F3 Druck

Hier haben Sie die Auswahl zwischen verschiedenen Ausdrucken. Soweit nicht anders angegeben, werden die in der Vertragsliste markierten Verträge gedruckt. Ist kein Vertrag markiert, wird der aktuelle Vertrag gedruckt.

1. Vertragsbuchungsliste

Hier sehen Sie die Buchungsliste für die markierten Verträge. In diesem Druck werden Ihnen die Vertragsnummer, die Bezeichnung, die Kundennummer, der Name des Kunden, die Vertragsart sowie die Pauschale ausgegeben. Am Ende wird die Summe der Pauschalen ausgegeben.

2. Vertragsliste

Hier können Sie sich eine Liste der markierten Verträge ausdrucken lassen, gruppiert nach Kunden. Es werden Ihnen die Vertragsnummer, die Bezeichnung, die Vertragsart, die Laufzeit in Monaten, die Pauschale, die Zahlungsart, der Zeitraum der Zahlungen sowie die Vertragsgruppe ausgegeben. Am Ende wird die Gesamtsumme der Pauschalen ausgegeben.

3. Vertragsstammblatt

Hier können Sie sich die kompletten Daten Ihrer Verträge ausdrucken lassen: die Vertragsdaten, die Daten zur Pauschale und zur Druckabrechnung mit den Preisen je Zähler sowie die Geräte des Vertrages. Beim Start wird gefragt, ob zusätzlich das Verbrauchsmaterial der einzelnen Geräte mit aufgeführt werden soll.

4. Vertrags - Einnahmen/Ausgaben

Dieser Druck gibt eine Übersicht über die Einnahmen und Ausgaben eines Vertrages. Beim Start wird der Zeitraum abgefragt (vorbelegt vom 01.01. des laufenden Jahres bis heute). Die einzelnen Werte werden im Folgenden anhand eines Beispielvertrages erläutert.

Kopf

Im Kopf werden einige Vertragsstammdaten wie z.B. die Vertragsnummer und der Kundenname angezeigt.

Vertragspositionen

Direkt unter dem Kopfteil befindet sich eine Auflistung aller Vertragspositionen im ausgewählten Zeitraum.

Feld	Funktionsweise
Verbrauch Druck	GesamtverbrauchSW + GesamtverbrauchFarbe + (GesamtverbrauchFarbe × Anteil SW in Farbkopien)
Verbrauch Druck (kalk.)	GesamtverbrauchSWKalk + GesamtverbrauchFarbeKalk + (GesamtverbrauchFarbeKalk × Anteil SW in Farbkopien)
Summe	Verbrauch Druck + Verbrauch Druck (kalk.)
Zählerstände bis zum ...	Das Ende (Gültig bis) des letzten Zählerstandes des Vertrages
Kalkuliert vom ... bis ...	Zeitraum, für den Werte kalkuliert wurden. Dies richtet sich nach dem Programmparameter 779: Steht dieser auf J, wird nur bis zum Ende des letzten Zählerstandes kalkuliert. Steht er auf N, wird bis zum Ausführungsdatum des Druckes kalkuliert.

Für die Verbrauchswerte werden nur die Monatstöpfe innerhalb des ausgewählten Zeitraumes berücksichtigt. Der Anteil SW in Farbkopien wird aus dem Vertrag übernommen (100 % entspricht dem Faktor 1).

Geräte-Monatstöpfe
Die Werte der oben genannten Formeln ergeben sich aus der Aufteilung auf die Geräte-Monatstöpfe. Hierbei werden die verbrauchten Kopien pro Periode/Monat aufgeteilt. Liegt für eine Periode kein Wert vor, wird ein durchschnittlicher Monatsverbrauch errechnet und in den Monatstopf eingetragen. Dieser Monatstopf gilt dann als kalkuliert.

Die einzelnen Monatstöpfe können Sie sich über den Menüpunkt F10 → I - Vertrags-Einnahmen/Ausgaben (EXCEL) anzeigen lassen. In diesem Beispiel werden aus folgenden Zählerständen die Monatstöpfe ermittelt:

Aus diesen Zählerständen ergeben sich folgende Monatstöpfe:

Wenn die Werte aus den Töpfen nun auf die oben stehenden Formeln angewendet werden, ergibt sich Folgendes:

Verbrauch Druck = 107193,92 + 16292,99 + (16292,99 * 1) = 139779,90
Verbrauch Druck (kalk.) = 3013,08 + 5918,40 + (5918,40 * 1) = 14849,88
Summe = 139779,90 + 14849,88 = 154629,78

Einnahmen

Die Vertragseinnahmen beziehen sich auf die Vertragspositionen im ausgewählten Zeitraum. Hierbei richtet sich die Unterscheidung der Positionen nach dem Positionstyp (z.B. Einnahmen, Ausgaben, Stunden, Material) und nach der Einnahmeart (z.B. Miete, EK-Miete, Wartung).

Feld	Funktionsweise
Summe Vertragseinnahmen Miete	Summe der Vertragspositionen vom Typ E Einnahmen und der Einnahmeart M Miete
Summe Vertragseinnahmen Wartung	Summe der Vertragspositionen vom Typ E Einnahmen und der Einnahmeart W Wartung
Summe Vertragseinnahmen Zusatzkosten	Summe der Vertragspositionen vom Typ E Einnahmen und der Einnahmeart Z Zusatzkosten
Summe Druckabrechnungen	Summe der Vertragspositionen vom Typ E Einnahmen und der Einnahmeart D Druckabrechnung
Einnahmen Gesamt	M Miete + W Wartung + Z Zusatzkosten + D Druckabrechnung
Einnahmen pro Druck	Einnahmen Gesamt / Gesamtverbrauch Druck (inkl. kalkulierter Werte)
Einnahmen Wartung pro Druck (o. Miete)	(W Wartung + D Druckabrechnung) / Gesamtverbrauch Druck (inkl. kalkulierter Werte)
Anteil Pauschale SW	(Einnahmen Gesamt / Faktor) × Faktor SW
Anteil Pauschale Farbe	(Einnahmen Gesamt / Faktor) × Faktor Farbe

Faktor SW/Farbe
Der Faktor errechnet sich aus den Werten, die in der Vertragsmaske auf der Registerkarte 2 Druckabrechnung eingegeben wurden:

Faktor SW = Anzahl bis SW × Preis ab SW
Faktor Farbe = Anzahl bis Farbe × Preis ab Farbe
Faktor = Faktor SW + Faktor Farbe

Der Faktor eines Zählers wird nur berechnet, wenn für diesen Zähler kein Preis bis eingetragen ist, sonst ist er 0. Ist Anzahl bis 0, wird mit 1 gerechnet. Ist der Gesamtfaktor 0, wird er auf 1 gesetzt.

Für dieses Beispiel ergeben sich hierfür folgende Rechnungen:

Faktor SW = 66000 * 0,0119 = 785,40
Faktor Farbe = 8400 * 0,0619 = 519,96
Faktor = 785,40 + 519,96 = 1305,36

Anteil Pauschale SW = (3445,18 / 1305,36) * 785,40 = 2072,87
Anteil Pauschale Farbe = (3445,18 / 1305,36) * 519,96 = 1372,31

Ausgaben

Auch die Vertragsausgaben beziehen sich auf die Vertragspositionen im ausgewählten Zeitraum.

Feld	Funktionsweise
Summe Verbrauchsmaterial (A)	Summe der Vertragspositionen vom Typ A Ausgaben ohne die Einnahmeart E EK-Miete
Summe Ersatzteile (M)	Summe der Vertragspositionen vom Typ M Material
Summe Lohn (S)	Summe der Vertragspositionen vom Typ S Stunden
Summe Aufwand Miete (K)	Summe der Vertragspositionen mit der Einnahmeart E EK-Miete
Ausgaben Gesamt	Verbrauchsmaterial + Ersatzteile + Lohn + Aufwand Miete
Ausgaben Wartung pro Druck	Ausgaben Gesamt / Gesamtverbrauch Druck (inkl. kalkulierter Werte)
Anteil Ausgaben SW	(Ausgaben Gesamt / Faktor) × Faktor SW
Anteil Ausgaben Farbe	(Ausgaben Gesamt / Faktor) × Faktor Farbe

Der Faktor wird wie bei den Einnahmen berechnet. Für dieses Beispiel ergibt sich:

Anteil Ausgaben SW = (622,45 / 1305,36) * 785,40 = 374,51
Anteil Ausgaben Farbe = (622,45 / 1305,36) * 519,96 = 247,94

Ertrag

Hierbei werden die unter Einnahmen und Ausgaben ermittelten Werte miteinander verrechnet.

Feld	Funktionsweise
Ertrag Gesamt (inkl. Miete)	Einnahmen Gesamt − Ausgaben Gesamt
Ertrag pro Druck (inkl. Miete)	(Einnahmen Gesamt − Ausgaben Gesamt) / Gesamtverbrauch Druck (inkl. kalkulierter Werte)
Ertrag Wartung pro Druck (o. Miete)	((W Wartung + D Druckabrechnung) / Gesamtverbrauch Druck (inkl. kalkulierter Werte)) − (Ausgaben Gesamt / Gesamtverbrauch Druck (inkl. kalkulierter Werte))

Einzelgerätekontrolle

Bei der Einzelgerätekontrolle werden die Werte pro Gerät aufgeschlüsselt. Berücksichtigt werden die Monatstöpfe im ausgewählten Zeitraum.

1. Spalte
Die linke Spalte zeigt den Verbrauch SW und Farbe des Gerätes, jeweils getrennt nach tatsächlichem und kalkuliertem Verbrauch. Der Verbrauch bezieht sich auf die einzelnen Monatstöpfe, die über den Menüpunkt F10 → I - Vertrags-Einnahmen/Ausgaben (EXCEL) angezeigt werden können. Die Summe ist die Summe dieser vier Werte (ohne den Anteil SW in Farbkopien).

2. Spalte
In der 2. Spalte wird das Verbrauchsmaterial pro Gerät aufgeschlüsselt. Hierzu werden alle Vertragspositionen vom Typ A Ausgaben, die aus einer Auftragsposition stammen, mit der jeweiligen Auftragsposition verknüpft.

Das Verbrauchsmaterial wird nun über Perioden pro Artikelnummer aufgeteilt. Das erste Material bekommt den Bereich vom Beginn der Monatstöpfe bis zum Datum, das bei der Vertragsposition hinterlegt wurde. Dem nächsten Eintrag wird dann der Bereich von der letzten bis zur aktuellen Vertragsposition zugeordnet. Sobald alle Vertragspositionen mit derselben Artikelnummer durchlaufen sind, wird für die nächste Artikelnummer wieder mit dem Beginn der Monatstöpfe begonnen.
Beim Beispielvertrag wäre das erste Verbrauchsmaterial die Vertragsposition Toner bizhub C220/280 black vom 16.05.2013. Der Zeitraum wäre also vom 01.01.2013 bis zum 16.05.2013. Dies entspricht 5 Perioden bzw. Monatstöpfen. Der Wert der Vertragsposition (in diesem Fall 30,380 €) wird auf die 5 Perioden aufgeteilt. Dies ergibt einen Wert von 6,076 € pro Periode.
Nun wird pro Gerät überprüft, ob das Verbrauchsmaterial als Ersatzteil beim Artikel im Artikelstamm hinterlegt ist. Der Wert der Vertragsposition wird so nur auf Geräte aufgeteilt, bei denen z.B. ein Toner auch verbaut werden kann.

Es wird nun der im Verbrauchsmaterial hinterlegte Farbtyp berücksichtigt und dementsprechend der SW- oder Farbverbrauch laut Zählerständen als Faktor für die jeweilige Periode verwendet. In diesem Beispiel für Drucker A wäre der Faktor also 4218,36.
Der Faktor aller berechtigten Geräte wird summiert und so ein Gesamtfaktor errechnet. Anschließend wird mit der Formel Verbrauchsmaterial Wert / Gesamtfaktor der Faktorwert der Periode errechnet. Zum Schluss wird der Wert pro Gerät mit dem jeweiligen Gerätefaktor multipliziert.

In diesem Beispiel kann das Verbrauchsmaterial nur für Drucker A verwendet werden. Daher entspricht der Gesamtfaktor dem einzelnen Gerätefaktor.

Faktorwert = 6,076 / 4218,36 = 0,0014403
Monatstopf Periode 1 = 0,0014403 * 4218,36 = 6,076
Summe Periode 1 bis 5 = 5 * 6,076 = 30,38

Zum Schluss werden diese Werte pro Gerät summiert und ergeben so die Werte Verbrauchsmaterial SW und Farbe in der 2. Spalte des Ausdrucks.

3. Spalte
In der rechten Spalte werden die Werte für Lohn, Material, Einnahmen und Ertrag pro Gerät aufgeschlüsselt.

Für Lohn wird von den Vertragspositionen vom Typ S Stunden eine Verknüpfung zu den Stunden auf den jeweiligen Reparaturaufträgen hergestellt. Über die Reparaturaufträge wiederum wird die Verknüpfung zum jeweiligen Gerät hergestellt. Der Betrag wird gleichmäßig auf die Monatstöpfe seit der vorherigen Position verteilt. Der Zeitraum der Monatstöpfe richtet sich nach dem Programmparameter 779.
In diesem Beispiel ist das Enddatum der 30.11.2015. In diesem Zeitraum gibt es nur Vertragspositionen für Drucker B in Höhe von 192,50 €.

Material wird auf die gleiche Art wie der Lohn errechnet, nur dass hierbei die Vertragspositionen vom Typ M Material verwendet werden.

Einnahmen setzen sich hierbei aus Vertragspositionen vom Typ E Einnahmen und der Einnahmeart W Wartung und D Druckabrechnung zusammen. Die Werte werden wieder pro Monatstopf anhand des Faktors (s. oben) nach SW und Farbe aufgeteilt. Ob ein Gerät als Farbgerät gilt, entscheidet sich am Verbrauchsmaterial des Vertrages. In diesem Beispiel gibt es kein Farb-Verbrauchsmaterial, wodurch die Werte für den Farbanteil zum SW-Anteil dazugerechnet werden. Die Einnahmen werden dann gleichmäßig auf jedes Gerät verteilt.

Der Ertrag ergibt sich aus Einnahmen − Lohn − Material − Verbrauchsmaterial SW − Verbrauchsmaterial Farbe.

5. Vertragsdruckabrechnung

Hier können Sie sich ein Protokoll der Druckabrechnung für einen Monat des laufenden Jahres ausgeben lassen. Beim Start wird der Monat abgefragt (vorbelegt ist der aktuelle Monat). Ist kein Vertrag markiert, werden alle Verträge gedruckt, für die in diesem Monat Zählerstände erfasst wurden.
Pro Vertrag werden der Beginn der Druckabrechnung, die nächste Ablesung und der Status (Nicht Berechnet, Berechnet, Verbucht) ausgegeben. Pro Gerät werden der letzte Zählerstand mit Zeitraum, Zählertyp, Freikopien, Preis pro Kopie, altem und neuem Zählerstand und Verbrauch ausgegeben sowie, ob eine Rechnung generiert wurde (mit Rechnungsnummer) oder der Verbrauch unter den Freikopien lag.

6. Auslaufende Verträge

Hier können Sie sich eine Liste aller Verträge mit Status 01 ausgeben lassen, deren Laufzeit in einem bestimmten Zeitraum endet. Beim Start wird der Zeitraum abgefragt. Das Vertragsende wird aus Zahlung ab plus Laufzeit berechnet, ein eingetragenes Kündigungsdatum wird dabei nicht berücksichtigt. Dieser Druck wertet immer alle Verträge aus, unabhängig von der Markierung.

7. Vertragsliste-Einnahmen/Ausgaben

Hier können Sie sich eine Übersicht mit allen Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum anzeigen lassen. Ausgegeben werden pro Vertrag unter anderem die Einnahmen, die Summe der Ausgaben, Verbrauchsmaterial, EK-Miete, Ersatzteile, Stunden sowie der Ertrag in Euro und Prozent.

Ist kein Vertrag markiert, wird zunächst gefragt, ob die Auswertung für alle Verträge ausgeführt werden soll. Bei Ja werden alle Verträge ausgewertet, die nicht den Status 21 haben, sonst nur der aktuelle Vertrag. Danach wird der Zeitraum abgefragt und es erscheint die Abfrage:

Soll auf Grund der Abrechnungszeiträume oder des Abrechnungszeitpunktes ausgewertet werden?
Ja: Abrechnungszeiträume (Zur reellen Kontrolle der Verträge und Provisionsabrechnung)
Nein: Abrechnungszeitpunkt (Zur Kontrolle der Rechnungsschreibung bzw. der reellen Erträge innerhalb eines Zeitraumes)

Folgendes Beispiel dient zur Veranschaulichung:
Das Jahr 2011 (01.01. - 31.12.) soll ausgewertet werden.
Die Pauschale eines Vertrages wird für den Zeitraum vom 01.05.2011 bis zum 30.04.2012 am 01.05.2011 berechnet.

Antworten auf die Abfrage:

Ja: Es wird nur der Anteil des Betrages berücksichtigt, der in den Auswertungszeitraum fällt. Die Aufteilung erfolgt tagesgenau: 245 von 366 Tagen (01.05.2011 - 31.12.2011).
Nein: Es wird der komplette Betrag berücksichtigt (01.05.2011 - 30.04.2012), da die Position im Auswertungszeitraum gebucht wurde.

8a. Kontrolldruck Pauschalenabrechnung

Hier können Sie sich eine Übersicht über die Pauschalenabrechnungen der einzelnen Verträge ausdrucken lassen. Beim Start wird das Jahr abgefragt. Ausgewertet werden alle Verträge mit einer Pauschale, die nicht den Status 21 haben. Auf der letzten Seite gibt es eine Zusammenfassung mit einem Soll-Ist-Vergleich je Vertragsart.
Die Werte in den Feldern für die einzelnen Perioden bedeuten Folgendes:

Zeichen	Bedeutung
*	Periode, in der eine Pauschalabrechnung erfolgen sollte
/1	Periode, in der eine Pauschalabrechnung erstellt wurde. Die Zahl gibt die Anzahl der Einnahme-Positionen in diesem Monat an.

Die Periode, in der die Sollabrechnung (*) aufgeführt wird, richtet sich nach dem Zahlungsbeginn (Zahlung ab) und dem Zahlungsrhythmus (Zahlbar) des Vertrages, die im Vertrag auf der Registerkarte 1 Vertrag hinterlegt werden. Ist kein Zahlungsbeginn eingetragen, wird das Vertragsdatum verwendet.

8b. Kontrolldruck Druckabrechnung

Hier können Sie sich eine Übersicht über die Druckabrechnungen der einzelnen Verträge ausdrucken lassen. Beim Start wird das Jahr abgefragt. Ausgewertet werden alle Verträge, die nicht den Status 21 haben.
Die Werte in den Feldern für die einzelnen Perioden bedeuten Folgendes:

Wert	Bedeutung
1. Zahl	Anzahl der abzurechnenden Geräte
/Zahl (fett)	Anzahl der nicht verbuchten Zählerstände (Status 01 und 11)
/Zahl	Anzahl der Zählerstände mit verbuchter Druckabrechnung (Status 21)

Die Periode, in der die abzurechnenden Geräte aufgelistet werden, richtet sich nach dem Abrechnungsbeginn der Druckabrechnung, der im Vertrag auf der Registerkarte 2 Druckabrechnung hinterlegt wird.

9. Bewertungsliste zuviel verbrauchte Kopien

Bei diesem Druck werden Ihnen alle Verträge aufgelistet, bei denen zu viele Kopien verbraucht wurden. Der Druck wertet immer alle Verträge aus, unabhängig von der Markierung. Es werden die Anzahl der zu viel verbrauchten SW- und Farbkopien und deren Wert in Euro aufgelistet. Die Summe stellt das bei allen Kunden befindliche Verbrauchsmaterial dar und ist somit als Inventurwert nutzbar.

Wie werden diese Werte ermittelt?
Für jeden Vertrag werden die gekauften Kopien ermittelt: Bei der Berechnung der Wartungspauschale werden die Freikopien auf die Geräte des Vertrages entsprechend den jeweils gemachten Kopien des Gerätes gebucht. Diese Werte können bei einem Vertrag unter F6 Positionen → F6 Geräte eingesehen werden. Bei der Druckabrechnung werden die Werte den jeweiligen Geräten direkt zugeordnet.
Im Weiteren wird das gelieferte Verbrauchsmaterial in Form von Kopien den Geräten zugeordnet. Die Kopienzahl ist die im Verbrauchsmaterial des Vertrages hinterlegte Anzahl Kopien × gelieferte Menge; bei Farbtonern wird diese durch 3 geteilt. Die Kopien werden im Verhältnis des letzten Verbrauchs laut Zählerstand auf die Geräte verteilt. Folgendes Rechenbeispiel soll dies veranschaulichen:

Geräte	Zählerstand 01.06.08	Zählerstand 01.12.08	Verbrauch
Gerät 1	14000	18800	4800
Gerät 2	12000	16200	4200

Gesamtverbrauch = 9000 Kopien, gelieferter SW-Toner mit 7000 Kopien:

Gerät	Toneranteil
Gerät 1	7000 × 4800 / 9000 = 3733,33
Gerät 2	7000 × 4200 / 9000 = 3266,67

Von den gekauften Kopien wird das gelieferte Verbrauchsmaterial in Form von Kopien abgezogen. Ist das Ergebnis für SW oder Farbe negativ, wird der jeweilige Vertrag im Druck dargestellt.

Wie werden die Kosten für die zu viel gelieferten Kopien ermittelt?
Pro Gerät wird der Wert des gelieferten Verbrauchsmaterials durch die laut Zählerständen gemachten Kopien geteilt (bei SW einschließlich der Farbkopien). Dieser Wert wird mit den zu viel gelieferten Kopien des Gerätes multipliziert. Die Werte der Geräte werden anschließend zum Wert des Vertrages summiert.

A. Ersatzteilbewertungsliste

Erstellt eine Excel-Liste der Ersatzteile, die an den Geräten der markierten Verträge mit einem manuellen Zählerstand erfasst wurden. Die Liste entspricht F10 → R - Ersatzteilebewertungsliste (EXCEL).

B. XLS Liste mit allen Feldern des Vertrages

Erstellt einen XLS-Export, bei dem alle Vertragsfelder enthalten sind. So können alle Felder der Vertragsstammdaten ausgewertet werden. Es werden hierbei alle Verträge ausgegeben, die in der aktuellen Sortierung sichtbar sind. Die Datei wird im OBS-Ordner unter DATA\DataInOut\ mit dem Namen Vertrag_Alle_<Datum>.XLS gespeichert und kann anschließend direkt geöffnet werden.