Für die eigene Inventur benötigt man unter anderem auch die eigenen Lagerwerte außer Haus. Wer Wartungs- und Mietverträge für Drucksysteme mit Verbrauchsmaterialien hat, ist dazu verpflichtet die Lagerwerte zu bennen, die durch eingelagerte Verbrauchsmaterialien bei den eigenen Kunden vor Ort vorliegen. Um dies einfacher handhaben zu können, gibt es disen Punkt Vertragsinventur für den Sie die Lagerwerte der Verbauchsmaterialien erfassen können. Das ganze Funktioniert ähnlich der Artikelinventur.

Liste

In der Liste werden Ihnen alle übernommenen Verbrauchsmaterialien angezeigt. Die Liste lässt sich nach dem Inventurnamen filtern. Die anlage einer neuen Inventur erfolgt über die Taste Einfg. Es werden automatisch die Verbrauchsmaterialien aller in den Vertragsstammdaten markierten Verträge übernommmen. Die Datensätze können über ↩ Enter bearbeitet werden. Die Generierung der Briefe an die Kunden erfolgt mit F7. Die generierten Briefe finden Sie danach im Informatiionssystem unter F8.

Vorlage Serienbrief

Die Standard-Vorlage für den Serienbrief heißt vertragsinventur.docx und ist in Ihrem OBS-Ordner unter Data\Dokumente\Vorlagen zu finden. Sie können auch eine eigene Vorlage erstellen und verwenden. Diese sollte dann den Namen vertragsinventur_user.docx erhalten und ebenfalls im Vorlagen-Ordner abgelegt werden.

HINWEIS: Passen Sie auf keinen Fall die Standard-Vorlage auf Ihre Bedürfnisse an, da die Vorlage mit jedem OBS-Update überschrieben wird! Speichern Sie Änderungen immer unter einem anderen Dateinamen ab. Wenn die Änderungen für die Generierung aktiv genutzt werden sollen, muss der Name vertragsinventur_user.docx lauten.

Platzhalter

Platzhalter	Bedeutung/Funktion
{Absender}	Der Absendervermerk wird aus der in den Kostanten (Menü: System -> I Konstanten) eingetragenen Adresse generiert.
{AdresseZeile1} bis {AdresseZeile9}	Diese Platzhalter stehen für die neun Adresszeilen im Anschriftfeld. Hier wird die Adresse Ihres Kunden eingetragen. Die Übernahme der Adresse Beinhaltet zur Zeit Anrede, Name (+ Vorname), Zusatz 1, Zusatz 2, Postfach oder Straße und PLZ mit Ort. Postalische Vermerke können noch nicht angegeben werden. Die Anschrift wird ab Platzhalter {AdresseZeile4} eingetragen (siehe DIN-5008)
{VertragNr}	Wird mit Ihrer sechsstelligen Vertragsnummer ersetzt
{AktDatum}	Wird mit dem aktuellen Datum ersetzt
{SachbearbeiterName}	Übernimmt den Namen des aktuell angemeldeten Sachbearbeiters in den Brief
{FirmaName}	Wird durch den Namen (+ Vorname) aus den Kostanten (Menü: System -> I Konstanten) ersetzt
{MaterialName}	Der Namen der Verbrauchsmaterialien wird hier eingetragen. Dieser Platzhalter darf nur einmal innerhalb der Vorlage vorkommen und muss in einer Tabelle stehen.

Vorgehen

Als erstes öffnen Sie die Liste der Vertragsstammdaten. Selektieren oder markieren Sie die Verträge, für die Sie eine Vertragsinventur machen möchten. Die Inventur legen Sie danach in der Inventurliste an. Diese rufen Sie über die Weiteren Funktionen (F10) Punkt V - Vertrags-Inventur der Vertragsstammdaten auf. Nach dem Öffnen der Liste Vertragsinventur wählen Sie Einfg und geben einen Namen für die Inventur ein. Unter der Liste finden Sie einen Filter. Bei Bedarf können Sie nach der Inventur anhand des Namens filtern.

Falls Sie die Vorlage bereits Ihren Wünschen angepasst haben, lesen Sie bei Absatz 3 weiter.
Bevor Sie die Generierung der Briefe starten, sollten Sie prüfen, ob die Vorlage Ihren Vorstellungen entspricht oder noch Änderungen vorgenommen werden müssen. Rechtsklicken Sie dazu Ihre OBS-Verknüpfung und wählen im Kontextmenü den Punkt Eigenschaften. Im Reiter Verknüpfung finden Sie den Button Dateipfad öffnen. Es öffnet sich der Windows Explorer und Sie befinden sich direkt im Ordner Ihrer OBS-Installtion. Navigieren Sie nun ins Unterverzeichnis Vorlagen. Zu diesem gelangen Sie, indem Sie zunächte den Ordner Data öffnen. Öffnen Sie danach den Ordner Dokumente. Jetzt können Sie den Ordner Vorlagen öffnen. Suchen Sie in diesem Verzeichnis die Dateivertragsinventur_user.docx und öffnen Sie diese. Falls die Datei nicht vorhanden sein sollte, öffnen Sie die Datei vertragsinventur.docx. Wenn der Inhalt Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie die Vorlage wieder schließen. Andernfalls nehmen Sie die entsprechenden Änderungnen vor und speichern die Datei im Verzeichnis Vorlagen unter dem Namen vertragsinventur_user.docx.

Starten Sie die Generierung der Briefe mit F7. Um die Generierung nur für einen Teil auszuführen, können Sie die Materialien vorher markieren. Wenn die Generierung erfolgreich war, erhalten Sie eine Info über die generierte Menge. Die generierten Briefe finden Sie danach im Informationssystem unter F8. Hier können Sie die Briefe vor dem Drucken nochmal prüfen. Um die Dokumente zu drucken wählen Sie unter F3 den Punkt B aus. Wenn zuvor Dokumente markiert wurden, werden die markierten Dokumente gedruckt. Sind keine Dokumente markiert, so werden Sie gefragt, ob das aktuelle Dokument oder alle Dokumente gedruckt werden sollen.

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OBS/Stammdaten/Verträge/Vertragsinventur

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