Version vom 2. April 2019, 09:57 Uhr

In dem Menü "Stammdaten" finden Sie "Personen" als ersten Unterpunkt. Der Personenstamm dient der Verwaltung Ihrer Kunden (1er), Lieferanten (7er) und Interessenten (9er). So können Sie hier unter anderem Kontaktdaten von Ansprechpartnern pflegen oder personenbezogene Preise einsehen und pflegen.

Liste

In der Liste "Personenstamm" (Nr 2) finden Sie alle gepeicherten Personendaten.

Die kleineren Fenster die ans Hauptfenster angedockt sind nennen wir Widgets, diese sind hilfreiche Informationsfenster die eingeschaltet werden können, um die Arbeit zu erleichtern.

Widgets

(Nr 1): Das Kontakte Widget zeigt alle Kontakte zu dieser Person an.
(Nr 3): Das Eigenschaften Widget zeigt bestimmte Eigenschaften die dieser Person zugefügt wurden.
(Nr 4): Das Geräte Widget zeigt alle Geräte dieser Person an.
(Nr 5): Das Personenumsatz Widget zeigt alle verbuchten Rechnungen und Kassen Einnahmen von der ausgewählten Person in den letzen zwei Jahren an.
(Nr 6): Das Text Widget zeigt wichtige Bemerkungen die der Person oder Artikel angegeben wurden sind.
(Nr 7): Das Schnellstartleiste Widget ist in jedem Fenster aktiv und kann mehrere Buttons aktiviert haben, in unserem Beispiel Erweiterte Info und Vertrags Stammdaten wobei alle Informationen und Interaktionen oder Verträge über diese Person angezeigt werden.

Die Spalten

Jede Person wird in einer Zeile durch folgende Spalten beschrieben:

Suchbegriff
Kunden-Nummer
Ort
Strasse
Telefon
Markiert

Die Zeile der Spalten sieht wie folgt aus:

Personeninformation

Zusätzlich werden unter der Auswahlliste weitere Personeninformationen angezeigt.

Name
Faxnumer
2.Telefonnummer
Zahlungsbedingungen
Rechnungsempfänger
Bemerkung
Vorname
E-Mail
Internetadresse
letzter Umsatz
Land
Postleitzahl

Dies kann wie folgt aussehen:

Tasten und Schaltflächen

F3 Druck

Nachdem Sie in der Personenstammliste F3 gedrückt haben, öffnet sich foglendes Auswahlfenster:

Etiketten-Druck: druckt Ihnen die Anschrift der ausgewählten Person aus.
Kundenhistorie: druckt Ihnen eine Übersicht über die Daten der ausgewählten Person aus.

Haben sie mit F5 in der Personenliste mehrere Personen markiert, so werden Drucke zu den gesamten ausgewählten Personen erstellt.

F5 Mark

Markiert den aktuellen Datensatz. Macnhe Funktionalitäten (z. B. Etikettendruck) können mehrere Datensätze verarbeiten und per Markierung kann der Benutzer steuern, welche Personendaten verwendet werden sollen. In der Liste Personenstamm sehen Sie dann in der Spalte "M" bei den markierten Personen ein Sternchen (*).

F6 Kontakt

Gerade bei großen Firmen oder Lieferanten ist es wichtig, zu wissen mit wem man sich in Verbindung setzen kann.
Um davon einen Überblick zu bekommen, kann man zu jeder Person/Firma Informationen über mehrere Ansprechpartner in dieser Liste speichern. Auch hier stehen Ihnen wieder die Grundfunktionen einer jeden Liste zur Verfügung.
Diese finden Sie hier.

Eine detailierte Beschreibung der Möglichkeiten in der " ↩ Enter-Maske" finden sie hier

Zu den oben genannten "Grundtasten" kommt noch die speziell in dieser Maske vorhandene Taste-F6Eigens. hinzu. Mit ihr können sie den vorhandenen Ansprechpartnern Eigenschaften zuweisen, indem Sie in der sich öffnenden Maske die Einfg-Taste betätigen und dann die gewünschten Eigenschaften auswählen.
Hinweis: Es ist über diese Maske möglich, die Eigenschaften so auszuwählen, dass Rechnungen automatisch per Fax und/oder Mail versendet werden.
Welche Eigenschaften Sie hierfür auswählen müssen, erfahren Sie unter Rechnung MAIL/FAX (Eigenschaften)

F7 Suchen

Nachdem sie in der Personenliste die Taste F9 angeklickt haben, öffnet sich ein Suchfenster. Dieses sieht wie folgt aus:

Geben Sie hier nun den Begriff oder die Buchstaben ein, nach denen Sie suchen wollen und klicken sie auf F2 Speichern. Es wird Ihnen nun die Personenliste angezeigt, jedoch selektiert nach dem von Ihnen zuvor eingegebenen Suchbegriff.

HINWEIS: Die eingegebenen Suchbegriffe werden gespeichert und können bei der nächsten Suche wieder aufgerufen werden.

F8 Info

Zu diversen Stammdaten und Vorgängen lassen sich weitere Informationen im Informations-Management-System speichern. So können Sie bei Personen unter anderem Dokumente hinterlegen oder die in Vorgängen angezeigte Bemerkung (Typ 9010) erweitern. Als Dokumentart stehen unter Anderem die interne Datenverarbeitung, MS-Word, MS-Excel und eine eigene E-Mail Verwaltung zur Verfügung. Alle Dokumente können ebefalls zusätzlich einem Projekt zugeordnet werden und sind damit über die Projektverwaltung einfach auffindbar.

Die Spalten

Jedes Dokument wird in einer Zeile durch folgende Spalten beschrieben:

Datum
Bezeichnung/Info
Ansprechpartner
Sachbearbeiter (SB)
Projekt
Typ
Status
Info-Typ

Dies sieht wie folgt aus:

Die Filter

Am unteren Rand über den Schaltflächen können Sie aus verschiedenen Filtern einen wählen. Diese sehen wie folgt aus:

Klicken Sie hier auf eines der Kästchen, so wird die Liste nach den entsprechenden Kriterien sortiert. (z.B. "nur Termine" zeigt nur Dokumente des Typs "Termin" an)

Tasten und Schaltflächen

Mit F7 Import / Export können Sie ein Word-Dokument importieren (d.h. ein bereits vorhandenes Dokument in Ihr OBS integrieren) und exportieren (d.h. Sie können Ihr Word-Dokument noch mal speziell auf Ihrem PC sichern). Wenn Sie ein ausgewähltes Dokument bearbeiten wollen, betätigen Sie F8 Dokument.

Neues Dokument anlegen

Mit Einfg können Sie ein neues Dokument anlegen, es öffnet sich folgende Eingabemaske:

Hier stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:

Typ: Wählen Sie hier nach Klick auf die #-Taste aus der sich öffnenden Liste einen Dokumenten-Typ.
Sachbearbeiter: Wählen sie hier nach Klick auf die #-Taste aus der sich öffnenden Liste den zuständigen Sachbearbeiter.
Info: Schreiben Sie hier eine Info zu dem Dokument.
Art des Dokuments: Hier können Sie zwischen den verschiedene Dokumentarten (z.B. Microsoft Office oder E-Mail) auswählen.
Vorlage: Hier können Sie (falls vorhanden) eine Vorlage für Ihr Dokument auswählen.
Ansprechpartner: Wählen Sie hier nach Klicken der #-Taste einen zuständigen Ansprechpartner aus der sich öffnenden Liste.
Anrufzeit: und Dauer: Geben Sie hier die Zeit des Anrufes ein und die Dauer.
Es ist außerdem möglich das Dokument als Vorgangsmail anzuhängen. Kreuzen Sie hierfür das Kästchen an.
Datum Anlage Dieses Feld wird von OBS automatisch gesetzt, Sie können aber auch ein anderes angeben.
Datum Termin: Tragen Sie hier ein Datum ein, an dem ein Termin angelegt werden soll.
Status: Wählen Sie hier den Status des Dokumentes aus und das Level.
Unter Zuordnung sehen Sie, was dem Dokument zugeordnet ist(z.B. Person oder Artikel).
Das Feld Person wird automatisch mit der Personnummer und dem Personennamen gefüllt.
Projekt: Wählen Sie hier nach Klicken der #-Taste aus der sich öffnenden Liste ein dem Dokument zugehöriges Projekt.
Vertreter: Wählen Sie hier nach Klicken der #-Taste aus der sich öffnenden Liste einen entsprechenden Vertreter für das Dokument.
Telefonnummer: Geben Sie hier die zugehörige Telefonnummer ein.

Sichern Sie nun mit F2und Ihr Dokument wird jetzt geöffnet.

F9 OP

Öffnet eine gefilterte Liste der Offenen Posten. So sehen Sie auf einen Blick alle offenen Poster der Person.

F10 Weit.

Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf weitere Funktionen wie das Auftrags-Archiv oder Kostenstellen.

F11 Aktua.

Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt der Liste neu Laden lassen.

Kontext-Menü

Über die Kontext-Menü-Taste oder per Rechtsklick auf eine Person können Sie Open Street View oder Google Maps aufrufen und so gleich sehen, wo die Adresse ist.

Weitere Funktionen (Schaltflächen Liste)

In der rechten unteren Ecke sehen Sie, welche weiteren Funktionen Ihnen in der Liste Personenstamm zur Verfügung stehen:

Suchen

Durch klicken auf das Lupen-Symbol rechts unten in der Ecke öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gesuchten Text eingeben können. Es öffnet sich eine Liste, die alle Personendaten anzeigt, die den gesuchten Text enthalten. Dieser Punkt referenziert die Suchen-Funktion unter F7.

Artikelpreise

Hier können Sie über Einfg personenbezogene Artikelpreise hinterlegen. Wählen Sie in der Eingabemaske mit der #-Taste den entsprechenden Artikel aus Ihren Stammdaten "Artikel" aus. Im Feld "Preis" wird automatisch der Preis übernommen, der dem Artikel hinterlegt ist. Diesen können Sie jetzt speziell für Ihren Kunden verändern. Sichern Sie mit F2. Wenn Sie jetzt für den entsprechenden Kunden z.B. ein Angebot erstellen und diesen Artikel einfügen, wird automatisch der neu hinterlegte Preis übernommen.

Dieser Punkt referenziert D - Personenbezogene Artikelpreise unter F10.

HINWEIS: Ist das Modul Preislisten aktiv, wird dieser Punkt mit Preislisten ersetzt.

Preislisten

Hier können Sie sich die aktiven Preislisten und Preisgruppen zu der ausgewählten Person anzeigen lassen oder neu erstellen. Dieser Punkt referenziert C2 - Preisgruppen/Preislisten unter F10.

HINWEIS: Ersetzt den Punkt Artikelpreise, wenn das Modul Preislisten aktiv ist.

Auftrags-Archiv

Hier finden Sie Listen mit allen Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen, Reparatur-Aufträgen,Kassenjournalen, Rechnungs- und Lieferscheinpositionen, die der aktuell markierten Person hinterlegt sind. Sie können mit ↩ Enter einen Punkt auswählen. Dieser Punkt referenziert A - Auftrags-Archiv unter F10.

Versandanschriften

Es öffnet sich eine Liste mit allen Versandanschriften, die dem Kunden hinterlegt sind. Um eine neue einzufügen, betätigen Sie Einfg und füllen Sie die Felder der Eingabemaske aus: VA-Nr., Personen-Nr. und Datum werden automatisch gefüllt und können nicht mehr verändert werden. In den anderen Feldern können Sie die Adresse, eine Bemerkung und wenn benötigt, die Baustellennummer (BA-Nr), eintragen. Dieser Punkt referenziert B1 - Versandanschriften unter F10.

HINWEIS: Ist die Bürofa-Verwaltung (Kostenstellen) aktiv, wird dieser Punkt mit Kostenstellen ersetzt.

Kostenstellen

Hier finden Sie Listen mit allen Kostenstellen, die der aktuell markierten Person hinterlegt sind. Dieser Punkt referenziert B2 - Kostenstellen unter F10.

HINWEIS: Ersetzt den Punkt Versandanschriften, wenn die Bürofa-Verwaltung (Kostenstellen) aktiv ist.

Eigenschaften

Hier können Sie der ausgewählten Person neue Eigenschaften zuweisen oder vorhandene löschen. Dieser Punkt referenziert S - Eigenschaften unter F10.

Weitere Funktionen (F10)

A - Auftrags-Archiv

Haben Sie in der Personenliste den Punkt Auftrags-Archiv unter weitere Funktionen ausgewählt, so öffnet sich eine weitere Auswahl. Folgende Punkte können in dieser Auswahl vorhanden sein:

A Angebote

Ermöglicht den Zugriff auf die Angebote der Person.

B Bestellung

Ermöglicht den Zugriff auf die Bestellung der Person.

C Einkaufslieferscheine

Ermöglicht den Zugriff auf die Einkaufslieferscheine der Person.

D Einkaufsrechnung

Ermöglicht den Zugriff auf die Einkaufsrechnung der Person.

E Aufträge

Ermöglicht den Zugriff auf die Aufträge der Person.

F Lieferscheine

Ermöglicht den Zugriff auf die Lieferscheine der Person.

G Rechnung

Ermöglicht den Zugriff auf die Rechnung der Person.

H Reparaturaufträge

Ermöglicht den Zugriff auf die Reparaturaufträge der Person.

I Kassenjournal

Ermöglicht den Zugriff auf die Kassenbons der Person.

J Rechnungspositionen

Zeigt eine Übersicht der Artikel die als Positionen in den Rechnungen der Person enthalten sind.

K Lieferscheinpositionen

Zeigt eine Übersicht der Artikel die als Positionen in den Lieferscheinen der Person enthalten sind.

L Spedition

Ermöglicht den Zugriff auf die Speditionsdaten der Person.

HINWEIS: Benötigt Speditionsverwaltung (Programmparameter 405) oder Spedition/Dispo (Programmparameter 800)

M Google Maps

Zeigt den Standort der Adresse auf einer Karte.

M1 Webseite

Ruft die Webseite der Person auf.

HINWEIS: Homepage der Person muss im Personenstamm gepflegt sein.

N Zeiterfassung

Ermöglicht den Zugriff auf die erfassten Zeiten zur Person.

HINWEIS: Benötigt Zeiterfassung

O Projekte

Ermöglicht den Zugriff auf die Projekte der Person.

XA Angebote

Ermöglicht den Zugriff auf die im Archiv enthaltenen Angebote der Person.