OBS/Stammdaten/Schnittstellen/Verbandsabrechnung

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Modulbeschreibung

Das Modul Verbandsabrechnungen beinhaltet eine deutliche Vereinfachung für den Wareneinkauf. Die Einkaufsrechnungen verschiedenster Lieferanten laufen beim Verband (Büroring) auf und werden dort gesammelt. Der Verband bezahlt diese Einkaufsrechnungen. Er stellt dann diese gesammelte Verbandsabrechnung zu gewissen Zeitpunkten an sein Mitglied und kann damit die bereits bezahlte Summe von diesem wieder einziehen.

Folgendes müssen sie prüfen

Zu einer Vorläufigen-Abrechnung (AV) muss es immer einer Endgültige-Abrechnung (AE) mit der gleichen Abrechnungsnummer geben

Wird eine Endgültige Abrechnung (AE) importiert und verarbeitet, darf danach keine Vorläufige Abrechnung (AV) mit der gleichen Abrechnungsnummer importiert werden. Nur am Jahresende darf es eine AE ohne AV geben.

Werden Fehler (zB. Falsche Steuerschlüssel) bei der Prüfung in AV festgestellt, muss die AV gelöscht werden und eine korrigierte Verbandsabrechnung von Büroring angefordert werden.

Das verbuchen der Verbandsabrechnung sollte erst nach einer eingehenden Prüfung der Daten erfolgen.

Verbuchen von Verbandsabrechnungen

1

Die vorläufige Verbandsabrechnung muss geprüft werden. Da die endgültige Verbandsabrechnung, bis auf die Gutschriften, identisch ist, muss diese nicht nochmals geprüft werden, sondern kann gleich verbucht werden.

2

Die nicht verbuchten Verbands-Einzelrechnungen (VB = N) müssen geprüft werden!

3

Achtung: ist nun eine Zuordnung zu einem EK-LS gefunden worden, und gilt diese für mehrere Positionen, bitte die gesamte Verbandsabrechnung mit F8 Verbuchen in der übergeordneten Übersicht aller Verbandsabr. bearbeiten!

4

Achtung: Ist nun eine Position von der Prüfung ausgeschlossen, bitte die gesamte Verbandsabrechnung mit F9 Verbuchen in der übergeordneten Übersicht aller Verbandsabrechnungen bearbeiten!

5

Die Prüfung einer Verbands-Einzelrechnung ist dann abgeschlossen, wenn alle Verbandsabrechnungspositionen dieser Einzelrechnung entweder zugeordnet werden konnten, sie von der Prüfung ausgenommen werden konnten oder der Anwender entschieden hat, dass der gemeldete Fehler nicht relevant ist!
Es wird dann diese Verbands-Einzelrechnung mit F9 Verbuchen auf VB = J gesetzt. Dabei wird automatisch der zugehörige EK-LS und auch die EK-Rechnung auf Erledigt gesetzt.

Sind alle Verbands-Einzelrechnungen verbucht, dann bekommt auch die Verbandsabrechnung automatisch VB = J gesetzt.

Verbandsabrechnungen (Sendungen)

Unter Stammdaten gibt es den Punkt Schnittstellen. Hier finden Sie den Eintrag Verbandsabrechnung. Durch Doppelklick auf Diesen, öffnet sich folgende Liste:

In dieser Liste werden Ihnen alle Verbandsabrechnungen angezeigt.

Neue Verbandsabrechnungen werden mit F7 Import in das OBS übernommen. Bei Betätigung von F9 Verbuchen versucht OBS, die gesendeten Einzelrechnungen einer Verbandsabrechnung entsprechenden Einkaufslieferscheinen (EK-LS) auf der Ebene der einzelnen Postionen zuzuordnen. Die Einkaufslieferscheine EK-LS werden bei Streckenlieferungen aus den Lieferavisen, sofern diese gesendet werden, automatisch erzeugt. In allen anderen Fällen werden diese EK-LS manuell im OBS erfasst (z.B. aus der Bestellung erstellt).

Spaltenbeschreibung

Die oben gezeigte Liste ist mit folgenden Saplten definiert:

• Datum: Übernahmedatum der Verbandsabrechnung
• Abr.Nr: Nummer der Verbandsabrechnung
• Dateiname: Name der Übernahmedatei
• Diff: mit (*) gekennzeichnete Datensätze: Hier gibt es Unterschiede zwischen der AV und der AE Verbandsabrechnung (meistens Gutschriften)
• KZ: Kennzeichen AV =vorläufige Verbandsabrechung, AE= endgültige Verbandsabrechnung
• BU: Buchungskennzeichen (*  wurde gebucht)
• Erledigt: J heißt, diese Verbandsabrechnung wurde geprüft und für korrekt angesehen
• Anz-Verb.: Anzahl der verbuchten Verbandsabrechnung-Lieferanten Einzelrechnungen
• M: (*) diese Position ist markiert (per F5 Mark)

Skonto: gesamter Skonto für diese Verbandabrechnung.
Belege Gesamt: Anzahl der Belege der Lieferanten.
Gesamtbetrag: gesamter Betrag der Verbandsabrechnung.
Zahlbetrag: Gesamtbetrag abzgl. Skonto.

Tasten und Schaltflächen

Folgende spezifische Tasten und Schaltflächen sind hier zu finden:

• F7 Import: neue Verbandsabrechnungen werden übenommen
  
• F8 Info: Hierüber können Sie auf das IMS zugreifen.
  
• F9 Verbuch: mögliche Zuordnungen von Verbandsabrechnungspostionen zu Positionen von EK-LSs werden gesucht
  
• Vorlage:10 Log: Logbuch der Übernahme
  
•  ↩ Enter Rechn.: die Verbands-Einzelrechnungen der Lieferanten werden angezeigt
  
• Entf: eine Verbandsabrechnung wird entfernt (sollte nur für nochmalige Übernahme genutzt werden)
  

F10 Weit.: weitere Funktionen

• A Nicht zugeordnete Verbandsabrechnungspositionen
  
  • Nicht zugeordnete Verbandsabrechnungspositionen aller Lieferanten werden angezeigt
    
• B Zusatz-Dateien
  
  • Zusätzlich eingelesene Dateien zu Verbandsabrechnung. (z.B. Soennecken PDF's)
    
• C Stammdaten
  
  • Stammdaten der Verbandsabrechnung. Früher über Programmparameter zu steuern.
    
• E Abgleich AV und AE für externe Verbandsabrechnung
  
  • Für einen Abgleich von eingegangen AE mit den bereits eingelesen AV auf Vollständigkeit. Erst wenn alle AE zu einer AV vorliegen, wird die AE verarbeitet.
    
• E1 Adveo XML Dateien Importieren
  
  • Manuelles einlesen der Adveo Dateien
    
• E2 Alka XML Dateien Importieren
  
  • Manuelles einlesen der Alka Dateien
    
• E3 Soennecken XML Dateien Importieren
  
  • Manuelles einlesen der Soennecken Dateien
    

Abgleich der AE und AV

In dieser Liste finden Sie alle eingelesen AV und AE der externen Verbandsabrechnung für spezielle Lieferanten (z.B. Soennecken) zum abgleich und bearbeiten.

Erst wenn alle Rechnungen der AV als AE vorliegen, werden diese eingelesen und verarbeitet.

In der Liste haben Sie die Möglichkeit den Status der eingelesenen AE zu bearbeiten.

Die Status haben folgende Bedeutung:

Status	Beschreibung
01	AE/AV eingelesen aber nicht vollständig -> Keine verarbeitung
11	AE/AV vollständig -> werden verarbeitet
21	erledigt

Stammdaten

Über die Hauptliste der Verbandsabrechnungen erreichen Sie über [F10 -> B Stammdaten] die Stammdaten der Verbandsabrechnung. Früher wurden diese über Programmparameter gepflegt.

Artikel für Betragsdifferenzen (Versandkosten)
Einige Lieferanten führen Versandkosten oder Mindermengenzuschläge nicht direkt als Position mit auf aber im Betragsfuß Dies wird von der externen Verbandsabrechnung erkannt und mit dem hier gepflegten Artikel als Position hinzugefügt.

Dabei reicht ein Artikel auch für mehrere Lieferanten. Diese müssten im Artikel als zusätzlicher Lieferant hinterlegt werden.

Verbandsabrechnungsliste

Mit  ↩ Enter in der Verbandsabrechnungssendnungsliste wird die Übersicht aller Einzelrechnungen einer Verbandsabrechnung angezeigt.

Grün dargestellte Namen enthalten nur eine Position die nicht in der Verbandsabrechnung enthalten war. Hier wird beim Importieren der Artikel durch das Programm automatisch hinzugefügt.

Negative Beträge werden rot gekennzeichnet.

Spaltenbeschreibung

• Lief.-Nr: Die Nummer des Lieferanten
• Name: Der Name des Lieferanten
• Rech.Nr: Die Rechnungsnummer beim Lieferanten
• Datum: Das Datum der Rechnung beim Lieferanten
• Re.Betrag: Der Rechnungsbetrag (Brutto)
• MwSt Betrag: Die enthaltene MwSt
• Re.Skonto: gewährter Sonto
• VB: Verbucht Kennzeichen J/N

Rechnungs-NR PBS: Rechnungsnummer der EK Rechnung beim Verband Lief-Nr.PBS: Lieferanten Nummer beim Verband Buchungsdatum: Buchung der Rechnung beim Verband

Tasten und Schaltflächen

Folgende Tasten und Schaltflächen sind hier spezifisch:

• F6 PDF: Der Original Beleg der Rechnung vom Lieferanten wird geöffnet
• F7 Einkauf: Die zugeordnete EK Rechnung wird angezeigt
• F8 Person: Ein neuer Lieferant kann angelegt werden.

ACHTUNG: Für die Externe Verbandsabrechnung, muss zum Beispiel für Soennecken eine Zuordnung der Lieferantennummer der AV und dem Personenstamm vorgenommen werden, damit die Einkäufe richtig erstellt werden können.

HINWEIS: Nicht zugeordnete Lieferantennummern werden gelb markiert.

• F9 Verbuch.: nur nötig, wenn nicht alle Zuordnungen gefunden wurden, die Rechnung aber trotzdem als korrekt angesehen wird, dann buchen!

•  ↩ Enter Posit.: Übersicht über alle Verbandsabrechnungspositionen bei diesem Lieferanten

F10 Weit.: weitere Funktionen

• A nicht zugeordneten Verbandsabrechnungspositionen
  
  • Übersicht aller nicht zugeordneten Verbandsabrechnungspositionen zu EK-LS Positionen bei diesem Lieferanten
    
• D Lieferanten Zuordnung
  
  • Übersicht aller Zuordnungen von Lieferantennummern zum OBS Personenstamm
    

Zuordnen der ILN / Lieferantenkundennummer

Folgende Fehler müssen durch Zuordnung in die Lieferantenliste (F10) behoben werden: (Rot Fehler)

Gelb1: Ist keine ILN vorhanden, wird die Kundennummer des Lieferanten angezeigt
Gelb2: ILN vorhanden aber nicht zugeordnet
Gelb3: Kundennummer konnte ermittelt werden ist aber nicht in Lieferantenliste eingetragen

Verbandsabrechnungspositionen

Mit  ↩ Enter oder Doppelklick in der Verbandsabrechnungsliste wird die Übersicht aller Positionen der aktuellen Verbands-Einzelrechnung angezeigt.

Spaltenbeschreibung

Wichtige Felder sind hier:

• EK-LiefNr: Nummer des zugeordneten EK-LS (Einkaufslieferschein)
• VB: Verbucht Kennzeichen J/N
• Fehler: gibt bei Positionen, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten, einen Hinweis auf den Grund der nicht gefundenen Zuordnung! z.B. Preis nicht aktuell, EK-LS nicht gefunden

Tasten und Schaltflächen

Mit F8 EK-Lief wird der zu der aktuellen Position zugeordnetete EK-LS (Einkaufslieferschein) angezeigt.
Mit F10 Zuord wird diese noch nicht zugeordnete Postion angezeigt.

Nicht zugeordnete Verbandsabrechnungspositionen

Mit F10 Zuord in den Verbandsabrechnungspositionen wird die gewählte noch nicht zugeordnete Postion angezeigt. Außerdem gibt es die Möglichkeit, bei den Lieferanten einige Positionen von der Prüfung auszuschließen.

Tasten und Schaltflächen

Mit F5 Mark werden die Postionen ausgewählt. Mit F7 Sonder können markierte Positioenen dann von der Prüfung ausgeschlossen werden. Dabei öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sonderartikel festgelegt werden können.
F9 Prüfen: Die möglichen Zuordnungen zu dieser Position werden angezeigt.

Sonderartikel der Verbandsabrechnung

In dieser Liste werden Verbandsabrechnungsartikel angezeigt, die von der Prüfung ausgenommen sind.

Tasten und Schaltflächen

Folgende Tasten und Schaltflächen sind hier spezifisch:

• F7 Artikel: Die Liste der Sonderartikel kann um weitere Artikel ergänzt werden
• F8 LS-J/N: Die Prüfung auf eine passende EK-LS Position soll an-/ausgeschaltet werden
• F9 PR-J/N: Die Prüfung auf den aktuellen Einkaufspreis EK1 soll an-/ausgeschaltet werden

Mögliche Zuordnungen

In dieser Liste werden die möglichen Zuordnungen zu einer Verbandsabrechnungsposition angezeigt.

Die passende EK-LS Position aus den möglichen Zuordnungen wird mit F2 Zuord. für die Verbandsabrechnungspostion übernommen. Das Verbucht Kennzeichen für diese Positon wird dabei automatisch auf J gesetzt.

HINWEIS: Für eine Zuordnung, muss der Einkauf existieren.

Tasten und Schaltflächen

Folgende Tasten und Schaltflächen sind hier spezifisch:

• F2 Zuord: Position wird zugeordnet (doppelte Zuordnungen nicht möglich bzw. Position muss passen)
• F6 Rechnungs.PDF: der Original Beleg der EK Rechnung wird geöfnet
• F7 Alle: Alle Bestellungspositionen zu diesem Lieferanten werden angezeigt
• F8 Bestell.: Die Bestellungspositionen zu der Bestellung der aktuellen Zeile werden angezeigt
• F9 EK-LS: Der EK-LS der aktuellen Zeile wird angezeigt

Externe Verbandsabrechnung

In OBS ist es auch Möglich Verbandsabrechnungen einzulesen, welche nicht von Büroring kommen. Derzeit ist es Möglich Abrechnungen von "PBS Deutschland GmbH" (Alka), "Soennecken eG" und "ADVEO" einzulesen. Dabei werden die Verbandsabrechnungen in die vorhandene Struktur übernommen und können wie oben beschrieben verarbeitet werden.

HINWEIS: Bei den Externen Verbandsabrechnung handelt es sich um ein zusätzliches kostenpflichtiges Modul, was für Sie freigeschaltet werden muss. Die Einrichtungen der automatischen Importe nimmt der OBS-Support vor.

Konfiguration des Systems

Um die Daten der jeweiligen Lieferanten zu empfangen, müssen diese z.B. über die FTP-Schnitstelle abgeholt und in die Ordnerstruktur (..\Data\Verbandsabrechnung\) von OBS gespeichert werden.

Um die Daten der Verbandsabrechnung automatisch in das System zu übernehmen, müssen für die entsprechenden Lieferanten Importe eingerichtet werden.

HINWEIS: Die einzuspielenden Daten können unregelmäßig kommen

Artikel definieren für fehlende Einkauf Positionen

Wenn in einer Invoice Datei (XML Rechnung) keine Positionen enthalten sind, wird für den Rechnungsbetrag eine Ersatz-Position eingetragen.
Diese kann wie folgt definiert werden:


In der Verbandsabrechnungsliste kann unter F10 → D-Lieferantenzuordnung anzeigen ein Artikel definiert werden, der in diesem Fall eingefügt wird.

ACHTUNG: Die Lieferanten werden Automatisch beim Artikel hinterlegt.
Die Verbands-Positionen Artikel werden automatisch vom Standard Artikel abgeändert, wenn sie nicht verbucht sind!

Hat ein Lieferant keine ILN und eine abweichende Kunden-Lieferanten Nummer in der XML Datei, so kann diese hier eingetragen werden.

Für nicht definierte Lieferanten wird die Standard Artikel-Nummer herangezogen.

Besonderheiten

PBS Deutschland GmbH (AV)

Datenablage:
..\Data\Verbandsabrechnung\Alka für AV XML-Abrechnungen

Die Abrechnungen, die importiert werden, werden nach Datum gruppiert eingelesen. Das heißt in der Verbandsabrechnung erscheint ein Eintrag in der mehrere Abrechnung des jeweiligen Tages zu finden sind.

Soennecken eG (AV und AE)

Datenablage:
..\Data\Verbandsabrechnung\SOENNECKEN\XML\ für XML-Abrechnungen
..\Data\Verbandsabrechnung\SOENNECKEN\Beleg\ für Index (AV) CSV und PDF-Abrechnungen (ZRL)
..\Data\Verbandsabrechnung\SOENNECKEN\Beleg\ für Buchungen (AE) CSV
..\Data\Verbandsabrechnung\SOENNECKEN\Zentrale für Zentrale Kopf-Dateien (CSV) und PDF-Abrechnungen (ZRA, ZPD)

Zentrale und Beleg CSV

von diesem Lieferanten erhalten Sie zusätzlich eine CSV-Datei, in der alle Abrechnungen aufgeführt sind, die zusammen gehören. Anhand dieser Datei werden die Abrechnungen in der Verbandsabrechnung gruppiert dargestellt.

HINWEIS: In dem Ordner Zentrale liegt eine Datei mit Kopf-Daten für die Abrechnung. Diese hat folgendes Format: INDEX_datum_Nummer Im Ordner Beleg muss eine Datei mit identischem Namen liegen (enhält die Einzelnen Abrechnungen), damit die Abrechnung eingelesen werden kann.

Für die Endgültigen Abrechnungen (AE) erhalten Sie Buchungen CSV-Dateien in denen die Beträge und die jeweiligen Skonto und Mehrwertsteuer Beträge zu finden sind.
Diese werden in der Datenbank gespeichert und sind in der Liste Abgleich AV und AE für Externe Verbandsabrechnung zu finden

Wenn alle AEs für eine AV vorhanden sind, werden die Beträge für die AE anhand der zuvor eingelesenen vorläufigen Abrechnungen (AV) errechnet und eingelesen.

LS-1 und LS3

Wenn bei Ihnen die Abrechnungen für Strecke (LS-3) und Normal (LS-1) über die Selbe Lieferanten ILN in das System einlaufen, müssen Sie diese in den Stammdaten der Verbandsabrechnung definieren:

Das System unterscheided dann anhand der Adressen für welchen Lieferanten die Abrechnungen sind.

ADVEO (AV)

Datenablage:
..\Data\Verbandsabrechnung\

Zusatzdateien (Soennecken)

Wird das Datum gelb dargestellt, so befinden sich weitere PDF Dateien zu einer Abrechnung. Diese PDF Dateien besitzen keine XML-Dateien.
Es handelt sich um Sonderdateien (Mitgliederbeiträge, Erstattungen, ….)

Neue Funktionen der Verbandsabrechnung (01.08.2020)

Da es vermehrt zu Fehlern in den Daten der Verbandsabrechnung gekommen ist, gibt es jetzt folgen neue Funktion.

In der Liste Verbandsabrechnung -> F10 -> I "Umkehrrechnungen für alle Einkaufsrechnungen erzeugen"

Mit diesem Punkt werden für eine verbuchte Verbandsabrechnung Umkehrrechnungen für alle Einkaufsrechnungen dieser Abrechnung erzeugt.

Dies kann erforderlich sein, wenn eine Verbansabrechnung mit falschen Daten geliefert wurde und diese durch eine neue Verbandsabrechnung ersetzt werden muss.

Außerdem wird beim Verbuchen der Verbandsabrechnung (F9) nun überprüft, ob es schon einen Einkauf für diesen Lieferanten mit der gleichen Rechnungsnummer gibt. Wenn ja, wird kein neuer Einkauf angelegt.

Verbuchen wurde von F8 auf F9 gelegt Unter F8 können nun Info's abgelegt werden.

Häufig gestellte Fragen

Es gibt keine vorläufige Abrechnung zu einer endgültigen Abrechnung

Es kann vorkommen, dass dies vom Datenlieferanten so übermittelt wird. Gerade am Anfang des Jahres gibt es oft zu einer oder zwei Abrechnungen keine vorläufige Abrechnung.

Lösung:

Datei der entsprechenden endgültigen Abrechnung aus dem Verzeichnis ..\OBS\data\Verbandsabrechnung\Archiv nach ..\OBS\data\Verbandsabrechnung kopieren und umbenennen (Beispiel: AE132919000696.ASC nach AV132919000696.ASC). Anschließend die Datei öffnen und in der ersten und der letzten Zeile der Datei aus dem AE ebenfalls ein AV machen. Danach in OBS unter Stammdaten -> I Schnittstellen -> V Verbandsabrechnung den Import mit F7 starten.

Es fehlen Daten im OBS

Es kann vorkommen, dass Verbandsabrechnungen nicht vollständig importiert werden können.

Lösung:

Die Datei der entsprechenden Abrechnung aus dem Verzeichnis ..\OBS\data\Verbandsabrechnung\Archiv nach ..\OBS\data\Verbandsabrechnung kopieren. Danach in OBS unter Stammdaten -> I Schnittstellen -> V Verbandsabrechnung die Abrechnung löschen und den Import mit F7 starten.