Geräte und Zählerstände

Für die Druckabrechnung eines Vertrages werden dem Vertrag Geräte zugeordnet und für diese Geräte Zählerstände erfasst. Auf dieser Seite wird beschrieben, wie Sie die Geräte eines Vertrages verwalten und wie Sie Zählerstände eintragen und bearbeiten. Wie Zählerstände über die Zählerstandsabfrage beim Kunden erfragt und übernommen werden, erfahren Sie unter Wie funktioniert die Zählerstandsabfrage?.

Geräte für Vertrag

Über F10 → B - Geräte für Vertrag in der Vertragsliste bzw. F10 Geräte in der Eingabemaske werden alle Geräte angezeigt, die dem aktuellen Vertrag zugeordnet sind.

Es öffnet sich die Geräteverwaltung mit dem Titel Geräte für Vertrag-Nr, gefiltert auf die Geräte dieses Vertrages. Es werden Geräte aller Gerätearten angezeigt. Spalten, Sortierungen, weitere Funktionen und Drucke sind auf der Seite Geräteverwaltung beschrieben. Hier finden Sie nur die Besonderheiten im Vertrag.

Besonderheiten im Vertrag

Taste	Funktion
Einfg	Legt kein neues Gerät an, sondern öffnet die Auswahl der Geräte, die dem Vertrag hinzugefügt werden können (siehe unten).
Entf	Entfernt das Gerät nach einer Rückfrage aus dem Vertrag. Das Gerät selbst bleibt in der Geräteverwaltung erhalten. Geräte, für die ein Folgegerät angelegt wurde, können nicht entfernt werden.
F2 Filter	Steht in der Geräteliste zum Vertrag nicht zur Verfügung.
F10 → E - Kopien für Gerät	Zeigt die Gegenüberstellung von gelieferten und laut Zählerständen verbrauchten Kopien für das aktuelle Gerät (wie J - Kopien für Vertrag, jedoch nur für ein Gerät). Dieser Punkt steht nur in der Geräteliste zum Vertrag zur Verfügung.

Geräte, für die ein Folgegerät angelegt wurde, werden rot dargestellt. In der Informationszeile erscheint dann der Hinweis Dieses Gerät gehört nicht mehr zu diesem Vertrag.

Für Geräte, die einem Vertrag zugeordnet sind, werden im Informationsblock unter der Liste zusätzlich die laut Zählerständen berechneten Kopien und die laut geliefertem Verbrauchsmaterial gelieferten Kopien (jeweils SW und Farbe) sowie der Status des Vertrages angezeigt.

Geräte hinzufügen

Mit Einfg öffnet sich eine Liste der Geräte, die dem Vertrag hinzugefügt werden können. Angezeigt werden die Geräte des Vertragskunden, die

noch keinem Vertrag zugeordnet sind,
kein Folgegerät haben,
nicht den Status 21 oder 22 haben und
zur Geräteart des Vertrages passen (sofern im Vertrag eine Geräteart eingetragen ist).

Taste	Funktion
F5 Mark	Markiert das Gerät. Übernommen werden nur markierte Geräte.
F2	Übernimmt die markierten Geräte in den Vertrag.
F4	Sortierung nach Nummer, Bezeichnung, Seriennummer oder Kundenname
F7	Filter nach Geräteart
F8 Alle / Persbez	Wechselt zwischen den Geräten aller Kunden und den Geräten des Vertragskunden.

Ist das gewünschte Gerät noch nicht vorhanden, muss es zunächst in der Geräteverwaltung angelegt werden (siehe Anlegen eines neuen Gerätes).

Seiten-EK

Für Geräte eines Vertrages können unter F10 → S1 - Geräte-Vertrags EK Seitendefinition Seiten-EK-Preise hinterlegt werden. Wie diese in der Druckabrechnung verwendet werden, ist unter Seiten-EK pro Gerät beschrieben.

Zählerstände

Zählerstände können über die Zählerstandsabfrage oder manuell erfasst werden. Die manuelle Erfassung ist normalerweise nur notwendig, wenn die Zählerstände nicht aus der Zählerstandsabfrage übernommen werden.

Die Zählerstände eines Gerätes erreichen Sie in der Geräteliste zum Vertrag über F10 → A - Zählerstände oder über den Eintrag Zählerstände Vert. in der Befehlsliste rechts. Derselbe Aufruf steht auch in der Geräteverwaltung zur Verfügung.

HINWEIS: Zählerstände, die bei Aufträgen oder Reparaturaufträgen erfasst werden, sind ein eigenes Thema. Sie werden unter Manuelle Zählerstände beschrieben.

Status der Zählerstände

Status	Bedeutung
01	Erfasster Zählerstand, der noch nicht abgerechnet wurde. Nur Zählerstände mit diesem Status werden bei der Druckabrechnung berücksichtigt.
11	Die Druckabrechnung wurde erzeugt, die Rechnung ist aber noch nicht verbucht.
21	Der Zählerstand ist abgeschlossen, d.h. die Druckabrechnung wurde verbucht oder es waren keine Kopien abzurechnen.

Wird eine Druckabrechnungsrechnung gelöscht, erhält der Zählerstand wieder den Status 01.

Zählerstandsliste

Spalte	Beschreibung
Datum	Datum des Zählerstandes
ST	Status
Zähler SW alt / Zähler SW neu	Alter und neuer Zählerstand Schwarz
Verbrauch SW, Scan, Farbe, Frei-1, Frei-2, Frei-3	Verbrauch der einzelnen Zähler

Mit F4 → B Von/Bis Zeitraum werden zusätzlich die Spalten Abrech Von und Abrech Bis angezeigt. Unter der Liste werden die alten und neuen Zählerstände für Scan, Farbe, Frei-1, Frei-2 und Frei-3 angezeigt.

Taste	Funktion
Einfg	Legt einen neuen Zählerstand an (siehe unten). Dafür muss beim Vertrag ein Abrechnungsbeginn hinterlegt sein. Gibt es für das Gerät noch unverbuchte Zählerstände, erscheint vorher eine Warnung.
↩ Enter	Öffnet den ausgewählten Zählerstand.
Entf	Löscht den Zählerstand. Nur Zählerstände mit Status 01 können gelöscht werden.
F3	Druck der Zählerstände
F4	Sortierung A Standard oder B Von/Bis Zeitraum
F7 Korrekt	Erfasst einen Korrekturzählerstand. Ein Korrekturzählerstand erhält direkt den Status 21, bei ihm ist auch ein negativer Verbrauch zulässig.

Zählerstand eintragen / bearbeiten

In diesem Fenster können Sie Zählerstände manuell eintragen bzw. bearbeiten.

Feld	Beschreibung
Datum	Datum des Zählerstandes. Vorbelegt ist das aktuelle Datum.
Status	01, 11 oder 21 (siehe oben). Neue Zählerstände erhalten den Status 01. Bei Verträgen mit der Druckabrechnung Kopien Konto erhalten sie direkt den Status 21.
Gültig von / Gültig bis	Abrechnungszeitraum des Zählerstandes. Er wird von OBS aus dem Abrechnungsbeginn bzw. dem letzten Zählerstand und dem Druckabrechnungszeitraum des Vertrages vorbelegt (siehe unten).
Zählerstand alt	Wird automatisch mit dem neuen Zählerstand des letzten verbuchten Zählerstandes (Status 21) gefüllt. Solange es für das Gerät noch keinen verbuchten Zählerstand gibt, kann der Wert eingegeben werden. Vorbelegt wird er dann mit dem aktuellen Zählerstand bzw. dem Anfangszählerstand aus dem Gerät.
Zählerstand neu	Der neu abgelesene Zählerstand
Freikopien	Zusätzliche Freikopien, z.B. Testkopien, die bei der Installation des Gerätes verbraucht wurden. Diese Kopien werden vom Verbrauch abgezogen.
Verbrauch Kopie	Wird automatisch berechnet: Zählerstand neu minus Zählerstand alt minus Freikopien
Freikopien Vertrag	Die Freikopien aus der Druckabrechnung des Vertrages (Anzahl bis), bezogen auf den Gültigkeitszeitraum. Der Wert ersetzt für diesen Zählerstand die Anzahl bis aus dem Vertrag. Vorbelegt wird er nur für Zähler, bei denen im Vertrag kein Preis bis eingetragen ist.

Die Felder gibt es jeweils für die Zähler Schwarz, Scan, Farbe, Frei-1, Frei-2 und Frei-3.

Ihre Änderungen speichern Sie mit F2. Dabei gilt:

Ein negativer Verbrauch ist nicht zulässig (Ausnahme: Korrekturzählerstand).
Gültig von und Gültig bis müssen gefüllt sein, sofern die Felder änderbar sind.
Wird der erste Zählerstand eines Gerätes gespeichert und weicht der Zählerstand alt (Schwarz) vom Anfangszählerstand im Gerät ab, fragt OBS, ob der Anfangszählerstand im Gerät angepasst werden soll. Für Auswertungen ist es wichtig, dass im Gerät der richtige Anfangszählerstand hinterlegt ist.

Bei Zählerständen mit Status 11 oder 21 können Zählerstand neu, Freikopien und der Gültigkeitszeitraum nicht mehr geändert werden.

Gültigkeitszeitraum und Freikopien

Der Gültigkeitszeitraum wird für alle Geräte eines Vertrages einheitlich über das erste Gerät des Vertrages bestimmt (das Gerät mit der niedrigsten Gerätenummer, wobei Geräte ohne Folgegerät Vorrang haben).

Beim ersten Gerät beginnt der Zeitraum am Tag nach dem Ende des letzten Zählerstandes, bei einem Gerät ohne Zählerstände am Abrechnungsbeginn des Vertrages. Die Länge entspricht dem Druckabrechnungszeitraum des Vertrages (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich).
Alle weiteren Geräte übernehmen den Zeitraum des letzten Zählerstandes des ersten Gerätes, solange dieser noch nicht verbucht ist.

Gültig von, Gültig bis und die Freikopien Vertrag können deshalb nur beim ersten Gerät des Vertrages und nur bei einem Zählerstand mit Status 01 geändert werden. Ist das Kündigungsdatum des Vertrages bereits erreicht, ist der Gültigkeitszeitraum ebenfalls gesperrt.

Wird der Gültigkeitszeitraum geändert, berechnet OBS die Freikopien Vertrag entsprechend dem neuen Zeitraum neu und weist mit einer Meldung darauf hin. Ist der Programmparameter 794 aktiviert, wird dabei immer mit ganzen Monaten gerechnet, sonst tagesgenau.

Endet der Vertrag laut gekündigt zum innerhalb des Abrechnungszeitraumes, wird Gültig bis auf das Kündigungsdatum gesetzt und die Freikopien werden anteilig gekürzt.

Zählerstandserfassung

In der Zählerstandserfassung werden die Zählerstände erfasst, die über die Zählerstandsabfrage (per E-Mail, Fax oder manuell) beim Kunden erfragt wurden. Sie erreichen die Liste in der Vertragsliste über F10 → E - Zählerstandsabfrage → 4. Archiv / Zählerstandserfassung. Wie die Zählerstandsabfrage insgesamt abläuft, erfahren Sie unter Wie funktioniert die Zählerstandsabfrage?.

Standardmäßig werden nur Einträge angezeigt, die noch nicht übernommen wurden. Mit dem Häkchen Verbuchte Verträge anzeigen werden stattdessen die bereits übernommenen Einträge angezeigt. Einträge mit einer Bemerkung aus dem Fleet Management (z.B. Zähler prüfen (Alt > Neu)!) werden rot dargestellt. Unter der Liste werden Kunde, Vertragsbezeichnung, Verbrauch und Abrechnungszeitraum des aktuellen Eintrags angezeigt.

Spalte	Beschreibung
Doku-Nr.	Nummer des Dokuments. Werden z.B. mehrere Abfragen an einen Kunden versendet, haben diese die gleiche Doku-Nr.
Lfd-Nr.	Nummer des Laufs. So sehen Sie, welche Abfragen gemeinsam erstellt wurden.
Per	Art der Abfrage: Mail, Fax, Manuell oder FMS (Fleet Management)
Vert.-Nr.	Vertragsnummer
Kd-Nr. / Kd-Name	Kunde des Vertrages
Ger.Nr. / Ser-Nr	Gerätenummer und Seriennummer
Bezeichnung / Standort	Bezeichnung und Standort des Gerätes
Typ	Zähler (Schwarz, Scan, Farbe, Frei-1, Frei-2, Frei-3)
Zähler Alt	Alter Zählerstand
Anlage-Datum	Datum, an dem die Abfrage angelegt wurde
Zähler Neu	Erfasster neuer Zählerstand
Erf.-Datum	Datum, an dem der neue Zählerstand erfasst wurde
FMS-Datum	Datum des Zählerstandes aus dem Fleet Management

Taste	Funktion
↩ Enter	Öffnet den Eintrag zur Erfassung des neuen Zählerstandes (siehe unten).
Entf	Löscht nach Auswahl alle noch nicht übernommenen Einträge der aktuellen Lfd-Nr. für das Gerät, für den Vertrag oder für die gesamte Lfd-Nr. Aus dem Fleet Management übernommene Zählerstände werden dabei wieder freigegeben.
F3	Drucke: A Vertragszählerliste, B Zählerstand per Brief, C Liste Zählerstandserfassung
F4	Sortierung nach Doku-Nr., Lfd-Nr., Vertrag, Gerät, Kundennummer, Seriennummer oder Liste Zählerstandserfassung
F5	Markiert in der Vertragsliste alle Verträge, für die in der aktuellen Lfd-Nr. Zählerstände erfasst wurden. Bestehende Markierungen gehen dabei verloren. So kann nach der Übernahme direkt mit C - Druckabrechnungen generieren weitergearbeitet werden.
F6 FM-Daten	Zeigt die Zählerstände aus dem Fleet Management für das aktuelle Gerät an.
F7 Import	Übernimmt Zählerstände aus dem Fleet Management in die offenen Einträge (siehe unten).
F8 Übern.	Überträgt die neuen Zählerstände in die Vertragsgeräte (siehe unten).
F10 → Z Einstellungen	Öffnet die Einstellungen für Verträge, z.B. für den Import aus dem Fleet Management.

F6 und F7 stehen nur zur Verfügung, wenn der Programmparameter 980 (Fleet Management) aktiviert ist.

Zählerstand erfassen

Mit ↩ Enter öffnet sich der Eintrag. Angezeigt werden Doku-Nummer, Gerät, Bezeichnung, Vertrag, Zählertyp und, sofern vorhanden, der Abrechnungszeitraum. Tragen Sie den Zählerstand Neu und das Erfassungsdatum ein und speichern Sie mit F2. Danach springt die Maske direkt zum nächsten Eintrag, so dass mehrere Zählerstände schnell nacheinander erfasst werden können.

Der neue Zählerstand darf nicht kleiner als der alte Zählerstand sein.
Gibt es für das Gerät noch keinen verbuchten Zählerstand, kann auch der Zählerstand Alt eingegeben werden. Er wird dann mit dem Zählerstand aus dem Gerät vorbelegt (Hinweis Anfangszählerstand aus Gerät!).
Bereits übernommene Einträge können nicht mehr geändert werden.

Übernahme in die Vertragsgeräte

Mit F8 Übern. werden die erfassten Zählerstände als neue Zählerstände in die Geräte übertragen. Berücksichtigt werden nur Einträge der Lfd-Nr., auf der Sie in der Liste stehen, und nur Einträge, bei denen ein neuer Zählerstand erfasst wurde. Nicht bearbeitete Einträge bleiben in der Zählerstandserfassung stehen. So können einzelne Verträge schon abgerechnet werden, auch wenn noch nicht alle Zählerstände eines Laufes vorliegen. Achten Sie aber darauf, dass zu einem Vertrag die Zählerstände aller Geräte erfasst sind.

ACHTUNG: Bei der Übernahme werden bereits erfasste, noch nicht abgerechnete Zählerstände des Gerätes (Status 01) überschrieben. Bereits abgerechnete Zählerstände, deren Rechnung noch nicht verbucht wurde (Status 11), werden auf Status 21 gesetzt.

Der Gültigkeitszeitraum und die Freikopien werden dabei wie bei der manuellen Erfassung ermittelt. Ist der Programmparameter 773 aktiviert, wird als Ende des Zeitraumes das bei der Zählerstandsabfrage angegebene Datum verwendet. Bei Verträgen mit der Druckabrechnung Kopien Konto erhalten die übernommenen Zählerstände direkt den Status 21. Zum Schluss wird die Anzahl der erzeugten Zählerstände angezeigt.

Import aus dem Fleet Management

Mit F7 Import werden die offenen Einträge der Zählerstandserfassung, die über das Fleet Management angelegt wurden (Art FMS), mit den importierten Zählerständen gefüllt. Es wird jeweils der aktuellste Zählerstand je Gerät und Zähler übernommen. Standardmäßig werden dabei nur Zählerstände berücksichtigt, die innerhalb des Abrechnungszeitraumes liegen.

Ist der übernommene Zählerstand kleiner als der alte Zählerstand, fragt OBS nach, ob der alte Zählerstand übernommen, ein Zählerstand manuell eingegeben oder das Gerät übersprungen werden soll. Die Entscheidung kann für den laufenden Import gemerkt werden. In den Einstellungen für Verträge kann für diese Abfrage eine Vorbelegung festgelegt und die Übernahme ohne Prüfungen erlaubt werden.