HINWEIS: Abschlagsrechnung nach der Steuerumstellung vom 01.07.2020
Was Sie hinsichtlich der Steuerumstellung im Zusammenhang mit der Erstellung von Abschlagrechnungen beachten müssen, finden Sie hier.

Abschlagsrechnung / Schlussrechnung

Um einen Vorgang mit Abschlags- und Schlussrechnungen in OBS zu erfassen, müssen Sie als erstes einen Auftrag anlegen. Geben Sie in der Eingabemaske in dem Feld „Abschl-Erl-Kto" das Erlöskonto an, auf das die Erlöse vorübergehend verbucht werden sollen.
Hierbei empfiehlt es sich, für jeden Auftrag ein neues Erlöskonto anzulegen. Bei Abschlagsrechnungen werden die Erlöse nicht auf das FIBU-Erlöskonto verbucht, sondern vorübergehend auf das angegebene Erlöskonto. Erst beim Verbuchen der Schlussrechnung werden die Beträge auf die entsprechenden Erlöskonten gebucht.
Für einen Auftrag können eine oder mehrere Abschlagsrechnungen erstellt werden.
Wenn Sie nun eine Abschlagsrechnung zu diesem Auftrag erstellen wollen, betätigen Sie in der Liste „Rechnungen" die Einfg-Taste.
In der Eingabemaske geben Sie in dem Feld „Auft-Nr." die Nummer des Auftrages ein und wählen im Feld „Rechnungs-Art" „Abschlagsrechnung" aus.

Mit der Tastenkombination Alt + 2 gelangen Sie in das Registerblatt „Versand", hier können Sie in dem Feld „Sicherheit" einen Prozentwert angeben, der von dieser Rechnung abgezogen wird. Auf dem Ausdruck wird die Sicherheit zur Information des Kunden angezeigt, beim Verbuchen der Rechnung wird diese aber nicht berücksichtigt. Es wird also mit dem Rechnungsbetrag vor Abziehen der Sicherheit gerechnet.
Die abgezogene Sicherheit müssen Sie selbst per Hand buchen. In der Positionserfassung erfassen Sie nun die Positionen, die berechnet werden sollen. Wenn Sie weitere Abschlagsrechnungen erstellen, werden Ihnen im Feld „Übernahme Auftragspositionen„ durch eine gelbe Unterlegung die Positionen angezeigt, die sie bereits in eine Rechnung eingefügt haben.
Zum Erstellen einer Schlussrechnung, wählen Sie in der Rechnungs-Eingabemaske im Feld „Rechnungs-Art" „Schlussrechnung" aus. Nun werden alle Abschlagsrechnungen die bereits verbucht und bezahlt worden sind, automatisch berücksichtigt und als separater Textblock am Ende der Rechnung aufgeführt.

Im Programmparameter 486 ist festgelegt, wie Ihre Abschlagsrechnungen berechnet werden. Diese Einstellung wird einmalig festgelegt und darf nicht verändert werden. Es gibt zwei verschiedene Arten der Berechnung:

additiv (Standardeinstellung): Bei diesem Verfahren werden bei jeder Abschlagsrechnung alle bis zu diesem Zeitpunkt erbrachten Leistungen abgerechnet. Für die zuvor erstellte Abschlagsrechnung wird automatisch eine Umkehrrechnung erzeugt, die auch verbucht werden muss. Auf jeder Abschlagsrechnung sehen Sie, welche Rechnungen zu diesem Auftrag bereits erstellt wurden, wann und wie viel bezahlt wurde. Die bereits eingegangenen Zahlungen werden mit dem Rechnungsbetrag verrechnet. Wenn Ihr Kunde zum Beispiel bei einer Rechnung nur einen Teilbetrag gezahlt hat, wird dieser Restbetrag in die folgende Abschlagsrechnung übernommen und verrechnet. Auf der Schlussrechnung werden noch mal alle bereits bezahlten Rechnungen angezeigt, so dass der Restbetrag deutlich wird.
pauschal: Im Gegensatz zur additiven Abschlagsrechnung, werden die Rechnungen, die zu diesem Auftrag bereits erstellt wurden, nicht auf jeder Rechnung angegeben und abgezogen. Erst auf der Schlussrechnung findet man wieder eine Übersicht über alle erstellten Rechnungen. Dieses Verfahren empfiehlt sich, wenn Sie zum Beispiel im voraus mit dem Kunden einen bestimmten Betrag ausgemacht haben, der regelmäßig gezahlt werden soll.

Bei Abschlagsrechnungen kann nun pro Auftrag ausgewählt werden ob Abschlagsrechnungen pauschal oder additiv benutzt werden sollen. Im Auftrag muss dafür das Feld Abschlagsart ausgewählt werden. Standard ist die Vorbelegung des Programmparameters 486 "Abschlagsrechungen Pauschal=J Additiv=N"

Programmparameter 241 veranlasst beim öffnen der OP-Liste das Zusammenfassen von OP's für Abschlags- und Schlußrechnungen. Dies wird beim öffnen der OP Liste abgefragt wenn Sätze zum zusammenfassen vorhanden sind.

Warum werden für Abschlagsrechnungen Korrekturrechnungen erstellt?

Wenn man Abschlagsrechnungen schreibt, ist der Rechnungsempfänger vorsteuerabzugsberechtigt. Ebenso geben sie die Umsatzsteuer ja auch an das Finanzamt weiter.Deshalb ist es vonnöten , beim Schreiben einer nächsten Abschlagsrechnung (Ja nach Einstellung in Programmparameter 486), sowie bei Stellung der Schlussrechnung diese Rechnungen umzukehren.Dieses macht OBS automatisch für Sie. Es ist dringend angeraten, diese automatisch generierten Rechnungen/Korrekturrechnungen ebenfalls an den Rechnungsempfänger zu stellen.Nun könnte man argumentieren, daß man z.B. bei der Schlussrechnung nur den noch offenen Betrag berechnen sollte und nicht den Komplettbetrag des Auftrages.Dieses ist allerdings schwer möglich, wenn der Rechnungsempfänger, aus welchen Gründen auch immer, z.B. eine Abschlagsrechnung nicht bezahlt.In diesem Fall hätten Sie zwei Möglichkeiten, welche wir allerdings nicht für elegant/rechtmäßig halten würden:

Entweder sie mahnen die einzelnen nicht bezahlten Abschlagsrechnung und mahnen nicht den gesammelten Rechnungsbetrag.Oder sie ziehen in der Schlussrechnung den nicht bezahlten Betrag auch nicht ab.In diesem Fall würde Ihnen das Rechnungsausgangsbuch allerdings einen zu hohen Betarg ausgeben, da sie einen Teil ja doppelt berechnet haben. In diesem Fall müssten sie mit Korrekturrechnungen arbeiten.

Um dieses zu umgehen, berechnet man in OBS bei der Schlussrechnung immer den Kompletttbetrag und die vorher geschrieben Abschlagsrechnungen werden in voller Höhe gutgeschrieben.

OBS/Auftragsbearbeitung/Rechnungen/Abschlagsrechnung

Abschlagsrechnung / Schlussrechnung

Warum werden für Abschlagsrechnungen Korrekturrechnungen erstellt?

Navigationsmenü

OBS/Auftragsbearbeitung/Rechnungen/Abschlagsrechnung

Abschlagsrechnung / Schlussrechnung

Warum werden für Abschlagsrechnungen Korrekturrechnungen erstellt?

Navigationsmenü

Suche