dargestellt.
Die Spalte "M" zeigt die Markierung von Verträgen an. Mit der Taste F5 Mark können einzelne Verträge markiert werden, diese Markierung wird hier durch ein Sternchen (*) dargestellt. Es kann auch eine Gruppe von Verträgen mit F7 Selekt ausgewählt werden, die allesamt eine Markierung erhalten sollen.
Die Markierung von Verträgen wird bei folgenden Funktionen ausgewertet:- Rechnungen generieren (Pauschale)- Duckabrechnungen generieren- Zählerstandsabfrage-> Anlegen von Buchungssätzen (für die Zahlungsarten Überweisung und Abbuchung notwendig) Die Markierung von Verträgen kann durch die Taste F9 Demark wieder gelöscht werden.
Im unteren Teil des Fensters werden Ihnen Informationen zu den Geräten des aktuell blau unterlegten Vertrages angezeigt. Es werden für jedes Gerät die aktuellen SW-, Farb-, und Scan Zählerstände angezeigt, dazu wird der laut den erfassten Zählerständen bisherige gesamte Verbauch an Kopien seit der Benutzung des Gerätes angezeigt. Der gesamte Verbauch für den Vertrag wird als Summe über alle zugehörigen Geräte angezeigt.
Rechts davon befindet sich ein kleines Fenster, in dem Sie eine Auswahl von häufig benutzten Funktionen aus F10 Weitere Funktionen finden. Wie Sie Kopienabrechnungen (Druckabrechnungen) über die Zählerstandsabfrage erstellen können, erfahren Sie hier.
Mit ↩ Enter können Sie einen vorhandenen Datensatz ändern und mit Einfg legen Sie einen neuen Vertrag an. In beiden Fällen öffnet sich die Eingabemaske.Ihnen stehen mehrere Buttons zur Verfügung:

Tasten und Schaltflächen

F2 Filter

Hier können Sie Filter für die Vertragsliste einstellen.

F3 Druck

Die einzelnen Vertragsdrucke werden hier genau beschrieben:
F3 Druck

F5 Markieren

Markieren Sie mehrere Verträge, wenn Sie z.B. Rechnungen für diese Verträge generieren wollen. Die markierten Verträge werden Ihnen durch ein Sternchen (*) in der Spalte "M" dargestellt.

F6 Positionen

Hier können Sie die Einnahmen und Ausgaben zu einem Vertrag überblicken. Folgende Felder werden angezeigt:

Datum der Rechnung
Betrag
Von Abrechnungsdatum
Abrechnungszeitraum für die Rechnung
Bis Abrechnungsdatum
Mwst-Schlüssel
Erlös Konto
Typ der Buchung (E=Einnahme über Vertragsrechnung, A=Ausgabe/Verbrauchsmaterial,M=Material über Reparaturrechnung, S=Stunden über Reparaturrechnung

Die Liste kann nach Datum, Typ und Buch-Text sortiert werden.

Wird in einem Auftrag eine Position als Verbrauchsmaterial erkannt (d.h. es gibt zu diesem Kunden einen Vertrag, bei dem der Artikel als Verbrauchsmaterial hinterlegt ist), so ist hier unter F6 Positionen dieses Verbauchsmaterial nach dem Verbuchen des entsprechenden Auftrages zu finden.

Durch drücken von ↩ Enter öffnet sich die jeweilige Vertragsposition und kann editiert werden.

Vertrags Einnahmen Ausgaben Statistik

F7 Selektieren

Wenn Sie einzelne Verträge nicht per Hand mit F5 markieren wollen, wählen Sie diesen Weg über F7 Selek. Es könnte nötig sein, alte Markierungen von Verträgen mit F9 Demark zuvor zu löschen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie alle Kriterien auswählen können, über die das OBS die Verträge markieren soll. Wählen Sie zuerst im Feld "Selektion für" aus, aus welchem Anlass Sie Verträge selektieren wollen - dann werden die passenden Felder schon sinnvoll vorbelegt!

Selektion für Buchungssätze erstellen
Hier können Sie alle Selektionskriterien nutzen, nur die Felder zur Druckabrechnung sind gesperrt. Im Feld "Zahlungsart" wird Abbuchung vorbelegt.

Rechnungen erstellen
Hier können Sie alle Selektionskriterien nutzen, nur die Felder zur Druckabrechnung sind gesperrt. Im Feld "Zahlungsart" wird Rechnung vorbelegt.

Druckabrechnungen erstellen
Wenn Sie Verträge selektieren wollen, um Zählerstände zu erfassen oder Druckabrechnungen zu generieren, wählen Sie diesen Punkt aus. Es sind nur die Felder auswählbar, die zur Selektion von Druckabrechnungen benötigt werden.Es werden die Verträge selektiert, deren Abrechnungszeitraum bis zum ausgewählten Monat gültig ist.
Beispiel: Sie selektieren alle Verträge für April. Es werden folgende Verträge selektiert: Monatlich: Abrechnung ab April oder älter Vierteljährlich: Abrechnung ab Februar oder älter Halbjährlich: Abrechnung ab November oder älter Jährlich: Abrechnung ab Mai oder älter

Vertragsliste
Wenn Sie sich eine allgemeine Vertragsliste ausdrucken wollen, wählen Sie diesen Punkt.
Mit F2 Speich starten Sie die Selektion, die gewünschten Verträge werden markiert.

F8 Dokumente

Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit, beliebig viele Dokumente bei einem Vertrag zu hinterlegen. Weitere Informationen zum Informations-Management-System (IMS) gibt es hier.

F9 Demarkieren

Demarkieren Sie mit F9 alle aktuell selektierten Verträge.

F10 Weitere Funktionen

Weitere Funktionen werden hier genau beschrieben:
F10 Weitere Funktionen

Hier finden Sie alle weitere Funktionen, die für das Handling von Verträgen notwendig sein können.

A - Anlegen von Buchungssätzen

Ein Markieren der relevanten Verträge über F5 Mark und/oder F7 Selekt ist erforderlich. Es öffnet sich ein kleines Fenster, in dem Ihnen alle 12 Perioden angezeigt werden, wählen Sie mit ↩ Enterdie gewünschte aus. Es werden automatisch Buchungssätze für diesen Monat erstellt. Diese Funktion muss für Verträge mit der Zahlungsart 'Überweisung' und 'Abbuchung' ausgeführt werden, damit diese buchführungstechnisch in die offene Periode einfließen, da hier ja keine Rechnung erstellt wird.

Es ist möglich die Buchungsperiode frei zu wählen (1 Monat im Voraus und mehrere Monate rückwärts zur aktuellen Periode).

Vertrags-Periode berücksichtigt das Datum Nächste Berechnung für Verträge. Vorbelegung ist hierbei der aktuelle Monat.

B - Geräte für Vertrag

Im Fenster Geräte für Vertrag werden ihnen alle Geräte, die dem Vertrag hinterlegt wurden, angezeigt. Dieser Liste können Sie neue Geräte hinzufügen oder löschen, Zählerstände für die Geräte eintragen und Reparaturaufträge einsehen. Mehr dazu hier.

C - Druckabrechnungen generieren

Ein Markieren der relevanten Verträge über F5 Mark und/oder F7 Selekt ist erforderlich.
Für alle Verträge, bei denen ein Zählerstand erfasst worden ist, der noch nicht abgerechnet wurde (Status 01) und das Datum "Berechnung ab" plus dem angegebenen Abrechnungszeitraum nicht in der Zukunft liegt und die Anzahl der Freikopien überschritten wurde,wird eine Druckabechnung generiert , die Sie in der Liste Rechnungen wiederfinden.

Wenn der Programmparameter 099 Druckabrechnung mit Verbrauch < Freikopien aktiviert wurde, wird auch dann eine Druckabrechnung erzeugt, wenn die Freikopien höher sind als der jeweilige Verbrauch. Andernfalls wird der Zählerstand direkt auf Status 21 gesetzt.

D - Rechnungen generieren (Pauschale)

Ein Markieren der relevanten Verträge über F5 Mark und/oder F7 Selekt ist erforderlich. Es werden automatisch Rechnungen für das Datum 'Nächste Berechnung' generiert, sofern dieses nicht in der Zukunft liegt.

E - Zählerstandsabfrage

Ein Markieren der relevanten Verträge über F5 Mark und/oder F7 Selekt ist erforderlich. Über diesen Punkt können Sie die Zählerstände abfragen und verwalten. Näheres dazu finden Sie hier.

F1 - Mandatsreferenz

Hier können die Mandatsreferenznummern für den Vertrag verwaltet werden. Weitere Informationen zu Mandatsreferenzen erhalten Sie unter folgendem Punkt: Mandatsreferenzen für Verträge

G - Verbrauchsmaterial

Über diesen Punkt gelangen Sie in die Verbrauchsmaterialliste für den jeweiligen Vertrag. Sie können hier Verbrauchsmaterial über Einfg aus der Ersatzteilliste des zugehörigen Artikels (Kennung V = Verbrauchsmaterial) hinzufügen oder entfernen.
Es werden alle Artikel angezeigt, die als Verbrauchsmaterial bei den Artikel der dem Vertrag zugeordneten Geräte hinterlegt wurden. Dies kann im Artikelstamm über T - Ersatzteil-/Verbrauchsmaterial-Liste eingestellt werden.

Wenn das Verbrauchsmaterial hinzugefügt wurde kann über einen Druck auf ↩ Enter die Seitenzahl eingestellt werden. Diese besagt, für wieviele Kopien das Verbrauchsmaterial hält. Hierbei ist zu beachten, dass der Verbrauch als Grundwert für Auswertungen mit Bezug zu [[1]] verwendet wird. Es sollte also nur bei Tonern hier ein Wert eingetragen werden. Eine Lebensdauer kann in der [[2]] eingestellt werden.

Standardmäßig werden in dieser Liste nur die aktivierten Verbrauchsmaterialen angezeigt. Mit F6 können Sie Verbrauchsmaterial aktivieren oder deaktivieren.
Mit F9 können Sie Funktionen für den ausgewählten Artikel bei allen Verträgen durchführen.

Mit Tauschen können Sie den Artikel bei allen Verträgen gegen einen anderen austauschen.
Einfügen fügt bei allen Verträgen, die den aktuell ausgewählten Artikel beinhalten einen beliebigen hinzu.
Löschen löscht den ausgewählten Artikel aus allen Verträgen.

H - Verbrauchsmaterial über Auftragspositionen

Hier sehen Sie eine Liste mit allen Auftragspositionen die als Verbrauchsmaterial dem aktuellen Vertrag zugeordnet wurden.

I-Vertrags-Einnahmen/Ausgaben Excel

Über diesen Punkt gelangen Sie zu einer umfangreichen Excel Statistik über die Einnahmen und Ausgaben eines Vertrages, dieses Dokument kann auch als Info dem Vertrag hinterlegt werden.

J - Kopien für Vertrag

Über diesen Punkt gelangen Sie zu einer Einnahmen/Ausgaben Statistik dieses Vertrages in Bezug auf die gelieferten Kopien (Verbrauchsmaterial im Auftrag) und die laut den Zählerständen tatsächlich verbrauchten Kopien.
Die Werte beim Punkt "Wartung" errechnen sich aus den Wartungspauschalen, die für den aktuellen Vertrag erstellt wurden.
Die Werte beim Punkt "Rechnung" beziehen sich auf die Druckabrechnungen. Falls ein Wert hierbei negativ aufgeführt wird, hat der Kunde weniger Kopien verbrauchst, als er Freikopien zur Verfügung hatte.
Die Werte beim Punkt "Toner" beziehen sich auf die als Verbrauchsmaterial gebuchten Toner. Entscheident hierbei sind die in der Verbrauchsmaterial eingetragenen Werte für die Seitenanzahl des jeweiligen Toners.

K - Überprüfe Verträge auf Verbrauchsmaterial

Es wird geprüft, für welche Verträge noch kein Verbrauchsmaterial angelegt wurde.
Zudem wird bei Verbrauchsmaterial-Vertragspositionen überprüft, ob es auf dem jeweiligen Vertrag ein Gerät gibt, bei dem das Verbrauchsmaterial als Ersatzteil hinterlegt ist. Ist kein solches Gerät vorhanden kann es bei Vertragsauswertungen dazu kommen, dass der Wert des Verbrauchsmaterials bei der Einzelgerätekontrolle nicht berücksichtigt wird.

O - Vertrag/Geräte Einnahmen/Ausgaben (EXCEL)

Über diesen Punkt können Sie eine Excel Datei mit Informationen zu den Einnahmen und Ausgaben zu allen markierten Verträgen erstellen lassen. Zusätzlich werden alle auf den Verträgen befindlichen Geräten mit angezeigt. Hierbei werden nur Geräte ohne Folgenummer berücksichtigt.

X - Alle Verträge Verbrauchsmaterial Korrigieren

Hier wird die Vertragsstatistik Einahmen/Ausgaben an Hand des aktuell (neu) angegebenen Verbrauchsmaterials, b.z.w. der neu gesetzten Parameter beim Verbrauchsmaterial neu berechnet.

V - Vertrags-Inventur

Erfassen der Lagerwerte von Verbrauchsmaterialien bei Ihren Kunden. Nähere Informationen zur Funktionsweise finden Sie hier.

Z - Freitext Suche

Es kann nach einem beliebigen Text in der Vertragsübersicht gesucht werden.

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