OBS/OBS-Kasse

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OBS Kasse

Das OBS Kassen-Modul ist ein kostenpflichtiges Zusatzmodul, welches Sie nach Anfrage einfach zubuchen können.
Zwar handelt es sich bei der OBS Kasse um ein eigenständiges Programm, sie jedoch eng mit der OBS Warenwirtschaft verwoben,
sodass Sie alle Artikel, Leistungen, Preise und Personen übernehmen können.
Standard Ansicht der OBS-Kasse Oberfläche

Handbuch

Laden Sie sich das Kassenhandbuch herunter! Dieses erklärt die Funktionen der Kasse übersichtlich.

Kassenhandbuchcover.png

Technische Sicherheitseinrichtung TSE

Weiterführende Informationen zur Bedienung der Kasse im Zusammenspiel mit der technischen Sicherheitseinrichtung (kurz TSE) finden Sie hier: Anleitung TSE

Schnelleinstieg

Hier erhalten Sie zunächst einen kurzen Überblick wie das OBS Kassen-Modul von der Artikelerfassung bis hin zum Bonabschluss arbeitet.

Tagesabschluss

Informationen zum Tagesabschluss/Kassenabschluss finden Sie hier

Menü-Erläuterung

Hier wird Ihnen das Kassenmenü gezeigt und erklärt.
Es ist zum einen die Menüleiste und zum anderen das Funktions-Menü erklärt.

Gastronomie Betrieb

Es gibt die Möglichkeit die Oberfläche von OBS-Kasse speziell für den Gastronomie Betrieb anzupassen.

TSE

Informationen zur TSE sowie Hilfe und einen Leitfaden für die Benutzung finden Sie auf der entsprechenden TSE Wiki-Seite

Kassen-Nachschau

Ab 1. Januar 2018 kann das Finanzamt außerhalb einer Betriebsprüfung (Außenprüfung) und ohne Ankündigung eine sogenannte Kassen-Nachschau vornehmen. Neu ist, dass diese Prüfung ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Betriebsprüfung erfolgen kann. Sie können sich also nicht darauf vorbereiten.

Es ist davon auszugehen, dass die Prüfer zunächst beobachten, wie Kasseneinnahmen und -auszahlungen durchgeführt werden und ob eine ordnungsgemäße Aufzeichnung des Bargeldes erfolgt. Hierzu kommen die beauftragten Beamten während der üblichen Öffnungszeiten in Ihr Geschäft. Die Beamten müssen sich nicht sofort ausweisen und können Testkäufe tätigen.

Nachdem sich der Prüfer ausgewiesen hat, darf er alle vorhandenen Kassensysteme prüfen. Auch müssen auf Aufforderung alle Unterlagen in Zusammenhang mit der Kassenführung vorgelegt werden. Die Aufzeichnungen werden mit den tatsächlichen Bargeldbeständen abgeglichen, da eine ordentlich geführte Kasse jederzeit kassensturzfähig sein muss.

Sollte die Kassen-Nachschau eine mangelhafte oder nicht ordnungsgemäße Kassenführung aufdecken, kann der Prüfer zu einer Betriebsprüfung übergehen. Auch eine umfassendere Datenprüfung ist möglich. Befinden sich Kassenunterlagen bei Ihrem Steuerberater, kündigt der Prüfer seinen Besuch in der Kanzlei an.

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter und wenden Sie sich bei Fragen an Ihren Steuerberater.

Kassenprüfung

Die Kassenprüfung stellt das Pendant zur Kassenführung dar. Die für die ordnungsgemäße Führung einer Kasse geltenden Regeln werden in der Kassenprüfung hinsichtlich ihrer tatsächlichen Anwendung überprüft.

Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ kann sehr gut als Beispiel herangezogen werden. Bei der Überprüfung einer Kasse nach diesem Grundsatz ist für jeden Geschäftsvorfall ein entsprechender Beleg vorzulegen.

Durch die Digitalisierung und den Einsatz moderner elektronischer oder computergestützter Kassen muss der Begriff der Kassenprüfung heute jedoch weiter gefasst werden. Genügte früher eine Sichtprüfung der vorhandenen handgeschriebenen oder ausgedruckten Belege, konzentriert man sich heute auf alle anfallenden Daten des Kassensystems. Zur Prüfung der Kassensysteme hat sich die Finanzverwaltung bereits seit 2002 ein Datenzugriffsrecht eingeräumt. Mithilfe computergestützter Datenanalyseprogramme können die vom Unternehmer gelieferten Daten auf Vollständigkeit und Unveränderbarkeit geprüft werden. Ebenso lässt sich überprüfen, ob die zur Verfügung gestellten Daten plausibel sind und im tatsächlichen Geschäftsbetrieb entstanden sind. Unter dem Stichwort „Summarische Risikoprüfung“ können Daten miteinander in Verbindung gebracht und überprüft werden. So lassen sich beispielsweise ein hoher Wareneinsatz, der dazu passende Umsatz und der Vergleich mit anderen Unternehmen aus der gleichen Branche ins Verhältnis setzen. Da ein Kassenbestand niemals negativ sein kann, gehört auch die „Kassenminusprüfung“ zu den Standardprüfroutinen in der Analyse von Kassendaten.

Verfahrens­dokumentation

Durch den Einsatz eines elektronischen Kassensystems oder die Führung einer Kasse nach den grundsätzlichen Vorschriften gestalten Sie den Ablauf und die Aufzeichnung der Bareinnahmen und Barausgaben in Ihrem Unternehmen selbst. Welches Kassensystem oder welche Hard- und Software Sie einsetzen, möchte niemand vorschreiben. Diese Freiheit bedeutet auf der anderen Seite aber, dass Sie aus tausenden von Produkten auswählen können und den Einsatz des Systems so ausgestalten müssen, dass die Ordnungsvorschriften eingehalten werden.

In diesem Zusammenhang verlangt die Finanzverwaltung die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit des zum Einsatz kommenden Verfahrens. Es kann sowohl der einzelne Kassenbon (mit seinen aufgezeichneten elektronischen Daten) oder aber auch das gesamte Aufzeichnungsverfahren, einschließlich des gesamten Kassensystems und allen weiteren Unterlagen und Aufzeichnungen, geprüft werden.

Der Betriebsprüfer wiederum kann aber nicht alle Kassensysteme inklusive spezieller, produktabhängiger System- oder Programmierkomponenten kennen und genau da kommt eine Verfahrensdokumentation zum Einsatz.

Für jedes Datenverarbeitungssystem – und dazu zählt Ihr Kassensystem – muss eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.

Was im Einzelfall alles zu dokumentieren ist, wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des Datenverarbeitungsverfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich sein, und zwar so, dass ein Betriebsprüfer diese in angemessener Zeit prüfen kann.

Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation hängt logischerweise davon ab, wie in Ihrem Unternehmen vorgegangen wird, welche Prozesse genau ablaufen, wie komplex die Geschäftstätigkeit ist und wie die Organisationsstruktur aufgebaut ist. Insoweit spricht man auch von einer „Beschreibung des organisatorisch und technisch gewollten Prozesses“. Zum Beispiel: Was für ein Geschäft betreiben Sie überhaupt, mit welchem System erfolgt der Kassiervorgang, wie erfolgt eine Stornierung, wie stellen Sie die Trennung der Entgelte nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen sicher, wie entdecken Sie einen Kassenfehlbestand und wie gehen Sie anschließend damit um.

Da die Komplexität der Verfahren von Unternehmen zu Unternehmen stark schwankt, kann man keine allgemeingültige Verfahrensdokumentation vorgeben. Schon im ersten Satz würde man feststellen, dass es bei Ihnen anders läuft als bei Ihrem Mitbewerber.

Eine grundsätzliche Gliederung ergibt sich aber aus den schon oben angesprochenen „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Eine Verfahrensdokumentation besteht üblicherweise aus folgenden Teilen:

Allgemeine Beschreibung
Anwenderdokumentation
Technische Systemdokumentation
Betriebsdokumentation

Zu jedem Gliederungspunkt lassen sich natürlich individuell zahlreiche weitere Punkte hinzufügen. So kann z.B. eine technische Systemdokumentation vermutlich nur unter Mitarbeit Ihres Kassenaufstellers erfolgen, da dieser das Kassensystem in Ihrem Betrieb installiert, einstellt, programmiert und in Betrieb nimmt. Weiter muss beschrieben sein, welche Verfahren notwendig sind, um den Betrieb aufrecht erhalten zu können, wie z.B. Updatekonzept, Sicherung, Archivierung.

Eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation kann im Rahmen einer Betriebsprüfung zu einem formellen Mangel mit sachlichem Gewicht führen, der zur Verwerfung der Buchführung führen kann. Dies vor allem, wenn durch das Fehlen die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der entstandenen Datenbestände (Daten aus dem Kassensystem) beeinträchtigt wird.