OBS/Stammdaten/Verträge/Vertragsinventur: Unterschied zwischen den Versionen
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{{Vorlage:Stammdaten}} | {{Vorlage:Stammdaten}} | ||
Für die eigene Inventur benötigt man unter anderem auch die eigenen Lagerwerte außer Haus. Wer Wartungs- und Mietverträge für Drucksysteme mit Verbrauchsmaterialien hat, ist dazu verpflichtet die Lagerwerte zu | Für die eigene Inventur benötigt man unter anderem auch die eigenen Lagerwerte außer Haus. Wer Wartungs- und Mietverträge für Drucksysteme mit Verbrauchsmaterialien hat, ist dazu verpflichtet, die Lagerwerte zu benennen, die durch eingelagerte Verbrauchsmaterialien bei den eigenen Kunden vor Ort vorliegen. Um dies einfacher handhaben zu können, gibt es die Vertragsinventur, mit der Sie die Lagerwerte der Verbrauchsmaterialien erfassen können. Das Ganze funktioniert ähnlich wie die Artikelinventur. | ||
Die Vertragsinventur wird in der [[OBS/Stammdaten/Verträge|Vertragsliste]] über {{F10}} → [[OBS/Stammdaten/Verträge/F10 Weitere Funktionen#V - Vertrags-Inventur|V - Vertrags-Inventur]] aufgerufen. | |||
=Liste= | =Liste= | ||
In der Liste werden Ihnen alle übernommenen Verbrauchsmaterialien angezeigt. | In der Liste werden Ihnen alle übernommenen Verbrauchsmaterialien angezeigt. In der Statuszeile werden die Summen der EK-Werte und der bewerteten EK-Werte angezeigt. | ||
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! Spalte !! Beschreibung | |||
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| V-Nr || Vertragsnummer | |||
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| Inv-Name || Name der Inventur | |||
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| V-Bez || Bezeichnung des Vertrages | |||
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| Art-Nr || Artikelnummer des Verbrauchsmaterials | |||
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| EK || Einkaufspreis aus dem Artikel | |||
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| Menge || Beim Kunden gezählte Menge | |||
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| EK-Bewertung || Bewerteter Einkaufspreis | |||
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| Sum-EK || EK × Menge | |||
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| Sum-EKBew || EK-Bewertung × Menge | |||
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| Bemerk || Bemerkung | |||
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| EK-Dat || Datum des letzten Einkaufs | |||
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| M || Markierung | |||
|} | |||
Unter der Liste können Sie im Feld '''Inventur-Name''' nach einer oder mehreren Inventuren filtern (mehrere Namen durch Komma getrennt). Über die Schaltfläche ''#'' kann eine vorhandene Inventur ausgewählt werden. | |||
{| class="wikitable" | |||
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! Taste !! Funktion | |||
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| {{Einfg}} || Legt eine neue Inventur an. Nach Eingabe eines Namens werden die Verbrauchsmaterialien aller in der Vertragsliste markierten Verträge übernommen. Deaktiviertes Verbrauchsmaterial wird nicht übernommen. Ist kein Vertrag markiert, erscheint der Hinweis ''Bitte vorher Verträge selektieren!''. | |||
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| {{Return}} || Öffnet den Eintrag zur Bearbeitung (siehe [[#Maske|Maske]]). | |||
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| {{F3}} || Druck der Liste | |||
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| {{F4}} || Sortierung nach ''A - Vertrags-Nummer'' oder ''B - Verbrauchs-Material'' | |||
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| {{F5}} || Markieren einzelner Einträge | |||
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| {{F7}} || Erstellt nach einer Rückfrage die Briefe an die Kunden (siehe [[#Vorgehen|Vorgehen]]). Sind Einträge markiert, werden nur diese berücksichtigt. | |||
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| {{F8}} || Öffnet das Informationssystem mit den generierten Briefen der Inventur. | |||
|} | |||
=Maske= | |||
{| class="wikitable" | |||
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! Feld !! Beschreibung | |||
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| Inventurname, Vertrag, Artikel-Nr., Artikel-Name1, Artikel-Name2, EK-Preis || Werden angezeigt und können nicht geändert werden. | |||
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| Menge-Ist || Beim Kunden vorhandene Menge | |||
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| Abwertung in % || Abwertung des EK-Preises in Prozent. Die ''Bewertung'' wird daraus automatisch berechnet. | |||
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| Bewertung || Bewerteter EK-Preis. Die ''Abwertung in %'' wird daraus automatisch berechnet. Vorbelegt ist der EK-Preis. | |||
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| Bemerkung || Freie Bemerkung | |||
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| Datum Letzer EK || Datum des letzten Einkaufs | |||
|} | |||
Mit {{F2}} wird gespeichert und direkt der nächste Eintrag geöffnet. Beim Schließen der Maske werden Sum-EK und Sum-EKBew neu berechnet. | |||
=Vorlage Serienbrief= | =Vorlage Serienbrief= | ||
Die Standard-Vorlage für den Serienbrief heißt ''vertragsinventur.docx'' und ist in Ihrem OBS-Ordner unter ''Data\Dokumente\Vorlagen'' zu finden. Sie können auch eine eigene Vorlage erstellen und verwenden. Diese | Die Standard-Vorlage für den Serienbrief heißt ''vertragsinventur.docx'' und ist in Ihrem OBS-Ordner unter ''Data\Dokumente\Vorlagen'' zu finden. Sie können auch eine eigene Vorlage erstellen und verwenden. Diese muss den Namen ''vertragsinventur_user.docx'' erhalten und ebenfalls im Vorlagen-Ordner abgelegt werden. Ist eine eigene Vorlage vorhanden, wird diese verwendet. | ||
{{Hinweis|Passen Sie auf keinen Fall die Standard-Vorlage | {{Hinweis|Passen Sie auf keinen Fall die Standard-Vorlage an Ihre Bedürfnisse an, da die Vorlage mit jedem OBS-Update überschrieben wird! Speichern Sie Änderungen immer unter einem anderen Dateinamen ab. Wenn die Änderungen für die Generierung aktiv genutzt werden sollen, muss der Name ''vertragsinventur_user.docx'' lauten.}} | ||
==Platzhalter== | ==Platzhalter== | ||
{| class="wikitable" | {| class="wikitable" | ||
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! Platzhalter!! Bedeutung/Funktion | ! Platzhalter!! Bedeutung/Funktion | ||
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| {Absender} || Der Absendervermerk wird aus der in den [[OBS/System/Konstanten| | | {Absender} || Der Absendervermerk wird aus der in den [[OBS/System/Konstanten|Konstanten]] (Menü: System → I Konstanten) eingetragenen Adresse generiert. | ||
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| {AdresseZeile1} bis {AdresseZeile9} || Diese Platzhalter stehen für die neun Adresszeilen im Anschriftfeld. Hier wird die Adresse Ihres Kunden eingetragen. Die Übernahme der Adresse | | {AdresseZeile1} bis {AdresseZeile9} || Diese Platzhalter stehen für die neun Adresszeilen im Anschriftfeld. Hier wird die Adresse Ihres Kunden eingetragen. Die Übernahme der Adresse beinhaltet zurzeit Anrede, Name (+ Vorname), Zusatz 1, Zusatz 2, Postfach oder Straße und PLZ mit Ort. Postalische Vermerke können noch nicht angegeben werden. Die Anschrift wird ab Platzhalter {AdresseZeile4} eingetragen (siehe [https://www.din-5008-richtlinien.de/startseite/anschriftenfeld/ DIN-5008]). | ||
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| {VertragNr} || Wird | | {VertragNr} || Wird durch Ihre sechsstellige Vertragsnummer ersetzt. | ||
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| {AktDatum} || Wird | | {AktDatum} || Wird durch das aktuelle Datum ersetzt. | ||
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| {SachbearbeiterName} || Übernimmt den Namen des aktuell angemeldeten Sachbearbeiters in den Brief | | {SachbearbeiterName} || Übernimmt den Namen des aktuell angemeldeten Sachbearbeiters in den Brief. | ||
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| {FirmaName} || Wird durch den Namen (+ Vorname) aus den [[OBS/System/Konstanten| | | {FirmaName} || Wird durch den Namen (+ Vorname) aus den [[OBS/System/Konstanten|Konstanten]] (Menü: System → I Konstanten) ersetzt. | ||
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| {MaterialName} || | | {MaterialName} || Hier wird der Name der Verbrauchsmaterialien eingetragen. Dieser Platzhalter darf nur einmal innerhalb der Vorlage vorkommen und '''muss''' in einer Tabelle stehen. | ||
|} | |} | ||
=Vorgehen= | =Vorgehen= | ||
Als | Als Erstes öffnen Sie die Liste der ''Vertragsstammdaten''. Selektieren oder markieren Sie die Verträge, für die Sie eine Vertragsinventur machen möchten. Die Inventur legen Sie danach in der Inventurliste an. Diese rufen Sie über die ''Weiteren Funktionen'' ({{F10}}) Punkt ''V - Vertrags-Inventur'' der ''Vertragsstammdaten'' auf. Nach dem Öffnen der Liste ''Vertragsinventur'' wählen Sie {{Einfg}} und geben einen Namen für die Inventur ein. Unter der Liste finden Sie einen Filter. Bei Bedarf können Sie nach der Inventur anhand des Namens filtern.<br /> | ||
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''Falls Sie die Vorlage bereits Ihren Wünschen angepasst haben, lesen Sie | ''Falls Sie die Vorlage bereits Ihren Wünschen angepasst haben, lesen Sie beim nächsten Absatz weiter.''<br /> | ||
Bevor Sie die Generierung der Briefe starten, sollten Sie prüfen, ob die Vorlage Ihren Vorstellungen entspricht oder noch Änderungen vorgenommen werden müssen. | Bevor Sie die Generierung der Briefe starten, sollten Sie prüfen, ob die Vorlage Ihren Vorstellungen entspricht oder noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihre OBS-Verknüpfung und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt ''Eigenschaften''. Im Reiter ''Verknüpfung'' finden Sie den Button ''Dateipfad öffnen''. Es öffnet sich der Windows Explorer und Sie befinden sich direkt im Ordner Ihrer OBS-Installation. Navigieren Sie nun ins Unterverzeichnis ''Vorlagen''. Zu diesem gelangen Sie, indem Sie zunächst den Ordner ''Data'' öffnen. Öffnen Sie danach den Ordner ''Dokumente''. Jetzt können Sie den Ordner ''Vorlagen'' öffnen. Suchen Sie in diesem Verzeichnis die Datei ''vertragsinventur_user.docx'' und öffnen Sie diese. Falls die Datei nicht vorhanden sein sollte, öffnen Sie die Datei ''vertragsinventur.docx''. Wenn der Inhalt Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie die Vorlage wieder schließen. Andernfalls nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor und speichern die Datei im Verzeichnis ''Vorlagen'' unter dem Namen ''vertragsinventur_user.docx''.<br /> | ||
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Starten Sie die Generierung der Briefe mit {{F7}}. Um die Generierung nur für einen Teil auszuführen, können Sie die Materialien vorher markieren. Wenn die Generierung erfolgreich war, erhalten Sie eine Info über die generierte Menge. Die generierten Briefe finden Sie danach im Informationssystem unter {{F8}}. Hier können Sie die Briefe vor dem Drucken | Starten Sie die Generierung der Briefe mit {{F7}}. Um die Generierung nur für einen Teil auszuführen, können Sie die Materialien vorher markieren. Wenn die Generierung erfolgreich war, erhalten Sie eine Info über die generierte Menge. Die generierten Briefe finden Sie danach im Informationssystem unter {{F8}}. Hier können Sie die Briefe vor dem Drucken nochmals prüfen. Um die Dokumente zu drucken, wählen Sie unter {{F3}} den Punkt ''B'' aus. Wenn zuvor Dokumente markiert wurden, werden die markierten Dokumente gedruckt. Sind keine Dokumente markiert, werden Sie gefragt, ob das aktuelle Dokument oder alle Dokumente gedruckt werden sollen. | ||
==Beispielvideo== | ==Beispielvideo== | ||
[[File:howto_vertragsinventur.mp4|960px]] | [[File:howto_vertragsinventur.mp4|960px]] | ||
Aktuelle Version vom 23. September 2026, 15:08 Uhr
Für die eigene Inventur benötigt man unter anderem auch die eigenen Lagerwerte außer Haus. Wer Wartungs- und Mietverträge für Drucksysteme mit Verbrauchsmaterialien hat, ist dazu verpflichtet, die Lagerwerte zu benennen, die durch eingelagerte Verbrauchsmaterialien bei den eigenen Kunden vor Ort vorliegen. Um dies einfacher handhaben zu können, gibt es die Vertragsinventur, mit der Sie die Lagerwerte der Verbrauchsmaterialien erfassen können. Das Ganze funktioniert ähnlich wie die Artikelinventur.
Die Vertragsinventur wird in der Vertragsliste über F10 → V - Vertrags-Inventur aufgerufen.
Liste
In der Liste werden Ihnen alle übernommenen Verbrauchsmaterialien angezeigt. In der Statuszeile werden die Summen der EK-Werte und der bewerteten EK-Werte angezeigt.
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| V-Nr | Vertragsnummer |
| Inv-Name | Name der Inventur |
| V-Bez | Bezeichnung des Vertrages |
| Art-Nr | Artikelnummer des Verbrauchsmaterials |
| EK | Einkaufspreis aus dem Artikel |
| Menge | Beim Kunden gezählte Menge |
| EK-Bewertung | Bewerteter Einkaufspreis |
| Sum-EK | EK × Menge |
| Sum-EKBew | EK-Bewertung × Menge |
| Bemerk | Bemerkung |
| EK-Dat | Datum des letzten Einkaufs |
| M | Markierung |
Unter der Liste können Sie im Feld Inventur-Name nach einer oder mehreren Inventuren filtern (mehrere Namen durch Komma getrennt). Über die Schaltfläche # kann eine vorhandene Inventur ausgewählt werden.
| Taste | Funktion |
|---|---|
| Einfg | Legt eine neue Inventur an. Nach Eingabe eines Namens werden die Verbrauchsmaterialien aller in der Vertragsliste markierten Verträge übernommen. Deaktiviertes Verbrauchsmaterial wird nicht übernommen. Ist kein Vertrag markiert, erscheint der Hinweis Bitte vorher Verträge selektieren!. |
| ↩ Enter | Öffnet den Eintrag zur Bearbeitung (siehe Maske). |
| F3 | Druck der Liste |
| F4 | Sortierung nach A - Vertrags-Nummer oder B - Verbrauchs-Material |
| F5 | Markieren einzelner Einträge |
| F7 | Erstellt nach einer Rückfrage die Briefe an die Kunden (siehe Vorgehen). Sind Einträge markiert, werden nur diese berücksichtigt. |
| F8 | Öffnet das Informationssystem mit den generierten Briefen der Inventur. |
Maske
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Inventurname, Vertrag, Artikel-Nr., Artikel-Name1, Artikel-Name2, EK-Preis | Werden angezeigt und können nicht geändert werden. |
| Menge-Ist | Beim Kunden vorhandene Menge |
| Abwertung in % | Abwertung des EK-Preises in Prozent. Die Bewertung wird daraus automatisch berechnet. |
| Bewertung | Bewerteter EK-Preis. Die Abwertung in % wird daraus automatisch berechnet. Vorbelegt ist der EK-Preis. |
| Bemerkung | Freie Bemerkung |
| Datum Letzer EK | Datum des letzten Einkaufs |
Mit F2 wird gespeichert und direkt der nächste Eintrag geöffnet. Beim Schließen der Maske werden Sum-EK und Sum-EKBew neu berechnet.
Vorlage Serienbrief
Die Standard-Vorlage für den Serienbrief heißt vertragsinventur.docx und ist in Ihrem OBS-Ordner unter Data\Dokumente\Vorlagen zu finden. Sie können auch eine eigene Vorlage erstellen und verwenden. Diese muss den Namen vertragsinventur_user.docx erhalten und ebenfalls im Vorlagen-Ordner abgelegt werden. Ist eine eigene Vorlage vorhanden, wird diese verwendet.
HINWEIS: Passen Sie auf keinen Fall die Standard-Vorlage an Ihre Bedürfnisse an, da die Vorlage mit jedem OBS-Update überschrieben wird! Speichern Sie Änderungen immer unter einem anderen Dateinamen ab. Wenn die Änderungen für die Generierung aktiv genutzt werden sollen, muss der Name vertragsinventur_user.docx lauten.
Platzhalter
| Platzhalter | Bedeutung/Funktion |
|---|---|
| {Absender} | Der Absendervermerk wird aus der in den Konstanten (Menü: System → I Konstanten) eingetragenen Adresse generiert. |
| {AdresseZeile1} bis {AdresseZeile9} | Diese Platzhalter stehen für die neun Adresszeilen im Anschriftfeld. Hier wird die Adresse Ihres Kunden eingetragen. Die Übernahme der Adresse beinhaltet zurzeit Anrede, Name (+ Vorname), Zusatz 1, Zusatz 2, Postfach oder Straße und PLZ mit Ort. Postalische Vermerke können noch nicht angegeben werden. Die Anschrift wird ab Platzhalter {AdresseZeile4} eingetragen (siehe DIN-5008). |
| {VertragNr} | Wird durch Ihre sechsstellige Vertragsnummer ersetzt. |
| {AktDatum} | Wird durch das aktuelle Datum ersetzt. |
| {SachbearbeiterName} | Übernimmt den Namen des aktuell angemeldeten Sachbearbeiters in den Brief. |
| {FirmaName} | Wird durch den Namen (+ Vorname) aus den Konstanten (Menü: System → I Konstanten) ersetzt. |
| {MaterialName} | Hier wird der Name der Verbrauchsmaterialien eingetragen. Dieser Platzhalter darf nur einmal innerhalb der Vorlage vorkommen und muss in einer Tabelle stehen. |
Vorgehen
Als Erstes öffnen Sie die Liste der Vertragsstammdaten. Selektieren oder markieren Sie die Verträge, für die Sie eine Vertragsinventur machen möchten. Die Inventur legen Sie danach in der Inventurliste an. Diese rufen Sie über die Weiteren Funktionen (F10) Punkt V - Vertrags-Inventur der Vertragsstammdaten auf. Nach dem Öffnen der Liste Vertragsinventur wählen Sie Einfg und geben einen Namen für die Inventur ein. Unter der Liste finden Sie einen Filter. Bei Bedarf können Sie nach der Inventur anhand des Namens filtern.
Falls Sie die Vorlage bereits Ihren Wünschen angepasst haben, lesen Sie beim nächsten Absatz weiter.
Bevor Sie die Generierung der Briefe starten, sollten Sie prüfen, ob die Vorlage Ihren Vorstellungen entspricht oder noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf Ihre OBS-Verknüpfung und wählen Sie im Kontextmenü den Punkt Eigenschaften. Im Reiter Verknüpfung finden Sie den Button Dateipfad öffnen. Es öffnet sich der Windows Explorer und Sie befinden sich direkt im Ordner Ihrer OBS-Installation. Navigieren Sie nun ins Unterverzeichnis Vorlagen. Zu diesem gelangen Sie, indem Sie zunächst den Ordner Data öffnen. Öffnen Sie danach den Ordner Dokumente. Jetzt können Sie den Ordner Vorlagen öffnen. Suchen Sie in diesem Verzeichnis die Datei vertragsinventur_user.docx und öffnen Sie diese. Falls die Datei nicht vorhanden sein sollte, öffnen Sie die Datei vertragsinventur.docx. Wenn der Inhalt Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie die Vorlage wieder schließen. Andernfalls nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor und speichern die Datei im Verzeichnis Vorlagen unter dem Namen vertragsinventur_user.docx.
Starten Sie die Generierung der Briefe mit F7. Um die Generierung nur für einen Teil auszuführen, können Sie die Materialien vorher markieren. Wenn die Generierung erfolgreich war, erhalten Sie eine Info über die generierte Menge. Die generierten Briefe finden Sie danach im Informationssystem unter F8. Hier können Sie die Briefe vor dem Drucken nochmals prüfen. Um die Dokumente zu drucken, wählen Sie unter F3 den Punkt B aus. Wenn zuvor Dokumente markiert wurden, werden die markierten Dokumente gedruckt. Sind keine Dokumente markiert, werden Sie gefragt, ob das aktuelle Dokument oder alle Dokumente gedruckt werden sollen.