Für die eigene Inventur benötigt man unter anderem auch die eigenen Lagerwerte außer Haus. Wer Wartungs- und Mietverträge für Drucksysteme mit Verbrauchsmaterialien hat, ist dazu verpflichtet, die Lagerwerte zu benennen, die durch eingelagerte Verbrauchsmaterialien bei den eigenen Kunden vor Ort vorliegen. Um dies einfacher handhaben zu können, gibt es die Vertragsinventur, mit der Sie die Lagerwerte der Verbrauchsmaterialien erfassen können. Das Ganze funktioniert ähnlich wie die Artikelinventur.

Die Vertragsinventur wird in der Vertragsliste über F10 → V - Vertrags-Inventur aufgerufen.

Liste

In der Liste werden Ihnen alle übernommenen Verbrauchsmaterialien angezeigt. In der Statuszeile werden die Summen der EK-Werte und der bewerteten EK-Werte angezeigt.

Spalte	Beschreibung
V-Nr	Vertragsnummer
Inv-Name	Name der Inventur
V-Bez	Bezeichnung des Vertrages
Art-Nr	Artikelnummer des Verbrauchsmaterials
EK	Einkaufspreis aus dem Artikel
Menge	Beim Kunden gezählte Menge
EK-Bewertung	Bewerteter Einkaufspreis
Sum-EK	EK × Menge
Sum-EKBew	EK-Bewertung × Menge
Bemerk	Bemerkung
EK-Dat	Datum des letzten Einkaufs
M	Markierung

Unter der Liste können Sie im Feld Inventur-Name nach einer oder mehreren Inventuren filtern (mehrere Namen durch Komma getrennt). Über die Schaltfläche # kann eine vorhandene Inventur ausgewählt werden.

Taste	Funktion
Einfg	Legt eine neue Inventur an. Nach Eingabe eines Namens werden die Verbrauchsmaterialien aller in der Vertragsliste markierten Verträge übernommen. Deaktiviertes Verbrauchsmaterial wird nicht übernommen. Ist kein Vertrag markiert, erscheint der Hinweis Bitte vorher Verträge selektieren!.
↩ Enter	Öffnet den Eintrag zur Bearbeitung (siehe Maske).
F3	Druck der Liste
F4	Sortierung nach A - Vertrags-Nummer oder B - Verbrauchs-Material
F5	Markieren einzelner Einträge
F7	Erstellt nach einer Rückfrage die Briefe an die Kunden (siehe Vorgehen). Sind Einträge markiert, werden nur diese berücksichtigt.
F8	Öffnet das Informationssystem mit den generierten Briefen der Inventur.

Maske

Feld	Beschreibung
Inventurname, Vertrag, Artikel-Nr., Artikel-Name1, Artikel-Name2, EK-Preis	Werden angezeigt und können nicht geändert werden.
Menge-Ist	Beim Kunden vorhandene Menge
Abwertung in %	Abwertung des EK-Preises in Prozent. Die Bewertung wird daraus automatisch berechnet.
Bewertung	Bewerteter EK-Preis. Die Abwertung in % wird daraus automatisch berechnet. Vorbelegt ist der EK-Preis.
Bemerkung	Freie Bemerkung
Datum Letzer EK	Datum des letzten Einkaufs

Mit F2 wird gespeichert und direkt der nächste Eintrag geöffnet. Beim Schließen der Maske werden Sum-EK und Sum-EKBew neu berechnet.

Vorlage Serienbrief

Die Standard-Vorlage für den Serienbrief heißt vertragsinventur.docx und ist in Ihrem OBS-Ordner unter Data\Dokumente\Vorlagen zu finden. Sie können auch eine eigene Vorlage erstellen und verwenden. Diese muss den Namen vertragsinventur_user.docx erhalten und ebenfalls im Vorlagen-Ordner abgelegt werden. Ist eine eigene Vorlage vorhanden, wird diese verwendet.

HINWEIS: Passen Sie auf keinen Fall die Standard-Vorlage an Ihre Bedürfnisse an, da die Vorlage mit jedem OBS-Update überschrieben wird! Speichern Sie Änderungen immer unter einem anderen Dateinamen ab. Wenn die Änderungen für die Generierung aktiv genutzt werden sollen, muss der Name vertragsinventur_user.docx lauten.

Platzhalter

Platzhalter	Bedeutung/Funktion
{Absender}	Der Absendervermerk wird aus der in den Konstanten (Menü: System → I Konstanten) eingetragenen Adresse generiert.
{AdresseZeile1} bis {AdresseZeile9}	Diese Platzhalter stehen für die neun Adresszeilen im Anschriftfeld. Hier wird die Adresse Ihres Kunden eingetragen. Die Übernahme der Adresse beinhaltet zurzeit Anrede, Name (+ Vorname), Zusatz 1, Zusatz 2, Postfach oder Straße und PLZ mit Ort. Postalische Vermerke können noch nicht angegeben werden. Die Anschrift wird ab Platzhalter {AdresseZeile4} eingetragen (siehe DIN-5008).
{VertragNr}	Wird durch Ihre sechsstellige Vertragsnummer ersetzt.
{AktDatum}	Wird durch das aktuelle Datum ersetzt.
{SachbearbeiterName}	Übernimmt den Namen des aktuell angemeldeten Sachbearbeiters in den Brief.
{FirmaName}	Wird durch den Namen (+ Vorname) aus den Konstanten (Menü: System → I Konstanten) ersetzt.
{MaterialName}	Hier wird der Name der Verbrauchsmaterialien eingetragen. Dieser Platzhalter darf nur einmal innerhalb der Vorlage vorkommen und muss in einer Tabelle stehen.

Vorgehen

Als Erstes öffnen Sie die Liste der Vertragsstammdaten. Selektieren oder markieren Sie die Verträge, für die Sie eine Vertragsinventur machen möchten. Die Inventur legen Sie danach in der Inventurliste an. Diese rufen Sie über die Weiteren Funktionen (F10) Punkt V - Vertrags-Inventur der Vertragsstammdaten auf. Nach dem Öffnen der Liste Vertragsinventur wählen Sie Einfg und geben einen Namen für die Inventur ein. Unter der Liste finden Sie einen Filter. Bei Bedarf können Sie nach der Inventur anhand des Namens filtern.

Falls Sie die Vorlage bereits Ihren Wünschen angepasst haben, lesen Sie beim nächsten Absatz weiter.
Bevor Sie die Generierung der Briefe starten, sollten Sie prüfen, ob die Vorlage Ihren Vorstellungen entspricht oder noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihre OBS-Verknüpfung und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Eigenschaften. Im Reiter Verknüpfung finden Sie den Button Dateipfad öffnen. Es öffnet sich der Windows Explorer und Sie befinden sich direkt im Ordner Ihrer OBS-Installation. Navigieren Sie nun ins Unterverzeichnis Vorlagen. Zu diesem gelangen Sie, indem Sie zunächst den Ordner Data öffnen. Öffnen Sie danach den Ordner Dokumente. Jetzt können Sie den Ordner Vorlagen öffnen. Suchen Sie in diesem Verzeichnis die Datei vertragsinventur_user.docx und öffnen Sie diese. Falls die Datei nicht vorhanden sein sollte, öffnen Sie die Datei vertragsinventur.docx. Wenn der Inhalt Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie die Vorlage wieder schließen. Andernfalls nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor und speichern die Datei im Verzeichnis Vorlagen unter dem Namen vertragsinventur_user.docx.

Starten Sie die Generierung der Briefe mit F7. Um die Generierung nur für einen Teil auszuführen, können Sie die Materialien vorher markieren. Wenn die Generierung erfolgreich war, erhalten Sie eine Info über die generierte Menge. Die generierten Briefe finden Sie danach im Informationssystem unter F8. Hier können Sie die Briefe vor dem Drucken nochmals prüfen. Um die Dokumente zu drucken, wählen Sie unter F3 den Punkt B aus. Wenn zuvor Dokumente markiert wurden, werden die markierten Dokumente gedruckt. Sind keine Dokumente markiert, werden Sie gefragt, ob das aktuelle Dokument oder alle Dokumente gedruckt werden sollen.

Beispielvideo