OBS/Auftragsbearbeitung/Angebot /F8 Dokumente
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F8 Dokumente
Diese Funktion gibt Ihnen die Möglichkeit beliebig viele Dokumente, wie z.B. Mietverträge, Beschwerden, Telefonanfragen, etc. zu einem Datensatz hinzuzufügen, zu ändern oder zu löschen.
Als Dokumentart stehen die interne Datenverarbeitung, MS-Word, MS-Excel und eine eigene E-Mail-Verwaltung zur Verfügung. Alle Dokumente können ebenfalls zusätzlich einem Projekt zugeordnet werden und sind damit über die Projektverwaltung einfach auffindbar.
Jedes Dokument wird in einer Zeile durch folgende Spalten beschrieben: Datum, Bezeichnung, Ansprechpartner, Sachbearbeiter (SB), Projekt und Art.
Tasten und Schaltflächen
- Mit F7 Import / Export können Sie ein Word-Dokument importieren (d.h. ein bereits vorhandenes Dokument in Ihr OBS integrieren) und exportieren (d.h. Sie können Ihr Word-Dokument noch mal speziell auf Ihrem PC sichern).
- Wenn Sie ein ausgewähltes Dokument bearbeiten wollen, betätigen Sie F8 Dokument.
- Mit Einfg können Sie ein neues Dokument anlegen, es öffnet sich die Eingabemaske.
Eingabemaske
Folgende Felder sind in der Eingabemaske vorhanden:
- Das Datum wird von OBS automatisch gesetzt, Sie können aber auch ein anderes angeben.
- Geben Sie Ihrem Dokument eine Bezeichnung. Diese ist dann später auch in der Liste zu sehen, so dass Sie Ihre Dokumente immer zuordnen können.
- Im Feld Art des Dokuments können Sie zwischen "interne Datenverarbeitung, MS-Word, MS-Excel und E-Mail" und weiteren wählen.
- Im Feld Vorlage stehen Ihnen bei MS-Word und MS-Excel verschiedene Dokumentvorlagen zur Verfügung.
- In den folgenden beiden Feldern können Sie einen Sachbearbeiter auswählen und zusätzlich noch einen Ansprechpartner eintragen.
- Wenn Sie Ihr Dokument einem Projekt zuordnen wollen, wählen Sie im untersten Feld die entsprechende Nummer aus.
- Sichern Sie nun mit F2, Ihr Dokument wird jetzt geöffnet.