F10 Weitere Funktionen

Hier finden Sie alle weiteren Funktionen für die Bearbeitung von Verträgen. Einige Punkte werden nur angezeigt, wenn das entsprechende Zusatzmodul aktiviert ist.

Viele Funktionen arbeiten mit den in der Vertragsliste über F5 Mark bzw. F7 Selekt markierten Verträgen. Bei den Punkten C, D, O und R wird der aktuelle Vertrag verwendet, wenn kein Vertrag markiert ist.

A - Anlegen von Buchungssätzen

Ein Markieren der relevanten Verträge über F5 Mark und/oder F7 Selekt ist erforderlich. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem die Buchungsperiode und die Vertrags-Periode ausgewählt werden. Mit F2 Generieren werden nach einer Rückfrage automatisch die Buchungssätze erstellt. Diese Funktion muss für Verträge mit der Zahlungsart Überweisung und Abbuchung ausgeführt werden, damit diese buchführungstechnisch in die offene Periode einfließen, da hier keine Rechnung erstellt wird.

Es ist möglich, die Buchungsperiode frei zu wählen (1 Monat im Voraus und mehrere Monate rückwärts zur aktuellen Periode).

Bei der Vertrags-Periode ist der aktuelle Monat vorbelegt. Berücksichtigt werden nur Verträge, deren Datum Nächste Berechnung nicht nach dieser Periode liegt.

Aus den Vertragsangaben werden Buchungssätze für FiBu, Erlöskonten, Warengruppen und Vertrags-Einnahmen/Ausgaben erzeugt.

B - Geräte für Vertrag

Zeigt alle Geräte an, die dem Vertrag zugeordnet sind. Hier können Sie Geräte hinzufügen oder aus dem Vertrag entfernen, über F10 → A - Zählerstände Zählerstände für die Geräte eintragen und mit F9 Repa die Reparaturaufträge des Gerätes einsehen. Mehr dazu hier.

C - Druckabrechnungen generieren

Erzeugt für die markierten Verträge Druckabrechnungen. Ist kein Vertrag markiert, wird der aktuelle Vertrag abgerechnet.
Für alle Verträge, bei denen ein Zählerstand erfasst worden ist, der noch nicht abgerechnet wurde (Status 01), das Datum Berechnung ab zuzüglich des angegebenen Abrechnungszeitraums nicht in der Zukunft liegt und die Anzahl der Freikopien überschritten wurde, wird eine Druckabrechnung generiert, die Sie in der Liste Rechnungen wiederfinden.

Druckabrechnungen auch bei weniger Verbrauch als Freikopien

Wenn der Programmparameter 099 Druckabrechnung mit Verbrauch < Freikopien aktiviert wurde, wird auch dann eine Druckabrechnung erzeugt, wenn die Freikopien höher sind als der jeweilige Verbrauch. Andernfalls wird der Zählerstand direkt auf Status 21 gesetzt.

Mindestbetrag für Druckabrechnungen

Es kann ein Mindestbetrag für Druckabrechnungen festgelegt werden. Wird dieser bei einer Druckabrechnung unterschritten, wird keine Rechnung erstellt.

Im Programmparameter 026 kann als erster Parameter der Mindestbetrag in € angegeben werden. Als zweiter Parameter kann festgelegt werden, ob Zähler automatisch reduziert werden sollen (J oder N).

Als Beispiel könnte der Wert des Programmparameters 026 wie folgt aussehen:

5,J

Der Mindestbetrag beträgt also 5 €, und Zähler automatisch korrigieren ist aktiviert.

Hat nun ein Vertrag in der Druckabrechnung 2,50 € in der Rechnungssumme, dann werden die Zähler (SW, Farbe, Scan, Frei1, Frei2) automatisch um 2,50 € reduziert, damit die Rechnung 0 € beträgt. Der Status der Zählerstände wird automatisch auf 21 gesetzt. Im Protokoll des Vertrages wird die Minderung der Zähler protokolliert.
Das Datum Berechnung ab des Vertrages wird um eine Druckabrechnungsperiode erhöht.

HINWEIS: Dies gilt nicht für Sammelrechnungen und nicht für die Druckabrechnung mit Kostenstellen. Druck-Zusatzkosten werden nur in der aktuellen Rechnungssumme berücksichtigt!

Seiten-EK pro Gerät

Wenn der Hersteller die Versorgung mit Verbrauchsmaterial für ein oder mehrere Geräte im Vertrag übernimmt, werden Seiten-EK-Preise vom Hersteller berechnet. Diese Kosten können den Geräten des Vertrages in der Geräteverwaltung unter F10 → S1 - Geräte-Vertrags EK Seitendefinition hinterlegt werden (SW, Scan, Farbe, Frei1, Frei2, Frei3).

Bei der Druckabrechnung wird in den Vertrags-Einnahmen/Ausgaben eine Ausgabenposition erzeugt. Diese enthält alle EK-Kosten aller Geräte dieses Vertrages. Im Protokoll des Vertrages wird dies mit dem Typ S vermerkt.

Zusätzlich werden in den Rechnungspositionen der einzelnen Zähler die dazugehörigen EK-Werte eingetragen. Dies dient nur der Information.

D - Rechnungen generieren (Pauschale)

Erzeugt für die markierten Verträge Pauschalabrechnungen. Ist kein Vertrag markiert, wird der aktuelle Vertrag abgerechnet. Nach einer Rückfrage wird die Periode abgefragt (vorbelegt ist der aktuelle Monat). Es werden automatisch Rechnungen für das Datum Nächste Berechnung generiert, sofern dieses nicht in der Zukunft liegt.

D1 - Gutschriften für Leasinggeber erstellen (EK-Miete)

Ist im Vertrag das Häkchen Gutschrift für Leasingges. gesetzt und sind eine EK-Miete und eine Leasing-Gesellschaft eingetragen, wird beim Erstellen der Pauschalabrechnung die Vertragsposition der EK-Miete für eine Gutschrift vorgemerkt. Über diesen Punkt werden für alle vorgemerkten Vertragspositionen - unabhängig von der Markierung in der Vertragsliste - interne Gutschriften an die Leasing-Gesellschaft in Höhe der EK-Miete erstellt. Rechnungsempfänger der Gutschrift ist der Vertragskunde. Anschließend wird die Anzahl der erstellten Gutschriften angezeigt.

DM - Dokumenten Manager

Zeigt die Dokumente des Dokumenten Managers zum Vertrag an. Dieser Punkt wird nur angezeigt, wenn das Modul Dokumenten Manager aktiviert ist.

E - Zählerstandsabfrage

Über diesen Punkt können Sie die Zählerstände abfragen und verwalten. Für die Abfrage (manuell, per Fax oder per E-Mail) ist ein Markieren der relevanten Verträge über F5 Mark und/oder F7 Selekt erforderlich. Über 4. Archiv / Zählerstandserfassung gelangen Sie ohne Markierung in die Zählerstandserfassung. Näheres dazu finden Sie hier. Die Erfassung und Übernahme der abgefragten Zählerstände ist unter Zählerstandserfassung beschrieben.

E1 - Zählerstände ohne Verbrauch für Geräte ohne Zählerstand anlegen

Legt für alle Geräte des aktuellen Vertrages, die keinen offenen Zählerstand (Status 01) besitzen, nach einer Rückfrage einen neuen Zählerstand an, bei dem der neue Zählerstand dem vorherigen Zählerstand entspricht. Der Verbrauch ist dann 0, aber der Vertrag kann so abgerechnet werden. Am Ende wird ein Protokoll angezeigt.

F1 - Mandatsreferenz

Hier können die Mandatsreferenznummern für den Vertrag verwaltet werden. Ist im Vertrag ein Rechnungsempfänger eingetragen, wird die Mandatsreferenz des Rechnungsempfängers angezeigt, sonst die des Kunden. Weitere Informationen zu Mandatsreferenzen erhalten Sie unter folgendem Punkt: Mandatsreferenzen für Verträge

FM - FM Audit

Zeigt die Zustandsliste von FM Audit an. Dieser Punkt wird nur angezeigt, wenn das Modul FMAudit Pro aktiviert ist.

G - Verbrauchsmaterial

Über diesen Punkt gelangen Sie in die Verbrauchsmaterialliste des aktuellen Vertrages.

Spalte	Beschreibung
Artikelnummer	Artikelnummer des Verbrauchsmaterials
Bezeichnung	Bezeichnung des Verbrauchsmaterials
Kopien	Anzahl Kopien, für die das Verbrauchsmaterial reicht
Ek-1	Einkaufspreis pro Stück (EK-1 des Artikels geteilt durch die Mengeneinheit)
Inaktiv	Kennzeichen für deaktiviertes Verbrauchsmaterial (rot dargestellt)

Mit Einfg können Sie Verbrauchsmaterial hinzufügen. Vorgeschlagen werden alle Artikel, die bei den Artikeln der dem Vertrag zugeordneten Geräte als Verbrauchsmaterial (Kennung V) hinterlegt sind. Dies kann im Artikelstamm über T - Ersatzteil-/Verbrauchsmaterial-Liste eingestellt werden. Im Auswahlfenster können mit F8 auch alle anderen Artikel angezeigt werden. Bei Verträgen mit Status 21 kann kein Verbrauchsmaterial hinzugefügt werden.

Wenn das Verbrauchsmaterial hinzugefügt wurde, kann über ↩ Enter die Seitenzahl eingestellt werden. Diese besagt, für wie viele Kopien das Verbrauchsmaterial hält. Ist beim Artikel noch keine Kopienanzahl hinterlegt, öffnet sich eine Maske, in der zusätzlich festgelegt wird, ob es sich um Farb-Verbrauchsmaterial handelt (Farbe). Diese Angaben werden beim Artikel gespeichert, die Einstellung Farbe wird bei allen Verträgen mit diesem Verbrauchsmaterial übernommen. Hierbei ist zu beachten, dass dieser Wert als Grundlage für Auswertungen mit Bezug zu Überschusskopien verwendet wird. Es sollte hier also nur bei Tonern ein Wert eingetragen werden. Eine Lebensdauer kann in der Ersatzteilliste eingestellt werden.

Standardmäßig werden in dieser Liste nur die aktiven Verbrauchsmaterialien angezeigt. Über die Sortierungen (Alle) unter F4 können auch die inaktiven Einträge angezeigt werden. Mit F6 können Sie Verbrauchsmaterial aktivieren oder deaktivieren. Mit Entf kann Verbrauchsmaterial nach einer Rückfrage gelöscht werden. Wurde es bereits verwendet, sollte es besser deaktiviert werden.
Mit F9 und der Auswahl Tauschen können Sie den ausgewählten Artikel bei allen Verträgen gegen einen anderen Artikel austauschen.

H - Verbrauchsmaterial über Auftragspositionen

Hier sehen Sie eine Liste mit allen Auftragspositionen, die als Verbrauchsmaterial den Geräten des aktuellen Vertrages zugeordnet wurden.

Spalte	Beschreibung
Auft-Nr	Auftragsnummer
Datum	Datum des Auftrages
Art-Nr	Artikelnummer
Bezeichnung1	Bezeichnung 1 des Artikels
Bezeichnung2	Bezeichnung 2 des Artikels
Menge	Menge
Ger-Nr	Gerät, dem das Verbrauchsmaterial zugeordnet wurde
Verb	Kennzeichen, ob die Auftragsposition verbucht ist

Mit F4 kann nach Auftragsnummer, Datum, Artikelnummer oder Gerät sortiert bzw. auf verbuchte oder unverbuchte Positionen eingeschränkt werden.

I - Vertrags-Einnahmen/Ausgaben (EXCEL)

Über diesen Punkt gelangen Sie zu einer umfangreichen Excel-Statistik über die Einnahmen und Ausgaben eines Vertrages. Zu Beginn wird gefragt, ob die Datei als Info beim Vertrag hinterlegt werden soll. Anschließend werden ein Von- und ein Bis-Datum abgefragt.

J - Kopien für Vertrag

Über diesen Punkt gelangen Sie zu einer Einnahmen/Ausgaben-Statistik dieses Vertrages in Bezug auf die gelieferten Kopien (Verbrauchsmaterial im Auftrag) und die laut den Zählerständen tatsächlich verbrauchten Kopien.
Die Werte beim Punkt Wartung errechnen sich aus den Wartungspauschalen, die für den aktuellen Vertrag erstellt wurden.
Die Werte beim Punkt Rechnung beziehen sich auf die Druckabrechnungen. Falls ein Wert hierbei negativ aufgeführt wird, hat der Kunde weniger Kopien verbraucht, als er Freikopien zur Verfügung hatte.
Die Werte beim Punkt Toner beziehen sich auf die als Verbrauchsmaterial gebuchten Toner. Entscheidend hierbei sind die im Verbrauchsmaterial des Vertrages eingetragenen Werte für die Seitenanzahl des jeweiligen Toners.

Soll ein Wert korrigiert werden, muss zunächst im Verbrauchsmaterial der korrekte Wert eingetragen werden. Anschließend können die Werte in der Liste der Vertragspositionen mit F7 Korrekt. aktualisiert werden.

K - Überprüfe Verträge auf Verbrauchsmaterial und Vertragspositionen

Alle Verträge werden auf fehlerhafte Stammdaten geprüft. Gemeldet werden unter anderem Verträge mit Farbkopien, bei denen der Anteil SW in Farbkopien in % 0 ist, und Verträge mit Pauschal- und Druckabrechnung auf einer Rechnung, die nicht die Zahlungsart Rechnung haben.
Zudem wird bei Verbrauchsmaterial-Vertragspositionen überprüft, ob es auf dem jeweiligen Vertrag ein Gerät gibt, bei dem das Verbrauchsmaterial als Ersatzteil hinterlegt ist. Ist kein solches Gerät vorhanden, kann es bei Vertragsauswertungen dazu kommen, dass der Wert des Verbrauchsmaterials bei der Einzelgerätekontrolle nicht berücksichtigt wird.

Es kann vorkommen, dass durch das nachträgliche Ändern der Artikelnummer von Material- oder Auftragspositionen die Verknüpfung zur entsprechenden Vertragsposition nicht mehr korrekt hergestellt werden kann. Dies hat zur Folge, dass diese Position im Vertrag doppelt angelegt wird. Dies kann nur manuell durch das Löschen der doppelten Position behoben werden. Betroffene Vertragspositionen werden bei dieser Überprüfung mit ausgegeben.

Das Ergebnis wird in einem Fenster angezeigt und kann als Textdatei gespeichert werden.

L - Vertrag kopieren

Kopiert nach einer Rückfrage die Stammdaten des aktuellen Vertrages in einen neuen Vertrag. Der neue Vertrag erhält eine neue Nummer aus dem Nummernkreis für Verträge und den Status 01. Geräte, Verbrauchsmaterial und Vertragspositionen werden nicht mitkopiert.

M - QR-Code Anzeigen

Zeigt einen QR-Code zum aktuellen Vertrag an. Aus diesem Fenster heraus kann auch ein Etikett gedruckt werden.

N1 - Eigenschaften

Hierüber können die Eigenschaften bearbeitet werden, die dem Vertrag zugeordnet sind.

N2 - Wiederkehrende Aufgaben

Öffnet die Liste der wiederkehrenden Aufgaben. Die Liste zeigt alle wiederkehrenden Aufgaben, nicht nur die des aktuellen Vertrages.

N3 - Vertragskalkulation für Angebote

Öffnet die Liste aller Vertragskalkulationen, die in Angebote übernommen werden können. Die Funktionsweise wird unter Angebot Vertragskalkulation beschrieben.

N4 - Click-Kalkulation

Öffnet die Stammdaten der Click-Kalkulation. Dieser Punkt wird nur angezeigt, wenn das kostenpflichtige Modul Click-Kalkulation aktiviert ist.

N5 - MPS Managed Print Service (OBS)

Öffnet die Liste Managed Print Services Kunden. Hier wird festgelegt, welches MPS-Gerät bei welchem Kunden eingesetzt wird. Dieser Punkt wird nur angezeigt, wenn das Modul MPS aktiviert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Fleet Management.

N6 - Neue Preise für Vertrag definieren (aktueller Vertrag)

Hierüber können Preisänderungen für Verträge geplant und vorbereitet werden. Es ist dann möglich, diese Änderungen zu einem beliebigen Zeitpunkt auszuführen.

Liste

In dieser Liste sind die geplanten Preisänderungen sichtbar. Mit dem Häkchen Für alle Verträge werden die Einträge aller Verträge angezeigt, sonst nur die des aktuellen bzw. der markierten Verträge. Mit dem Häkchen Nur Status 01 werden erledigte Preisänderungen (Status 21) ausgeblendet.

Maske

Es gibt die Möglichkeit, die Werte über feste Beträge oder eine prozentuale Änderung zu ändern.

Feste Beträge
Auf dem Reiter 1 Änderung Euro werden bei Neuanlage die Werte aus dem Vertrag vorbelegt. Sie können diese einfach in die gewünschten neuen Beträge ändern.
Wenn ein Wert hierbei auf 0 gesetzt wird, wird dies auch so in den Vertrag übernommen.

Prozentuale Änderung
Sollen die Änderungen prozentual erfolgen, muss das Häkchen Prozentwerte aktiv gesetzt werden. Auf dem Reiter 2 Prozentuale Änderung können dann die Prozentwerte eingetragen werden, um welche die ursprünglichen Preise der jeweiligen Felder erhöht werden sollen (Beispiel: 100 Prozent bewirkt, dass der Preis sich verdoppelt).
Geändert werden nur die Felder, bei denen ein Prozentwert ungleich 0 eingetragen ist.

HINWEIS: Es können nur Werte geändert werden, die im Originalvertrag ein passendes Erlöskonto besitzen.

Tipp: Wenn Sie viele Verträge nacheinander bearbeiten, können Sie im Menü F10 Weitere Funktionen den Punkt N6 anwählen und mit F5 als Vorbelegung festlegen. Danach lässt sich die Funktion direkt über F10 → ↩ Enter aufrufen, ohne sie erst anwählen zu müssen.

Anlegen von Preisänderungseinträgen

Wenn kein Vertrag markiert ist, kann über den Aufruf von N6 die Liste geöffnet und dort mit Einfg ein Eintrag für den aktuell ausgewählten Vertrag angelegt werden (s. Maske).

Es können auch mehrere Verträge markiert werden. Wird dann N6 aufgerufen, kann über Einfg nach einer Rückfrage für jeden markierten Vertrag ein Eintrag angelegt werden. Es gibt nun die Möglichkeit, für einen Eintrag prozentuale Änderungen einzutragen und diese auf die anderen Verträge zu kopieren. Dies ist hilfreich, wenn die Preise für mehrere Verträge um die gleichen prozentualen Werte geändert werden sollen.

Hierfür müssen zunächst bei einem Eintrag die prozentualen Werte eingetragen werden. Anschließend müssen in dieser Liste alle Einträge mit F5 markiert werden, die dieselben Preisänderungen erhalten sollen. Nun wählen Sie den Eintrag aus, der die Änderungen enthält (der Cursor der Liste muss auf diesem Eintrag stehen), und drücken F7 %Übern.. Die Werte für die prozentuale Änderung werden nun auf alle markierten Einträge kopiert.

Übernahme

Unter F10 können alle Einträge markiert oder demarkiert werden. Über C Von/Bis Datum markieren werden alle offenen Einträge (Status 01) markiert, deren Datum im angegebenen Zeitraum liegt. Mit F5 können einzelne Einträge markiert oder demarkiert werden. Mit F6 können die markierten Preisänderungen in die Verträge übernommen werden. Hierbei werden nur Einträge mit Status 01 berücksichtigt.

Nach der Übernahme erhält der Eintrag den Status 21. Die Änderung wird im Vertrag unter F8 als Info und im Protokoll des Vertrages mit dem Typ V vermerkt.

Dokumente

Sollen automatisch Dokumente (Word/LibreOffice) erstellt werden, können Sie hierzu das Modul Dokumenten Manager verwenden.

O - Vertrags/Geräte Kopien (EXCEL)

Über diesen Punkt können Sie eine Excel-Datei mit Informationen zu den Einnahmen und Ausgaben aller markierten Verträge erstellen lassen. Ist kein Vertrag markiert, wird der aktuelle Vertrag ausgewertet. Berücksichtigt werden nur Verträge mit Wartung (Vertragsarten Wartung, Miete+Wartung und Leasing+Wartung). Zu Beginn werden ein Von- und ein Bis-Datum abgefragt (vorbelegt ist das aktuelle Jahr). Zusätzlich werden alle auf den Verträgen befindlichen Geräte auf einem eigenen Arbeitsblatt ausgegeben. Hierbei werden nur Geräte ohne Folgenummer berücksichtigt.

Arbeitsblatt Verträge
Spalte
Vertrag-Nr.
Kundennummer
Kundenname
Mietpauschaleinnahmen
Wartungspauschaleinnahmen
ZusKostpauschaleinnahmen
Pauschaleinnahmen
Überklickeinnahmen
Verbrauchskosten(Toner...)
Technikkosten
Ersatzteilkosten
Wartungspauschale / Monat
Freikopien SW / Monat
Freikopien Farbe / Monat
Folgeklickpreis SW
Folgeklickpreis Farbe
Mehrkopien SW
Mehrkopien Farbe
Mehrkopien Ø SW
Mehrkopien Ø Farbe
Mehrkopien SW Gesamt
Mehrkopien Farbe Gesamt
Mehrkopien Ø SW Gesamt
Mehrkopien Ø Farbe Gesamt
Summe Einnahmen/Ausgaben Gesamt
Summe Einnahmen/Ausgaben Wartung
Provisionssatz
Provision
Vertreter Vertrag
Vertreter Person
Vertreter Herkunft

Arbeitsblatt Geräte
Spalte
Vertrags-Nr.
Kundennummer
Kundenname
Gerätebezeichnung
Seriennummer
Wartungspauschaleinnahmen Ø SW
Wartungspauschaleinnahmen Ø Farbe
Überklickeinnahmen SW
Überklickeinnahmen Farbe
Verbrauchskosten Ø SW
Verbrauchskosten Ø Farbe
Technikkosten Ø
Ersatzteilkosten Ø
Erstellte Kopien SW Ø
Erstellte Kopien Farbe Ø
Folgeklickpreis SW
Folgeklickpreis Farbe
Summe Einnahmen/Ausgaben Gesamt
Summe Einnahmen/Ausgaben Wartung
Vertreter Vertrag
Vertreter Person
Vertreter Herkunft

O1 - Anlagenspiegel (EXCEL)

Über diesen Punkt kann ein Export der Geräte zu Excel ausgeführt werden. Berücksichtigt werden die Geräte von Mietverträgen (Vertragsarten Miete und Miete+Wartung), die nicht den Status 21 haben. Wenn kein Vertrag markiert wurde, wird der Export für alle diese Verträge ausgeführt. Vor dem Export wird der Speicherort der Datei abgefragt. Dies kann bei der Anlagenbuchhaltung hilfreich sein.

Spalte	Beschreibung
GeraetNr	Gerätenummer
ArtikelNr	Artikelnummer des Gerätes
Bezeichnung	Bezeichnung 1 des Gerätes
Seriennr	Seriennummer des Gerätes
Einkaufspreis	EK-Preis des Gerätes
Vertrag	Vertragsnummer
Vertragsdatum	Datum des Vertrages

P - Protokoll Vorgänge

Zeigt ein Protokoll über alle allgemeinen Vertragsvorgänge aller Verträge, also wann zum Beispiel eine Abrechnung erfolgte oder wann eine Rechnung gelöscht wurde. Mit ↩ Enter werden alle Einträge des ausgewählten Vorgangs angezeigt, von dort gelangen Sie mit ↩ Enter zum Protokoll des jeweiligen Vertrages. Eine Erklärung der Spalten und Typen finden Sie unter Q - Protokoll des Vertrages.

Q - Protokoll des Vertrages

Zeigt ein Protokoll für den aktuellen Vertrag.

Spalten des Protokolls

Spalte	Beschreibung
Vorgang	Kennung des Vorgangs (zum Beispiel der Erstellung einer Rechnung). Einträge mit derselben Kennung gehören zu einem Vorgang.
V-Nr.	Vertragsnummer
Re-Nr.	Rechnungsnummer (falls vorhanden)
Typ	Art des Protokolleintrages (siehe Typen des Protokolls)
Betrag	Betrag des Protokolleintrages
Text	Text des Protokolleintrages
Datum	Datum des Protokolleintrages
Zeit	Uhrzeit des Protokolleintrages

Typen des Protokolls

Typ	Beschreibung
A	Automatische Änderung der Laufzeit (siehe Verlängern/Mon. in der Eingabemaske)
D	Erstellung einer Druckabrechnungsposition
E	Fehler (Error)
L	Löschen einer Rechnungsposition
P	Erstellung einer Pauschalabrechnungsposition
S	Ein Gerät des Vertrages verwendet Seiten-EK
V	Vorgang (s. P - Protokoll Vorgänge)
Z	Erstellung einer Zusatzkostenposition bzw. -rechnung

R - Ersatzteilebewertungsliste (EXCEL)

Erstellt für die markierten Verträge eine Excel-Liste der Ersatzteile, die an den Geräten dieser Verträge mit einem manuellen Zählerstand erfasst wurden. Berücksichtigt werden Artikel, die beim Geräteartikel als Ersatzteil hinterlegt sind. Ist kein Vertrag markiert, wird der aktuelle Vertrag ausgewertet.

Spalte	Beschreibung
Vertrag Nr	Vertragsnummer
Kd-Nr	Kundennummer des Vertrages
G-Nr	Gerätenummer
Ersatzteil	Artikelnummer des Ersatzteils
Ergebnis%	Wird derzeit nicht berechnet (immer 0).

S - Vertrags-Einnahmen/Ausgaben (Statistik)

Öffnet die Vertragsstatistik für den aktuellen Vertrag.

T - Vertrag Reparaturaufträge

Zeigt die Reparaturaufträge des Vertragskunden an, auf denen Stunden der im Widget Reparatur Stunden mit Wartungs-Vertrag hinterlegten Stundenart erfasst sind. Dieser Punkt wird nur angezeigt, wenn das Modul aktiviert und das Widget mit Stundenart und Vertragsgruppe eingerichtet ist.

V - Vertrags-Inventur

Erfassen der Lagerwerte von Verbrauchsmaterialien bei Ihren Kunden. Nähere Informationen zur Funktionsweise finden Sie hier.

W - Markierte Verträge Mehrwertsteuersatz ändern

Hierüber kann der Mehrwertsteuersatz der markierten Verträge geändert werden. Es kann dabei ausgewählt werden, ob diese Änderung für die Pauschal-, Druck- und/oder Zusatzkostenabrechnung durchgeführt werden soll.

W1 - Markierte Verträge Zahlungsart ändern

Hierüber kann bei allen markierten Verträgen die Zahlungsart (Rechnung, Abbuchung, Überweisung) überschrieben werden.

W2 - Markierte Verträge Eigenschaft setzen

Hierüber kann allen markierten Verträgen eine Eigenschaft zugeordnet werden.

W3 - Markierte Verträge Eigenschaft löschen

Hierüber kann bei allen markierten Verträgen eine Eigenschaft entfernt werden.

W4 - Markierte Verträge Status "21" setzen

Hierüber kann nach einer Rückfrage bei allen markierten Verträgen der Status auf 21 (Vertrag erloschen) gesetzt werden.

X - Alle Verträge Seiten korrigieren

Ermittelt für alle Verträge die Freikopien, die abgerechneten Kopien und das gelieferte Verbrauchsmaterial in Kopien neu. Dabei werden die Zählerstände und die Kopienanzahl des Verbrauchsmaterials berücksichtigt. Diese Funktion sollte ausgeführt werden, nachdem neues Verbrauchsmaterial zugeordnet oder die Kopienanzahl eines Verbrauchsmaterials geändert wurde. Für einen einzelnen Vertrag steht dieselbe Korrektur in den Vertragspositionen unter F7 Korrekt. zur Verfügung.

Y - Alle Verträge Verbrauchsmaterial Korrigieren

Übernimmt für das Verbrauchsmaterial aller Verträge, bei dem noch keine Kopienanzahl bzw. keine Angabe zur Farbe eingetragen ist, die Werte aus dem Artikel. Für einen einzelnen Vertrag geschieht dies automatisch beim Öffnen von G - Verbrauchsmaterial. Anschließend sollte X - Alle Verträge Seiten korrigieren ausgeführt werden.

Z - Einstellungen

Öffnet die Einstellungen für Verträge, die einzelnen Einstellungen werden direkt in der Liste erklärt.

Z1 - Freitext Suche

Es kann nach einem beliebigen Text in der Vertragsverwaltung gesucht werden. Durchsucht werden unter anderem Vertragsnummer, Bezeichnung, externe Vertragsnummer, Leasing-Vertragsnummer, Nummer der Leasing-Gesellschaft, Bemerkung, Telefon, Fax und E-Mail des Vertrages, Name, Zusatz und Adresse des Kunden sowie Gerätenummer, Bezeichnung und Seriennummer der Geräte. Werden mehrere Wörter eingegeben, müssen alle Wörter gefunden werden.