OBS/Stammdaten/Verträge/Eingabemaske
Registerkarte: 1 Vertrag
Hier können Sie alle primären Einstellungen zu Ihrem Vertrag mit Pauschalabrechnungen vornehmen.
Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vertragsnummer | Bei der Neuanlage kann eine Nummer eingegeben werden. Bleibt das Feld leer, vergibt OBS die nächste freie Nummer aus dem Nummernkreis für Verträge (Programmparameter 635). Ist die eingegebene Nummer bereits vergeben, erscheint beim Speichern ein Hinweis und der Vertrag wird nicht gespeichert. Bei bestehenden Verträgen ist die Nummer nicht mehr änderbar. |
| Datum | Vertragsabschlussdatum. Vorbelegt ist das aktuelle Datum. Das Datum wird über den Platzhalter #DATVERTRAG ausgegeben. |
| RG-Pauschale + Druckabrechnung | Ist das Häkchen gesetzt, werden Pauschale und Druckabrechnung zusammen auf eine Rechnung gestellt. Voraussetzungen siehe unten. |
| Kunden-Nr. | Kunde des Vertrages (Auswahl mit # aus dem Personenstamm). Pflichtfeld. Ist der Programmparameter 1009 aktiviert, sind nur Kundennummern erlaubt, die mit 1 beginnen. |
| Re-Empf. | Rechnungsempfänger für die Pauschalabrechnung. Für Druckabrechnungen kann auf der Registerkarte 2 Druckabrechnung ein anderer Rechnungsempfänger hinterlegt werden. |
| Bezeichnung | Sprechende Bezeichnung des Vertrages. |
| Vertrags-Art | Wartung, Miete, Miete+Wartung, Leasing, Leasing+Wartung oder Nutzungsvertrag. Je nach Vertragsart sind die Felder für Miete, EK-Miete und Wartung freigegeben (siehe unten). Beispiele zu den Vertragsarten finden Sie unter Allgemeine Informationen. |
| Laufzeit/Mon. | Laufzeit des Vertrages in Monaten. Sie wird ab Zahlung ab berechnet. Das Vertragsende wird rechts neben dem Feld Zahlung ab angezeigt. |
| Verlängern/Mon. | Anzahl Monate, um die die Laufzeit automatisch verlängert wird. Verlängert werden Verträge mit Status 01, deren Laufzeit abgelaufen ist. Ist ein Kündigungsdatum eingetragen, wird höchstens bis zu diesem Datum verlängert. Die Verlängerung wird täglich bei der automatischen Datenbankpflege von OBS ausgeführt, allerdings nur, wenn der Programmparameter 1031 aktiviert ist. Ist der Programmparameter deaktiviert, dient das Feld nur der Information. Jede Verlängerung wird im Protokoll des Vertrages mit dem Typ A vermerkt. |
| Status | 01 = Vertrag ist aktiv und wird abgerechnet, 21 = Vertrag ist nicht mehr gültig. Andere Werte sind nicht erlaubt. |
| gekündigt zum | Optionales Kündigungsdatum. Liegt bei einer Zählerstandsübernahme das Enddatum des Abrechnungszeitraumes hinter dem Kündigungsdatum, wird stattdessen das Kündigungsdatum für den Gültigkeitszeitraum verwendet. Das Kündigungsdatum wird zudem bei der Vertragsselektion und bei den Abrechnungen berücksichtigt, sodass abgelaufene Verträge nicht versehentlich abgerechnet werden. |
| Vertrag-Nr. Leasing | Vertragsnummer der Leasing-Gesellschaft (zur Information, Platzhalter #VERNRLEAS). |
| Leasing-Ges. | Leasing-Gesellschaft aus dem Personenstamm. |
| Miete / Wartung / Zus.-Kosten | Pauschalen des Vertrages für den im Feld Zahlbar gewählten Abrechnungszeitraum. Zu jedem eingetragenen Betrag muss das zugehörige Erlöskonto (Erlös-Kto) angegeben werden. Bei der Vertragsart Miete ist das Erlöskonto für Miete, bei der Vertragsart Wartung das Erlöskonto für Wartung immer anzugeben. Siehe auch Miete und Wartung auf der Rechnung. |
| EK-Miete | Aufwand für die Miete (nur bei den Vertragsarten Miete und Miete+Wartung). Der Wert wird bei den Rechnungen mit aufgeführt und ist wichtig für die Erlösstatistik. Nachdem der Vertrag abgerechnet wurde, gibt es unter F6 Positionen einen zusätzlichen Eintrag für den Aufwand. |
| Pauschale | Summe aus Miete, Wartung und Zus.-Kosten (wird berechnet). |
| Z-Kost | Blauer Hinweis, der erscheint, wenn auf der Registerkarte 6 Zusatzkosten Zusatzkosten eingetragen sind. |
| Geräte-Art | Geräteart des Vertrages. |
| Mwst-Schl. | Mehrwertsteuerschlüssel für die Pauschalabrechnung. |
| Zahl-Bed. | Zahlungsbedingung für die Pauschalabrechnung. Beachten Sie hierbei bitte die Zahlungsbedingungs-Einstellung für SEPA. |
| Zahlungsart | Abbuchung (Einzugsermächtigung liegt vor), Überweisung (Kunde hat Dauerauftrag) oder Rechnung. Bei den Zahlungsarten Überweisung und Abbuchung werden keine Rechnungen generiert, sondern es müssen Buchungssätze angelegt werden. Bei Abbuchung wird beim Speichern automatisch eine Mandatsreferenz für den Kunden bzw. den Rechnungsempfänger angelegt, sofern der Vertrag nicht den Status 21 hat. |
| Zahlbar | Abrechnungszyklus der Pauschale: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. |
| Gruppe | Vertragsgruppe. So können z.B. alle Verträge, die ab dem 15. des Monats berechnet werden sollen, einer Gruppe zugeordnet und mit F7 Selektieren gemeinsam bearbeitet werden. |
| Zahlung ab | Startdatum für die Berechnung des Vertrages (Pflichtfeld). Addiert man die Monate der Laufzeit auf dieses Datum, erhält man das Vertragsende, das rechts daneben angezeigt wird. Sobald für den Vertrag Einnahmen gebucht wurden, kann das Feld nicht mehr geändert werden. |
| Summe-VK | Angenommener Verkaufspreis der Geräte (nur zur Information). |
| Leasing-Satz | Faktor bezogen auf den angenommenen Verkaufspreis, der zu der festgelegten Miete führt (nur zur Information, es finden keine automatischen Berechnungen statt). |
| Prov % | Standardprovision. Sie wird z.B. im Export O - Vertrags/Geräte Kopien (EXCEL) als Provisionssatz verwendet. |
| Nächste Berechnung | Monat und Jahr, in dem die nächste Pauschalabrechnung vorgenommen werden soll. Wird der Vertrag abgerechnet, wird automatisch das nächste Berechnungsdatum eingetragen. Ist eine Pauschale eingetragen und hat der Vertrag nicht den Status 21, muss das Feld gefüllt sein. Die Häkchen daneben zeigen, welche Monate des aktuellen Jahres schon berechnet wurden. |
| Bemerkung | Freie Bemerkung zum Vertrag. |
| DMS Nummer | Nummer für das Dokumentenmanagement. |
| Externe Vertragsnummer | Zusätzliche Vertragsnummer, z.B. des Kunden (Platzhalter #VERNREXT, Sortierung und Freitextsuche in der Vertragsliste). |
| Mandant | Wird nur angezeigt, wenn mit Mandanten gearbeitet wird. |
| Filiale | Wird nur angezeigt, wenn mit Filialen gearbeitet wird (Programmparameter 496 oder 776). Das Feld ist dann ein Pflichtfeld. |
| Wiederkehr. Aufgabe | Zuordnung einer wiederkehrenden Aufgabe. |
| Zustand | Frei wählbarer Zustand des Vertrages. Ist dem Zustand eine Farbe zugeordnet, wird die Vertragsnummer in der Vertragsliste in dieser Farbe dargestellt. Im F2 Filter der Vertragsliste kann nach dem Zustand gefiltert werden. |
| Rechnung als interne Rechnung kennzeichnen | Bei der Vertragsabrechnung wird eine Rechnung erstellt, auch wenn die Zahlungsart auf Abbuchung steht. So gibt es zu jeder Buchung einen Beleg. |
| Gutschrift für Leasingges. | Bei gefüllter EK-Miete und eingetragener Leasing-Gesellschaft wird die EK-Miete bei der Pauschalabrechnung für eine Gutschrift an die Leasing-Gesellschaft vorgemerkt. Die Gutschriften werden über D1 - Gutschriften für Leasinggeber erstellen erzeugt. |
Ist der Programmparameter 745 aktiviert, werden Miete, EK-Miete, Wartung und Zus.-Kosten als Monatsbeträge eingegeben. Neben den Monatsbeträgen wird dann in der Spalte Gesamt der Betrag für den gesamten Abrechnungszeitraum angezeigt.
Beträge je Vertragsart
Zus.-Kosten können bei allen Vertragsarten außer Leasing eingegeben werden. Für Miete, EK-Miete und Wartung gilt:
| Vertragsart | Eingabe möglich |
|---|---|
| Wartung | Wartung |
| Miete | Miete, EK-Miete |
| Miete+Wartung | Miete, EK-Miete, Wartung |
| Leasing | keine Beträge (Miete, EK-Miete, Wartung und Zus.-Kosten werden auf 0 gesetzt) |
| Leasing+Wartung | Wartung |
| Nutzungsvertrag | Miete, Wartung |
Miete und Wartung auf der Rechnung
Bei der Zahlungsart Rechnung werden Miete und Wartung in einer Position zusammengefasst und erhalten das Erlöskonto von Miete. Falls Miete und Wartung bei einem Vertrag mit der Vertragsart Miete+Wartung auf unterschiedliche Erlöskonten gebucht werden sollen, muss der Programmparameter 1023 auf J gesetzt werden. Hierdurch werden auf der Rechnung zwei Positionen angelegt. Die zweite Position erhält den Typ Option und Nicht drucken. Es wird so trotzdem nur eine Position gedruckt, aber beim Verbuchen werden beide Erlöskonten angesprochen.
Pauschale und Druckabrechnung auf einer Rechnung
Ist das Häkchen RG-Pauschale + Druckabrechnung gesetzt, gilt beim Speichern:
- Die Zahlungsart muss Rechnung sein.
- Der Rechnungsempfänger für die Pauschale und für die Druckabrechnung muss gleich sein.
- Ist ein Abrechnungsbeginn für die Druckabrechnung eingetragen, darf der Abrechnungszeitraum der Pauschale nicht größer sein als der Abrechnungszeitraum der Druckabrechnung.
Weitere Hinweise dazu finden Sie unter Vertragsabrechnung Beispiele.
Sammelrechnung
Um einen Vertrag als Sammelrechnung abrechnen zu können, müssen Sie im Personenstamm die jeweilige Person auswählen und die Personenmaske mit ↩ Enter öffnen. Auf der 4. Registerkarte (Umsatz und Besonderes) gibt es das Auswahlfeld Vertragssammelabrechnung. Damit die Verträge für den jeweiligen Kunden als Sammelrechnung abgerechnet werden, muss dieses Feld auf JA gestellt werden.
Registerkarte: 2 Druckabrechnung
In diesem Teil können Sie Ihre Daten und Berechnungen zur Druckabrechnung eintragen.
Felder
In den Feldern Anzahl bis, Preis bis und Preis ab legen Sie fest, wie viele Freikopien der Kunde hat und was ein Druck darüber hinaus kostet, oder Sie hinterlegen eine Preisstaffel. Anhand dieser Daten werden später die Druckabrechnungen erstellt.
Die Felder Anzahl bis, Preis bis, Anzahl ab, Preis ab, Gutschrift Verbrauch < Frei, Vorrats-Kopien und Druck Zusatzkosten gibt es für jeden Zähler einzeln (Spalten Schwarz, Scan, Farbe, Frei-1, Frei-2 und Frei-3).
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Abrechnungsbeginn | Beginn der Druckabrechnung. Das Feld ist nur so lange änderbar, bis zum ersten Mal ein Zählerstand eines Gerätes dieses Vertrages abgerechnet wurde. Ohne Abrechnungsbeginn können keine Zählerstände angelegt werden. Das Feld ist außerdem wichtig für die Auswertung von Verträgen. |
| Druckabrechnung | Abrechnungszyklus der Druckabrechnung: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder Kopien Konto (siehe unten). |
| Berechnung ab | Aktueller Beginn des Abrechnungszeitraumes. Die Häkchen daneben zeigen, welche Monate des aktuellen Jahres schon berechnet wurden. |
| Anzahl bis | Anzahl der Drucke, für die der Preis im Feld Preis bis gilt. Bei Freikopien wird hier die Anzahl der Freikopien eingetragen. Die Anzahl gilt für den angegebenen Druckabrechnungszeitraum. |
| Preis bis | Preis pro Druck bis zur Anzahl in Anzahl bis. Bei Freikopien bleibt das Feld leer. |
| Anzahl ab | Wird automatisch berechnet (Anzahl bis + 1) und zeigt den Druck an, ab dem der Preis im Feld Preis ab gilt. |
| Preis ab | Preis pro Druck ab der Anzahl in Anzahl ab. |
| Gutschrift Verbrauch < Frei | Nicht genutzte Freikopien werden dem Kunden als Gutschrift auf der Rechnung ausgewiesen. Dafür muss Anzahl bis gefüllt sein. |
| Vorrats-Kopien | Gibt an, für wie viele Kopien der Kunde Verbrauchsmaterial vorrätig haben darf. Wird diese Menge überschritten, erscheint bei der Eingabe eines weiteren Auftrages zum Verbrauchsmaterial eine Warnung, die zusätzlich als Bemerkung im Vertrag eingetragen wird. |
| Druck Zusatzkosten | Wird hier ein Wert eingetragen, wird auf der Druckabrechnung eine zusätzliche Rechnungsposition für diesen Zähler erzeugt. Die Texte für diese Positionen können auf der Registerkarte 4 Text Druckabrechnung im Unterregister Z RG - ZKost eingegeben werden. |
| Anteil SW in Farbkopien in % | Schwarzanteil, der durchschnittlich bei den Farbkopien benötigt wird. Vorbelegt und empfohlen ist 100 %. Der Wert wird benötigt, um das ausgegebene Verbrauchsmaterial mit den tatsächlich gemachten Kopien laut den Zählerständen zu vergleichen. |
| Abzug Gutschrift Verbrauch in % | Minderung des Seitenpreises für nicht erreichte Kopien bei der Gutschrift. Ein Beispiel finden Sie unter Minderkopien bei Vertragsdruckabrechnung. |
| Zahlungsbedingung | Die Druckabrechnung kann eine andere Zahlungsbedingung als die Pauschale besitzen. Beachten Sie hierbei bitte die Zahlungsbedingungs-Einstellung für SEPA. |
| E-Kto | Erlöskonto für die Druckabrechnung. Das Feld muss gefüllt sein, sobald bei einem Zähler ein Preis ab eingetragen ist. |
| Mwst-Schl. | Mehrwertsteuerschlüssel für die Druckabrechnung. |
| zust. Sachbearb. | Zuständiger Sachbearbeiter. |
| Vertreter | Zuständiger Vertreter. |
| Re-Empf. | Anderer Rechnungsempfänger für die Druckabrechnung als der Rechnungsempfänger der Pauschale. |
| Telefonnummer / Faxnummer / Email | Mit diesen Angaben können Sie Zählerstandsabfragen per E-Mail oder Fax verschicken oder per Telefon erfragen. Wie das funktioniert, erfahren Sie unter Wie funktioniert die Zählerstandsabfrage?. |
| Ausnahme Verbrauchsmaterial | Das Verbrauchsmaterial dieses Vertrages wird beim Schreiben eines Auftrages für eine Kostenstelle des Vertragskunden ignoriert. Ist z.B. Person B eine Kostenstelle/Lieferanschrift von Person A und ist in einem Vertrag von Person A dieses Häkchen gesetzt, so wird das Verbrauchsmaterial dieses Vertrages beim Schreiben von Aufträgen für Person B ignoriert. |
| Kostenstellen Abrechnung | Die Druckabrechnung wird als Kostenstellenabrechnung durchgeführt, siehe Druckabrechnung mit Kostenstellen. |
Einem Gerät können außerdem Seiten-EKs hinterlegt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Seiten-EK pro Gerät.
Wie Sie Druckabrechnungen erstellen, erfahren Sie unter C - Druckabrechnungen generieren.
Kopien Konto
Wird im Feld Druckabrechnung der Punkt Kopien Konto ausgewählt, funktioniert die Abrechnung ähnlich einer Prepaid-Karte. Für den Vertrag werden keine Druckabrechnungen erstellt, die Zählerstände erhalten direkt den Status 21. Stattdessen wird überprüft, ob eine festgelegte Menge an Kopien überschritten wird. Ist dies der Fall, erscheint beim Öffnen der Vertragsliste die Meldung Kopien-Konten müssen neu berechnet werden!. Sie haben dann die Möglichkeit, sich alle betroffenen Verträge markieren zu lassen, um diese anschließend abzurechnen. Die Anzahl der Drucke geben Sie im Feld Anzahl bis und den Preis pro Druck im Feld Preis ab ein. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie unter Volumenvertrag - Abbildung im OBS.
Registerkarte: 3 Text Pauschale
Für Verträge, die per Rechnung abgerechnet werden, können Sie in den Vertragsstammdaten einen Text hinterlegen, der automatisch auf die generierten Rechnungen gesetzt wird.
Es können für die Pauschale verschiedene Textbausteine hinterlegt werden. In diese Textbausteine können bestimmte Platzhalter integriert werden.
Im Programmparameter 906 wird die Nummer eines Standard-Textbausteins für die Rechnungspauschale festgelegt. Nur wenn andere Textbausteine oder Texte gewünscht werden, müssen diese im Vertrag hinterlegt werden.
Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| RG-Text Pauschale | Textbaustein bzw. Text für die Pauschalrechnung. |
| Positionsbez. | Text, der bei der Pauschalabrechnung als Positionsbezeichnung verwendet wird und damit über dem Abrechnungstext steht. |
| Positionseinheit | Mengeneinheit für die Position der Pauschalabrechnung. |
Folgende Platzhalter können verwendet werden:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #ZAHLZEIT | Abrechnungszeitraum (z.B. Monatliche, Vierteljährliche) |
| #ART | Vertragsart (z.B. Wartungs-, Miet-, Nutzungs-) |
| #PERIODE | Monat der abzurechnenden Periode mit dem aktuellen Jahr (z.B. Mai 2026) |
| #DATUM | Abrechnungszeitraum der Rechnung. Bei monatlicher Abrechnung z.B. November 2007, sonst z.B. Mai 2007 bis Oktober 2007 |
| #DATVERTRAG | Vertragsdatum (Feld Datum) |
| #BEZ | Bezeichnung des Vertrages |
| #NUMMER | Nummer des Vertrages |
| #VERNRLEAS | Vertragsnummer der Leasing-Gesellschaft |
| #VERNREXT | Externe Vertragsnummer |
| #MIETE | Betrag Miete |
| #WARTUNG | Betrag Wartung |
| #ZKOSTEN | Betrag Zusatzkosten |
| #PAUSCHALE | Betrag der Pauschale |
| #MIETWARTSUM | Summe aus Miete und Wartung |
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #GERAET | Beginn der Angaben eines einzelnen Gerätes |
| #\GERAET | Ende der Angaben eines einzelnen Gerätes |
| #GERNR | Nummer des Gerätes |
| #GERBEZ | Bezeichnung 1 des Gerätes |
| #GERBEZ2 | Bezeichnung 2 des Gerätes |
| #GERSNR | Seriennummer des Gerätes |
| #GERORT | Standort des Gerätes |
| #GERORT2 | 2. Standort des Gerätes |
| #GERVERS | Versandanschrift des Gerätes (Straße, PLZ, Ort) |
| #GERVERS2 | Vollständige Versandanschrift des Gerätes (mit Name und Zusatz) |
| #GERZUS | Zusätzliche Gerätenummer |
| #GERKDANSCHRIFT | Anschrift des Gerätekunden. Wird nur ersetzt, wenn der Kunde des Gerätes vom Kunden des Vertrages abweicht. |
Beispiel: Geben Sie im Feld RG-Text Pauschale folgenden Text ein: #ZAHLZEIT#ARTpauschale für #BEZ gem. Vertrag #NUMMER vom #DATVERTRAG, Abrechnungszeitraum #DATUM
Wenn Sie jetzt für einen halbjährlich abgerechneten Wartungsvertrag eine Rechnung generieren, sieht der Rechnungstext z.B. so aus: Halbjährliche Wartungs-pauschale für UTAX CD 1315 gem. Vertrag 000001 vom 01.01.2007, Abrechnungszeitraum Mai 2007 bis Oktober 2007
Registerkarte: 4 Text Druckabrechnung
Texte für Zähler
Für Verträge, die per Rechnung abgerechnet werden, können Sie in den Vertragsstammdaten einen Text hinterlegen, der automatisch auf die generierten Druckabrechnungen gesetzt wird.
Hier gibt es die Unterregister 6 RG - SW, 7 RG - Scan, 8 RG - Farbe, 9 RG - Frei1, 0 RG - Frei2, F RG - Frei3 und Z RG - ZKost. Es können also für jeden Zählertyp verschiedene Textbausteine hinterlegt werden. In diese Textbausteine können bestimmte Platzhalter integriert werden.
Im Programmparameter 907 werden die Nummern der Standard-Textbausteine festgelegt. Nur wenn andere Textbausteine oder Texte gewünscht werden, müssen diese im Vertrag hinterlegt werden. Die Werte werden durch Kommas getrennt:
| Position | Bedeutung |
|---|---|
| 1 | Textbaustein Druckabrechnung SW |
| 2 | Textbaustein Druckabrechnung Scan |
| 3 | Textbaustein Druckabrechnung Farbe |
| 4 | Textbaustein Druckabrechnung Frei1 |
| 5 | Textbaustein Druckabrechnung Frei2 |
| 6 | Textbaustein Zählerstandsabfrage per Fax und manuelle Zählerstandsabfrage |
| 7 | Textbaustein Zählerstandsabfrage per E-Mail |
| 8 | Textbaustein Zählerstandsabfrage per Brief |
| 9 | J = Zählerstandsabfrage per E-Mail als PDF-Anhang versenden |
| 10 | Textbaustein Druckabrechnung Frei3 |
Zum Beispiel:
Auf den Unterregistern 6 RG - SW bis F RG - Frei3 gibt es neben dem Rechnungstext (z.B. RG-Text SW) ein Feld für die Positionsbezeichnung (z.B. Positionsbez. SW). Wenn Sie hier einen Text eintragen, wird dieser als Positionstext in der Druckabrechnung verwendet. Zusätzlich gibt es dort ein Feld Positionseinheit. Hier kann eine Mengeneinheit für die jeweilige Rechnungsposition der Druckabrechnung festgelegt werden.
Die verfügbaren Platzhalter finden Sie unter: Platzhalter für Druckabrechnung
Druckabrechnungstext-Beispiel
Geben Sie folgenden Text auf dem Unterregister 6 RG - SW im Vertrag ein:
Abrechnung für den Nutzungsvertrag - Druck #NUMMER vom #DATUM für den Zeitraum #VON - #BIS: DRUCK-Abrechnung: #GERAET #GERBEZ / Seriennummer: #GERSNR / Standort: #GERORT Neuer Zählerstand : #ZAEHLNEU / Alter Zählerstand : #ZAEHLALT / Verbrauch : #VERBRAUCH #\GERAET #GERANZ Insgesamt : Neuer Zählerstand : #GESZAEHLNEU / Alter Zählerstand : #GESZAEHLALT / Verbrauch : #GESVERBRAUCH #\GERANZ #FREIAbzüglich #KOPFREI Freidrucke sind #BERECH Druck à #PREIS EURO zu berechnen#\FREI#STAFFELzu berechnen bis #KOPFREI Drucke à #BPREIS EURO = #ZSUMBIS EURO ab #MENGEAB #BERECH Drucke à #PREIS EURO = #ZSUMAB EURO #\STAFFEL
Beachten Sie, dass der Text zwischen #GERANZ und #\GERANZ nur angezeigt wird, wenn mehr als ein Gerät abgerechnet wird. Der Text zwischen #STAFFEL und #\STAFFEL wird angezeigt, wenn im Feld Preis bis im Vertrag ein Preis angegeben wurde. Ist kein Preis bis eingetragen, wird stattdessen der Text zwischen #FREI und #\FREI angezeigt.
Platzhalter, die logisch zusammengehören, müssen allesamt aufgeführt werden. Wenn Sie nun für einen Vertrag mit einem Gerät eine Druckabrechnung generieren, sieht der Rechnungstext z.B. so aus:
Abrechnung für den Nutzungsvertrag - Druck 000001 vom 01.01.2008 für den Zeitraum 01.09.2008 - 31.12.2008: DRUCK-Abrechnung: Lightpad 1210 WIN+ celeron / Seriennummer: 0736188 / Standort: Haupt-Gebäude Neuer Zählerstand : 10.000,0 / Alter Zählerstand : 1.000,0 / Verbrauch : 9.000,0 Abzüglich 8.044,0 Freidrucke sind 956,0 Druck à 0,8000000 EURO zu berechnen
Zusatzkosten
Auf dem Unterregister Z RG - ZKost können die Texte für die auf der Registerkarte 2 Druckabrechnung hinterlegten Druck-Zusatzkosten eingegeben werden. Für jeden Zähler gibt es die Felder Bez.1 und Bez.2. Diese werden als Bezeichnung 1 und Bezeichnung 2 der Rechnungsposition verwendet. Verfügbare Platzhalter finden Sie unter folgendem Punkt: Platzhalter für Druckabrechnung
Registerkarte: 5 Text Zählerstandsabfrage
Für die Zählerstandsabfrage per E-Mail oder Fax können Sie in den Vertragsstammdaten im Feld Zählerstandsabfrage-Text einen Text hinterlegen, der automatisch in die generierten E-Mails oder Faxe der Zählerstandsabfrage gesetzt wird. Es bietet sich an, einen Text mit den unten aufgeführten Platzhaltern als Textbaustein anzulegen.
Im Programmparameter 907 werden die Standard-Textbausteine für die Zählerstandsabfrage festgelegt (Position 6 für Fax und manuelle Abfrage, Position 7 für E-Mail, siehe oben). Nur wenn andere Textbausteine oder Texte gewünscht werden, müssen diese im Vertrag hinterlegt werden.
Folgende Platzhalter können verwendet werden:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #DATVERTRAG | Vertragsdatum (Feld Datum) |
| #BEZ | Bezeichnung des Vertrages |
| #NUMMER | Nummer des Vertrages |
| #PSANREDE | Anrede des Kunden |
| #PSVORNAME | Vorname des Kunden |
| #PSNAME | Name des Kunden |
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #KOPF | Beginn des Kopftextes |
| #\KOPF | Ende des Kopftextes |
| #FUSS | Beginn des Fußtextes |
| #\FUSS | Ende des Fußtextes |
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #PAGE | Beginnt beim Faxen eine neue Seite (nur für Faxe verwenden) |
| #ABFRAGENR | Nummer der Abfrage |
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #GERAET | Beginn des Gerätetextes |
| #\GERAET | Ende des Gerätetextes |
| #GERNR | Gerätenummer |
| #GERBEZ | Bezeichnung 1 des Gerätes |
| #GERBEZ2 | Bezeichnung 2 des Gerätes |
| #GERSNR | Seriennummer des Gerätes |
| #GERORT | Standort des Gerätes |
| #GERORT2 | 2. Standort des Gerätes |
| #GERVERS | Versandanschrift des Gerätes (Straße, PLZ, Ort) |
| #GERVERS2 | Vollständige Versandanschrift des Gerätes (mit Name und Zusatz) |
| #GERZUS | Zusätzliche Gerätenummer |
| #GERKDANSCHRIFT | Anschrift des Gerätekunden. Wird nur ersetzt, wenn der Kunde des Gerätes vom Kunden des Vertrages abweicht. |
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #Z1 ... #\Z1 | Block für Zähler Schwarz |
| #Z2 ... #\Z2 | Block für Zähler Scan |
| #Z3 ... #\Z3 | Block für Zähler Farbe |
| #Z4 ... #\Z4 | Block für Zähler Frei-1 |
| #Z5 ... #\Z5 | Block für Zähler Frei-2 |
| #Z6 ... #\Z6 | Block für Zähler Frei-3 |
Ein Zählerstands-Block wird nur ausgegeben, wenn im Vertrag für diesen Zähler ein Preis bis oder ein Preis ab eingetragen ist.
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #ZAEHLER_SW | Alter Zählerstand (Schwarz/Weiß) |
| #ZAEHLER_SCAN | Alter Zählerstand (Scan) |
| #ZAEHLER_FARBE | Alter Zählerstand (Farbe) |
| #ZAEHLER_FREI1 | Alter Zählerstand (Frei-1) |
| #ZAEHLER_FREI2 | Alter Zählerstand (Frei-2) |
| #ZAEHLER_FREI3 | Alter Zählerstand (Frei-3) |
Beispiel einer Zählerstandsabfrage (Wichtig: #PAGE darf nur für Faxe verwendet werden)
#KOPF DOKU-NR.: #ABFRAGENR Sehr geehrte Damen und Herren, nachstehend erhalten Sie die Zählerstandsabfrage für die nachstehend aufgeführten Verträge. Bitte tragen Sie die Zählerstände ein und faxen uns die Liste an FAX-Nr. 04141-88838 zurück. Falls Sie Probleme beim Auslesen der Zählerstände haben, rufen Sie uns bitte unter Tel. 04141-88818 an. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann Bergau GmbH #PAGE #\KOPF ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ZÄHLERSTANDSABFRAGE für den Nutzungsvertrag - Druck #NUMMER vom #DATVERTRAG ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- #GERAET GERÄTE-NR.: #GERNR #GERBEZ / Seriennummer: #GERSNR / Standort: #GERORT ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- #Z1 Alter Zählerstand SCHWARZ: #ZAEHLER_SW Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z1 #Z2 Alter Zählerstand SCAN: #ZAEHLER_SCAN Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z2 #Z3 Alter Zählerstand FARBE: #ZAEHLER_FARBE Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z3 #Z4 Alter Zählerstand FREI1: #ZAEHLER_FREI1 Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z4 #Z5 Alter Zählerstand FREI2: #ZAEHLER_FREI2 Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z5 #Z6 Alter Zählerstand FREI3: #ZAEHLER_FREI3 Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z6 #\GERAET #FUSS #\FUSS
Registerkarte: 6 Zusatzkosten
Auf dieser Registerkarte können die Daten für eine Zusatzkostenabrechnung eingegeben werden. Eine Zusatzkostenabrechnung ist eine Rechnung, die bei einer Pauschalabrechnung zusätzlich generiert wird und für einen beliebigen Kunden ausgestellt werden kann.
Aktivierung
Standardmäßig ist diese Registerkarte ausgeblendet. Um sie zu aktivieren, muss zunächst im Programmparameter 777 ein J eingetragen werden. Zudem wird im Programmparameter 777 die Nummer des Textbausteins für den Rechnungstext eingetragen. Die beiden Werte werden mit einem Komma getrennt (z.B. J,965).
Felder der Zusatzkostenabrechnung
Die Felder entsprechen weitgehend denen der Pauschalabrechnung. Im Rechnungstext können dieselben Platzhalter wie auf der Registerkarte 3 Text Pauschale verwendet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zus.-Kosten | Betrag der Zusatzkosten für den im Feld Zahlbar (Registerkarte 1) gewählten Abrechnungszeitraum. Ist der Programmparameter 745 aktiviert, wird der Betrag wie auf der Registerkarte 1 als Monatsbetrag eingegeben. |
| Re-Empf. | Kunde, für den die Zusatzkostenrechnung ausgestellt wird. Bleibt das Feld leer, wird die Rechnung für den Kunden des Vertrages erstellt. |
| E-Kto | Erlöskonto für die Zusatzkosten. Das Feld muss gefüllt sein, sobald Zusatzkosten eingetragen sind. |
| EK-Miete | Aufwand zu den Zusatzkosten. Er wird bei der Abrechnung als Ausgabe in den Vertragspositionen eingetragen. |
| Zahl-Bed. | Zahlungsbedingung für die Zusatzkostenrechnung. |
| Mwst-Schl. | Mehrwertsteuerschlüssel für die Zusatzkostenrechnung. Bleibt das Feld leer, wird der Mehrwertsteuerschlüssel der Pauschalabrechnung verwendet. |
| RG-Text | Textbaustein bzw. Text für die Zusatzkostenrechnung. Ist hier nichts hinterlegt, wird der Textbaustein aus dem Programmparameter 777 verwendet. |
| Positionsbez. | Positionsbezeichnung der Zusatzkostenposition. |
| Positionseinheit | Mengeneinheit der Zusatzkostenposition. |
| Zusatzkosten auf Pauschalrechnung | Es wird keine eigene Rechnung erstellt, sondern es werden zusätzliche Positionen auf der Pauschalrechnung generiert. |
| Zusatzkosten einmalig | Die Zusatzkosten werden nur ein Mal abgerechnet. |
| Status | Nur bei Zusatzkosten einmalig änderbar. Zeigt an, ob die einmalige Abrechnung schon erfolgt ist: 01 = noch nicht berechnet, 21 = berechnet. |
Tasten und Schaltflächen
Folgende Tasten und Schaltflächen sind in der Eingabemaske spezifisch:
| Taste | Funktion |
|---|---|
| F10 Geräte | Alle Geräte dieses Vertrages werden aufgelistet. Bei einem neuen, noch nicht gespeicherten Vertrag steht die Taste nicht zur Verfügung. |
| Bild ↑ | Der nächste Vertrag wird angezeigt. |
| Bild ↓ | Der vorherige Vertrag wird angezeigt. |