OBS/Stammdaten/E-Mail/E-Mail AutoAnhänge
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- Geteilte Termine
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E-Mail Auto-Anhänge
In OBS ist es möglich, automatisch an jede Vorgangs-E-Mail (Auftrag, Rechnung, ...) mehrere Anhänge zu hängen.
Dabei gibt es drei Unterschiedliche Wege, wo diese Dokumente definiert werden können:
- Vorgangsdokumente
- Artikeldokumente
- Personendokumente
Diese Anhänge können von Ihnen frei definiert werden.
Vorgangsdokumente
Jedem Vorgang kann ein oder mehrere Dokument unter F8 hinterlegt werden, welche der E-Mail angehängt werden. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Anhänge Definieren.
Artikeldokumente
Einem Artikel kann ein oder mehrere Dokument unter F8 hinterlegt werden. Wenn der Vorgang diesen Artikel beinhaltet, wird das Dokument an die E-Mail angehängt. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Anhänge Definieren.
Personendokumente
Über eine Person kann unabhängig vom Vorgang oder Artikel ein Dokument definiert werden, welches grundsätzlich angehangen wird. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie unter Anhänge Definieren.
Besonderheit
Innerhalb des Personenstammes muss es eine Person geben (z.B OBS-Anhänge) in der die Dokumente im Informationssystem (F8) definiert sind.
Die Nummer dieser Person muss im Programmparameter 737 hinterlegt sein.
Personen bestimmen
Über die Eigenschaft 9024 werden die Personen bestimmt die grundsätzlich automatische Anhänge empfangen sollen.
Diese Eigenschaft kann über eine Personen-Auswertung gesetzt werden und mit dem Programmparameter 738 umgekehrt werden (Alle Personen ohne Eigenschaft bekommen Anhänge).
Zusätzlich steuert der Programmparameter 738, ob aller Personen mit oder Ohne diese Eigenschaft dieses Dokument angehängt bekommen und oder der Ansprechpartner berücksichtigt werden sollen.
| Programmparameter 738 | Bedeutung |
|---|---|
| J,N | Nur Personen mit der Eigenschaft 9024 erhalten einen Anhang |
| N,N | Alle Personen ohne die Eigenschaft 9024 erhalten einen Anhang |
| J,J | Alle Personen oder Ansprechpartner mit der Eigenschaft 9024 erhalten einen Anhang. Die Hauptperson muss die Eigenschaft 9024 nicht besitzen, damit der Ansprechpartner einen Anhang erhält. |
| N,J | Alle Personen oder Ansprechpartner ohne die Eigenschaft 9024 erhalten einen Anhang. |
Anhänge Definieren
Im jeweiligen Informationssystem (Artikel, Vorgang, Person) muss das anzuhängende Dokument wie folgt definiert sein:
Dabei sind folgende Felder zu definieren:
Dokunment an Vorgang-E-Mail anhängen:
Dieses Dokument ist für eine Vorgangs-E-Mail bestimmt.
Anhänge für Vorgang:
Das Dokument wird an den hier definierten Vorgängen automatisch angehängt (AU = Auftrag, LI = Lieferschein, RE = Rechnung, ...).
Gültig bis:
Das Dokument wird nur bis zu diesem Datum an die Vorgänge gehangen.
Filiale:
Wenn die OBS-Filiallösung aktiv ist, können Anhänge so für bestimmte Filialen definiert werden.
Wenn keine Filiale angegeben wird, wird der Anhang Filialunabhängig hinzugefügt.
Dabei ist die Filiale des Vorgangs entscheidend.
Info:
Die erste Zeile dieses Feldes definiert den Namen des Anhangs (maximal 64 Zeichen).