfach POSTFACH
Postleitzahl PLZ
Ort ORT
Telefonnummer TELEFON
Faxnummer TELEFAX
E-Mail Adresse EMAIL
Internet-Adresse INTERNET
Brief Anrede, welcher der Person hinterlegt ist (z.B. Sehr geehrte Damen und Herren) PSBRIEF
Rechnungskreis, welcher der Person hinterlegt ist PSRECHKREIS
Preisgruppe, welcher der Person hinterlegt ist PSRABGR
Zahlungsbedingung, welcher der Person hinterlegt ist PSZAHLBED
Letzter Umsatz der Person PSLTZUMSA
Die dem Dokument hinterlegte Bezeichnung DOKBEZ
Das dem Dokument hinterlegte Datum DOKDATE
Der dem Dokument hinterlegte Ansprechpartner der angeschriebenen Firma DOKANSP
Der dem Dokument hinterlegte Sachbearbeiter der eigenen Firma (Verfasser des Dokumentes) DOKSACHBEARB
Gesamte Anschrift (Anrede, Vorname, Name, Zusatz 1&2, Strasse, PLZ und Ort) ANSCHRIFT
Datum in Langformat(09. September 2012) DOKDATELANG
Interne Kundennummer INTKDNR
Vorgangsnummer (bei Aufträgen, Angeboten, Lieferscheinen, etc...) LFDNR
IBAN der Person IBAN
BIC der Person BIC
Eingetragener Kontoinhaber der Person KONTOINHABER
Mandatsreferenz für den Bankeinzug der Person MANDATSREFERENZ

Nur bei Reparaturaufträgen für das Gerät:

Daten aus OBS Bezeichnung der Textmarke
Bezeichnung 1 GBEZ1
Bezeichnung 2 GBEZ2
Artikelnummer GARTNR
Seriennummer GSERNR
Geräteort GORT
Geräteort 2 G2ORT
PLZ Versandanschrift VPLZ
Ort Versandanschrift VORT
Waageart des Geräts WAAGENART
Gerätetyp WAAGENTYP
QS-Nrüfnummer QSNR
Anlagennummer ANLAGENNR
Eichzähler EICHZAEHLER
Prüfscheinklasse PRUEFKL
Prüfscheinnr PRUEFNR
Prüfschein-Gültigdatum PRUEFDAT

Nur bei Verträgen:

Daten aus OBS Bezeichnung der Textmarke
Mandatsreferenz für den Einzug der Vertragspauschale MANDATSREFERENZ
Vertragsdatum VERTRAGSSTART
Vertragsnummer VERTRAGSNR
Inhalt des Feldes 'Text Pauschale' VERTRAGSPAUSCHALTEXT
Inhalt des Feldes 'Zahlbar' (monatlich, vierteljährlich,...) VERTRAGSZAHLBAR
Vertragsgesamtpauschale VERTRAGSPAUSCHALE

Nur bei Artikeln:

Daten aus OBS Bezeichnung der Textmarke
Bezeichnung 1 BEZ1
Bezeichnung 2 BEZ2
Artikelnummer ARTNR
Verkaufspreis VK
Brutto Verkaufspreis BRUTTOVK
Einkaufspreis EK
Langtext LANGTEXT

Sie können diese Daten auch mehrmals einfügen, wenn Sie z.B. den Namen in der Anschrift und in der Anrede einfügen wollen, nennen Sie die Textmarken NAME1 und NAME2.

Diverse Einstellungen

Dokumente automatisch beim Ausdruck als Info hinterlegen

Es gibt die Möglichkeit Dokumente automatisch als PDF bei dem jeweiligen Vorgang hinterlegen zu lassen. Hier müssen Sie beim Programmparameter 284 - Sollen Dokumente beim Drucken gespeichert werden (AN,AU,LI,RE,BE,EK,EL) einstellen, für welche Dokumente dies erfolgen soll. Sollen Rechnungen hinterlegt werden müssten Sie z.B. im Feld Text des Programmparameters RE eintragen.

Infos bei Vorgängen übernehmen

Es gibt die Möglichkeit Informationen, die bei Vorgängen hinterlegt sind, automatisch auf andere Vorgänge zu übernehmen. Wenn also z.B. ein Angebot auf einen Auftrag übernommen wird, können die Infos des Angebots auch beim Auftrag unter F8 eingesehen werden. Diese Einstellung kann über den Programmparameter 695 - Infos aus vorhergehenden Vorgängen übernehmen aktiviert werden.



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