Die Click-Kalkulation ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, das Sie nach der Aktivierung in der Vertragsliste über F10 → N4 - Click-Kalkulation aufrufen können.

Sie ermöglicht es, die monatlich zu zahlende Rate eines Kopiervertrages einfach zu errechnen und so schnell ein Angebot vorbereiten zu können. Hierbei basiert die Kalkulation auf der Anzahl der zu druckenden Seiten, den Gerätekosten und sonstigen anfallenden Kosten wie z.B. der Technik. Eine Kalkulation kann über das Kopieren von Geräten auch als Vorlage für weitere Kalkulationen dienen.

Click Stammdaten

Nach dem Aufruf öffnet sich die Liste Stammdaten für Click-Kalkulation mit allen erstellten Kalkulationen. Hier können Sie Einträge bearbeiten, hinzufügen oder löschen. Beim Löschen einer Kalkulation werden auch deren Geräte und Stücklisten gelöscht.

Spalte	Beschreibung
Nr	Nummer der Kalkulation
Bez.	Bezeichnung der Kalkulation
K-Nr	Nummer des Kunden
K-Name	Name des Kunden
V-Nr	Nummer des Vertrages
Ang-Nr	Nummer des Angebotes
Begin	Vertragsbeginn
Zahlbar	Zahlungsrhythmus
SB	Sachbearbeiter
Laufzeit	Laufzeit in Monaten
Tec-Click	Technik-Click-Preis
Mon-Rate	Monatliche Gesamtrate aller aktiven Geräte
Leas-Rate	Monatliche Leasingrate aller aktiven Geräte

Unter der Liste werden für die aktuelle Kalkulation die Summen pro Pool und insgesamt angezeigt (Anzahl Geräte, Seiten SW und Farbe, Seitenpreise, Folge-Clicks und Hardware-VK).

Taste	Funktion
Einfg / ↩ Enter	Neue Kalkulation anlegen bzw. Kalkulation bearbeiten (siehe Maske)
F3	Druck der Liste
F4	Sortierung nach Nummer, Bezeichnung oder Kundennummer
F6 Geräte	Geräte der Kalkulation (siehe F6 Geräte)
F7 Excel	Excel-Export der Kalkulation (siehe F7 Excel)
F8 Info	Dokumente zur Kalkulation

Maske

Feld	Beschreibung
NR.	Nummer der Kalkulation. Bei Neuanlage wird die nächste freie Nummer vorbelegt. Die Nummer muss numerisch und eindeutig sein.
Kunden-Nr.	Kunde der Kalkulation
Bezeichnung	Bezeichnung der Kalkulation
Ansprechpartner	Ansprechpartner des Kunden
Anrede, Name, Vorname, Zusatz 1, Zusatz 2, Strasse, Postfach, PLZ / Ort, Land	Adressdaten des Kunden
Kommentar	Zusätzlicher Kommentar zur Kalkulation
Vertrag	Nummer des zugehörigen Vertrages
Sachbearb.	Sachbearbeiter. Vorbelegt ist der angemeldete Sachbearbeiter.
Angebot	Nummer des zugehörigen Angebotes
Vertragsbegin	Datum, an dem der Vertrag beginnt
Laufzeit	Laufzeit des Vertrages in Monaten
Vertragsende	Wird aus Vertragsbeginn und Laufzeit berechnet.
Zahlbar	Zahlungsrhythmus
Anlagedatum	Datum der Anlage. Vorbelegt ist das aktuelle Datum.
Leasing Geber	Leasinggesellschaft
L-Faktor	Leasingposition des Leasinggebers. Bei der Auswahl wird die Summe VK berücksichtigt. Der Faktor der Leasingposition wird in das Feld Leasing Satz % übernommen.
Summe VK	Summe der Hardware-VK-Preise aller aktiven Geräte
Summe EK	Summe der Hardware-EK-Preise aller aktiven Geräte einschließlich der Zusatzkosten ohne Deckungsbeitrag
Leasing Satz %	Prozentsatz, mit dem für jedes Gerät die Leasingrate errechnet wird
Leasing Monatlich	Monatliche Leasingrate für alle Geräte
VBM Monatlich	Monatliche Rate für alle Geräte ohne Leasing (Verbrauchsmaterial, Technik und MPS)
Monats-Rate	Monatliche Gesamtrate für alle Geräte

Die Summen werden aus den aktiven Geräten der Kalkulation berechnet. Nr und Name müssen ausgefüllt sein.

F6 Geräte

In dieser Liste werden alle Geräte aufgelistet, die Sie der ausgewählten Click-Kalkulation hinterlegt haben. Sie können die eingetragenen Geräte bearbeiten, löschen oder weitere einfügen. Beim Löschen eines Gerätes und beim Schließen der Liste wird die Kalkulation neu berechnet.

Einfügen: Mit Einfg öffnet sich eine Artikelauswahl. Für jeden markierten Artikel (bzw. den aktuellen, wenn nichts markiert ist) wird ein Gerät mit Anzahl 1, Pool A und Geräteart Neu angelegt. EK- und VK-Preis werden aus dem Artikel übernommen. Dabei werden der Geräteartikel selbst und die Artikel aus dessen Stückliste bzw. Ersatzteil-/Verbrauchsmaterial-Liste automatisch für die Kalkulation übernommen.

Spalte	Beschreibung
Nr	Fortlaufende Nummer des Gerätes in der Kalkulation
Name	Name des Gerätes
Pool	Bezeichnung des Gerätepools
Anzahl	Anzahl des jeweiligen Gerätes
EK-Preis	EK-Netto der Hardware (Artikel mit Deckungsbeitrag)
EK-o.DB	Zusatzkosten ohne Deckungsbeitrag
DB%	Deckungsbeitrag Hardware in Prozent
VK-Preis	VK-Preis der Hardware
Leasing	Monatliche Leasingrate
Verb.VK	Monatlicher VK des Verbrauchsmaterials
Tech.VK	Monatlicher VK der Technik
Mon-Rate	Gesamt-Monatsrate des Gerätes
Aktiv	Nur aktive Geräte werden in der Kalkulation berücksichtigt.

Taste	Funktion
Einfg	Geräte aus dem Artikelstamm einfügen (s. oben)
↩ Enter	Gerät bearbeiten (siehe Click-Kalkulation für das Gerät)
F3	Druck der Liste
F4	Sortierung
F6 Stück	Stückliste des Gerätes
F7 Verbr.	Verbrauchsmaterial des Gerätes
F8 Info	Dokumente
F9 Kalk.	Kalkulationsbasis des Gerätes
F10	Weitere Funktionen (siehe unten)

F10 Weitere Funktionen

Funktion	Beschreibung
A Gerät kopieren (aktueller Satz)	Kopiert das aktuelle Gerät innerhalb dieser Kalkulation.
B Gerät kopieren (Geräte aller Click-Kalkulationen)	Kopiert ein Gerät aus einer beliebigen Click-Kalkulation in die aktuelle Kalkulation. So können vorhandene Kalkulationen als Vorlage genutzt werden.

Beim Kopieren werden Stückliste, Verbrauchsmaterial und Kalkulationsbasis mitkopiert. Die Kopie erhält den Zusatz Kopie in der Beschreibung.

F6 Stückliste

Die Stückliste listet die einzelnen Bestandteile eines Gerätes, z.B. das Gerät selbst und dazugehörige Module. Hier lassen sich die Bestandteile mit ihren wichtigsten Informationen einsehen und bearbeiten. Mit dem Häkchen Für alle Geräte anzeigen werden die Stücklisten aller Geräte der Kalkulation angezeigt. Mit F5 können Einträge markiert und anschließend gemeinsam gelöscht werden.

Spalte	Beschreibung
Art-Nr	Artikelnummer des Bestandteils
Name	Name des Bestandteils
EK-Preis	EK-Preis des Bestandteils (leer bei Artikeln ohne Deckungsbeitrag)
EK-o.DB	EK-Preis bei Artikeln ohne Deckungsbeitrag
EK-Man	Ja, wenn der EK-Preis manuell verändert wurde
Auf/Ab%	Prozentsatz des Auf- oder Abschlags
EK-Eff	Effektiver EK-Preis
Anzahl	Anzahl des Bestandteils

Beim Einfügen oder Ändern von Stücklisten-Artikeln können die aus dem Artikelstamm übernommenen Werte geändert werden.

Feld	Beschreibung
Artikel-Nr.	Artikelnummer des Bestandteils
Bezeichnung	Bezeichnung des Bestandteils
EK-Preis	EK-Preis
VK-Preis Empfohlen	Empfohlener VK-Preis
Menge	Anzahl des jeweiligen Bestandteils
Aufschlag/Abschlag %	Prozentsatz des Auf- oder Abschlags auf den EK-Preis
EK Effektiv	EK-Preis × (100 + Aufschlag/Abschlag %) / 100. Der effektive EK-Preis wird zur weiteren Berechnung herangezogen.
EK-Preis manuell verändert	Wird automatisch gesetzt, sobald der EK-Preis geändert wird.
EK-Preis ohne Deckungsbeitrag	Dieser Artikel wird ohne Deckungsbeitrag zum VK berechnet. Sinnvoll für Urheberrechtsabgaben, Installationspauschalen usw.

F7 Verbrauchsmaterial

Hier können Sie die Verbrauchsmaterialien der Geräte pflegen. Mit dem Häkchen Für alle Geräte anzeigen werden die Verbrauchsmaterialien aller Geräte der Kalkulation angezeigt. Neue Einträge können hier nicht angelegt werden, das Verbrauchsmaterial wird über die Kalkulationsbasis gepflegt.

Spalte	Beschreibung
Sei-SW	Seiten SW pro Jahr des Gerätes
Sei-Farbe	Seiten Farbe pro Jahr des Gerätes
Anzahl	Anzahl des Gerätes
G-SW	Seiten SW × Anzahl
G-Farbe	Seiten Farbe × Anzahl
Art-Nr	Artikelnummer des Verbrauchsmaterials
Dru/J	Anzahl pro Drucker und Jahr. Bei SW-Toner (Seitenzahl SW eingetragen) werden Seiten Farbe + Seiten SW herangezogen: Gesamtseiten pro Jahr Farbe + SW / Tonerlaufzeit Beispiel: (4200 + 28500) / 4000 = 8,18 Bei Farbtoner werden nur die Seiten Farbe herangezogen: Gesamtseiten pro Jahr Farbe / Tonerlaufzeit Beispiel: 4200 / 3500 = 1,2
Dru/L	Anzahl pro Drucker und Laufzeit: Dru/J × Laufzeit in Monaten / 12 Beispiel SW: 8,175 × 60 / 12 = 40,88 Beispiel Farbe: 1,2 × 60 / 12 = 6,0
Dru/GTh	Dru/L × Anzahl Geräte (theoretischer Wert)
Dru/GTa	Tatsächlich angesetzte Anzahl (ganzzahlig). Ohne manuelle Eingabe wird Dru/GTh auf eine ganze Zahl aufgerundet.
EK-Man	Ja, wenn der EK-Preis manuell verändert wurde
EK-Theo	EK-Wert theoretisch: Dru/GTh × EK-Preis (kalkulatorische Tonerkosten für die gesamte Laufzeit) Beispiel: 40,875 × 48,00 € = 1962,00 €
EK-Tats.	EK-Wert tatsächlich: Dru/GTa × EK-Preis Beispiel: 42 × 48,00 € = 2016,00 €
EK-Unter	EK-Wert Unterdeckung: EK-Tats. − EK-Theo. Der Wert wird nur angezeigt, wenn er positiv ist. Beispiel: 2016,00 € − 1962,00 € = 54,00 €

Feld	Beschreibung
Artikel-Nr.	Nummer des Artikels
Bezeichnung	Bezeichnung des Artikels
Dru/Gta berechnet	Berechneter, ganzzahliger Wert für Dru/GTa
Dru/Gta manuell	Manuelle Eingabe des Wertes für Dru/GTa

Im Beispiel wurde Dru/GTa manuell auf 42 geändert. Damit können die theoretischen Angaben des Herstellers beeinflusst werden. Umgerechnet ergibt sich eine tatsächliche Druckleistung von 3893 Kopien pro Toner:
Anzahl Drucke Gesamtlaufzeit = (4200 + 28500) × 5 Jahre / 42 = 3893 Kopien

Dies kann pro Drucker und Toner definiert werden. Diese Angaben gehen nicht in die Click-Kalkulation ein und dienen nur der Information.

Wofür ist das wichtig?
Fallen während der gesamten Laufzeit angefangene Toner (SW oder Farbe) an, die nicht voll berechnet werden, ergeben sich Unterdeckungen. Diese müssen manuell über den DB VBM % berücksichtigt werden.

F9 Kalkulationsbasis

Hier können Sie die Kalkulationsbasis der Geräte pflegen. Sie zeigt die Artikel für Verbrauchsmaterial und Technik mit ihrer Preisart und den damit entstehenden Kosten. Die automatisch übernommenen Artikel können hier verändert oder weitere hinzugefügt werden. Beim Löschen und beim Schließen der Liste wird die Kalkulation neu berechnet.

Spalte	Beschreibung
Art-Nr	Nummer des Artikels
Name	Name des Artikels
Aktiv	Nur aktive Artikel werden in der Berechnung berücksichtigt.
Preisart	Seitenpreis oder einmalig
Artikelart	Technik oder Verbrauch
SW	Der Artikel geht in den SW-Click ein.
Farbe	Der Artikel geht in den Farb-Click ein.
Seit-SW	Seitenzahl SW (z.B. Reichweite eines Toners)
Seit-Farbe	Seitenzahl Farbe
EK-Preis	EK-Preis
Manuell	Kennzeichen, ob der EK-Preis manuell verändert wurde

Über F10 → A Ersatzteil-/Verbrauchsmaterial-Liste für Gerät aktualisieren werden die Artikel aus der Ersatzteil-/Verbrauchsmaterial-Liste des Geräteartikels übernommen, die noch nicht in der Kalkulationsbasis vorhanden sind.

Ändern und Einfügen von Kalkulations-Material:

Feld	Beschreibung
Artikel-Nr.	Nummer des Artikels
Bezeichnung	Bezeichnung des Artikels
EK-Preis	EK-Preis
Anzahl Seiten SW, Farbe, Scan, Frei1, Frei2, Frei3	Anzahl der Seiten, für die der Artikel reicht bzw. auf die sich der Preis bezieht
Artikelart	Legt fest, ob der Artikel zum Verbrauchsmaterial-EK oder zum Technik-EK gehört.
Preisart	Immer Seitenpreis verwenden. Dieses Feld wird für zukünftige Änderungen benutzt.
Aktiv	Nur aktive Artikel werden berücksichtigt.
SW, Farbe, Scan, Frei1, Frei2, Frei3	Legt fest, in welche Clicks der Artikel eingeht.
EK-Preis manuell verändert	Wird automatisch gesetzt, wenn der EK-Preis manuell geändert wird.

Bei Farbgeräten muss beim Toner Schwarz (SW) immer das Häkchen SW und Farbe gesetzt werden, da jede Farbkopie auch einen Schwarzanteil hat.

In der Praxis kann auch ein All-in-Techniker-Click, z.B. 0,002 € pro Seite, ohne Seitenanzahl definiert werden. Beispiel: Werden die Anfahrtkosten des Technikers als Click (0,001 € Seitenpreis) und der Technikereinsatz als Click (0,011 € Seitenpreis) verwendet, fallen kalkulatorisch pro 100.000 Seiten jährlich 1.200,00 € Technikerkosten an.

F7 Excel

Mit F7 werden die gesamten Daten der aktuellen Kalkulation in eine Excel-Datei ausgegeben. Die Datei wird als Dokument bei der Kalkulation abgelegt und anschließend geöffnet.

Die erste Tabelle enthält die Stammdaten der Kalkulation (Kunde und Vertragsdaten). Für jedes Gerät der Kalkulation folgt eine eigene Tabelle mit den Gerätedaten, der Click-Kalkulation sowie der Stückliste, dem Verbrauchsmaterial und der Kalkulationsbasis des Gerätes.

Click-Kalkulation für das Gerät

Feld	Beschreibung
Aktiv	Nur aktive Geräte werden in der Click-Kalkulation berücksichtigt.
Bemerkung	Hier kann z.B. ein Hinweis auf einen Vorvertrag eingetragen werden.
Anzahl Geräte	Die Anzahl der Geräte wird in die Menge der Stückliste übernommen und hat damit Einfluss auf den Hardware-Preis und die Monatsrate. Dadurch ändert sich der Gesamt-Hardware-Preis und es muss eventuell ein anderer Leasingsatz zugrunde gelegt werden.
Standort	Standort des Gerätes
Geräteart	Neu: Gerät ist in der Stückliste vorhanden. Vorhanden: Ein bestehendes Gerät wird in den Vertrag übernommen und ist nicht in der Stückliste vorhanden. Eventuell den Restwert in der Stückliste eintragen.
Pool	Zusammenstellung von Geräten zu Pools. Die Pools werden in der Stammdatenliste mit summierten Werten dargestellt.
Seiten Gesamt pro Jahr	Für SW, Farbe, Scan, Frei1, Frei2 und Frei3 können hier die vereinbarten Seiten für die Anzahl der Geräte eingetragen werden. Frei1 könnte z.B. für die Anzahl der Kopien A3 genutzt werden.
Abdeckung Prozent	Wird eine Seitenzahl eingetragen und ist noch keine Abdeckung hinterlegt, werden automatisch 5 % eingetragen. Die Abdeckung wird durch 5 geteilt und ergibt so den Faktor, mit dem der Aufwand für das Verbrauchsmaterial (VBM) multipliziert wird. Beispiel: Abdeckung 20 % ergibt den Faktor 4.
Hardware
EK-Netto	Summe der effektiven EK-Preise × Menge aller Stücklisten-Artikel mit Deckungsbeitrag
Zus. Kost o.DB	Summe der effektiven EK-Preise × Menge aller Stücklisten-Artikel ohne Deckungsbeitrag, z.B. Urheberrechtsabgaben, Installationspauschalen
DB Hardw. %	Deckungsbeitrag Hardware. Beim Verlassen wird der VK-Preis neu ermittelt.
VK Preis	(EK-Netto / ((100 − DB Hardw. %) / 100)) + Zus. Kost o.DB Wird der VK-Preis geändert, wird DB Hardw. % neu ermittelt: ((VK-Preis − Zus. Kost o.DB) − EK-Netto) / (VK-Preis − Zus. Kost o.DB) × 100
Leasing-Rate	VK Preis × Leasing Satz % / 100. Der Leasingsatz wird aus den Stammdaten der Click-Kalkulation übernommen.
Click VK Preis	Leasing-Rate / ((Seiten SW + Seiten Farbe) / 12), gerundet auf 5 Nachkommastellen. Scan, Frei1, Frei2 und Frei3 werden nicht berücksichtigt.
MPS je Gerät Monatsrate	Monatliche Kosten für MPS (Managed Print Services), z.B. für eine Software zur automatischen Ermittlung der Zählerstände (FM-Audit, docuFORM, OBS MPS)
EK-Preis	Monatliche MPS-Kosten je Gerät
DB MPS %	Deckungsbeitrag MPS. Beim Verlassen wird der VK-Preis (MPS) neu ermittelt: EK-Preis / ((100 − DB MPS %) / 100).
VK Preis	Monatlicher MPS-VK je Gerät. Beim Verlassen wird DB MPS % neu ermittelt. Der VK-Preis (MPS) × Anzahl Geräte fließt in die Gesamt-Monatsrate ein.
SW Click
VBM EK	Summe der EK-Preise aller aktiven Verbrauchsmaterialien mit Kennzeichen SW, jeweils geteilt durch die Seitenzahl SW, multipliziert mit dem Abdeckungsfaktor und auf 5 Nachkommastellen aufgerundet. Beispiel für ein Verbrauchsmaterial: Toner Utax Black EK = 53,36 € für 25000 Seiten EK-Seitenpreis = 53,36 / 25000 = 0,0021344, aufgerundet 0,00214
DB VBM %	Deckungsbeitrag für das Verbrauchsmaterial
VBM VK	VBM EK / ((100 − DB VBM %) / 100), auf 5 Nachkommastellen aufgerundet
Technik EK	Summe der EK-Preise aller aktiven Technik-Artikel mit Kennzeichen SW, jeweils geteilt durch die Seitenzahl SW (ohne Seitenzahl wird der EK-Preis direkt als Seitenpreis verwendet), auf 5 Nachkommastellen aufgerundet
DB Technik %	Deckungsbeitrag für die Technik. Der Wert gilt für alle Clicks des Gerätes.
Technik VK	Technik EK / ((100 − DB Technik %) / 100), auf 5 Nachkommastellen aufgerundet
Gesamt VK	Leasing-Anteil pro Seite + VBM VK + Technik VK
Folge-Click	VBM VK + Technik VK
Farbe Click	Verhält sich wie der SW-Click. Dabei wird auch das Verbrauchsmaterial berücksichtigt, bei dem das Kennzeichen Farbe gesetzt ist, also z.B. auch der SW-Toner (eine Farbkopie hat auch einen Schwarzanteil).
Scan Click / Frei1 Click / Frei2 Click / Frei3 Click	Verhalten sich wie der SW-Click, mit der Ausnahme, dass beim Gesamt VK kein Leasing-Anteil berücksichtigt wird.
Gesamt
VBM EK	Summe aus VBM EK × Seiten pro Jahr / 12 über alle Clicks
VBM VK	Summe aus VBM VK × Seiten pro Jahr / 12 über alle Clicks
Technik EK	Summe aus Technik EK × Seiten pro Jahr / 12 über alle Clicks
Technik VK	Summe aus Technik VK × Seiten pro Jahr / 12 über alle Clicks
Rate VBM VK + Technik VK	Gesamt VBM VK + Gesamt Technik VK
Gesamt Monats-Rate VK	Leasing-Rate + Gesamt Technik VK + Gesamt VBM VK + (MPS VK Preis × Anzahl Geräte)