OBS/Stammdaten/Verträge/Eingabemaske
Registerkarte: 1 Vertrag
Hier können Sie alle primären Einstellungen zu Ihrem Vertrag mit Pauschalabrechnungen vornehmen.
Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Vertragsnummer | Bei der Neuanlage kann eine Nummer eingegeben werden. Bleibt das Feld leer, vergibt OBS die nächste freie Nummer aus dem Nummernkreis für Verträge (Programmparameter 635). Bei bestehenden Verträgen ist die Nummer nicht mehr änderbar. |
| Datum | Vertragsabschlussdatum. Vorbelegt ist das aktuelle Datum. Das Datum wird über den Platzhalter #DATVERTRAG ausgegeben. |
| RG-Pauschale + Druckabrechnung | Ist das Häkchen gesetzt, werden Pauschale und Druckabrechnung zusammen auf eine Rechnung gestellt. Voraussetzungen siehe unten. |
| Kunden-Nr. | Kunde des Vertrages (Auswahl mit # aus dem Personenstamm). Pflichtfeld. |
| Re-Empf. | Rechnungsempfänger für die Pauschalabrechnung. Für Druckabrechnungen kann auf der Registerkarte 2 Druckabrechnung ein anderer Rechnungsempfänger hinterlegt werden. |
| Bezeichnung | Sprechende Bezeichnung des Vertrages |
| Vertrags-Art | Wartung, Miete, Miete+Wartung, Leasing, Leasing+Wartung oder Nutzungsvertrag. Je nach Vertragsart sind die Felder für Miete, EK-Miete und Wartung freigegeben (siehe unten). Beispiele zu den Vertragsarten finden Sie unter Allgemeine Informationen. |
| Laufzeit/Mon. | Laufzeit des Vertrages in Monaten. Sie wird ab Zahlung ab berechnet, das Vertragsende wird unter Zahlung ab angezeigt. |
| Verlängern/Mon. | Anzahl Monate, um die die Laufzeit automatisch verlängert wird. Verlängert werden Verträge mit Status 01, deren Laufzeit abgelaufen ist. Ist ein Kündigungsdatum eingetragen, wird höchstens bis zu diesem Datum verlängert. Die Verlängerung wird täglich bei der automatischen Datenbankpflege von OBS ausgeführt, allerdings nur, wenn der Programmparameter 1031 aktiviert ist. Ist der Programmparameter deaktiviert, dient das Feld nur der Information. Jede Verlängerung wird im Protokoll des Vertrages mit dem Typ A vermerkt. |
| Status | 01 = Vertrag ist aktiv und wird abgerechnet, 21 = Vertrag ist nicht mehr gültig. Andere Werte sind nicht erlaubt. |
| gekündigt zum | Optionales Kündigungsdatum. Liegt bei einer Zählerstandsübernahme das Enddatum des Abrechnungszeitraumes hinter dem Kündigungsdatum, wird stattdessen das Kündigungsdatum für den Gültigkeitszeitraum verwendet. Das Kündigungsdatum wird zudem bei der Vertragsselektion und bei den Abrechnungen berücksichtigt, so dass abgelaufene Verträge nicht versehentlich abgerechnet werden. |
| Vertrag-Nr. Leasing | Vertragsnummer der Leasing-Gesellschaft (zur Information, Platzhalter #VERNRLEAS) |
| Leasing-Ges. | Leasing-Gesellschaft aus dem Personenstamm |
| Miete / Wartung / Zus.-Kosten | Pauschalen des Vertrages. Zu jedem Betrag muss das zugehörige Erlös-Kto angegeben werden. Siehe auch Miete und Wartung auf der Rechnung. |
| EK-Miete | Aufwand für die Miete (nur bei den Vertragsarten Miete und Miete+Wartung). Der Wert wird bei den Rechnungen mit aufgeführt und ist wichtig für die Erlösstatistik. Nachdem der Vertrag abgerechnet wurde, gibt es unter F6 Positionen einen zusätzlichen Eintrag für den Aufwand. |
| Pauschale | Summe aus Miete, Wartung und Zus.-Kosten (wird berechnet) |
| Z-Kost | Blauer Hinweis, der erscheint, wenn auf der Registerkarte 6 Zusatzkosten Zusatzkosten eingetragen sind |
| Geräte-Art | Geräteart des Vertrages |
| Mwst-Schl. | Mehrwertsteuerschlüssel für die Pauschalabrechnung |
| Zahl-Bed. | Zahlungsbedingung für die Pauschalabrechnung. Beachten Sie hierbei bitte die Zahlungsbedingungs-Einstellung für SEPA. |
| Zahlungsart | Abbuchung (Einzugsermächtigung liegt vor), Überweisung (Kunde hat Dauerauftrag) oder Rechnung. Bei den Zahlungsarten Überweisung und Abbuchung werden keine Rechnungen generiert, sondern es müssen Buchungssätze angelegt werden. Bei Abbuchung wird beim Speichern automatisch eine Mandatsreferenz für den Kunden bzw. den Rechnungsempfänger angelegt, sofern der Vertrag nicht den Status 21 hat. |
| Zahlbar | Abrechnungszyklus der Pauschale: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich |
| Gruppe | Vertragsgruppe. So können z.B. alle Verträge, die ab dem 15. des Monats berechnet werden sollen, einer Gruppe zugeordnet und mit F7 Selekt gemeinsam bearbeitet werden. |
| Zahlung ab | Startdatum für die Berechnung des Vertrages (Pflichtfeld). Addiert man die Monate der Laufzeit auf dieses Datum, erhält man das Vertragsende, das rechts daneben angezeigt wird. Sobald für den Vertrag Einnahmen gebucht wurden, kann das Feld nicht mehr geändert werden. |
| Summe-VK | Angenommener Verkaufspreis der Geräte (nur zur Information) |
| Leasing-Satz | Faktor bezogen auf den angenommenen Verkaufspreis, der zu der festgelegten Miete führt (nur zur Information, es finden keine automatischen Berechnungen statt) |
| Prov % | Standardprovision. Sie wird z.B. im Export O - Vertrags/Geräte Kopien (EXCEL) als Provisionssatz verwendet. |
| Nächste Berechnung | Monat und Jahr, in dem die nächste Pauschalabrechnung vorgenommen werden soll. Wird der Vertrag abgerechnet, wird automatisch das nächste Berechnungsdatum eingetragen. Ist eine Pauschale eingetragen und hat der Vertrag nicht den Status 21, muss das Feld gefüllt sein. Die Häkchen daneben zeigen, welche Monate des aktuellen Jahres schon berechnet wurden. |
| Bemerkung | Freie Bemerkung zum Vertrag |
| DMS Nummer | Nummer für das Dokumentenmanagement |
| Externe Vertragsnummer | Zusätzliche Vertragsnummer, z.B. des Kunden (Platzhalter #VERNREXT, Sortierung und Freitextsuche in der Vertragsliste) |
| Mandant | Wird nur angezeigt, wenn mit Mandanten gearbeitet wird. |
| Filiale | Wird nur angezeigt, wenn mit Filialen gearbeitet wird (Programmparameter 496 oder 776). Das Feld ist dann ein Pflichtfeld. |
| Wiederkehr. Aufgabe | Zuordnung einer wiederkehrenden Aufgabe |
| Zustand | Zustand des Vertrages |
| Rechnung als interne Rechnung kennzeichnen | Bei der Vertragsabrechnung wird eine Rechnung erstellt, auch wenn die Zahlungsart auf Abbuchung steht. So gibt es zu jeder Buchung einen Beleg. |
| Gutschrift für Leasingges. | Bei gefüllter EK-Miete und eingetragener Leasing-Gesellschaft wird die EK-Miete bei der Pauschalabrechnung für eine Gutschrift an die Leasing-Gesellschaft vorgemerkt. Die Gutschriften werden über D1 - Gutschriften für Leasinggeber erstellen erzeugt. |
Ist der Programmparameter 745 aktiviert, werden Miete, EK-Miete, Wartung und Zus.-Kosten als Monatsbeträge eingegeben. Neben den Monatsbeträgen wird dann in der Spalte Gesamt der Betrag für den gesamten Abrechnungszeitraum angezeigt.
Beträge je Vertragsart
Zus.-Kosten können bei allen Vertragsarten außer Leasing eingegeben werden. Für Miete, EK-Miete und Wartung gilt:
| Vertragsart | Eingabe möglich |
|---|---|
| Wartung | Wartung |
| Miete | Miete, EK-Miete |
| Miete+Wartung | Miete, EK-Miete, Wartung |
| Leasing | keine Beträge (Miete, EK-Miete, Wartung und Zus.-Kosten werden auf 0 gesetzt) |
| Leasing+Wartung | Wartung |
| Nutzungsvertrag | Miete, Wartung |
Miete und Wartung auf der Rechnung
Bei der Zahlungsart Rechnung werden Miete und Wartung in einer Position zusammengefasst und erhalten das Erlöskonto von Miete. Falls Miete und Wartung bei einem Vertrag mit der Vertragsart Miete+Wartung auf unterschiedliche Erlöskonten gebucht werden sollen, muss der Programmparameter 1023 auf J gesetzt werden. Hierdurch werden auf der Rechnung zwei Positionen angelegt. Die zweite Position erhält den Typ Option und Nicht drucken. Es wird so trotzdem nur eine Position gedruckt, aber beim Verbuchen werden beide Erlöskonten angesprochen.
Pauschale und Druckabrechnung auf einer Rechnung
Ist das Häkchen RG-Pauschale + Druckabrechnung gesetzt, gilt beim Speichern:
- Die Zahlungsart muss Rechnung sein.
- Der Rechnungsempfänger für die Pauschale und für die Druckabrechnung muss gleich sein.
- Der Abrechnungszeitraum der Pauschale darf nicht größer sein als der Abrechnungszeitraum der Druckabrechnung.
Weitere Hinweise dazu finden Sie unter Vertragsabrechnung Beispiele.
Sammelrechnung
Um einen Vertrag als Sammelrechnung abrechnen zu können, müssen Sie im Personenstamm die jeweilige Person auswählen und die Personenmaske mit ↩ Enter öffnen. Auf der 4. Registerkarte (Umsatz und Besonderes) gibt es das Auswahlfeld Vertragssammelabrechnung. Damit die Verträge für den jeweiligen Kunden als Sammelrechnung abgerechnet werden, muss dieses Feld auf JA gestellt werden.
Registerkarte: 2 Druckabrechnung
In diesem Teil können Sie Ihre Daten und Berechnungen zur Kopienabrechnung eintragen.
Felder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Abrechnungsbeginn | Beginn der Druckabrechnung. Das Feld ist nur so lange änderbar, bis zum ersten Mal ein Zählerstand eines Gerätes dieses Vertrages abgerechnet wurde. Ohne Abrechnungsbeginn können keine Zählerstände angelegt werden. Das Feld ist außerdem wichtig für die Auswertung von Verträgen. |
| Druckabrechnung | Abrechnungszyklus der Druckabrechnung: monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder Kopien Konto (siehe unten) |
| Berechnung ab | Aktueller Beginn des Abrechnungszeitraumes. Die Häkchen daneben zeigen, welche Monate des aktuellen Jahres schon berechnet wurden. |
| Anzahl bis | Anzahl der Drucke, für die der Preis im Feld Preis bis gilt. Bei Freikopien wird hier die Anzahl der Freikopien eingetragen. Die Anzahl gilt für den angegebenen Druckabrechnungszeitraum. |
| Preis bis | Preis pro Druck bis zur Anzahl in Anzahl bis. Bei Freikopien bleibt das Feld leer. |
| Anzahl ab | Wird automatisch berechnet (Anzahl bis + 1) und zeigt den Druck an, ab dem der Preis im Feld Preis ab gilt. |
| Preis ab | Preis pro Druck ab der Anzahl in Anzahl ab. Ist bei einem Zähler ein Preis eingetragen, muss ein Erlöskonto für die Druckabrechnung angegeben werden. |
| Gutschrift Verbrauch < Frei | Nicht genutzte Freikopien werden dem Kunden als Gutschrift auf der Rechnung ausgewiesen. Dafür muss Anzahl bis gefüllt sein. |
| Vorrats-Kopien | Gibt an, wie viel Verbrauchsmaterial der Kunde vorrätig haben darf, bevor bei der Eingabe eines weiteren Auftrages zum Verbrauchsmaterial eine Warnung ausgegeben und im Vertrag als Bemerkung eingetragen wird. |
| Druck Zusatzkosten | Wird hier ein Wert eingetragen, wird auf der Druckabrechnung eine zusätzliche Rechnungsposition für diesen Zähler erzeugt. Die Texte für diese Positionen können auf der Registerkarte 4 Text Druckabrechnung eingegeben werden. |
| Anteil SW in Farbkopien in % | Schwarzanteil, der durchschnittlich bei den Farbkopien benötigt wird. Vorbelegt und empfohlen ist 100 %. Der Wert wird benötigt, um das ausgegebene Verbrauchsmaterial mit den tatsächlich gemachten Kopien laut den Zählerständen zu vergleichen. |
| Abzug Gutschrift Verbrauch in % | Minderung des Seitenpreises für nicht erreichte Kopien bei der Gutschrift. Ein Beispiel finden Sie unter Minderkopien bei Vertragsdruckabrechnung. |
| Zahlungsbedingung | Die Druckabrechnung kann eine andere Zahlungsbedingung als die Pauschale besitzen. Beachten Sie hierbei bitte die Zahlungsbedingungs-Einstellung für SEPA. |
| E-Kto | Erlöskonto für die Druckabrechnung |
| Mwst-Schl. | Mehrwertsteuerschlüssel für die Druckabrechnung |
| zust. Sachbearb. | Zuständiger Sachbearbeiter |
| Vertreter | Zuständiger Vertreter |
| Re-Empf. | Anderer Rechnungsempfänger für die Druckabrechnung als der Rechnungsempfänger der Pauschale |
| Telefonnummer / Faxnummer / Email | Mit diesen Angaben können Sie Zählerstandsabfragen per E-Mail oder Fax verschicken oder per Telefon erfragen. Wie dies funktioniert, erfahren Sie hier. |
| Ausnahme Verbrauchsmaterial | Das Verbrauchsmaterial dieses Vertrages wird beim Schreiben eines Auftrages für eine Kostenstelle des Vertragskunden ignoriert. Ist z.B. Person B eine Kostenstelle/Lieferanschrift von Person A und ist in einem Vertrag von Person A dieses Häkchen gesetzt, so wird das Verbrauchsmaterial dieses Vertrages beim Schreiben von Aufträgen für Person B ignoriert. |
| Kostenstellen Abrechnung | Die Druckabrechnung wird als Kostenstellenabrechnung durchgeführt, siehe Druckabrechnung mit Kostenstellen. |
Für jeden Zähler gibt es eine eigene Spalte: Schwarz, Scan, Farbe, Frei-1, Frei-2 und Frei-3. Die Felder von Anzahl bis bis Druck Zusatzkosten können für jeden Zähler einzeln eingetragen werden.
Einem Gerät können außerdem Seiten-EKs hinterlegt werden. Weitere Informationen dazu finden Sie unter Seiten-EK pro Gerät.
Wie Sie Kopienabrechnungen erstellen können, erfahren Sie hier.
Kopien Konto
Wird im Feld Druckabrechnung der Punkt Kopien Konto ausgewählt, funktioniert die Abrechnung ähnlich einer Prepaid-Karte. Für den Vertrag werden keine Druckabrechnungen erstellt, die Zählerstände erhalten direkt den Status 21. Stattdessen wird überprüft, ob eine festgelegte Menge an Kopien überschritten wird. Ist dies der Fall, erscheint beim Öffnen der Vertragsliste die Meldung Kopien-Konten müssen neu berechnet werden!. Sie haben dann die Möglichkeit, sich alle betroffenen Verträge markieren zu lassen, um diese anschließend abzurechnen. Die Anzahl der Drucke geben Sie im Feld Anzahl bis und den Preis pro Druck im Feld Preis ab ein. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie unter Volumenvertrag - Abbildung im OBS.
Registerkarte: 3 Text Pauschale
Für Verträge, die per Rechnung abgerechnet werden, können Sie in den Vertragsstammdaten einen Text hinterlegen, der automatisch auf die generierten Rechnungen gesetzt wird.
Es können für die Pauschale verschiedene Textbausteine hinterlegt werden. In diese Textbausteine können bestimmte Platzhalter integriert werden.
Im Programmparameter 906 wird die Nummer eines Standard-Textbausteins für die Rechnungspauschale festgelegt. Nur wenn andere Textbausteine oder Texte gewünscht werden, müssen diese im Vertrag hinterlegt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| RG-Text Pauschale | Textbaustein bzw. Text für die Pauschalrechnung |
| Positionsbez. | Text, der bei der Pauschalabrechnung als Positionsbezeichnung verwendet wird und damit über dem Abrechnungstext steht |
| Positionseinheit | Mengeneinheit für die Position der Pauschalabrechnung |
Folgende Platzhalter können verwendet werden:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #ZAHLZEIT | Abrechnungszeitraum (z.B. Monatliche, Vierteljährliche) |
| #ART | Vertragsart (z.B. Wartungs-, Miet-, Nutzungs-) |
| #PERIODE | Monat der abzurechnenden Periode mit Jahr |
| #DATUM | Abrechnungszeitraum der Rechnung. Bei monatlicher Abrechnung z.B. November 2007, sonst z.B. Mai 2007 bis Oktober 2007 |
| #DATVERTRAG | Vertragsdatum (Feld Datum) |
| #BEZ | Bezeichnung des Vertrages |
| #NUMMER | Nummer des Vertrages |
| #VERNRLEAS | Vertragsnummer der Leasing-Gesellschaft |
| #VERNREXT | Externe Vertragsnummer |
| #MIETE | Betrag Miete |
| #WARTUNG | Betrag Wartung |
| #ZKOSTEN | Betrag Zusatzkosten |
| #PAUSCHALE | Betrag der Pauschale |
| #MIETWARTSUM | Summe aus Miete und Wartung |
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #GERAET | Beginn der Angaben eines einzelnen Gerätes |
| #\GERAET | Ende der Angaben eines einzelnen Gerätes |
| #GERNR | Nummer des Gerätes |
| #GERBEZ | Bezeichnung 1 des Gerätes |
| #GERBEZ2 | Bezeichnung 2 des Gerätes |
| #GERSNR | Seriennummer des Gerätes |
| #GERORT | Standort des Gerätes |
| #GERORT2 | 2. Standort des Gerätes |
| #GERVERS | Versandanschrift des Gerätes (Straße, PLZ, Ort) |
| #GERVERS2 | Vollständige Versandanschrift des Gerätes (mit Name und Zusatz) |
| #GERZUS | Zusätzliche Gerätenummer |
| #GERKDANSCHRIFT | Anschrift des Gerätekunden. Wird nur ersetzt, wenn der Kunde des Gerätes vom Kunden des Vertrages abweicht. |
Beispiel: Geben Sie im Feld RG-Text Pauschale folgenden Text ein: #ZAHLZEIT#ARTpauschale für #BEZ gem. Vertrag #NUMMER vom #DATVERTRAG, Abrechnungszeitraum #DATUM
Wenn Sie jetzt für einen halbjährlich abgerechneten Wartungsvertrag eine Rechnung generieren, sieht der Rechnungstext z.B. so aus: Halbjährliche Wartungs-pauschale für UTAX CD 1315 gem. Vertrag 000001 vom 01.01.2007, Abrechnungszeitraum Mai 2007 bis Oktober 2007
Registerkarte: 4 Text Druckabrechnung
Texte für Zähler
Für Verträge, die per Rechnung abgerechnet werden, können Sie in den Vertragsstammdaten einen Text hinterlegen, der automatisch auf die generierten Druckabrechnungen gesetzt wird.
Hier gibt es die Unterregister '6 RG - SW', '7 RG - Scan', '8 RG - Farbe', '9 RG - Frei1', '0 RG - Frei2', 'F RG - Frei3' und 'Z RG - ZKost'. Es können also für jeden Zählertyp verschiedene Textbausteine hinterlegt werden. In diese Textbausteine können bestimmte Platzhalter integriert werden.
Im Programmparameter 907 werden die Nummern der Standard-Textbausteine festgelegt. Nur wenn andere Textbausteine oder Texte gewünscht werden, müssen diese im Vertrag hinterlegt werden. Die Werte werden durch Kommas getrennt:
| Position | Textbaustein für |
|---|---|
| 1 | Druckabrechnung SW |
| 2 | Druckabrechnung Scan |
| 3 | Druckabrechnung Farbe |
| 4 | Druckabrechnung Frei1 |
| 5 | Druckabrechnung Frei2 |
| 6 | Zählerstandsabfrage per Fax und manuelle Zählerstandsabfrage |
| 7 | Zählerstandsabfrage per E-Mail |
| 9 | J = Zählerstandsabfrage per E-Mail als PDF-Anhang versenden |
| 10 | Druckabrechnung Frei3 |
Zum Beispiel:
Auf jedem Unterregister gibt es ein Feld für die Positionsbezeichnung. Wenn Sie hier einen Text eintragen, wird dieser als Positionstext in der Druckabrechnung verwendet. Zusätzlich gibt es ein Feld Positionseinheit. Hier kann eine Mengeneinheit für die jeweilige Rechnungsposition der Druckabrechnung festgelegt werden.
Die verfügbaren Platzhalter finden Sie unter: Platzhalter für Druckabrechnung
Druckabrechnungstext-Beispiel
Geben Sie folgenden Text auf dem Unterregister 6 RG - SW im Vertrag ein:
Abrechnung für den Nutzungsvertrag - Druck #NUMMER vom #DATUMfür den Zeitraum #VON - #BIS: DRUCK-Abrechnung: #GERAET #GERBEZ / Seriennummer: #GERSNR / Standort: #GERORT Neuer Zählerstand : #ZAEHLNEU / Alter Zählerstand : #ZAEHLALT / Verbrauch : #VERBRAUCH \GERAET #GERANZ Insgesamt : Neuer Zählerstand : #GESZAEHLNEU / Alter Zählerstand : #GESZAEHLALT / Verbrauch : #GESVERBRAUCH \GERANZ #FREIAbzüglich #KOPFREI Freidrucke sind #BERECH Druck á #PREIS EURO zu berechnen#\FREI#STAFFELzu berechnen bis #KOPFREI Drucke á #BPREIS EURO = #ZSUMBIS EURO ab #MENGEAB #BERECH Drucke á #PREIS EURO = #ZSUMAB EURO #\STAFFEL
Beachten Sie, dass der Text zwischen #GERANZ und #\GERANZ nur angezeigt wird, wenn mehr als ein Gerät abgerechnet wird. Der Text zwischen #STAFFEL und #\STAFFEL wird angezeigt, wenn im Feld Preis bis im Vertrag ein Preis angegeben wurde.
Platzhalter, die logisch zusammengehören, müssen allesamt aufgeführt werden. Wenn Sie nun eine Druckabrechnung generieren, sieht der Rechnungstext so aus:
Abrechnung für den Nutzungsvertrag vom 01.01.2008für den Zeitraum 01.09.2008 - 31.12.2008 : Lightpad 1210 WIN+ celeron / Seriennummer : 0736188 / Standort : Haupt-GebäudeNeuer Zählerstand : 10.000,0 / Alter Zählerstand : 1.000,0 / Verbrauch : 9.000,0 Abzüglich 8.044,0 Freidrucke sind 956,0 Druck á 0,8000000 EURO zu berechnen Gesamtsumme : 764,80 EURO
Zusatzkosten
Auf dem Unterregister Z RG - ZKost können die Texte für die auf der Registerkarte 2 Druckabrechnung hinterlegten Druck-Zusatzkosten eingegeben werden. Für jeden Zähler gibt es die Felder Bez.1 und Bez.2. Diese werden als Bezeichnung 1 und Bezeichnung 2 der Rechnungsposition verwendet. Verfügbare Platzhalter finden Sie unter folgendem Punkt: Platzhalter für Druckabrechnung
Registerkarte: 5 Text Zählerstandsabfrage
Für die Zählerstandsabfrage per E-Mail oder Fax können Sie in den Vertragsstammdaten einen Text hinterlegen, der automatisch in die generierten E-Mails oder Faxe der Zählerstandsabfrage gesetzt wird. Es bietet sich an, einen Text mit den unten aufgeführten Platzhaltern als Textbaustein anzulegen.
Im Programmparameter 907 werden die Standard-Textbausteine für die Zählerstandsabfrage festgelegt (Position 6 für Fax und manuelle Abfrage, Position 7 für E-Mail, siehe oben). Nur wenn andere Textbausteine oder Texte gewünscht werden, müssen diese im Vertrag hinterlegt werden.
Folgende Platzhalter können verwendet werden:
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #DATVERTRAG | Vertragsdatum (Feld Datum) |
| #BEZ | Bezeichnung des Vertrages |
| #NUMMER | Nummer des Vertrages |
| #PSANREDE | Anrede des Kunden |
| #PSVORNAME | Vorname des Kunden |
| #PSNAME | Name des Kunden |
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #KOPF | Beginn des Kopftextes |
| #\KOPF | Ende des Kopftextes |
| #FUSS | Beginn des Fußtextes |
| #\FUSS | Ende des Fußtextes |
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #PAGE | Beginnt beim Faxen eine neue Seite (nur für Faxe verwenden) |
| #ABFRAGENR | Nummer der Abfrage |
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #GERAET | Beginn des Gerätetextes |
| #\GERAET | Ende des Gerätetextes |
| #GERNR | Gerätenummer |
| #GERBEZ | Bezeichnung 1 des Gerätes |
| #GERBEZ2 | Bezeichnung 2 des Gerätes |
| #GERSNR | Seriennummer des Gerätes |
| #GERORT | Standort des Gerätes |
| #GERORT2 | 2. Standort des Gerätes |
| #GERVERS | Versandanschrift des Gerätes (Straße, PLZ, Ort) |
| #GERVERS2 | Vollständige Versandanschrift des Gerätes (mit Name und Zusatz) |
| #GERZUS | Zusätzliche Gerätenummer |
| #GERKDANSCHRIFT | Anschrift des Gerätekunden. Wird nur ersetzt, wenn der Kunde des Gerätes vom Kunden des Vertrages abweicht. |
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #Z1 ... #\Z1 | Block für Zähler Schwarz |
| #Z2 ... #\Z2 | Block für Zähler Scan |
| #Z3 ... #\Z3 | Block für Zähler Farbe |
| #Z4 ... #\Z4 | Block für Zähler Frei-1 |
| #Z5 ... #\Z5 | Block für Zähler Frei-2 |
| #Z6 ... #\Z6 | Block für Zähler Frei-3 |
Ein Zählerstands-Block wird nur ausgegeben, wenn im Vertrag für diesen Zähler ein Preis bis oder ein Preis ab eingetragen ist.
| Platzhalter | Bedeutung |
|---|---|
| #ZAEHLER_SW | Alter Zählerstand (Schwarz/Weiß) |
| #ZAEHLER_SCAN | Alter Zählerstand (Scan) |
| #ZAEHLER_FARBE | Alter Zählerstand (Farbe) |
| #ZAEHLER_FREI1 | Alter Zählerstand (Frei-1) |
| #ZAEHLER_FREI2 | Alter Zählerstand (Frei-2) |
| #ZAEHLER_FREI3 | Alter Zählerstand (Frei-3) |
Beispiel einer Zählerstandsabfrage (Wichtig: #PAGE darf nur für Faxe verwendet werden)
#KOPF DOKU-NR.: #ABFRAGENR Sehr geehrte Damen und Herren, nachstehend erhalten Sie die Zählerstandsabfrage für die nachstehend aufgeführten Verträge. Bitte tragen Sie die Zählerstände ein und faxen uns die Liste an FAX-Nr. 04141-88838 zurück. Falls Sie Probleme beim Auslesen der Zählerstände haben, rufen Sie uns bitte unter Tel. 04141-88818 an. Mit freundlichen Grüßen Max Mustermann Bergau GmbH #PAGE #\KOPF ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ZÄHLERSTANDSABFRAGE für den Nutzungsvertrag - Druck #NUMMER vom #DATVERTRAG ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- #GERAET GERÄTE-NR.: #GERNR #GERBEZ / Seriennummer: #GERSNR / Standort: #GERORT ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- #Z1 Alter Zählerstand SCHWARZ: #ZAEHLER_SW Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z1 #Z2 Alter Zählerstand SCAN: #ZAEHLER_SCAN Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z2 #Z3 Alter Zählerstand FARBE: #ZAEHLER_FARBE Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z3 #Z4 Alter Zählerstand FREI1: #ZAEHLER_FREI1 Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z4 #Z5 Alter Zählerstand FREI2: #ZAEHLER_FREI2 Neuer Zählerstand : ______________________ #\Z5 #\GERAET #FUSS #\FUSS
Registerkarte: 6 Zusatzkosten
Auf dieser Registerkarte können die Daten für eine Zusatzkostenabrechnung eingegeben werden. Eine Zusatzkostenabrechnung ist eine Rechnung, die bei einer Pauschalabrechnung zusätzlich generiert wird und für einen beliebigen Kunden ausgestellt werden kann.
Aktivierung
Standardmäßig ist diese Registerkarte ausgeblendet. Um sie zu aktivieren, muss zunächst im Programmparameter 777 ein J eingetragen werden. Zudem wird im Programmparameter 777 die Nummer des Textbausteins für den Rechnungstext eingetragen. Die beiden Werte werden mit einem Komma getrennt (z.B. J,965).
Felder der Zusatzkostenabrechnung
Die meisten Felder verhalten sich wie die der Pauschalabrechnung, inklusive der gleichen Platzhalter. Nähere Informationen dazu erhalten Sie unter Registerkarte: 1 Vertrag und Registerkarte: 3 Text Pauschale.
Zusätzliche Felder:
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zusatzkosten auf Pauschalrechnung | Es wird keine eigene Rechnung erstellt, sondern es werden zusätzliche Positionen auf der Pauschalrechnung generiert. |
| Zusatzkosten einmalig | Die Zusatzkosten werden nur ein Mal abgerechnet. |
| Status | Nur bei Zusatzkosten einmalig änderbar. Zeigt an, ob die einmalige Abrechnung schon erfolgt ist: 01 = noch nicht berechnet, 21 = berechnet. |
Tasten und Schaltflächen
Folgende Tasten und Schaltflächen sind in der Eingabemaske spezifisch:
| Taste | Funktion |
|---|---|
| F10 Geräte | Alle Geräte dieses Vertrages werden aufgelistet. Bei einem neuen, noch nicht gespeicherten Vertrag steht die Taste nicht zur Verfügung. |
| Bild ↑ | Der nächste Vertrag wird angezeigt. |
| Bild ↓ | Der vorherige Vertrag wird angezeigt. |