Verträge

Hier können Sie Ihre Verträge mit Kunden und Lieferanten (z.B. Wartungs-, Miet-, Leasing-, Lieferverträge) eintragen und verwalten.

Weiterführende Informationen zu Verträgen und Sonderfällen erhalten Sie unter:
Allgemeine Informationen und Beispiele

Spalten

In der Vertragsliste werden folgende Spalten angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Nr	Vertragsnummer
Bezeichnung	Bezeichnung des Vertrages
Kunde	Name des Kunden
Art	Vertragsart (z.B. Miete+Wartung)
LZ	Laufzeit in Monaten
Pausch	Pauschale
Z	Zahlungsart: 1 = Abbuchung, 2 = Überweisung, 3 = Rechnung
Z-Pa	Abrechnungszeitraum der Pauschale (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich)
Z-Dr	Abrechnungszeitraum der Druckabrechnung
Pausch-Dat	Datum der nächsten Pauschalabrechnung
Druck-Dat	Datum der nächsten Druckabrechnung. Bei den Vertragsarten Miete, Leasing und Nutzungsvertrag bleibt die Spalte leer.
Enddatum	Das Datum aus gekündigt zum. Ist kein Kündigungsdatum eingetragen, wird Zahlung ab plus Laufzeit angezeigt. Ist im Vertrag eine automatische Verlängerung eingetragen, wird diese als Zusatz angezeigt (z.B. +12M).
ST	Status des Vertrages (01 = aktiv, 21 = nicht mehr gültig)
M	Markierung. Mit F5 Mark markierte Verträge werden durch ein Sternchen (*) gekennzeichnet.

Über das Häkchen Ausgelaufene Verträge ausblenden werden alle Verträge mit Status 21 aus der Liste ausgeblendet.

Einzelne Verträge markieren Sie mit F5 Mark. Eine Gruppe von Verträgen können Sie mit F7 Selekt auswählen und markieren lassen. Die Markierung von Verträgen wird unter anderem bei folgenden Funktionen ausgewertet:

Rechnungen generieren (Pauschale)
Druckabrechnungen generieren
Zählerstandsabfrage
Anlegen von Buchungssätzen (für die Zahlungsarten Überweisung und Abbuchung notwendig)

Die Markierung von Verträgen kann mit F9 Demark wieder gelöscht werden.

Im unteren Teil des Fensters werden Ihnen Informationen zu den Geräten des aktuell blau unterlegten Vertrages angezeigt. Es werden für jedes Gerät die aktuellen SW-, Farb- und Scan-Zählerstände angezeigt, dazu der laut den erfassten Zählerständen bisherige Gesamtverbrauch an Kopien seit der Benutzung des Gerätes. Der Gesamtverbrauch für den Vertrag wird als Summe über alle zugehörigen Geräte angezeigt.
Rechts davon befindet sich ein kleines Fenster mit häufig benutzten Funktionen aus F10 Weitere Funktionen (Suchen sowie die Punkte A, B, C, D, E, G, I und S). Wie Sie Kopienabrechnungen (Druckabrechnungen) über die Zählerstandsabfrage erstellen können, erfahren Sie hier.

Mit ↩ Enter können Sie einen vorhandenen Vertrag ändern und mit Einfg legen Sie einen neuen Vertrag an. In beiden Fällen öffnet sich die Eingabemaske.

Tasten und Schaltflächen

F2 Filter

Hier können Sie Filter für die Vertragsliste einstellen. Über F6 Vorlage können Filtereinstellungen gespeichert und wieder geladen werden, mit Auf Standard Werte zurücksetzen werden alle Filter zurückgesetzt.

Registerkarte	Filter
1 Stammdaten	Gruppe, Geräteart, Eigenschaft, Kunden Nr., Leasing Ges. (bzw. ohne Leasing-Ges.), Zahlungsbedingung Pauschale, Zahlungsbedingung Druck, Laufzeit/Mon., Verlängern/Mon., Bezeichnung, MwSt-Schlüssel, Mandant, Telefon, Fax, Mail, Zustand, Personen-Eigenschaft, Vertreter, Sachbearbeiter
2 Schalter	Zahlbar: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich Zahlungsart: Abbuchung, Überweisung, Rechnung Vertragsart: Wartung, Miete, Miete+Wartung, Leasing, Leasing+Wartung, Nutzungsvertrag Rechnungsempfänger ungleich Kundennummer Status 01, Status 21 Pauschale + Druckabrechnung Kündigung in den nächsten 4 Wochen, Kündigung in den nächsten 3 Monaten Kostenstellenabrechnung FM-Audit-Geräte vorhanden mit vorhandener Telefonnummer, Faxnummer bzw. Mail-Adresse

F3 Druck

Die einzelnen Vertragsdrucke werden hier genau beschrieben:
F3 Druck

F4 Sort

Es gibt folgende Sortierungen:

	Sortierung	Beschreibung
A	Nummer	Sortierung nach Vertragsnummer
B	Bezeichnung	Sortierung nach Vertragsbezeichnung
C	Kundennummer	Sortierung nach der Kundennummer des Vertrages
D	Kundenname	Sortierung nach dem Kundennamen des Vertrages
E	Kundenname - unverbucht	Sortierung nach dem Kundennamen des Vertrages. Es werden nur Verträge angezeigt, die nicht den Status 21 haben.
F	Geräte Seriennummer	Sortierung nach der Seriennummer der Geräte der Verträge. Es werden nur Verträge mit Geräten angezeigt, bei denen eine Seriennummer eingetragen ist. Verträge mit mehreren Geräten erscheinen hierbei mehrmals.
G	Nummer - markierte	Sortierung nach Vertragsnummer. Es werden nur Verträge angezeigt, die zuvor mit F5 markiert worden sind.
H	Vertrags-Nr. Leasing	Sortierung nach der Leasing-Vertragsnummer. Es werden nur Verträge angezeigt, bei denen eine Leasing-Vertragsnummer eingetragen ist.
I	Gekündigte Verträge mit Status <> 21	Sortierung nach Vertragsnummer. Es werden nur Verträge angezeigt, bei denen ein Kündigungsdatum eingetragen ist und die noch nicht den Status 21 haben.
J	Externe Vertragsnummer	Sortierung nach externer Vertragsnummer. Es werden nur Verträge angezeigt, bei denen eine externe Vertragsnummer eingetragen ist.
K	Pauschaldatum	Sortierung nach dem Datum der nächsten Pauschalabrechnung
L	Druckabrechnungsdatum	Sortierung nach dem Datum der nächsten Druckabrechnung

F5 Markieren

Markieren Sie mehrere Verträge, wenn Sie z.B. Rechnungen für diese Verträge generieren wollen. Die markierten Verträge werden Ihnen durch ein Sternchen (*) in der Spalte "M" dargestellt.

F6 Positionen

Hier können Sie die Einnahmen und Ausgaben zu einem Vertrag überblicken. Folgende Spalten werden angezeigt:

Spalte	Beschreibung
Datum	Datum der Zubuchung auf den Vertrag
Buch-Text	Beschreibung der Position
Betrag	Betrag, der auf den Vertrag gebucht wurde
V-Abr-Dat	Beginn des Gültigkeitszeitraumes der Position
B-Abr-Dat	Ende des Gültigkeitszeitraumes der Position
MwSt	Mehrwertsteuerschlüssel
E-Kto	Erlöskonto
Typ	Typ der Buchung E = Einnahmen A = Ausgaben (Verbrauchsmaterial) M = Material (Ersatzteile) S = Stunden L = Lager B = Beginn
Z-Art	Zahlungsart R = Rechnung U = Überweisung A = Abbuchung
E-Art	Einnahmeart M = Miete E = EK-Miete W = Wartung D = Druckabrechnung Z = Zusatzkosten
G-Nr	Nummer des Gerätes, dem die Position zugeordnet ist
Ser-Nr	Seriennummer des Gerätes

Wird in einem Auftrag eine Position als Verbrauchsmaterial erkannt (d.h. es gibt zu diesem Kunden einen Vertrag, bei dem der Artikel als Verbrauchsmaterial hinterlegt ist), so ist dieses Verbrauchsmaterial nach dem Verbuchen des Auftrages hier unter F6 Positionen zu finden.

Wenn sich auf einem Auftrag/Reparaturauftrag zu einem Vertrag Stunden ohne Verrechnungssatz befinden, wird der Standard-Stunden-Verrechnungssatz für Verträge aus dem Programmparameter 1003 verwendet, um beim Verbuchen des Vorgangs eine entsprechende Vertragsposition auf den jeweiligen Vertrag zu buchen.

Durch Drücken von ↩ Enter öffnet sich die jeweilige Vertragsposition und kann bearbeitet werden. Positionen, die aus einer bereits verbuchten Auftragsposition stammen (z.B. Verbrauchsmaterial), können nicht gelöscht werden.

In der Positionsliste stehen folgende Tasten zur Verfügung:

Taste	Funktion
F2	Öffnet die Vertrags Einnahmen Ausgaben Statistik.
F4	Sortierung nach Gesamt, Typ oder Buch-Text
F6 Geräte	Zeigt den Verbrauch pro Gerät an (Gerätenummer, Abrechnungszeitraum und Seiten SW, Scan, Farbe, Frei1, Frei2, Frei3).
F7 Korrekt.	Berechnet die Seitenwerte (Freikopien, abgerechnete Kopien und geliefertes Verbrauchsmaterial) für den aktuellen Vertrag neu. Dies entspricht X - Alle Verträge Seiten korrigieren, jedoch nur für diesen Vertrag.
F8 Typen	Zeigt die Teilbeträge der aktuellen Position nach Typ an.

Vertrags Einnahmen Ausgaben Statistik

Mit F2 kann in der Vertragspositionsliste die Auswertungsliste Vertrags Einnahmen Ausgaben Statistik geöffnet werden.

Die Spalten dieser Liste entsprechen zu großen Teilen denen der F6 Vertragspositionen.

Spalte	Beschreibung
Vertrags-Nr.	Vertragsnummer
Ku-Nr. Vertrag	Kundennummer des Vertrages
Vertrag-Bezeichnung	Bezeichnung des Vertrages
Anlage-Datum	Anlagedatum der Position
Buch.Text	Beschreibung der Position
Abr.-Von	Beginn des Gültigkeitszeitraumes der Position
Abr.-Bis	Ende des Gültigkeitszeitraumes der Position
B-Mo	Periode der Buchung auf den Vertrag
B-Ja	Jahr der Buchung auf den Vertrag
ZaArt	Zahlungsart
EaArt	Einnahmeart
MwST	Mehrwertsteuer
E-Kto	Erlöskonto
GeArt	Geräteart
Aus-Betrag	Betrag der Ausgaben
Std-Betrag	Betrag der Stunden
Lag-Betrag	Betrag Lager
Beg-Betrag	Betrag Beginn
Mat-Betrag	Betrag Material
Ein-Betrag	Betrag der Einnahmen
Erl-Betrag	Ertrag: Einnahmen abzüglich Ausgaben, Stunden, Material, Lager und Beginn

Diese Liste dient der Auswertung der Einnahmen und Ausgaben eines oder mehrerer Verträge. Aus diesem Grund gibt es im unteren Bereich diverse Möglichkeiten, Verträge zu selektieren.
Standardmäßig ist im Feld Verträge der aktuelle Vertrag vorgegeben. Es ist allerdings auch möglich, die Vertragsnummer zu entfernen und eine Auswertung über mehrere Verträge durchzuführen.

Über das Häkchen Summe pro Vertrag können aus den selektierten Daten die Werte pro Vertrag summiert angezeigt werden.

Liegen Von und Bis im selben Jahr, können über das Feld Vorjahre zusätzliche Spalten mit den Einnahmen (Ein-JJJJ) und dem Ertrag (Erl-JJJJ) der Vorjahre eingeblendet werden. Die Entwicklung wird dann zusätzlich auf der Registerkarte 2 Zeilengrafik dargestellt.

Mit F4 kann nach Vertrag oder Datum sortiert werden.
Mit F6 Vorlage können Sie Filtervorlagen speichern und laden, um auf häufig gebrauchte Einstellungen schnell zugreifen zu können.
Über F7 Geräte können Sie sich alle Geräte zu einem Vertrag anzeigen lassen.
Mit F9 XLS kann die aktuelle Liste exportiert werden.

F7 Selektieren

Wenn Sie Verträge nicht einzeln mit F5 markieren wollen, wählen Sie diesen Weg über F7 Selekt. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle Kriterien auswählen können, nach denen OBS die Verträge markieren soll. Wählen Sie zuerst im Feld "Selektion für" aus, aus welchem Anlass Sie Verträge selektieren wollen – dann werden die passenden Felder schon sinnvoll vorbelegt.
Mit F2 Speich starten Sie die Selektion, die gewünschten Verträge werden markiert. Ohne Additive Selektion sollten alte Markierungen vorher mit F9 Demark gelöscht werden. Ist Additive Selektion aktiviert, werden die gefundenen Verträge zu den bereits markierten Verträgen hinzugefügt.

Selektion für	Beschreibung
Buchungssätze erstellen	Alle Selektionskriterien sind nutzbar, nur die Felder zur Druckabrechnung sind gesperrt. Im Feld Zahlungsart wird Abbuchung vorbelegt.
Rechnungen erstellen	Alle Selektionskriterien sind nutzbar, nur die Felder zur Druckabrechnung sind gesperrt. Im Feld Zahlungsart wird Rechnung vorbelegt. Es werden nur Verträge mit Status 01 und einer Pauschale selektiert.
Druckabrechnungen erstellen	Wählen Sie diesen Punkt, wenn Sie Verträge selektieren wollen, um Zählerstände zu erfassen oder Druckabrechnungen zu generieren. Es sind nur die Felder auswählbar, die zur Selektion von Druckabrechnungen benötigt werden. Es werden die Verträge selektiert, deren Abrechnungszeitraum bis zum ausgewählten Monat abgelaufen ist (siehe Beispiel unten).
Vertragsliste	Wählen Sie diesen Punkt, wenn Sie eine allgemeine Vertragsliste ausdrucken wollen. Dieser Punkt ist vorbelegt.

Zusätzlich gibt es zwei Auswahlen, mit denen ohne weitere Kriterien alle Verträge ohne Status 21 bzw. alle Verträge mit Status 21 markiert werden.

Beispiel Druckabrechnung: Sie selektieren alle Verträge für April. Es werden folgende Verträge selektiert:

Monatlich: Abrechnung ab April oder älter
Vierteljährlich: Abrechnung ab Februar oder älter
Halbjährlich: Abrechnung ab November des Vorjahres oder älter
Jährlich: Abrechnung ab Mai des Vorjahres oder älter

Weitere Einstellungen im Selektionsfenster:

Feld	Beschreibung
Laufzeit berücksichtigen	Es werden nur Verträge selektiert, deren Laufzeit (Zahlung ab plus Laufzeit) noch nicht abgelaufen ist.
Status 21 berücksichtigen	Ohne dieses Häkchen werden nur Verträge mit Status 01 selektiert.
Additive Selektion	Die gefundenen Verträge werden zu den bereits markierten Verträgen hinzugefügt.
Kostenstellenabrechnung	Selektiert Verträge mit Kostenstellenabrechnung (siehe Druckabrechnung mit Kostenstellen).

F8 Info

Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente bei einem Vertrag zu hinterlegen. Weitere Informationen zum Informations-Management-System (IMS) gibt es hier.

F9 Demarkieren

Demarkieren Sie mit F9 alle aktuell markierten Verträge.

F10 Weitere Funktionen

Weitere Funktionen werden hier genau beschrieben:
F10 Weitere Funktionen

Schnellstartleiste:Vertragsinformationen

In der Vertragsliste wird unten rechts in der Schnellstartleiste das Symbol angezeigt – mit einem Mausklick auf dieses Symbol wird die Vertragsinformation gestartet.
Die Vertragsinformation dient der schnellen und gebündelten Darstellung aller relevanten Daten zu Verträgen. Die Zusatzinformationen zu einem Vertrag werden in kleinen Fenstern, den Widgets, angezeigt. Jeder Benutzer entscheidet, welche Widgets für welche Vertragsgruppe angezeigt werden sollen.
Tipp: Mittels der Kopierfunktion in der Benutzerpflege können die Einstellungen der Vertragsinformation auch von einem Benutzer auf einen anderen Benutzer kopiert werden – allerdings werden dann auch andere Einstellungen wie z.B. die Terminplanereinstellungen kopiert.

Die Schaltfläche F10 Weitere führt zur Auswahlliste der möglichen Widgets in der Vertragsinformation. Das gewünschte Widget wird angewählt und mit ↩ Enter Auswahl übernommen. Dieser Vorgang wird so oft wiederholt, bis alle gewünschten Widgets für diese Vertragsgruppe vorhanden sind. Die Position und die Größe dieser Widgets kann der Benutzer selbst festlegen.
Tipp: Es kann auch O - Alle angewählt werden und anschließend können die nicht gewünschten Widgets wieder geschlossen werden.
Mit F2 Speich. wird diese Vertragsinformation gespeichert:

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten:

Auswahl	Beschreibung
A Vertragsbezogen	Die Einstellungen werden nur beim aktuellen Vertrag gespeichert.
B Typ-Bezogen (VE)	Die Einstellungen werden für den Typ Vertrag gespeichert.
0 Gruppe 0 bis 9 Gruppe 9	Die Einstellungen werden unter einem Gruppennamen gespeichert.

Mit F7 Import können die Einstellungen einer Gruppe für einen weiteren Vertrag übernommen werden:

In einem Widget kann nach einem Wortteil gesucht werden: Dazu muss das entsprechende Widget per Mausklick ausgewählt werden, dann kann im Feld Suche der Begriff eingegeben werden, nach dem gesucht werden soll. Bei der Eingabe dieses Begriffes wird die entsprechende Zeile aktiviert. Mittels Top kann wieder die 1. Zeile im Widget angewählt werden, z.B. für eine neue Suche.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Tonerverbrauch X zu hoch

Diese Meldung erscheint, wenn die Seiten der an den Kunden gelieferten Toner höher sind als die abgerechneten Seiten des Vertrages.

Um die Werte zu kontrollieren, können Sie sich unter F10 Weitere → J - Kopien für Vertrag eine Auflistung der gelieferten und abgerechneten Seiten anzeigen lassen. Die einzelnen Werte dieser Einträge sind auch Vertragspositionen zugeordnet. In der Liste der Vertragspositionen können Sie sich mit F6 Geräte den einzelnen Eintrag anzeigen lassen.

Eine häufige Ursache für falsche Werte ist Verbrauchsmaterial, für das Toner-Kopien hinterlegt wurden, obwohl es sich nicht um Toner handelt (z.B. Tonerrestbehälter). Dies kann für ein Gerät schnell über [F10 Weitere → B - Geräte für Vertrag → Verbrauchsmaterial → Return] überprüft und korrigiert werden. Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass Werte, die unter Anzahl Kopien für Toner hinterlegt wurden, in die Kalkulation einfließen, während Werte, die unter Lebensdauer Seiten (Info) erfasst wurden, in der Kalkulation nicht berücksichtigt werden.

Wenn hier ein Wert falsch hinterlegt war, muss dieser zusätzlich noch unter [F10 Weitere → G - Verbrauchsmaterial → ↩ Enter] auf 0 gesetzt werden.

Damit die Werte rückwirkend im Vertrag korrigiert werden, können Sie die Funktion [F6 Posit. → F7 Korrekt.] aufrufen, um den aktuellen Vertrag zu korrigieren. Alternativ können Sie über [F10 Weitere → X - Alle Verträge Seiten korrigieren] die Korrektur für alle Verträge durchführen.

Es wird mehr Toner verbraucht als kalkuliert

Wenn bei Verträgen zu viel Toner verbraucht wird, ist der Deckungsgrad zu hoch. Das bedeutet, dass zum Beispiel im Vertrag 5 % Tonerdeckung kalkuliert wurden, tatsächlich aber 10 % verbraucht werden.

Zu viel verbrauchter Toner muss manuell berechnet werden. Wichtig ist hierbei, dass dieser Toner nicht über den Vertrag als Verbrauchsmaterial berechnet wird. Wurde bereits zu viel Toner als Verbrauchsmaterial erfasst oder steht ein negativer Betrag für einen Toner auf dem Vertrag, müssen die Toner wieder berechnet werden – ebenfalls nicht als Verbrauchsmaterial, damit sich die Seitenzahl wieder verringert.