OBS/Auftragsbearbeitung/Auftrag/Eingabemaske

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Auftragsbearbeitung


Stundenerfassung
Material / Lieferanten
Tasten und Schaltflächen
Eingabemaske
Lagerumbuchung

Registerkarte: Adresse

Hier gelangen Sie zu einem Beispiel: Erstellen eines Auftrags.

Auftragsmaske Adresse.jpg

Feld Beschreibung
Auftragsnummer Wenn Programmparameter 107 aktiviert ist können Sie die Auftragsnummer hier eingeben. Andernfalls wird diese automatisch fortlaufen beim Speichern eingetragen.
Kundennummer Hier können Sie die Nummer des Kunden auswählen. Die Felder für die Adresse werden von OBS automatisch gefüllt. Falls Sie bei der ausgewählten Person eine Zahlungsbedingung, Währung, einen Sachbearbeiter oder einen Vertreter hinterlegt haben werden diese Daten auch übernommen.
Angebotsnummer Wenn Sie ein Angebot übernehmen wollen, betätigen Sie die #-Taste und wählen Sie es aus der Liste aller erstellten Angebote aus. Wenn Sie einem Kunden ein Angebot gestellt haben und er dieses will können Sie die Positionen so direkt kopieren, Sie müssen keinen neuen Auftrag anlegen und alle Positionen neu hinterlegen. Sie können den Auftrag natürlich noch optimieren und Positionen entfernen oder neue hinzufügen.
Auftrgasdatum Das Auftragsdatum wird automatisch eingefügt.
Rg-Empf. Falls der spätere Rechnungsempfänger von der übernommenen Anschrift abweicht, kann man einen Rechnungsempfänger separat angeben.
Sachbearbeiter Hier kann der Sachbearbeiter des Auftrages eingetragen werden. (Der Sachbearbeiter kann vom Erfasser des Auftrages abweichen). Über den Programmparameter 370 kann eingestellt werden, dass die Eingabe eines Sachbearbeiters zwingend erforderlich ist um einen Auftrag anlegen zu können.
Vertreter Hier können Sie einen Vertreter eingeben.
Bruttorechnung Wird dieses Häkchen aktiviert erfolgt die Berechnung des Auftrages in Brutto statt in Netto. Kann nur bei Anlage eines Auftrages aktiviert werden.
Kein Material anlegen Unterdrückt das automatische Anlegen von Material beim Auftrag.
Mandant Hier können Sie einen abweichenden Mandanten eintragen.
Rabatt in EURO / % Hier können Sie dem Kunden einen Rabatt gewähren, der nur für diesen Auftrag gilt. Der Rabatt kann entweder in Euro oder in Prozent angegeben werden
Zahlungsbed. Hier können Sie die Zahlungsbedingungen für den Auftrag auswählen.
Währung Hier können Sie die Währung für den Auftrag auswählen.
Auftragsnr des Kunden Hier können Sie die Auftragsnummer des Kunden eintragen. Diese kann mit ausgedruckt werden.
Liefertermin Falls ein bestimmter Liefertermin vorgesehen ist, können Sie diesen hier eintragen.
Auftrags-Art Hier können Sie zwischen verschiedenen Auftrags-Arten wählen:
  • Normalauftrag - Standardauftrag
  • Abrufauftrag - Zu einem Abrufauftrag werden auf Abruf des Kunden immer Teillieferscheine erstellt, bis die Gesamtmenge erreicht wurde. Ein Abrufauftrag kann hierbei direkt berechnet werden.
  • Retoureauftrag - Retoureaufträge werden nicht manuell angelegt sondern über die Retourenverwaltung. Wie Sie Retoureaufträge anlegen können erfahren Sie hier.
Status der Status eines Auftrages setzt sich aus 2 Ziffern zusammen. Die zweite Ziffer gibt an, ob es sich um einen normalen Auftrag (1) oder eine Gutschrift (2) handelt. Die erste Ziffer hat folgende Bedeutung:
  • 0 = Auftrag ist angelegt / gespeichert
  • 1 = ein Auftrag wurde ausgedruckt
  • 2 = Auftrag wurde verbucht
Shop-Auftrag Wird automatisch aktiviert, wenn der Auftrag von einem Online-Shop importiert wurde.
Auftragsbetrag Hier ist der Nettobetrag des gesamten Auftrags zu sehen.
Projektnummer Hier können Sie den Auftrag einem Projekt zuordnen.
Abschl-Erl-Kto. Hier können Sie ein Erlöskonto für Abschlagrechnungen auswählen. Sollten Sie Abschlagsrechnungen erstellen wollen ist dies zwingend erforderlich.
Sprache Hier können Sie die Sprache auswählen.
Lieferung auf Strecke Hierdurch wird das generierte Material automatisch auf Streckenbestellung vorbelegt.
Zustand Hier können Sie dem Auftrag einen Zustand zuweisen. Der Hintergrund der Auftragsnummer wird danach gefärbt. Dies hängt mit der Einstellung des Zustandes ab. Erstellte Zustände finden Sie Hier!

Registerkarte: Versand

Auftragsmaske Versand.jpg

Feld Beschreibung
Versandanschrift / Kostenstelle Falls die spätere Versandanschrift von der übernommenen Anschrift abweicht, kann man eine Versandanschrift separat angeben.
Rabatttext Hier können Sie die Rabattart auswählen, welcher im Druck mit ausgegeben wird und angibt um was für einen Rabatt es sich handelt.
DMS-Nr Hier kann die Nummer eines DMS-Dokuments eingetragen werden, mit dem der Auftrag verknüpft werden soll.
Betreff Hier kann ein beliebiger Text eingetragen werden. Über den Programmparameter 690 kann aktiviert werden, dass der Betrag in der Auftragsliste hinter dem Namen angezeigt werden soll.

Bei der Abrechnung eines Auftrages über das Modul OBS-Kasse wird hier automatisch ein Vermerk mit der entsprechenden Bon-Nr. eingetragen.

Telefon SMS Hier können Sie eine Telefonnummer hinterlegen für die SMS-Benachrichtigung.
Versand über Hier können Sie eine Versandart auswählen.
Verpackung Hier können Sie Verpackungskosten eintragen, die extra ausgewiesen werden.
Porto Hier können Sie Versandkosten eintragen, die extra ausgewiesen werden.
Format der Positionsnummerierung Geben Sie hier ein Format ein, nach welchem die Positionen in Ihrem Auftrag nummeriert sein sollen. Standardeinstellung ist TTPPPP, "T" steht für Titel und "P" für Position. Die Nummerierung könnte also folgendermaßen aussehen: "01.0001", dies wäre die erste Position des ersten Titels. Wenn Sie das Format geändert haben, speichern Sie mit F2, nun öffnet sich automatisch das Fenster Auftragspositionen, betätigen Sie nun die Taste F7 Nummerieren. Die Positionen werden neu nummeriert und dem neuen Format angepasst.
Valuta in Tg. Tragen Sie hier die Valuta in Tagen ein. Dies wird in das Fälligkeitsdatum mit eingerechnet.
Auftrag nach §13 Hierdurch wird der Auftrag nach § 13b UStG berechnet. Bitte beachten Sie, dass Sie in diesem Fall den entsprechenden Umsatzsteuerschlüssel im Feld USt-Steuer auswählen müssen. Außerdem muss der richtige Steuerschlüßel im PMode 239 gesetzt sein!
Rahmenvertragsnr. Sollte ein Auftrag in Verbindung mit einen Rahmenvertrags stehen, so geben Sie hier die Rahmenvertragsnummer ein. So können Sie mit der Suchfunktion, welche Sie in der Auftragsliste aufrufen können, alle Aufträge auflisten lassen, bei denen die gesuchte Rahmensvertragsnummer hinterlegt ist.
Ansprechpartner Hier können Sie einen Sachbearbeiter eintragen. Der Name des Sachbearbeiters wird dann auf Aufträgen mitgedruckt.
Warenempfänger Geben Sie hier den Warenempfänger ein. Bei der Generierung einer Rechnung aus einem Lieferschein wird somit der Platzhalter #WARENEMPF mit dem Namen des Warenempfängers ersetzt.
Versandkosten Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn die Versandkosten berücksichtigt werden sollen.
keine Versicherungspausch Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn keine Versicherungspauschale für diesen Auftrag berechnet werden soll.
Rechnungskreis Hier können Sie den Auftrag einen Rechnungskreis zuordnen. Mehr Informationen zu Rechnungskreise finden Sie hier.
USt-Steuer Hier können Sie eine Mehrwertsteuer auswählen. Wenn Sie diesen Wert nachträglich bei einem Auftrag ändern und mit F2 speichern werden Sie gefragt, ob die Änderung für alle Positionen übernommen werden soll.
Erfasst von Hier wird der Erfasser des Auftrages eingetragen. Dieser Wert kann nicht geändert werden.
Priorität Priorität des Auftrags. Die Anzeige als Spalte in der Auftragsliste mit farblicher Kennzeichnung kann über benutzerdefinierte Felder aktiviert werden.

Registerkarte: Kopf. - u. Fußtext

Auftragsmaske KopfUndFusstext.png

Kopftext

Bei der Gestaltung Ihres Auftrags haben Sie die Möglichkeit Standardkopftexte zu nutzen, Kopftexte individuell zu formulieren oder beide Formen miteinander zu kombinieren. Im Normalfall sind die Felder "Kopftext-Nr" und "Fußtext-Nr" mit den Zahlen 003 (Auftragsbestätigung Kopf) und 004 (Auftragsbestätigung Fuß) vorbelegt.
Falls für Ihren Auftrag ein anderer Standardkopftext verwendet werden soll, geben Sie in dem Feld "Kopftext-Nr" die Nummer des entsprechenden Kopftextes an. Ist die Zahlenfolge des benötigten Kopftextes nicht bekannt, so nehmen Sie wieder die #-Taste zur Hilfe.
Sie können auch einen Standard Kopftext übernehmen und diesen nach Ihren individuellen Wünschen verändern. Diese Änderung gilt dann nur für den aktuellen Auftrag. Soll der Kopftext individuell gestaltet werden, sollte das Feld "Kopftext-Nr" leer bleiben.Das Feld Kopftext steht Ihnen nun für die individuelle Gestaltung eines Kopftextes zur Verfügung. Schreiben Sie z.B. :
Sehr geehrter Herr Müller !
Vielen Dank für Ihre Anfrage vom 26.08.97. Im folgenden führe ich die gewünschten Artikel mit Preisen auf.

Fußtext

Um einen Fußtext in Ihr Dokument miteinzubeziehen wählen Sie mit Hilfe der #-Taste den zu integrierenden Fußtext aus der Liste aus. Angenommen Sie möchten folgenden Fußtext integrieren:
Wählen Sie unter den beigefügten Mustern aus und bestellen Sie noch heute.
Es wird Ihr Vorteil sein.

Auch hier können Sie natürlich Ihren Fußtext individuell gestallten, verfahren Sie dann genauso wie beim Kopftext.

Tasten und Schaltflächen

F6 Versand

Wenn Sie sich in der Auftrags-Eingabemaske befinden, können Sie in der zweiten Registerkarte "Versand", die Taste F6 betätigen.

Über diese Taste wird eine Liste aufgerufen, die alle Versandadressen des Kunden anzeigt. Sie können so mit F2 die gewünschte Versandanschrift einfügen. Dies hat den Vorteil das man für jeden Kunden andere Versandanschriften speichern kann, diese werden nicht in der Personenliste aufgeführt. Die ausgewählte Adresse erscheint dann später auf dem Lieferschein. Um neue Adressen einzutragen betätigen Sie die Einfg-Taste, die Va.Nr. wird von OBS automatisch gesetzt, Sie müssen nun nur noch die gewünschte Adresse und (wenn vorhanden) die BA-Nr. eintragen und mit F2 sichern.

F7 Konfl.

Mit F7 können Sie den Adress Konflik Manager öffnen

Sie sehen hier einen Vergleich der Daten aus dem aktuellen Auftrag mit den im Personenstamm hinterlegten Daten. Unterschiede werden hierbei rot hervorgehoben. Sie können in dieser Übersicht einzelne Daten sowohl für den Auftrag als auch für den Personenstamm ändern und diese Änderung mit F2 übernehmen. Über die Pfeilschaltflächen (-> bzw. <-) können Sie die Daten einzelner Felder zur jeweils anderen Seite übernehmen. Mit den Schaltflächen Alles -> bzw. <- Alles können Sie die gesamten Adressdaten übernehmen.

Besonders hilfreich ist der Adress Konflikt Manager beim Arbeiten mit automatisch importieren Aufträgen von z.B. Online-Shops, Amazon oder Ebay, da hier die übermittelten Daten von denen im Personenstamm abweichen können. Bei Shop-Aufträgen aus einer "modified eCommerce"-Schnittstelle finden Sie in den Zusatzdaten zum Vergleichen jederzeit die zum Import gehörigen "Shop-Daten".

F9 Kontakt

Bild ↑ und Bild ↓

Mit den Tasten Bild ↑ und Bild ↓ können Sie den nächsten Datensatz oder den vorigen Datensatz aufrufen ohne die Maske schließen zu müssen.