In der Faxverwaltung werden Ihnen alle Faxe angezeigt. Sie können neue Faxe erstellen und bei bestehenden Faxe die Parameter bearbeiten um ein Fax z.B: auf erledigt zu setzen. .

Spalten

Spalte	Beschreibung
Datum	Erstell- oder Empfangsdatum des Faxes.
An	Faxnummer des Empfängers.
Von	Faxnummer des Versenders.
Betreff	Bei Versendeten Faxen können Sie zur Organisation einen Betreff eingeben, der dann hier angezeigt wird.
Aktiv	Zeigt an ob ein Fax aktiviert wurde (Ja/Nein). Deaktivierte Faxe werden nicht versendet. Bei empfangenen Faxe wird hier immer ein - angezeigt.
Empf/Senden	Zeigt den Status eines Faxes an. Möglich ist EMPFANGEN, SENDEN, GESENDET und FEHLER!!
Person	Wurde einem Fax eine Person zugeordnet, wird diese hier angezeigt. Ist einer Person im Personenstamm eine Faxnummer hinterlegt wird die Zuordnung von OBS automatisch durchgeführt.
M	Zeigt an ob ein Fax mit F5 markiert wurde.

Tasten und Schaltflächen

↩ Enter Fax Parameter

Mit einem Druck auf ↩ Enter kommen Sie in das Fax-Parameter-Fenster. Hier können Sie die Parameter des aktuellen Faxes konfigurieren.

Feld	Beschreibung
Nr.	Diese Nummer wird von OBS automatisch vergeben und ist nicht änderbar.
Gruppe	Hierüber können Faxe zu einer Gruppe zusammengefasst werden.
Status	Zeigt den Status des Faxes
Aktiv	Sie können Faxe aktivieren (Ja) oder deaktivieren (Nein). Nur aktivierte Faxe werden versendet.
Projekt-Nr.	Geben Sie hier die Nummer des Projekts ein, zu dem dieses Fax gehört.
Von Fax Nr.	Faxnummer des Versenders.
An Fax Nr.	Faxnummer des Empfängers.
Betreff	Hier können Sie zur Organisation einen Betreff eingeben, der in der Faxliste angezeigt wird.
Versand Datum	Datum des Faxes.
Versand Zeit	Uhrzeit des Faxes.
Empf./Versendet	Zeigt an ob ein Fax empfangen bzw. versendet wurde.
Gelesen	Zeigt an ob ein Fax als gelesen gekennzeichnet ist. Wenn Sie dieses Feld auf Nein stellen wird das Fax in der Faxliste wieder als ungelesen dargestellt.
Versandstatus	Hier können zur Organisation einen Status für das Fax festlegen. Sie haben hierbei die Möglichkeiten: offen, zurückgestellt, erledigt, in Arbeit und Warten auf Freigabe.

F2 Filter

Hier können Sie Filter-Häkchen aktivieren oder deaktivieren. Zudem können Sie die Standard-Vorbelegung der Filter-Häkchen festlegen.

F3 Druck

Diese Funktion ist in der Faxliste deaktiviert. Wenn Sie ein Fax drucken möchten, führen Sie den Druck über die Fax-Anzeige F8 aus.

F4 Sortierung

Hier können Sie die Sortierung der Faxliste bestimmen.

F5 Markieren

Mit dieser Funktion können Sie Faxe markieren um zum Beispiel mehrere Faxe gleichzeitig auf erledigt zu setzen.

F6 Zuordnung

Hierüber können Sie Faxe anderen Datensätzen in OBS (z.B. einer Person) zuordnen.

F7 Suche

Sie können eine Volltextsuche über die Faxe durchführen. Damit der Inhalt der Faxe durchsucht werden kann muss dieser per OCR Erkennung erkannt worden sein. Sie können die OCR Erkennung über F10 durchführen.

F8 Show

Hiermit können Sie sich die Faxe anzeigen lassen. Zudem ist es nur über diese Funktion möglich Faxe auszudrucken.

F9 Text

Hierüber können Sie sich den Text einen Faxes anzeigen lassen. Dies funktioniert nur wenn der Text digital per OCR Erkennung erkannt wurde. Die OCR Erkennung können Sie über F10 durchführen.

F10 Weitere

A - Als erledigt kennzeichnen

Setzt den Status des aktuellen oder aller markierten Faxe auf erledigt.

B - Erneut senden

Hierüber können Fehlerhafte Faxe wieder auf SENDEN gesetzt werden.

C - Aufgabe Anlegen

Hiermit können Sie zu einem Fax eine Aufgabe anlegen, bei der das Fax unter F8 Info hinterlegt ist. Dies ist hilfreich um ein Fax einem Sachbearbeiter zuzuordnen.

D - SFF Datei Exportieren

Sie können mit dieser Funktion die Faxdatei (SFF) exportieren.

E - Protokoll anzeigen

Hier sehen Sie das Protokoll des aktuellen Faxes.

F - Markierte Faxe aktivieren

Setzt das aktuelle oder alle markierten Faxe auf aktiv (Aktiv = Ja).

G - Fax OCR Erkennung (Volltextsuche für FAX)

Führt die OCR Erkennung durch. Hierbei versucht OBS aus den Faxdateien (SFF), die als Bilddateien vorliegen, einen digitalen Text zu erstellen. Dieses ist notwendig, wenn über den Inhalt der Faxe eine Volltextsuche durchgeführt werden soll.

Neues Fax erstellen

Neue Faxe können Sie mit Einfg erstellen. Geben die Faxnummer ein, an die gesendet werden soll. Sie können die Nummer auch aus dem Personenstamm heraussuchen. Schreiben Sie in die Betreffzeile den Betreff des Faxes. Sie können das Fax auch direkt einem Projekt zuordnen. Des weiteren können Sie das Fax auch einer bestimmten Person zuordnen.

Im Unteren Teil sehen Sie zwei Registerkarten: "Text" und "Bilder".
In der Registerkarte "Text" können Sie einen Text schreiben. Zum Editieren des Textes stehen Ihnen verschiedene Buttons zur Verfügung. Sie können Texte z.B. ausschneiden, kopieren und einfügen. Des weiteren können Sie Texte mit RTF Funktionen wie z.B. Fett, Kursiv, usw. formatieren.

In der Registerkarte "Bilder" können Sie ein Bild hinzufügen.

Hinweise zur Verwendung der Faxverwaltung

Die Faxverwaltung sollte auf die default Sortierung Zustand offen gesetzt werden.
Jeder Eintrag sollte von dem betroffenen Benutzer auf erledigt gesetzt werden (Kann über F10, in der Fax-Ansicht F8 oder in den Fax Parametern ↩ Enter gesetzt werden)
Gesendete Faxe sollten einmal pro Tag auf erledigt gesetzt werden (mehrere können durch F5 Markierungen als Gruppe auf erledigt gesetzt werden). Das hat den Vorteil das nicht versendete Faxe (Falsche Nummer usw.) sofort entdeckt werden.

VoIP

Um Fax über VoIP/Fax2Mail zu nutzen sind besondere Treiber von bspw. Shamrock sowie eine Umstellung des Empfangs auf PDF von Nöten.

Die relevante Lizenz von Shamrock kann auf Anfrage direkt von der Bergau GmbH bezogen und installiert werden.
Zusätzlich zu den kosten der Lizenz würden Einrichtungskosten entsprechend des notwendigen Aufwands anfallen.

Fax2Mail muss vom jeweiligen Telefonanlagentechniker eingerichtet werden.

Weiterhin muss der Empfang auf PDF sowie das Senden auf die neuen Treiber umgestellt werden.

OBS/Stammdaten/Faxverwaltung

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