OBS/Stammdaten/Personen: Unterschied zwischen den Versionen
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Die [[OBS/Stammdaten/Personen/Weitere_Funktionen/DS_-_DSGVO_Datenanalyse|DSGVO Datenanalyse]] dient zur einfachen Übersicht Datenbezogener Sätze und deren Anonymisierung per Knopfdruck, sowie der Möglichkeit Reports auf Anfrage der Person zu erstellen. | |||
==E - Vertragsverwaltung== | ==E - Vertragsverwaltung== | ||
==E1 - Mandatsreferenz== | ==E1 - Mandatsreferenz== | ||
Version vom 16. Mai 2018, 10:47 Uhr
- Artikel
- Beispiel: Anlegen eines Artikels
- Anleitung für den Etikettendruck
- Brutto und Nettopreise in OBS
- Artikel Preispflege
- Tasten und Schaltflächen
- Weitere Funktionen Schaltfläche
- Eingabemaske
- Registerkarte: Allgemeine Artikelstammda
- Registerkarte: Umsatzstatistiken + Anderes
- Multisteuer
- Registerkarte: Langtext
- Registerkarte: Shop (xtcModified Shop)
- F5 EAN
- F6 Personenbezogene Preise
- F7 Kalkulation
- F8 EAN-Verwaltung
- F9 VK - Preise 1-9
- F10 EK Lieferanten für Artikel/
- Artikel / Lieferanten Einstellung
- Periodenumsatz
- Tasten und Schaltflächen
- Eingabemaske
- A Shop-Stammdaten
- C Personen übertragen
- D Kataloge verwalten
- E Kategorien verwalten
- F Preislisten-Update
- G Bestellungen abholen
- H Verfügbarkeit übertragen
- I Merkliste übertragen
- V Varianten übertragen
- W Artikelvarianten übertragen
- X Protokoll
- Y leere Passworte füllen
- Z Update-Informationen zurücksetzen
- A Shop-Stammdaten
- B Datenbankzugang
- C Personen übertragen
- D Preise aktualisieren
- E eigene Artikel übertragen
- F Preislisten verwalten
- G Warengruppen verwalten
- H Bestellvorlagen übertragen
- Y leere Passworte füllen
- Z FTP-Protokoll
- A Shop-Stammdaten
- B Datenbankzugang
- C Personen übertragen
- D Preise aktualisieren
- E eigene Artikel übertragen
- F Preislisten verwalten
- G Warengruppen verwalten
- H Bestellvorlagen übertragen
- I Kundengruppen
- K Zugang für Bildübertragung
- Y leere Passworte füllen
- Z FTP-Protokoll
- Tasten und Schaltflächen
- Eingabemaske
- Registerkarte: 1 Vertrag
- Registerkarte: 2 Druckabrechnung
- Registerkarte: 3 Text Pauschale
- Registerkarte: 4 Text Druckabrechnung
- Registerkarte: 5 Text Zählerstandabfrage
- Registerkarte: 6 Zusatzkosten
- Weitere
- Tasten und Schaltflächen
- F10 Weitere Funktionen
- Eingabemaske
- Mail-Regeln
- Liste
- Eingabemaske
- Marketing
- Aufgaben-Gruppen
- Wiederkehrende Aufgaben
- Geteilte Aufgaben
- Termine
- Termine
- neuen Termin erstellen/Termin bearbeiten
- neuen Langzeittermin erstellen/Langzeittermin bearbeiten
- Geburtstag
- Geteilte Termine
- Technikersteuerung
- Tasten und Schaltflächen
In dem Menü "Stammdaten" finden Sie "Personen" als ersten Unterpunkt. Der Personenstamm dient der Verwaltung Ihrer Kunden (1er), Lieferanten (7er) und Interessenten (9er). So können Sie hier unter anderem Kontaktdaten von Ansprechpartnern pflegen oder personenbezogene Preise einsehen und pflegen.
Liste
In der Liste "Personenstamm" (Nr 2) finden Sie alle gepeicherten Personendaten.
Die kleineren Fenster die ans Hauptfenster angedockt sind nennen wir Widgets, diese sind hilfreiche Informationsfenster die eingeschaltet werden können, um die Arbeit zu erleichtern.
Widgets
(Nr 1): Das Kontakte Widget zeigt alle Kontakte zu dieser Person an.
(Nr 3): Das Eigenschaften Widget zeigt bestimmte Eigenschaften die dieser Person zugefügt wurden.
(Nr 4): Das Geräte Widget zeigt alle Geräte dieser Person an.
(Nr 5): Das Personenumsatz Widget zeigt alle verbuchten Rechnungen und Kassen Einnahmen von der ausgewählten Person in den letzen zwei Jahren an.
(Nr 6): Das Text Widget zeigt wichtige Bemerkungen die der Person oder Artikel angegeben wurden sind.
(Nr 7): Das Schnellstartleiste Widget ist in jedem Fenster aktiv und kann mehrere Buttons aktiviert haben, in unserem Beispiel Erweiterte Info und Vertrags Stammdaten wobei alle Informationen und Interaktionen oder Verträge über diese Person angezeigt werden.
Die Spalten
Jede Person wird in einer Zeile durch folgende Spalten beschrieben:
- Suchbegriff
- Kunden-Nummer
- Ort
- Strasse
- Telefon
- Markiert
Die Zeile der Spalten sieht wie folgt aus:
Personeninformation
Zusätzlich werden unter der Auswahlliste weitere Personeninformationen angezeigt.
- Name
- Faxnumer
- 2.Telefonnummer
- Zahlungsbedingungen
- Rechnungsempfänger
- Bemerkung
- Vorname
- Internetadresse
- letzter Umsatz
- Land
- Postleitzahl
Dies kann wie folgt aussehen:
Tasten und Schaltflächen
F3 Druck
Nachdem Sie in der Personenstammliste F3 gedrückt haben, öffnet sich foglendes Auswahlfenster:
- Etiketten-Druck: druckt Ihnen die Anschrift der ausgewählten Person aus.
- Kundenhistorie: druckt Ihnen eine Übersicht über die Daten der ausgewählten Person aus.
Haben sie mit F5 in der Personenliste mehrere Personen markiert, so werden Drucke zu den gesamten ausgewählten Personen erstellt.
F5 Mark
Markiert den aktuellen Datensatz. Macnhe Funktionalitäten (z. B. Etikettendruck) können mehrere Datensätze verarbeiten und per Markierung kann der Benutzer steuern, welche Personendaten verwendet werden sollen. In der Liste Personenstamm sehen Sie dann in der Spalte "M" bei den markierten Personen ein Sternchen (*).
F6 Kontakt
Gerade bei großen Firmen oder Lieferanten ist es wichtig, zu wissen mit wem man sich in Verbindung setzen kann.
Um davon einen Überblick zu bekommen, kann man zu jeder Person/Firma Informationen über mehrere Ansprechpartner in dieser Liste speichern. Auch hier stehen Ihnen wieder die Grundfunktionen einer jeden Liste zur Verfügung.
Diese finden Sie hier.
Eine detailierte Beschreibung der Möglichkeiten in der " ↩ Enter-Maske" finden sie hier
Zu den oben genannten "Grundtasten" kommt noch die speziell in dieser Maske vorhandene Taste-F6Eigens. hinzu. Mit ihr können sie den vorhandenen Ansprechpartnern Eigenschaften zuweisen, indem Sie in der sich öffnenden Maske die Einfg-Taste betätigen und dann die gewünschten Eigenschaften auswählen.
Hinweis: Es ist über diese Maske möglich, die Eigenschaften so auszuwählen, dass Rechnungen automatisch per Fax und/oder Mail versendet werden.
Welche Eigenschaften Sie hierfür auswählen müssen, erfahren Sie unter Rechnung MAIL/FAX (Eigenschaften)
F7 Suchen
Nachdem sie in der Personenliste die Taste F9 angeklickt haben, öffnet sich ein Suchfenster. Dieses sieht wie folgt aus:
Geben Sie hier nun den Begriff oder die Buchstaben ein, nach denen Sie suchen wollen und klicken sie auf F2 Speichern.
Es wird Ihnen nun die Personenliste angezeigt, jedoch selektiert nach dem von Ihnen zuvor eingegebenen Suchbegriff.
F8 Info
Zu diversen Stammdaten und Vorgängen lassen sich weitere Informationen im Informations-Management-System speichern. So können Sie bei Personen unter anderem Dokumente hinterlegen oder die in Vorgängen angezeigte Bemerkung (Typ 9010) erweitern. Als Dokumentart stehen unter Anderem die interne Datenverarbeitung, MS-Word, MS-Excel und eine eigene E-Mail Verwaltung zur Verfügung. Alle Dokumente können ebefalls zusätzlich einem Projekt zugeordnet werden und sind damit über die Projektverwaltung einfach auffindbar.
Die Spalten
Jedes Dokument wird in einer Zeile durch folgende Spalten beschrieben:
- Datum
- Bezeichnung/Info
- Ansprechpartner
- Sachbearbeiter (SB)
- Projekt
- Typ
- Status
- Info-Typ
Dies sieht wie folgt aus:
Die Filter
Am unteren Rand über den Schaltflächen können Sie aus verschiedenen Filtern einen wählen. Diese sehen wie folgt aus:
Klicken Sie hier auf eines der Kästchen, so wird die Liste nach den entsprechenden Kriterien sortiert. (z.B. "nur Termine" zeigt nur Dokumente des Typs "Termin" an)
Tasten und Schaltflächen
Mit F7 Import / Export können Sie ein Word-Dokument importieren (d.h. ein bereits vorhandenes Dokument in Ihr OBS integrieren) und exportieren (d.h. Sie können Ihr Word-Dokument noch mal speziell auf Ihrem PC sichern). Wenn Sie ein ausgewähltes Dokument bearbeiten wollen, betätigen Sie F8 Dokument.
Neues Dokument anlegen
Mit Einfg können Sie ein neues Dokument anlegen, es öffnet sich folgende Eingabemaske:
Hier stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung:
- Typ: Wählen Sie hier nach Klick auf die #-Taste aus der sich öffnenden Liste einen Dokumenten-Typ.
- Sachbearbeiter: Wählen sie hier nach Klick auf die #-Taste aus der sich öffnenden Liste den zuständigen Sachbearbeiter.
- Info: Schreiben Sie hier eine Info zu dem Dokument.
- Art des Dokuments: Hier können Sie zwischen den verschiedene Dokumentarten (z.B. Microsoft Office oder E-Mail) auswählen.
- Vorlage: Hier können Sie (falls vorhanden) eine Vorlage für Ihr Dokument auswählen.
- Ansprechpartner: Wählen Sie hier nach Klicken der #-Taste einen zuständigen Ansprechpartner aus der sich öffnenden Liste.
- Anrufzeit: und Dauer: Geben Sie hier die Zeit des Anrufes ein und die Dauer.
- Es ist außerdem möglich das Dokument als Vorgangsmail anzuhängen. Kreuzen Sie hierfür das Kästchen an.
- Datum Anlage Dieses Feld wird von OBS automatisch gesetzt, Sie können aber auch ein anderes angeben.
- Datum Termin: Tragen Sie hier ein Datum ein, an dem ein Termin angelegt werden soll.
- Status: Wählen Sie hier den Status des Dokumentes aus und das Level.
- Unter Zuordnung sehen Sie, was dem Dokument zugeordnet ist(z.B. Person oder Artikel).
- Das Feld Person wird automatisch mit der Personnummer und dem Personennamen gefüllt.
- Projekt: Wählen Sie hier nach Klicken der #-Taste aus der sich öffnenden Liste ein dem Dokument zugehöriges Projekt.
- Vertreter: Wählen Sie hier nach Klicken der #-Taste aus der sich öffnenden Liste einen entsprechenden Vertreter für das Dokument.
- Telefonnummer: Geben Sie hier die zugehörige Telefonnummer ein.
Sichern Sie nun mit F2und Ihr Dokument wird jetzt geöffnet.
F9 OP
Öffnet eine gefilterte Liste der Offenen Posten. So sehen Sie auf einen Blick alle offenen Poster der Person.
F10 Weit.
Ermöglicht Ihnen den Zugriff auf weitere Funktionen wie das Auftrags-Archiv oder Kostenstellen.
F11 Aktua.
Mit dieser Funktion können Sie den Inhalt der Liste neu Laden lassen.
Kontext-Menü
Über die Kontext-Menü-Taste oder per Rechtsklick auf eine Person können Sie Open Street View oder Google Maps aufrufen und so gleich sehen, wo die Adresse ist.
Weitere Funktionen (Schaltflächen Liste)
In der rechten unteren Ecke sehen Sie, welche weiteren Funktionen Ihnen in der Liste Personenstamm zur Verfügung stehen:
Suchen
Durch klicken auf das Lupen-Symbol rechts unten in der Ecke öffnet sich ein Fenster, in dem Sie den gesuchten Text eingeben können. Es öffnet sich eine Liste, die alle Personendaten anzeigt, die den gesuchten Text enthalten. Dieser Punkt referenziert die Suchen-Funktion unter F7.
Artikelpreise
Hier können Sie über Einfg personenbezogene Artikelpreise hinterlegen. Wählen Sie in der Eingabemaske mit der #-Taste den entsprechenden Artikel aus Ihren Stammdaten "Artikel" aus. Im Feld "Preis" wird automatisch der Preis übernommen, der dem Artikel hinterlegt ist. Diesen können Sie jetzt speziell für Ihren Kunden verändern. Sichern Sie mit F2. Wenn Sie jetzt für den entsprechenden Kunden z.B. ein Angebot erstellen und diesen Artikel einfügen, wird automatisch der neu hinterlegte Preis übernommen.
Dieser Punkt referenziert D - Personenbezogene Artikelpreise unter F10.
Preislisten
Hier können Sie sich die aktiven Preislisten und Preisgruppen zu der ausgewählten Person anzeigen lassen oder neu erstellen. Dieser Punkt referenziert C2 - Preisgruppen/Preislisten unter F10.
Auftrags-Archiv
Hier finden Sie Listen mit allen Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen, Reparatur-Aufträgen,Kassenjournalen, Rechnungs- und Lieferscheinpositionen, die der aktuell markierten Person hinterlegt sind. Sie können mit ↩ Enter einen Punkt auswählen.
Dieser Punkt referenziert A - Auftrags-Archiv unter F10.
Versandanschriften
Es öffnet sich eine Liste mit allen Versandanschriften, die dem Kunden hinterlegt sind. Um eine neue einzufügen, betätigen Sie Einfg und füllen Sie die Felder der Eingabemaske aus: VA-Nr., Personen-Nr. und Datum werden automatisch gefüllt und können nicht mehr verändert werden. In den anderen Feldern können Sie die Adresse, eine Bemerkung und wenn benötigt, die Baustellennummer (BA-Nr), eintragen. Dieser Punkt referenziert B1 - Versandanschriften unter F10.
Kostenstellen
Hier finden Sie Listen mit allen Kostenstellen, die der aktuell markierten Person hinterlegt sind. Dieser Punkt referenziert B2 - Kostenstellen unter F10.
Eigenschaften
Hier können Sie der ausgewählten Person neue Eigenschaften zuweisen oder vorhandene löschen. Dieser Punkt referenziert S - Eigenschaften unter F10.
Weitere Funktionen (F10)
A - Auftrags-Archiv
Haben Sie in der Personenliste den Punkt Auftrags-Archiv unter weitere Funktionen ausgewählt, so öffnet sich folgendes Fenster:
Wählen Sie hier mit ↩ Enter das gewünschte Archiv. Es öffnet sich eine Liste, in der alle zu dieser Person gehörenden Aufträge, Lieferscheine oder je nach vorheriger Auswahl zutreffenden Vorgänge aufgelistet sind.
AA - Kunden-Warengruppen-Vertreterprovisionen
B1 - Versandanschriften
Nachdem Sie in der Personenliste F10 geklickt und aus der sich öffnenden Liste den Punkt Versandanschrift gewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Diese Funktion ist z.B. für die Lieferung an Baustellen sinnvoll. So gibt es in der Maske "Versandanschrift" auch das Feld "Ba-Nr" in der die Baustellennummer eingetragen werden kann. Später in der Auftragsbearbeitung kann mit F6 eine Versandadresse ausgewählt werden, die dann auch als Adresse (mit BA-NR) auf dem Lieferschein ausgegeben wird.
Versandanschriften erstellen/bearbeiten
Klicken Sie in der Liste der Versandanschriften auf die Einfg-Taste und es öffnet sich folgende Eingabemaske.
In diese Fenster haben Sie die Möglichkeit neue Versandanschriften für die aktuelle Person zu erstellen oder die Angaben bestehender zu verändern. Folgende Felder sind in dem Fenster zu sehen:
- VA-Nr.: Wird von OBS automatisch vergeben und kann nicht geändert werden.
- Personen-Nr.: Die Personennummer wird von der aktuell ausgewählten Person automatisch genommen und kann nicht geändert werden.
- Name-1: Geben Sie hier den Namen der Firma oder Person an.
- Name-2: Platz für einen weiteren Namensteil.
- Zusatz: Geben Sie hier einen Zusatz ein. Sie könnten z.B. einen zu Händen-Vermerk mit dem Namen der Person eintragen.
- Strasse: Geben Sie hier die Anschrift der Firma oder der Person ein.
- PLZ/Ort: Geben Sie hier die Postleitzahl und den Ort ein.
- Land: Hier können Sie das Land auswählen, in dem die Person oder die Firma sitzt.
- Telefon: Geben Sie hier die Telefonnummer ein.
- BA-Nr.: Steht zur freien Verfügung. Hier können Sie z.B. verschiedene Bauten nummerieren.
- Datum: Hier könne Sie ein Datum eingeben.
- Bemerkung: Hier können Sie eine Bemerkung eintragen.
Speichern Sie Ihre Einstellungen mit F2
B2 - Kostenstellen
Nachdem Sie im Personenstamm F10 geklickt und in der sich öffnenden Liste den Punkt Kostenstellen gewählt haben, öffnet sich ein neues Fenster. Dieser Punkt wird mit dem Programmparameter 541 aktiviert. Wenn der Programmparameter auf "J" steht wird der Punkt B2 - Kostenstellen angezeigt, ansonsten steht Ihnen B1 - Versandanschriften zur Verfügung. In dieser Liste werden Ihnen alle Kostenstellen angezeigt, die der Person hinterlegt sind.
Kostenstellen erstellen/bearbeiten
In der Liste der Kostenstellen können Sie durch Klick auf Einfg die Eingabemaske öffnen. Diese sieht wie folgt aus:
Hier können Sie Ihre Kostenstellen bearbeiten. Ihnen stehen dabei folgende Felder zur Verfügung:
Oberer Teil:
- Kostenstellen-Nr.: Dieses Feld wird von OBS automatisch mit der kleinsten freien Nummer gefüllt. Diese Zahl ist jedoch änderbar.
- Person: Wird automatisch gefüllt und kann nicht geändert werden. Hier wird die Personennummer der aktuellen Person gespeichert.
- Bezeichnung: Geben Sie eine Bezeichnung für Ihre Kostenstelle hier ein.
- Jahr: Wird von OBS automatisch mit dem aktuellen Jahr gefüllt. Sie können die Jahresangabe jedoch ändern.
- Kostenstellentyp: Sie können zwischen Haupt- und Unterkostenstelle wählen.
- Hauptkostenstelle: Wird nur sichtbar, wenn unter Kostenstellentyp "Unterkostenstelle" ausgewählt wurde. Geben Sie hier die Hauptkostenstelle für die Unterkostenstelle an.
- Bemerkung: Hier können Sie noch eine Bemerkung eintragen.
Unterer linker Teil: Dieser Teil bietet Ihnen die Möglichkeit eine Person in der Kostenstelle zu hinterlegen.
- Personen-Nr.: Sie können hier eine Person, die sich im Personenstamm befindet, der Kostenstelle hinterlegen, indem Sie die Personennummer eingeben oder die Person über die #-Taste aus dem Personenstamm auswählen. Die weiteren Personendaten werden dann automatisch, sofern im Personenstamm eingetragen, von OBS übernommen oder Sie geben sie manuell ein.
- Name: Geben Sie hier einen Namen für die Person an.
- Name 2: Ein zweites Namensfeld.
- Zusatz: Platz für weitere Angaben, wenn Sie mit den Namensfelder nicht auskommen oder weitere Angaben, wie z.B. einen zu Händen-Vermerk eingeben möchten.
- Strasse: Geben Sie hier die Anschrift der Person oder Firma ein.
- PLZ/Ort: Eingabe von Postleitzahl und Ort der Person.
- Land: Hier können Sie das Land der Person oder Firma auswählen.
- Telefon: Hier können Sie eine Telefonnummer eingeben.
Unterer rechter Teil:
- geplantes Budget: Hier können Sie einen Betrag für das geplante Budget eingeben.
- verbrauchtes Budget: Wird berechnet.
- verplantes Budget: Wird berechnet.
- Zeitraum: Sie können hier den Zeitraum auswählen. Zur Auswahl stehen: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich und jährlich
- additiv: Markieren Sie dieses Feld, wenn diese Kostenstelle additiv sein soll.
- Rechnungskreis: Hier können Sie den Rechnungskreis auswählen.
Speichern Sie Ihre Einstellungen mit F2.
C1 - Personenbezogene Artikel
C2 - Preisgruppen/Preislisten
C3 - Excelexport individueller Artikelpreise
C4 - Artikel Auftrags-Preisinformationen
D - Personenbezogene Artikelpreise
Nachdem Sie in der Artikelliste Artikelpreise unter weitere Funktionen angeklickt haben, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Artikel aufgelistet sehen, welche einen spezifischen Preis für die ausgewählte Person haben. Dies sieht wie folgt aus:
Hier können Sie mit Einfg eine Eingabemaske zum Erstellen eines neuen Artikelpreises aufrufen. Diese sieht wie folgt aus:
Klicken Sie jetzt auf die #-Taste und wählen Sie mit einem Doppelklick aus der sich öffnenden Artikelliste den Artikel, dem ein anderer Preis für die ausgewählte Person hinterlegt werden soll. Geben Sie im nächsten Feld den Verkaufspreis ein, und darunter den Einkaufspreis. Füllen Sie die restlichen Felder aus und speichern Sie mit F2 Ihre Eingabe
D1 - Personenbezogene Leistungen
DS - DSGVO Datenanalyse
Die DSGVO Datenanalyse dient zur einfachen Übersicht Datenbezogener Sätze und deren Anonymisierung per Knopfdruck, sowie der Möglichkeit Reports auf Anfrage der Person zu erstellen.