OBS/Auftragsbearbeitung/Tracking/Tracking

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Paketverfolgung

Paketverfolgung (Tracking) Spediteur-Verwaltung

Lagerumbuchung

Paketverfolgung / Tracking

OBS-Modul für die Verwaltung von Versandinformationen (Tracking-Informationen)

Tracking liste.jpg

HINWEIS: Es handelt sich hierbei um ein kostenpflichtiges Modul dass durch den OBS-Support freigeschaltet werden muss

Verwendung

Die Tracking-Informationen dienen, neben der eigenen Kontrolle, hauptsächlich dazu, dem Kunden eine Versandmitteilung zuzusenden. Dafür müssen folgende Vorraussetzungen erfüllt sein:

  • Trackingnummer muss vorhanden sein
  • nur bei Streckenbestellung oder Eigenversand möglich
  • eMail-Adresse des Endkunden muss bekannt sein
  • alternativ: Ansprechpartner mit eMail-Adresse und Eigenschaft 9080 (Tracking eMail-Empfänger)

Ob die Vorraussetzungen für den eMail-Versand erfüllt sind erkennen Sie an der hinterlegten eMail-Adresse in der Liste sowie der Markierung (*).

Die Generierung von Versandbestätigungen erfolgt entweder über die Automatik des Moduls oder manuell über die Liste mit F8.

Tipps zum Umgang

  • Die Liste sollte möglichst leer sein

Es werden per Voreinstellung immer nur "unerledigte" Tracking-Einträge angezeigt, also Einträge zu denen noch keine Versandbestätigung verschickt wurde. Sind doch Einträge vorhanden ist evtl. eine Nachbearbeitung nötig.

  • Einträge ohne Markierung

Fehlt bei einem Listeneintrag die Markierung konnte das System vermutlich keine eMail-Adresse finden. In diesem Fall können Sie über F9 oder über die Schnellstartleiste direkt in den Personenstamm zum Kundeneintrag springen und dort die fehlende eMail-Adresse nachtragen.

  • Einträge entfernen

Haben Sie zu einem Kunden keine passende eMail-Adresse, ist der Eintrag bereits zu alt oder wollen Sie aus irgendeinem anderen Grund keine Versandbestätigung verschicken, können Sie einen Listeneintrag mit Entf manuell auf "erledigt" setzen. Tracking-Einträge können manuell nicht gelöscht werden!

  • Alteinträge

Um die Liste performat zu halten werden alte Einträge nach 60 Tagen automatisch aus dem System gelöscht

Herkunft

Meldung durch Lieferanten

Lieferanten senden in den meisten Fällen über automatische Lieferbestätigungen auch Informationen zur Paketverfolgung. Diese Informationen werden durch die Automatik erfasst und in das Tracking-Modul übertragen.

Eigenversand

Erfolgt der Eigenversand über ein Zusatzmodul (z.B. DHL oder DPD) werden die übertragenen Informationen zur Paketverfolgung automatisch übernommen.

manuelle Erfassung

Tracking-Daten können über Einfg auch manuell eingegeben werden. Nötig dafür sind Lieferschein-Nr und Tracking-Nr.

Funktionen

F6 Link - öffnet den Direktlink zum Versanddienstleister

F8 EMail - Generiert Versandbestätigungen für 1) den aktuellen Eintrag 2) alle markierten Einträge

F9 Vorgang - Gibt ihnen die Möglichkeit direkt zu allen Vorgängen und Personen zu springen, die mit dem aktiven Eintrag in Verbindung stehen

F10 Weit. - Liste über weitere Funktionen:

weitere Funktionen

A - Automatik-Job anlegen
Legt einen Scheduler-Job für die automatische Generierung von Versandbestätigungen an (Voreinstellung: 1x stündlich)
B - Automatik-Job aktivieren/deaktivieren
Aktiviert/Deaktiviert den Scheduler-Job
X - Konfiguration
Öffnet die Konfiguration-Einstellungen für das Tracking-Modul

Konfiguration

Textbaustein
Textbaustein für die eMail (siehe #Platzhalter)
Betreff
Betreff der Versandbestätigungs-Mails (siehe #Platzhalter)
Mit Bildern
J/N - Fügt zusätzlich Vorschaubilder der versendeten Artikel mit in die Versandbestätigung ein soweit vorhanden
Freigabe
J/N - zeigt an, ob die generierten Mails direkt versendet werden oder eine manuelle Nachkontrolle erfolgen soll
Teillieferungs-Text
Zusatztext der jeder Versandbestätigung hinzugefügt wird bei der es sich nicht um eine Komplettlieferung handelt. Beispiel: "Dies ist eine Teillieferung, fehlende Artikel werden separat geliefert"
eMail-Konto
Nummer des eMail-Kontos, dass für die Versandbestätigungen als Versender dient

Platzhalter

Folgende Platzhalter können im Textbaustein und im Betreff für die Versandbestätigung genutzt werden:

Achtung: Großschreibung beachten!
#AUNR Auftragsnummer
#KDNR Kundennummer
#ADRESSE Lieferadresse (mehrzeilig)
#SPEDITION Name des Versanddienstleisters
#LINK Link zur Sendungsverfolgung
#POS Positionsdetails (mehrzeilig)
#TEILLIEF Zusatztext für Teillieferungen (in der Konfiguration festlegen)

Beispiel: Textbaustein

Versandbestätigung
Auftragsnummer: #AUNR
Kundennummer: #KDNR


Sehr geehrter Kunde,

hiermit bestätigen wir den Versand der Lieferung zu Auftrag #AUNR.


Einzelheiten zu Ihrer Lieferung
#TEILLIEF

Lieferung an:
#ADRESSE

Versand über: #SPEDITION
Sendungsverfolgung: #LINK

Inhalt der Lieferung:

#POS

Mit freundlichen Grüßen
Ihr Team der
Ernst Bergau GmbH

Einrichtung

Der OBS-Support muss das Modul 090 Tracking-Verwaltung freischalten

Automatische Versandbestätigung

  • In der Tracking-Liste (Aufruf über Symbolleiste o. Weitere Stammdaten -> Spedition -> F7) mit F10 die Konfiguration aufrufen
  • Mit [Einfg] die Konfigurations-Schlüssel laden entsprechend einrichten
    • Betreff, Textbaustein und EMailkonto müssen vorhanden sein
  • über F10 den Automatik-Job anlegen
    • Achtung! Alte Einträge sollten vorher mit [Entf] gelöscht werden, damit keine alten Paketinformationen versendet werden. Wenn der Trackingjob das erste Mal angelegt wird, erscheint eine Abfrage ob alle aktiven Jobs auf erledigt gesetzt werden sollen.

FAQ

Das Feld Spediteur ist leer

Wenn das Feld Spediteur eines Datensatzes leer ist, bedeutet dies, dass die Tracking ID des Lieferanten nicht in der Liste Sepditeure gefunden wurde. Immer wenn eine Bestellung erstellt wird, und eine Tracking ID nicht zugeordnet werden kann, wird für jeden OBS-Benutzer mit der Einstellung Systemadministrator (Empfänger Systemnachrichten) eine Aufgabe mit dem Betreff Unbekannte Tracking ID erstellt. (Dies kann in der Benutzerverwaltung aktiviert werden.) In dieser wird die Tracking ID, Lieferantennummer und Bestellungsnummer aufgeführt. Damit das Trackingmodul den Spediteur erkennen kann ist es zwingend erforderlich, dass die Tracking ID zugeordnet wird. Es ist aus wichtig, dass mindestens ein OBS-Anwender als Systemadministrator eingetragen ist.
Alternativ kann Tracking ID auch in der Tracking Liste angezeigt werden, wenn man mit der Maus auf einen Eintrag zeigt.

Wie mit einer unbekannten Tracking ID verfahren werden muss wird unter folgendem Link genau erklärt: Unbekannten Tracking ID

Aber OBS-Version 00347 kann nach dem Eintragen der Tracking ID in der Spediteure Liste dies auch in der Tracking Liste aktualisiert werden. Hierzu muss ein entsprechender Eintrag ohne Spediteur mit F5 markiert werden.